Nous allons voir que la notion de tableau de bord est assez vague.
En fait il existe plusieurs types de tableau de bord.
Chaque entreprise doit avoir un tableau de bord qui lui correspond et surtout qui lui permet de prendre les bonnes décisions.
Nous allons aborder 4 points, qui vont vous permettre d’y voir plus clair, pour pourvoir faire un tableau de bord adapté.
- Qu’est-ce qu’un tableau de bord?
- Quels sont les différents types de tableau de bord?
- A quoi sert un tableau de bord?
- Comment faire un tableau de bord?
1. Qu’est-ce qu’un tableau de bord?
Un tableau de bord est un outil de pilotage de l’entreprise.
Il apporte une vision synthétique et condensée, des indicateurs de gestion.
Tous les éléments sont à portée de vue, afin de ne rien louper.
C’est pourquoi le tableau de bord ne traite pas les sujets en détail, à l’inverse il est souvent constitué de graphiques « plus parlants » au premier regard. (Courbes en couleur, flèches de hausse/baisse)
Il est souvent en lien direct avec les différents outils de gestion, car l’exactitude des chiffres en « temps réel » est un critère important pour son efficacité.
Plus les chiffres sont à jour, plus le tableau de bord est efficace pour la prise de décisions.
2. Quels sont les différents types de tableau de bord?
Comme nous le disions plus haut, il existe différentes familles de tableau de bord.
Nous avons listé les trois principales:
–> Tableau de bord commercial
– Analyse du chiffre d’affaire (Commerciaux, Géographique, etc.)
– Analyse de la marge
– Analyse des opportunités en cours
– Suivi des achats
–> Tableau de bord finance
– Position de trésorerie
– Analyse des charges
– Analyse des produits
– Encours client échu non payé
–> Tableau de bord RH
– Suivi de la masse salariale
– Absentéisme
– Répartition de l’effectif (Age, Sexe, service, etc.)
3. A quoi sert un tableau de bord?
Le tableau de bord doit vous aider à prendre des décisions.
C’est son but final.
Pour vous aider à prendre ces décisions, il doit permettre certaines analyses:
- Comparer les objectifs fixés, avec la réalité (Objectifs commerciaux, budget de charges, etc.)
- Evaluer la performance (Evolution du CA, de la marge, etc.)
- Communiquer de façon globale (Aux équipes, à la direction, etc.)
Ces analyses vont vous inciter à creuser plus en détail, sur les différents tableaux d’analyse et de reporting, afin de déclencher les bonnes actions.
Exemple:
Le tableau de bord, met en évidence un écart négatif, entre l’objectif commercial d’un secteur et son chiffre d’affaire réel.
—> Grâce à cette information, vous saurez qu’il faut analyser plus en détail les ventes de ce secteur en particulier.
Vous vous rendrez peut-être compte, que ce secteur est en baisse suite à l’arrivée d’un nouveau commercial, qui n’a peut-être pas encore assimilé vos process de vente
—> Vous prendrez donc la décision de le former d’avantage, sur ces fameux process…
Nous sommes partis d’un constat, nous avons « chercher » en détail et nous avons pris la décision qui nous semblait la plus adaptée.
C’est le rôle du tableau de bord! Vous aider à prendre des décisions.
4. Comment faire un tableau de bord
Avec ce que nous avons abordé dans les trois premiers points, vous avez une vision plus clair de la notion de tableau de bord.
Cela va vous permettre d’être plus efficace dans la mise en place de cet outil.
Nous distinguons deux façons de faire:
–> Faire un tableau de bord sur Excel
Vous saisissez vous même vos données dans un classeur Excel ou tout autre tableur du marché (Numbers pour mac, Open office, etc.)
Cela peut vite être fastidieux et surtout les données ne sont pas toujours forcément à jour.
Ce qui est pénalisant pour prendre des décisions rapides.
–> Faire un tableau de bord sur un outil de pilotage
Un outil de pilotage, est un logiciel qui va se connecter automatiquement à vos systèmes de gestion, pour remplir en temps réel vos tableaux de bord. (Logiciel de comptabilité, gestion commerciale, paie)
Il en existe plusieurs: (Voici quelques exemples)
- MyReport (Qui vous permet de ressortir les chiffres directement dans Excel, sans rien ressaisir)
- Sage customer view (Qui est une application pour mobile et tablette, qui se connecte aux logiciels de gestion Sage)
- Business object
- Crystal report
Nous verrons dans un prochain sujet, comment choisir un logiciel de pilotage.
En attendant, si vous souhaitez avoir des informations plus précises, n’hésitez pas à nous laisser un commentaire.