Replay Webinar : Pennylane – les nouveautés à ne pas manquer
En Bref
Ce webinaire présenté par Sylvain, cofondateur de BLC, revient sur cinq nouveautés Pennylane pour simplifier la gestion quotidienne. Il commence par la mise à jour des fiches clients et fournisseurs, indispensable pour faciliter le traitement des factures électroniques. Il explique ensuite comment connecter un logiciel de facturation métier à Pennylane et pourquoi cette connexion se distingue d’un simple import de PDF. Côté comptabilité, les catégories analytiques peuvent suivre les écritures de régularisation, ce qui limite certaines corrections manuelles. Pour les paiements, une connexion bancaire permet de transmettre directement les fichiers à la banque, tout en conservant la validation auprès de celle-ci. Enfin, une démonstration montre comment interroger ses données Pennylane depuis un assistant d’intelligence artificielle, en lecture seule au moment du live. Le multi-entités et l’évolution des tableaux de bord sont également évoqués. Le message essentiel : des données fiables restent indispensables pour profiter pleinement de ces automatisations.
Comment gagner du temps dans Pennylane sans perdre la maîtrise de ses données et de ses processus ? Dans ce webinaire, Sylvain, cofondateur de BLC, présente cinq évolutions qui suivent une même logique : fiabiliser les informations, simplifier leur circulation et mieux les exploiter.
Le parcours commence avec les fiches clients et fournisseurs, puis aborde la facturation électronique, la comptabilité analytique, les paiements et l’intelligence artificielle. Au-delà des nouveautés, l’intervenant insiste sur l’importance d’organiser les échanges entre les différents logiciels de l’entreprise.
Les fonctionnalités disponibles, les limites et les évolutions à venir mentionnées dans cet article correspondent aux informations présentées pendant le webinaire.
📇 1. Compléter les fiches clients et fournisseurs pour faciliter la facturation électronique
La première étape se situe dans les informations enregistrées sur les clients et les fournisseurs : les fiches tiers.
L’intervenant rappelle que l’envoi d’une facture électronique ne repose pas uniquement sur le nom du destinataire et son adresse postale. Les identifiants de l’entreprise et les informations permettant d’adresser la facture à la bonne plateforme jouent également un rôle. Une fiche incomplète peut donc perturber l’envoi ou le traitement d’une facture.
Dans le dossier de démonstration, Pennylane signale ainsi 25 fournisseurs dont les informations doivent être complétées. L’utilisateur dispose d’une liste ciblée pour identifier les corrections à effectuer.
🛠️ Deux méthodes pour corriger les informations
Pennylane propose deux façons de procéder :
- La correction en masse : exporter les tiers à compléter dans un fichier Excel, renseigner les cellules signalées sans modifier la structure du fichier, puis réimporter la liste.
- La correction individuelle : ouvrir directement une fiche client ou fournisseur et compléter les champs manquants.
L’export est particulièrement utile lorsque plusieurs fiches nécessitent une mise à jour. Les éventuelles anomalies restantes peuvent ensuite être traitées directement dans le logiciel.
🔄 Un travail à poursuivre dans la durée
La mise à jour du référentiel ne se limite pas à un nettoyage initial. De nouveaux clients et fournisseurs apparaissent régulièrement, soit par une création manuelle, soit par l’intermédiaire d’autres outils connectés.
L’intervenant recommande donc d’impliquer les équipes comptables et commerciales dans le maintien de ces informations. Une anomalie corrigée aujourd’hui peut réapparaître sur un nouveau tiers quelques semaines plus tard.
BLC évoque aussi un projet complémentaire : automatiser l’enrichissement des fiches à l’aide d’API. Il s’agit d’un développement envisagé par l’intégrateur, distinct de la fonctionnalité native présentée dans Pennylane.
🧾 2. Transformer les factures issues d’un logiciel métier grâce à une connexion API
La deuxième nouveauté concerne les entreprises qui utilisent un logiciel métier pour établir leurs factures, puis les transfèrent dans Pennylane.
Le point essentiel est le suivant : créer une facture dans Pennylane, intégrer une facture par API et importer un PDF ne correspondent pas au même fonctionnement.
L’évolution présentée permet de convertir les factures clients PDF intégrées par le flux API décrit vers le format électronique appelé « facture X » dans la transcription.
| Mode de création ou d’intégration | Fonctionnement présenté pendant le live |
|---|---|
| Facture créée directement dans Pennylane | La facture est produite dans le format électronique décrit par l’intervenant. |
| Facture issue d’un logiciel métier et intégrée par le flux API présenté | L’intégration permet la conversion de la facture PDF vers ce format électronique. |
| PDF importé manuellement ou transmis par e-mail | Ces modes d’import ne déclenchent pas encore cette conversion automatique au moment du webinaire. |
Cette distinction est importante pour les entreprises qui souhaitent conserver leur logiciel métier tout en utilisant Pennylane pour l’émission électronique de leurs factures.
🔌 Privilégier une connexion adaptée au logiciel métier
L’intervenant recommande de commencer par consulter les intégrations disponibles dans les paramètres de Pennylane. Lorsqu’un connecteur existe pour le logiciel utilisé, il constitue une première piste à examiner.
En l’absence de connecteur, BLC propose d’étudier une intégration spécifique. L’objectif est de récupérer les factures du logiciel métier et de transmettre les données nécessaires à Pennylane, plutôt que de multiplier les imports et les corrections manuelles.
Les évolutions évoquées concernent également la gestion des remises à la ligne et à la facture, ainsi que le retour du champ label des lignes pour les intégrations.
Le flux doit être testé de bout en bout avant son déploiement. Il faut notamment contrôler les données disponibles dans le logiciel source et vérifier le résultat obtenu dans Pennylane.
⏳ Une conversion des imports PDF annoncée pour la suite
Une conversion automatique des PDF importés directement dans Pennylane est annoncée pour la fin de l’année évoquée dans le live.
L’intervenant invite toutefois à rester attentif à ses limites : cette évolution reposerait sur la lecture automatique des factures par OCR. Selon la présentation et la complexité des documents, des vérifications ou des corrections pourraient rester nécessaires.
Son conseil est donc de ne pas considérer cette future fonctionnalité comme un remplacement systématique d’une connexion structurée avec l’ERP métier.
📊 3. Conserver l’analytique dans les écritures de régularisation
La troisième nouveauté concerne plus particulièrement les équipes comptables : les catégories analytiques peuvent désormais suivre les écritures de régularisation associées aux factures.
Ces écritures servent à rattacher les charges et les produits à la période concernée. Le webinaire cite notamment :
- Les FNP, ou factures non parvenues.
- Les FAE, ou factures à établir.
- Les CCA, ou charges constatées d’avance.
- Les PCA, ou produits constatés d’avance.
L’exemple donné est celui d’une facture couvrant une année entière. Pour établir une situation à mi-année, une partie de la charge doit être affectée à la période suivante. Le traitement comptable permet ainsi de ne conserver dans la situation que la part correspondant à la période étudiée.
Auparavant, selon l’intervenant, les écritures de régularisation pouvaient être générées sans reprendre les catégories analytiques de la facture d’origine. Cela imposait des corrections supplémentaires pour préserver la cohérence du suivi analytique.
🔎 Distinguer les nouvelles opérations de l’historique
Avec l’évolution présentée, les nouvelles opérations concernées reprennent la catégorisation dans le module Révision → Écritures de régularisation.
La démonstration montre également la possibilité d’ajouter une colonne « Catégorie », de filtrer les opérations et de les catégoriser en masse.
Une nuance importante concerne l’historique : les anciennes régularisations ne récupèrent pas automatiquement, après coup, l’analytique de leur facture d’origine.
Il est néanmoins possible de les catégoriser depuis le module, individuellement ou en masse. Cette modification se répercute alors sur les écritures déjà générées qui leur sont associées.
Lors des questions-réponses, Sylvain confirme que cette fonctionnalité est disponible et qu’elle n’est pas en bêta.
🏦 4. Transmettre les fichiers de paiement directement à la banque
La quatrième nouveauté vise à supprimer une manipulation fréquente : télécharger un fichier de paiement depuis Pennylane, puis se connecter à un portail bancaire pour le déposer.
Le dispositif présenté repose sur une connexion bancaire par contrat, désignée « IBX » dans la transcription. Il permet d’organiser les échanges dans les deux sens : récupérer les relevés de la banque et lui transmettre les fichiers de paiement.
Le fichier part directement de Pennylane, mais la signature du paiement reste effectuée auprès de la banque. L’intervenant distingue clairement le transport du fichier de sa validation : il ne présente pas une signature bancaire réalisée dans Pennylane.
Cette automatisation réduit les manipulations. Sylvain met également en avant un intérêt de sécurité, en limitant la circulation manuelle des fichiers et les possibilités de modification entre leur préparation et leur transmission.
La mise en place nécessite un contrat bancaire, une configuration de la connexion et une vérification des habilitations. Le coût dépend de l’établissement et du contrat ; le service n’est pas présenté comme gratuit.
La même connexion permet aussi de récupérer les relevés bancaires, mis à disposition quotidiennement dans le fonctionnement décrit.
Cette nouveauté est expliquée pendant le webinaire, mais n’est pas démontrée à l’écran.
🤖 5. Interroger ses données Pennylane depuis un assistant IA avec le MCP
La dernière nouveauté change la façon d’accéder aux informations : plutôt que d’utiliser uniquement l’intelligence artificielle intégrée dans Pennylane, il devient possible de consulter les données Pennylane depuis un assistant IA.
La démonstration est réalisée dans Claude, à l’aide du MCP présenté pendant le live. D’autres assistants sont évoqués, mais leur connexion n’est pas testée dans cette séquence.
L’ambition décrite est de faciliter les analyses en langage naturel et, à terme, de rapprocher les informations provenant de plusieurs outils de l’entreprise.
🔐 Un accès lié au compte Pennylane, limité à la lecture
Dans l’exemple montré, l’utilisateur ajoute un connecteur personnalisé dans Claude, puis autorise la connexion à Pennylane.
Selon l’intervenant, les données accessibles dépendent des droits du compte Pennylane utilisé. Une personne qui n’a accès qu’à certaines sociétés ne doit retrouver que ce périmètre dans l’assistant. Il en va de même pour les modules auxquels elle est autorisée à accéder.
Au moment du webinaire, le fonctionnement présenté est limité à la lecture : l’assistant peut consulter et analyser les données, mais ne peut pas créer une facture, saisir une écriture ou effectuer un lettrage.
Une évolution vers l’écriture est annoncée, sans date ferme.
💡 Des usages pour le pilotage et le contrôle
Les exemples proposés pendant la démonstration comprennent notamment :
- L’analyse financière : comparer deux comptes de résultat, expliquer des écarts ou examiner une balance.
- Le suivi opérationnel : rechercher des factures clients en retard ou des transactions bancaires non rapprochées.
- La préparation de travaux : construire une proposition de budget ou rédiger une note de synthèse à partir des données comptables.
Ces exemples sont des pistes d’utilisation présentées dans l’échange avec l’assistant. Ils ne sont pas tous exécutés ou vérifiés pendant le live.
Le test effectivement lancé consiste à préparer un budget 2027 à partir des douze derniers mois, avec une hypothèse d’inflation de 4 %, sur le dossier de démonstration.
🧠 Une démonstration qui rappelle l’importance des données sources
L’assistant produit une proposition, mais signale lui-même que le budget n’est pas exploitable en l’état. Le dossier contient trop peu de charges et aucune masse salariale permettant de construire une projection représentative.
Il distingue également certains éléments non récurrents, pour lesquels appliquer mécaniquement une hausse n’aurait pas de sens.
Le résultat illustre le message central du webinaire : un calcul peut être correct sans que l’analyse soit pertinente si les données de départ sont incomplètes.
La réponse de Claude mentionne aussi des limites sur certains filtres et champs liés aux paiements, sans vérification technique pendant la séance. Les résultats doivent donc être relus et replacés dans leur contexte.
Enfin, Sylvain évoque la possibilité de réaliser des analyses portant sur plusieurs sociétés. Cette perspective n’est toutefois pas démontrée par une consolidation complète pendant le replay.
🔭 Multi-entités et reporting : les évolutions également évoquées
En complément des cinq nouveautés, le webinaire aborde le projet multi-entités.
Les pistes présentées concernent des référentiels communs entre sociétés, notamment pour le plan comptable, les tiers et l’analytique. L’intervenant évoque aussi la trésorerie consolidée, les tableaux de bord de groupe et des circuits de validation unifiés.
Une bêta est annoncée, avec la possibilité d’y associer certains clients via les partenaires. Le replay ne détaille cependant pas précisément le périmètre déjà utilisable dans cette version.
Les outils de reporting et les tableaux de bord font également l’objet d’un chantier annoncé. L’objectif évoqué est de revoir ces écrans et de mieux répondre aux besoins des groupes de sociétés, sans calendrier détaillé dans la transcription.
Le fil conducteur reste le même : mieux organiser les données et les flux avant de multiplier les automatisations. Compléter les fiches tiers, connecter correctement les outils, préserver l’analytique et maîtriser les accès constituent la base sur laquelle les usages de l’IA peuvent ensuite s’appuyer.
✅ Réponses aux questions posées pendant le live
Non, selon Sylvain, cette conversion n’est pas nécessaire si l’émission électronique est déjà assurée par la plateforme du logiciel métier. Il recommande néanmoins de connecter ce logiciel à Pennylane pour éviter les imports manuels, les retraitements et la double saisie.
Cela peut dépendre des caractéristiques du dossier. Sylvain évoque notamment la situation au regard de la TVA et des difficultés rencontrées sur certains dossiers d’associations. Il conseille de contacter le support pour examiner le cas précis. Sa réponse ne permet pas d’établir une règle générale sur les raisons pour lesquelles l’option apparaît ou non.
Oui, selon l’intervenant, plusieurs outils de facturation peuvent coexister. Il faut surtout définir clairement le rôle de chacun et organiser les flux : quel logiciel crée les factures, lequel les transmet et où les factures fournisseurs sont reçues. Il donne notamment l’exemple des achats liés à l’exploitation traités dans le logiciel métier, tandis que les frais généraux arrivent directement dans Pennylane.
Sylvain distingue l’adhésion à la plateforme agréée de l’envoi quotidien des factures. Dans son explication, l’adhésion nécessite une vérification d’identité du représentant légal. Une fois cette étape effectuée, un utilisateur disposant des autorisations nécessaires sur les ventes peut envoyer des factures via la plateforme, sans nécessairement avoir le rôle « dirigeant » dans Pennylane.
Pas nécessairement. Sylvain recommande d’abord de regarder comment les PDF sont produits et quels besoins couvre le logiciel utilisé. Il rappelle que la facturation dans Pennylane ne répond pas à tous les cas métier. Le choix entre centraliser la facturation et conserver un autre outil doit donc être étudié selon le fonctionnement de l’entreprise.
Ce point n’est pas détaillé pendant le live. Sylvain confirme qu’il est possible de conserver plusieurs outils, mais ne donne pas de méthode précise pour organiser la numérotation entre eux. La question reste donc à examiner dans le cadre du circuit de facturation de l’entreprise.
Sylvain confirme qu’au moment du webinaire, cette fonctionnalité est disponible et n’est pas en bêta. Pour les nouvelles opérations concernées, les catégories analytiques sont reprises dans les écritures de régularisation. Les anciennes régularisations ne récupèrent pas automatiquement l’analytique de leur facture d’origine, mais peuvent être catégorisées manuellement ou en masse dans le module. Cette modification se répercute alors sur les écritures associées déjà générées.
Oui, Sylvain propose de lui transmettre un exemple, en précisant le résultat attendu et ce qui pose problème. Il souligne qu’un document seul ne suffit pas toujours à comprendre le besoin. L’objectif est d’examiner le cas concret pour rechercher une solution, mais aucun diagnostic du grand livre évoqué n’est réalisé pendant le live.
Sylvain indique qu’il est possible de répondre à l’e-mail contenant le replay. Il précise que les réponses sont transmises à l’équipe et qu’il en est informé. Le site de BLC est également proposé comme moyen de contact.
Sylvain donne un avis très favorable sur l’outil, mais recommande de vérifier son adéquation avec les besoins de l’entreprise avant de décider. Il propose d’examiner les logiciels déjà utilisés, les processus et les éventuels besoins spécifiques. Le live ne présente toutefois pas de démonstration détaillée de la collaboration quotidienne entre l’entreprise et son cabinet comptable.
Vous aviez annoncé la gestion multi-entités et les droits utilisateurs. Vous allez en parler quand ?
Sylvain indique que le sujet sera présenté plus en détail ultérieurement. Il évoque une bêta et la possibilité d’y intégrer certains clients via BLC, notamment des groupes avec plusieurs sociétés et de nombreux utilisateurs. Aucun calendrier précis de disponibilité générale ni de présentation complète des droits utilisateurs n’est donné pendant le webinaire.
Oui, Sylvain annonce qu’un chantier de refonte est en cours au moment du live. Il évoque notamment des tableaux de bord unifiés pour un groupe de sociétés ou une partie de ses entités, en lien avec le projet multi-entités. Le webinaire ne précise pas le calendrier de livraison ni le détail des fonctionnalités qui seront disponibles.
Sylvain pense que la version gratuite ne permet pas d’ajouter le connecteur personnalisé utilisé dans la démonstration et qu’un abonnement supérieur est nécessaire. Il précise cependant ne pas avoir testé toutes les configurations. Le live ne permet donc pas de confirmer l’abonnement minimum requis ni le fonctionnement d’éventuels crédits.
Sylvain indique ne pas connaître précisément la réponse et renvoie vers la documentation partagée pendant le live. La démonstration est réalisée avec un compte entreprise, sur lequel l’administrateur doit autoriser la connexion. Les différences entre les offres Pro et Entreprise concernant la sécurité et l’accès au connecteur ne sont pas établies pendant le webinaire.
Sylvain considère qu’une autorisation du client est nécessaire. Il ne précise toutefois ni le fondement juridique, ni la forme de cet accord, ni la procédure à suivre. Sa réponse exprime donc sa position pendant le live, sans constituer une validation juridique complète du dispositif.
D’après la présentation, le MCP reprend les droits du compte Pennylane utilisé pour la connexion. Sylvain envisage également un filtrage des dossiers, mais aucun mécanisme technique limitant les accès en fonction de l’accord des clients n’est démontré. Le live ne permet donc pas de confirmer cette possibilité : demander à l’assistant de filtrer ses réponses n’y est pas présenté comme une restriction technique vérifiée des accès.
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