Pipedrive – Mettre à jour ses données via un import Excel

Mettre à jour ses données dans Pipedrive peut rapidement devenir une tâche fastidieuse lorsqu’on doit modifier plusieurs dizaines, centaines ou milliers de fiches. Changer une date de renouvellement, corriger un chiffre d’affaires, mettre à jour un segment client ou compléter un champ personnalisé fiche par fiche représente une perte de temps importante.

Heureusement, Pipedrive permet de réaliser ces modifications beaucoup plus intelligemment grâce à la fonctionnalité d’import. Souvent utilisée pour ajouter de nouvelles données, elle est également extrêmement efficace pour mettre à jour des fiches déjà existantes, à condition d’utiliser la bonne méthode.

C’est justement ce que nous allons voir ici.

Pourquoi utiliser l’import pour mettre à jour ses données ?

Lorsque votre base CRM grandit, la gestion manuelle devient vite limitée. Modifier 15 fiches reste acceptable. Corriger 80 sociétés commence déjà à être long. Ajuster 1 500 lignes devient quasiment impossible sans outil adapté.

L’import permet alors de travailler depuis Excel ou Google Sheets, dans un environnement beaucoup plus confortable, puis de renvoyer les informations corrigées dans le CRM en quelques clics.

Cette méthode offre plusieurs avantages :

• un gain de temps considérable ;
• moins d’erreurs humaines ;
• la possibilité de traiter un grand volume de données ;
• une base CRM plus propre et mieux structurée.

C’est aussi une excellente solution lorsqu’on récupère des données depuis un ERP, un logiciel comptable ou une base externe.

Ce qu’il faut absolument comprendre : l’ID unique

Le véritable secret de cette méthode repose sur l’ID système attribué par Pipedrive.

Chaque fiche créée dans le CRM possède un identifiant unique. Il peut s’agir d’une organisation, d’un contact, d’une affaire ou d’un prospect. Cet identifiant sert de repère interne à Pipedrive.

Concrètement, si une société possède l’ID 2617, cela signifie que Pipedrive sait exactement de quelle fiche il s’agit. Si vous réimportez un fichier contenant cet ID, la plateforme comprend immédiatement qu’elle doit mettre à jour la fiche existante, et non créer un doublon.

C’est ce point qui change tout.

Même si plusieurs modules peuvent avoir un ID identique, par exemple une personne #1 et une organisation #1, chaque numéro reste unique dans sa propre catégorie.

Où trouver cet identifiant ?

Dans la plupart des cas, l’ID est visible directement depuis la vue liste de vos données.

Par exemple dans :

• les organisations ;
• les personnes ;
• les affaires ;
• les prospects.

Il suffit d’ajouter la colonne ID dans votre affichage. Vous pourrez alors voir chaque identifiant associé à chaque ligne.

Autre possibilité : lorsque vous ouvrez une fiche, le numéro apparaît souvent dans l’URL de la page.

C’est une information discrète, mais extrêmement précieuse pour piloter votre base CRM efficacement.

Étape 1 : Exporter les données à modifier

Avant toute mise à jour, il faut récupérer les fiches concernées.

Depuis la vue liste, vous pouvez appliquer un filtre afin de n’exporter que les entreprises ou contacts utiles. Cela évite de travailler sur l’ensemble de la base lorsque seules certaines lignes doivent être corrigées.

Par exemple, vous pourriez exporter :

• toutes les sociétés clientes ;
• uniquement les comptes actifs ;
• les entreprises sans date de renouvellement ;
• les opportunités d’un commercial précis.

Une fois le filtre prêt, exportez le fichier au format Excel.

Vous obtiendrez alors un tableau contenant vos données actuelles, avec les colonnes choisies.

Étape 2 : Modifier le fichier Excel intelligemment

C’est souvent ici que l’on gagne le plus de temps.

Dans Excel, vous pouvez conserver uniquement les colonnes utiles : le nom de la société, l’ID, puis le ou les champs à mettre à jour.

Prenons un exemple simple : vous souhaitez renseigner une date de renouvellement de contrat.

ID	Société	Date de renouvellement
2617	Air Liquide Rhône-Alpes	01/01/2027
2618	Société B	15/02/2027
2619	Société C	30/03/2027

En quelques secondes, vous pouvez étirer des formules, copier-coller des valeurs, nettoyer des données ou harmoniser des formats.

Là où une saisie manuelle demanderait plusieurs heures, Excel permet souvent de finaliser le travail en quelques minutes.

Étape 3 : Réimporter dans Pipedrive

Une fois votre fichier prêt, retournez dans Pipedrive puis lancez un nouvel import.

Le CRM vous demandera de faire correspondre chaque colonne de votre fichier avec les champs internes.

C’est ici qu’il faut être attentif :

• la colonne contenant le numéro doit être reliée à l’ID système Pipedrive ;
• la colonne modifiée doit être reliée au bon champ CRM ;
• les formats de dates doivent être cohérents.

Une fois ces correspondances validées, l’import peut être lancé.

Dans la majorité des cas, l’opération prend seulement quelques instants.

Le résultat : des fiches mises à jour sans doublons 🚀

Après traitement, vos données existantes sont enrichies ou corrigées directement dans le CRM.

Vous retrouvez :

• les mêmes sociétés ;
• les mêmes contacts ;
• les mêmes opportunités ;

… mais avec les nouvelles informations importées.

Aucune création inutile, aucune ressaisie, aucune perte de temps.

C’est particulièrement puissant pour les équipes commerciales qui souhaitent garder une base propre sans mobiliser plusieurs heures de travail administratif.

Dans quels cas utiliser cette méthode ?

Cette fonctionnalité devient indispensable dans de nombreuses situations.

Par exemple, lorsqu’il faut mettre à jour un chiffre d’affaires annuel récupéré depuis la comptabilité, modifier un responsable commercial après une réorganisation interne, ajouter une date de contrat ou enrichir des fiches avec des données marketing.

Elle est aussi très utile après un salon professionnel, une fusion d’entreprises, un changement d’organisation commerciale ou une migration depuis un autre outil.

Dès que plusieurs lignes doivent être modifiées, l’import devient souvent la meilleure option.

Les erreurs les plus fréquentes à éviter

Certaines erreurs reviennent régulièrement et peuvent compliquer l’opération.

La première consiste à oublier la colonne ID. Sans elle, Pipedrive risque de considérer les lignes comme de nouvelles fiches.

La seconde erreur concerne le mauvais mapping des colonnes. Importer un chiffre d’affaires dans un mauvais champ peut vite créer du désordre.

Enfin, les formats de date doivent toujours être vérifiés. Un fichier mal structuré peut provoquer des incohérences à l’import.

Mieux vaut prendre deux minutes de contrôle avant de lancer l’opération.

Conclusion

La mise à jour des données via import est sans doute l’une des fonctions les plus rentables de Pipedrive.

Simple à utiliser, rapide à exécuter et redoutablement efficace, elle permet de garder un CRM fiable sans passer ses journées à cliquer sur chaque fiche.

Si vous gérez plus de quelques dizaines d’enregistrements, cette méthode doit clairement faire partie de vos habitudes de travail.