Pour être honnête, à la base cet article était destiné à une utilisation interne.
On a d’abord écrit ces quelques astuces pour mieux s’organiser entre nous en télétravail.
Puis on s’est dit que ça pourrait servir à d’autres entreprises / équipes, du coup on le met sur le blog.
Contrairement au dernier article qui parlait des outils, ici on va parler de méthodes d’organisation.
Certaines de ces méthodes s’appliquent à travers des outils !
Mais ce n’est pas le nom logiciel en lui même qui compte, plutôt ce que vous en faites.
Cet article a été écrit à une période particulière (Crise Covid 19) mais ces méthodes sont valables par tous temps, dès lors que vous avez des équipes qui “Télétravail”.
1/ Faites un coucou 👋 sur le chat commun lorsque vous démarrez la journée et quand vous arrêtez
Tout le monde ne démarre pas sa journée de travail à la même heure.
C’est bien de prévenir vos collègues quand vous commencez à bosser le matin.
Ça évite à vos collègues de vous poser des questions dans le vide, ou de vous appeler alors que vous n’avez pas encore démarré.
(En cette période de crise sanitaire ça permet aussi de voir que tout le monde va bien)
Quand on bosse au bureau c’est facile de savoir si vous avez démarré la journée.
A distance n’hésitez pas à prévenir.
Même principe quand vous arrêtez de bosser, prévenez vos collègues.
Dans quel outil ?
Dans une chaine commune du chat interne que vous utilisez :
Slack, Discord, Teams, Skype
2/ Télétravail : Mettez à jour votre statut au cours de la journée 📞
La difficulté en télétravail c’est qu’on ne se voit pas.
Vos collègues ne peuvent pas voir quand vous êtes au téléphone, en réunion, occupé ou tout simplement en pause.
En mettant à jour votre statut dés que vous changez d’activité vous les informer de ce que vous faites.
De votre état de disponibilité ou non.
Cela évite qu’on vous appelle alors que vous êtes en pleine visio ou qu’on vous pose des questions alors que vous êtes en pause.
Dans quel outil ?
Sur votre profil dans le chat interne que vous utilisez
3/ Faites des “pauses virtuelles” informelles ☕️
La pause café vous manque ?
Organisez là en visio !
En équipe ou avec toute la société, n’hésitez pas à faire des visio informelles, juste pour se voir et discuter de tout, de rien.
Chez BLC on se retrouve tous à 9h15 pour partager le café du matin.
Attention, il ne s’agit pas de faire une réunion déguisée, mais simplement de discuter de la pluie et du beau temps.
Pour la réunion on va y venir.
Dans quel outil ?
Le chat interne ou l’outil de visioconférence :
Slack, Discord, Teams, Skype, Google meet, Zoom
4/ Planifiez les points avec vos collègues 📅
Au cours d’une journée on passe tous par des états différents.
- Le moment pendant lequel on a besoin de s’isoler pour se concentrer sur un sujet complexe
- Le moment où l’on va passer des appels et être occupé
- Celui où on se relâche
- Etc.
Lorsqu’on a besoin de faire un point à plusieurs, ce n’est pas facile de tomber sur le moment qui conviendra à tout le monde.
Peut-être que de votre coté vous êtes disponible là tout de suite et vous allez déclencher une visio.
Mais qui vous dit que vos collègues le sont ?
Pour ne pas vous froisser, ils vont peut-être abandonner ce qu’ils faisaient pour rejoindre la réunion et avoir du mal à s’y remettre lorsque ça sera terminé.
Afin d’éviter cet effet et pour respecter le travail de chacun, la meilleure solution est de planifier à l’avance vos réunions d’équipe.
Cela permettra à chaque participant de s’organiser pour être disponible à ce moment précis.
D’ailleurs c’est valable en télétravail, mais aussi au bureau.
Dans quel outil ?
L’agenda partagé.
Faites une réunion et invitez-y vos collègues
5/ Un bon croquis vaut mieux qu’un long discours discours ✍️
Si vous avez besoin d’expliquer quelque chose à un de vos collègues.
Que le texte, le son et la caméra ne suffisent plus.
N’hésitez pas à partager votre écran pour lui montrer ce que vous voulez dire.
Vous pourrez expliquer plus précisément et ça permettra à la personne de mieux comprendre.
Dans quel outil ?
Tous les outils de chat permettent de partager son écran :
Slack, Discord, Teams, Skype, Google meet, Zoom
Sinon l’outil gratuit “Bureau à distance Chrome”
6/ Télétravail : Couper les notifications quand vous avez besoin de vous concentrer
On le disait plus haut, il y a des moments dans la journée pendant lesquels on a besoin de se concentrer pour réaliser certaines tâches.
Pendant ces périodes n’hésitez pas à couper les notifications afin de rester complètement concentré sur ce que vous faites.
(En changeant votre statut pour prévenir vos collègues que vous êtes occupé, voir le point 2).
Lorsque l’on a une notification on a tendance à vouloir la consulter même si on est occupé, comme si on était attiré !
Peut-être de peur de louper quelque chose, ou de vouloir bien faire en répondant à votre collègue/manager le plus vite possible…
Il y a plein de raisons différentes.
La boite email en est le parfait exemple ! Lorsqu’on reçoit un nouvel email on va vouloir le consulter dans la seconde.
Encore pire, on va même des fois le traiter immédiatement.
Quitte à laisser de coté ce qu’on était en train de faire, alors que cette tâche est plus vieille et des fois plus importante.
La meilleure solution est d’utiliser la fonction “Ne pas déranger” de votre ordinateur.
Ça aura pour effet de couper toutes les notifications visuelles et sonores.
De quoi vous laisser un moment pour vous concentrer sur un sujet profond.
Bon courage à tous et “Restez à la maison”