Replay Webinar : Le Workshop RFE Pennylane

🧾 Workshop RFE Pennylane : où en est la facture électronique ?

La réforme de la facture électronique entre désormais dans une phase très concrète. Après plusieurs années de préparation, les premières factures électroniques circulent réellement entre entreprises et plateformes agréées.

Ce workshop organisé autour de Pennylane avait un objectif très pratique : répondre aux questions que les équipes BLC et leurs clients rencontrent depuis les premiers jours de fonctionnement de la réforme.

L’un des messages importants du live est qu’il faut considérer cette réforme comme un processus évolutif. Certaines règles sont déjà précisément définies, tandis que d’autres pourront encore évoluer avec les retours d’expérience.

L’exemple donné pendant le workshop est celui du délai permettant de refuser une facture. Aucune règle spécifique ne fixe actuellement clairement ce délai. La réglementation continuera donc probablement à se préciser progressivement.

🚀 Un démarrage plutôt rassurant chez Pennylane

Les premiers jours de fonctionnement se sont, selon les intervenants, déroulés sans incident majeur.

Pennylane indiquait notamment avoir déjà enregistré plus de 930 000 entreprises inscrites sur sa plateforme agréée au moment du live.

Depuis le démarrage de la facture électronique, environ :

• 106 000 factures avaient été reçues ;
• 18 000 factures avaient été émises ;
• les factures émises avaient obtenu 100 % d’acceptation auprès des plateformes destinataires concernées.

Pour les utilisateurs, le passage à la facture électronique n’a par ailleurs nécessité aucune mise à jour manuelle du logiciel. Pennylane fonctionnant en SaaS, les évolutions sont déployées directement par l’éditeur.

🔐 Inscription à la plateforme agréée Pennylane

Peut-on immédiatement émettre des factures après son inscription ?

Oui. Lors du processus d’inscription à la plateforme agréée Pennylane, l’entreprise peut choisir Pennylane comme plateforme :

• de réception ;
• d’émission ;
• et décider immédiatement d’émettre ses factures électroniquement.

Cette décision reste réversible. Une entreprise peut activer l’émission puis la désactiver depuis les paramètres si elle souhaite finalement attendre.

Le réglage se trouve dans les paramètres de transmission des factures.

Lorsqu’une facture part réellement par le canal électronique, Pennylane affiche ensuite les différents statuts permettant de suivre son traitement : envoi, dépôt ou acceptation par la plateforme destinataire notamment.

🔄 Peut-on changer de plateforme agréée ?

Oui. Ce mécanisme est appelé la portabilité.

Le fonctionnement est comparable au changement d’opérateur téléphonique : l’entreprise demande son inscription auprès de la nouvelle plateforme, qui prend ensuite en charge le transfert.

La principale difficulté peut venir d’un éventuel engagement contractuel auprès de l’ancienne plateforme. Certaines solutions peuvent conditionner la portabilité au respect du contrat souscrit.

Il est donc recommandé de vérifier les conditions générales du prestataire, notamment les clauses relatives à la plateforme agréée.

Dans une situation normale, le changement peut être réalisé en quelques jours.

👤 Qui peut inscrire l’entreprise ?

Le processus est prévu pour être réalisé par un représentant légal de l’entreprise.

Pennylane vérifie notamment l’identité du représentant lors de l’inscription.

Les cabinets d’expertise comptable constituent un cas particulier : ils peuvent effectuer certaines démarches pour leurs clients lorsqu’ils disposent d’un mandat approprié.

Pour un intégrateur ou un prestataire classique, il n’est donc pas prévu de désigner librement une plateforme à la place de son client sans autorisation.

🧩 Où se trouve la plateforme agréée dans Pennylane ?

C’est l’une des particularités importantes de Pennylane : il n’existe pas de deuxième interface dédiée à la plateforme agréée.

La plateforme agréée est directement intégrée dans Pennylane.

Une facture peut ainsi arriver dans le module achats depuis différentes sources :

email, import manuel, API, connecteur ou désormais facture électronique.

Pour l’utilisateur, la facture électronique devient donc simplement un nouveau canal de réception.

Cette approche évite d’avoir à consulter une plateforme supplémentaire puis à transférer les factures vers le logiciel comptable.

📍 Adresses électroniques, SIREN, SIRET et routage

Une entreprise peut posséder différentes adresses de facturation électronique.

Cette adresse peut être basée sur :

le SIREN, le SIRET, un code de routage ou encore un suffixe permettant de diriger la facture vers un service précis.

Cela devient particulièrement utile pour les entreprises qui utilisent plusieurs outils.

Exemple : séparer frais généraux et achats de production

Une société pourrait utiliser :

Pennylane pour ses frais généraux, avec une adresse ou un suffixe spécifique ;

et un autre logiciel pour ses achats de production, avec une autre adresse.

Les fournisseurs devront alors disposer de la bonne adresse de facturation afin que leurs factures soient automatiquement dirigées vers le bon outil.

📥 Réception des factures fournisseurs

🔎 Comment Pennylane identifie-t-il le fournisseur ?

L’identification repose notamment sur le SIRET.

Cela renforce l’intérêt de disposer de fiches fournisseurs correctement renseignées.

Lorsqu’une facture électronique provenant d’un nouveau fournisseur est reçue, Pennylane peut également avertir l’utilisateur que le fournisseur n’existe pas encore dans sa base.

Cette alerte constitue aussi une protection contre certaines tentatives de fraude.

🛡️ Sécurisation des fournisseurs et des IBAN

Pennylane propose un outil de contrôle de la base fournisseurs permettant de repérer les fiches incomplètes.

Les informations peuvent être complétées individuellement ou via un export et un réimport de données.

Un autre contrôle important concerne l’IBAN du fournisseur.

Si l’IBAN enregistré dans Pennylane diffère de celui présent sur une nouvelle facture, une alerte peut être générée.

L’objectif est notamment d’éviter certaines fraudes consistant à envoyer une facture ou un document contenant des coordonnées bancaires modifiées.

⚠️ Refus, litiges et statuts de facture

Les différents statuts de la réforme ne doivent pas être confondus.

Une facture envoyée vers un mauvais destinataire ou vers une mauvaise adresse de routage peut être refusée. Elle devra alors être corrigée ou réémise.

Un litige, en revanche, correspond à une situation différente : la facture a été reçue, mais un désaccord existe sur son contenu ou son traitement.

Un point important a été rappelé pendant le live : certains statuts sont obligatoires, tandis que d’autres sont encore facultatifs.

Il est donc possible qu’un fournisseur utilisant une plateforme ne prenant pas en charge certains statuts facultatifs ne reçoive pas automatiquement l’information.

Dans ce cas, le dialogue classique avec le fournisseur reste nécessaire.

Les intervenants anticipent par ailleurs que certains statuts aujourd’hui facultatifs pourraient évoluer avec le temps, notamment afin de faciliter les contrôles liés à la TVA.

💳 Factures payées par carte et notes de frais

La facture électronique peut également modifier certains usages liés aux dépenses professionnelles.

Lorsqu’une dépense nécessite une véritable facture électronique, celle-ci pourra être réceptionnée directement dans Pennylane et rapprochée de la transaction correspondante.

L’utilisation du compte professionnel et des cartes Pennylane permet notamment d’automatiser davantage ce rapprochement.

Une facture reçue peut ainsi être reliée à la transaction bancaire associée et intégrée plus facilement dans la comptabilité.

Pour les notes de frais qui continuent à exister en dehors du périmètre de la facture électronique, Pennylane propose également la conservation avec valeur probante. Cette option doit cependant être activée.

🔔 Comment savoir qu’une facture électronique vient d’arriver ?

Pennylane conserve plusieurs mécanismes de notification.

Une entreprise peut notamment recevoir :

un email indiquant qu’une facture électronique est arrivée ;

ou une notification dans l’application mobile Pennylane si les notifications sont activées.

Dans Pennylane, la source de la facture permet également de distinguer une facture électronique d’une facture reçue via un autre canal.

À terme, les notifications pourront naturellement évoluer avec la généralisation de la réforme.

📧 Faut-il encore envoyer la facture par email ?

Il est possible, pendant cette période de transition, de continuer à envoyer un email contenant une copie PDF en parallèle de la facture électronique.

Cela peut rassurer certaines entreprises pendant les premiers mois.

Cependant, lorsque Pennylane reçoit à la fois la facture électronique et sa copie PDF par email, l’objectif est d’éviter les doublons et de conserver la facture électronique de référence.

Cette dernière constitue le document à conserver dans le cadre de la réforme.

✅ Circuits de validation et factures électroniques

Les circuits d’approbation restent particulièrement importants avec la facture électronique.

Jusqu’à présent, un collaborateur pouvait déposer lui-même sa facture dans le logiciel, ce qui permettait implicitement d’identifier son service ou son rôle.

Avec la facture électronique, la facture arrive automatiquement.

Pennylane permet déjà de créer des règles en fonction des fournisseurs.

En revanche, au moment du workshop, l’association automatique entre code de routage ou suffixe et circuit d’approbation n’était pas encore disponible.

Cette évolution fait partie des sujets identifiés par Pennylane.

En attendant, un filtre sur l’adresse électronique permet de retrouver plus facilement les factures correspondant à une adresse donnée.

📤 Émission des factures clients

🏢 Un client peut avoir plusieurs adresses électroniques

Lorsque le SIREN d’un client est renseigné, Pennylane peut consulter l’annuaire afin d’identifier les adresses électroniques disponibles.

Cela limite les erreurs de saisie.

La gestion de plusieurs adresses pour un même tiers doit néanmoins encore progresser.

Au moment du live, lorsqu’un client possède plusieurs adresses de facturation différentes, il peut être nécessaire de créer plusieurs tiers.

Pennylane travaille sur une nouvelle fiche tiers permettant notamment de gérer plusieurs contacts et plusieurs adresses de facturation électronique au sein d’une même fiche.

Cette évolution était annoncée pour la fin de l’année évoquée pendant le workshop.

🧹 Faut-il déjà compléter toutes les fiches clients ?

Ce n’est pas systématiquement obligatoire lorsque l’entreprise n’est pas encore tenue d’émettre des factures électroniques.

Néanmoins, le workshop recommande clairement d’anticiper.

Mettre à jour les SIREN, SIRET et autres informations importantes dès maintenant évitera un chantier important lors de l’entrée en vigueur des prochaines obligations.

🔗 Factures provenant d’un autre logiciel

De nombreuses entreprises utilisent un ERP ou un logiciel métier pour créer leurs factures, puis Pennylane comme plateforme agréée.

Dans ce cas, la conformité du fichier transmis est essentielle.

Si un logiciel externe génère un Factur-X, un UBL ou un autre format non conforme, la facture peut être rejetée.

Il faut alors identifier si l’erreur provient :

du logiciel métier ;

du connecteur ;

de la transformation réalisée entre les deux systèmes ;

ou de la plateforme chargée de produire la facture finale.

Le workshop évoque notamment un exemple concernant Odoo et Pennylane nécessitant une analyse du connecteur utilisé.

📊 Import de factures par CSV

Pour les entreprises utilisant un ERP qui n’est pas directement connecté à Pennylane, l’import CSV reste possible.

Le modèle d’import Pennylane a été enrichi avec les champs nécessaires à la facture électronique.

Cela permet notamment aux entreprises disposant de systèmes métiers spécifiques de transmettre les informations nécessaires sans nécessairement utiliser directement le module de vente Pennylane.

Cette possibilité est particulièrement intéressante pour les entreprises traitant un grand nombre de factures.

🔄 Transformer un PDF en Factur-X

Une évolution très attendue concerne la transformation d’un PDF classique en Factur-X.

Lors du workshop, Pennylane indiquait déjà savoir effectuer certaines transformations via API.

Une fonctionnalité permettant de déposer directement un PDF dans Pennylane pour générer un Factur-X était également annoncée comme prochaine évolution.

Cette fonctionnalité s’appuie notamment sur l’amélioration des technologies de lecture automatique des documents et de l’OCR.

⏱️ Les factures électroniques sont-elles transmises immédiatement ?

Lorsque les plateformes communiquent correctement entre elles, la transmission peut être quasi instantanée.

Les statuts peuvent également être mis à jour directement dans l’interface, sans nécessiter de rechargement manuel.

Les tests menés pendant la phase pilote ont néanmoins montré que toutes les plateformes n’avaient pas encore le même niveau de maturité.

L’interopérabilité entre les différentes plateformes reste donc un élément essentiel de la réforme.

🌱 Peut-on commencer à émettre avant d’y être obligé ?

Oui.

Une entreprise peut décider d’utiliser volontairement la facture électronique avant la date à laquelle l’émission devient obligatoire pour elle.

C’est même une démarche encouragée pendant le workshop.

Commencer avec quelques factures permet de tester :

le paramétrage des clients ;

les adresses électroniques ;

les circuits internes ;

les statuts ;

et les éventuels problèmes liés aux logiciels connectés.

Cela évite de découvrir l’ensemble du processus le jour où l’obligation devient effective.

📊 Le prochain grand chantier : le e-reporting

Le workshop insiste particulièrement sur un point : la réception des factures n’est probablement que la première étape.

Le e-reporting modifiera davantage encore certains processus comptables.

Dans Pennylane, un espace dédié est déjà accessible depuis la partie fiscalité.

Il permet notamment de préparer les opérations entrant dans le périmètre du e-reporting, comme certaines ventes B2C ou opérations internationales.

Pennylane exploite ici les informations déjà présentes dans la comptabilité et dans les déclarations de TVA pour préremplir le maximum d’éléments.

📅 Un suivi régulier à anticiper

Selon la situation de l’entreprise, le e-reporting pourra nécessiter des transmissions périodiques relativement fréquentes.

L’intérêt de commencer à consulter le module avant l’obligation est donc de vérifier progressivement :

les données disponibles ;

les informations manquantes ;

les contrôles réalisés ;

et la cohérence entre les données comptables, fiscales et commerciales.

À terme, les intervenants anticipent également un rapprochement beaucoup plus fort entre le e-reporting et la déclaration de TVA.

🤖 Des évolutions Pennylane au-delà de la facture électronique

Le workshop a aussi été l’occasion d’évoquer plusieurs évolutions plus larges de Pennylane.

L’éditeur indiquait continuer à investir fortement dans ses équipes produit et développement.

Plusieurs chantiers ont été évoqués, notamment :

• l’amélioration de l’OCR et de la reconnaissance des lignes de factures ;
• le développement de l’Autopilote pour automatiser davantage la tenue comptable ;
• l’enrichissement des fiches tiers ;
• le multi-entités ;
• le MCP et les usages liés à l’intelligence artificielle.

L’objectif affiché est de profiter de la facture électronique pour automatiser davantage l’ensemble de la chaîne : réception, validation, paiement, comptabilisation et reporting.

🎯 Ce qu’il faut retenir

La réforme ne se limite pas à remplacer un PDF envoyé par email par un nouveau format.

Elle modifie progressivement le circuit complet de traitement d’une facture.

Avec Pennylane, l’approche consiste à intégrer cette nouvelle mécanique directement dans l’environnement déjà utilisé par l’entreprise.

La priorité pour les entreprises est donc moins de chercher une nouvelle interface que de préparer leurs processus existants : qualité des fiches fournisseurs et clients, adresses de facturation, circuits d’approbation, outils connectés et préparation du e-reporting.

Commencer progressivement à utiliser l’émission électronique peut également être une excellente manière de tester son organisation avant que l’obligation ne devienne généralisée.