Depuis le 1er janvier 2017, il est désormais possible de mettre en place des bulletins de paie électroniques sans accord préalable des salariés. La seule condition est la consultation des bulletins de paie numérisés par le salarié via un coffre-fort numérique, accessible depuis son compte personnel d’activité (CPA) et géré par la Caisse des Dépôts et Consignations. Un gain de temps indéniable pour le service RH ainsi que des économies réelles pour l’entreprise !
Quels sont les avantages du coffre-fort numérique ?
Tout d’abord, la mise en place du coffre fort électronique représente une économie non négligeable pour l’entreprise. Elle est de l’ordre de 10 à 32 centimes par bulletin de paie* !
Egalement, du côté du service RH, il s’agit d’une économie en termes de temps. En effet, plus besoin d’imprimer, de mettre sous pli ou encore de distribuer les bulletins, ni de les archiver. Le service peut désormais se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée.
Comment fonctionne le coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort électronique fonctionne comme un coffre-fort classique. Il permet de stocker des documents en toute sécurité grâce à un accès limité et sécurisé.
Concrètement, le service RH peut disposer d’un espace de gestion de l’ensemble des documents RH ou toutes les informations relatives à chaque salarié. Certains logiciels proposent aussi des services supplémentaires comme la signature électronique.
Pour le salarié, dès que le bulletin de paie est déposé dans son coffre-fort électronique, il reçoit un email lui indiquant sa disponibilité avec un lien URL pour le consulter en ligne. Après identification, il peut alors le visionner directement depuis son ordinateur ou son mobile, le télécharger et l’imprimer s’il le souhaite. Lors du départ du salarié, il conserve l’accès à son coffre-fort.
Comment choisir sa solution informatique ?
La solution informatique pour la mise en place d’un coffre-fort électronique doit présenter des garanties concernant l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité des données et leur accessibilité. Il faut vérifier également que les outils proposés correspondent au cadre légal et aux normes en vigueur (notamment Afnor).
C’est ici que BLC-Conseil vous accompagne ! En effet, en tant que revendeur et intégrateur certifié Sage Paie, nous vous accompagnons tout au long de votre projet. L’éditeur Sage, leader sur le marché des PME propose donc au travers de la paie Sage, la dématérialisation RH et donc un coffre-fort numérique afin de répondre à cette disposition.
La paie est un métier qui évolue constamment, c’est important d’avoir un partenaire pour vous épauler sur votre logiciel.