Replay Webinar : Pipedrive – Découvrons le nouvel assistant IA

🚀 Pipedrive Nova : comment l’intelligence artificielle transforme le quotidien des commerciaux

Pipedrive franchit une nouvelle étape dans l’intégration de l’intelligence artificielle avec Nova, son nouvel assistant conçu pour accompagner les commerciaux tout au long de leur cycle de vente.

Lors de ce webinar, Grégory et Lucas, de BLC Conseil, présentent les fonctionnalités de Nova à travers une démonstration concrète. L’objectif est simple : montrer comment cette nouvelle solution permet de préparer les rendez-vous, de retranscrire les échanges et surtout d’automatiser une grande partie de la mise à jour du CRM.

Contrairement à certaines fonctionnalités d’intelligence artificielle proposées sous forme d’options payantes, Nova est inclus dans tous les abonnements Pipedrive, sous réserve que l’administrateur du compte en autorise l’utilisation.

🧠 Qu’est-ce que Nova, le nouvel assistant IA de Pipedrive ?

Nova est un assistant d’intelligence artificielle développé directement par les équipes de Pipedrive. Il ne s’agit donc pas simplement d’un outil externe connecté au CRM, mais d’une solution pensée pour fonctionner avec les données et les processus commerciaux de Pipedrive.

Son rôle est d’accompagner les utilisateurs à trois moments essentiels : avant le rendez-vous, pendant les échanges avec le prospect et après la réunion.

Là où un commercial devait auparavant consulter manuellement les notes, les emails, les activités et les informations de ses opportunités, Nova centralise ces éléments pour lui fournir une vision synthétique de la situation.

Cette approche représente une évolution importante de l’utilisation traditionnelle du CRM. Plutôt que de multiplier les manipulations dans différentes fiches, le commercial dispose d’un espace qui lui présente ses prochains rendez-vous, les actions à traiter et les réunions déjà analysées.

💡 Une fonctionnalité accessible à tous les abonnements

L’un des points les plus intéressants de cette nouveauté concerne son accessibilité.

Nova est compris dans les différentes offres Pipedrive, notamment Light, Growth, Premium et Ultimate. Il n’est donc pas nécessaire de souscrire un module complémentaire pour commencer à l’utiliser.

Toutefois, son activation dépend des autorisations définies par l’administrateur de votre compte Pipedrive. Un utilisateur peut donc disposer d’un abonnement compatible sans avoir immédiatement accès à Nova.

📅 Préparer ses rendez-vous commerciaux grâce à l’IA

La première grande fonctionnalité de Nova intervient avant même de rencontrer un prospect.

Lorsqu’un utilisateur connecte son calendrier Google ou Outlook, Nova récupère ses prochains rendez-vous et les présente dans une interface dédiée. Lors du webinar, Lucas montre notamment comment l’outil affiche les dix prochains rendez-vous, classés selon leur proximité dans le calendrier.

Pour chaque rendez-vous associé à une opportunité commerciale, Nova peut générer un brief de préparation.

Un résumé complet de l’opportunité

Imaginons qu’un commercial ait rendez-vous avec un prospect dans quelques minutes. Plutôt que de parcourir l’intégralité de l’historique de son affaire, il peut ouvrir Nova et consulter directement les informations importantes.

Le brief est organisé autour de trois éléments principaux :

• L’affaire commerciale : son étape actuelle, les derniers échanges, les activités récentes et les éventuels risques identifiés.

• L’entreprise : son secteur d’activité, son site internet, sa localisation, son profil LinkedIn ou encore son nombre de collaborateurs lorsque ces informations sont disponibles.

• Le contact : son identité, son poste et les informations professionnelles que Nova parvient à retrouver.

Nova propose également un résumé général des points à connaître avant le rendez-vous.

Si l’utilisateur a connecté sa messagerie Gmail, l’assistant peut enrichir cette préparation avec l’historique des échanges par email.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les commerciaux qui gèrent de nombreuses opportunités simultanément. Même après plusieurs semaines sans contact avec un prospect, ils peuvent rapidement retrouver le contexte de la relation.

🔎 L’enrichissement automatique des données

Autre nouveauté importante : Nova peut rechercher des informations complémentaires sur les entreprises et les contacts.

Lors de la démonstration, Lucas ouvre une affaire fictive concernant BLC Conseil. Sans avoir renseigné manuellement toutes les informations, Nova retrouve notamment des éléments sur l’entreprise et son interlocuteur.

Cet enrichissement permet de mieux connaître ses prospects sans devoir effectuer systématiquement des recherches sur plusieurs plateformes.

Il faut néanmoins disposer d’informations initiales suffisantes pour identifier correctement le contact ou l’entreprise. Un nom, une adresse email ou d’autres coordonnées peuvent notamment faciliter cette identification.

🎙️ Retranscrire automatiquement les rendez-vous commerciaux

Nova ne se limite pas à la préparation des réunions. Il peut également assister le commercial pendant ses rendez-vous.

L’outil est compatible avec les principales plateformes de visioconférence utilisées en entreprise, notamment Microsoft Teams, Google Meet et Zoom.

Selon les paramètres choisis, un assistant Nova peut rejoindre automatiquement les réunions ou être invité manuellement.

Pendant l’échange, il analyse les conversations pour produire une transcription textuelle.

Une transcription sans enregistrement vidéo

Une particularité importante mérite d’être soulignée : dans le fonctionnement présenté pendant le webinar, Nova ne conserve pas d’enregistrement vidéo ou audio consultable.

Il fournit une transcription écrite des conversations, mais pas de replay permettant de revoir le partage d’écran ou de réécouter les participants.

Cette distinction est importante pour les entreprises habituées à des solutions spécialisées dans l’enregistrement des réunions.

La transcription peut également comporter quelques erreurs, notamment sur certains noms propres ou termes spécifiques. Une vérification reste donc utile.

Un compte rendu structuré après chaque réunion

Une fois le rendez-vous terminé, Nova analyse la transcription et génère un résumé des échanges.

Lors du webinar, Lucas et Grégory réalisent une simulation de rendez-vous commercial portant sur un projet d’équipement Pipedrive.

À partir de cette conversation fictive, Nova identifie automatiquement plusieurs informations :

Le résultat est particulièrement intéressant, car Nova ne se contente pas de retranscrire les paroles. Il identifie les besoins commerciaux et les organise dans un format directement exploitable.

Les intervenants soulignent également la concision du résumé obtenu, comparativement à certains outils de prise de notes qui produisent parfois des comptes rendus trop longs.

✨ La fonctionnalité phare : mettre à jour automatiquement le CRM

C’est probablement l’une des avancées les plus importantes présentées pendant ce webinar.

Après avoir analysé une réunion, Nova peut proposer de compléter ou modifier directement les informations enregistrées dans Pipedrive.

Traditionnellement, un commercial doit saisir manuellement les besoins du prospect, le nombre de licences demandées, les produits envisagés, les prochaines étapes et les autres éléments nécessaires au suivi de son affaire.

Avec Nova, une grande partie de ce travail peut être préparée automatiquement.

Comment fonctionne la mise à jour des champs ?

Nova analyse les informations échangées pendant la réunion et les compare aux champs disponibles dans le CRM.

Il peut utiliser aussi bien les champs standards de Pipedrive que les champs personnalisés créés par l’entreprise.

Dans la démonstration, l’assistant propose notamment de renseigner le nombre de licences, le type d’abonnement, les options souhaitées et les besoins d’accompagnement.

Il suggère également de faire évoluer l’étape commerciale de l’affaire, en passant par exemple de « Rendez-vous positionné » à « Devis à faire ».

Le commercial retrouve alors une comparaison entre les anciennes valeurs et les nouvelles informations proposées.

L’utilisateur conserve le contrôle des modifications

Un point essentiel : Nova ne modifie pas librement toutes les informations du CRM sans intervention humaine.

Après chaque rendez-vous, les propositions sont placées dans une rubrique intitulée « Actions en attente ».

Le commercial peut les examiner et choisir de les appliquer ou non.

Une fois cette vérification effectuée, la réunion passe dans les « Actions terminées ».

Cette validation permet d’éviter qu’une mauvaise interprétation de la conversation ne modifie automatiquement des données importantes.

Il faut également distinguer la clôture d’une activité dans Pipedrive et la validation de son traitement dans Nova. Ces deux opérations restent séparées dans la version présentée.

⚙️ Personnaliser Nova selon ses méthodes commerciales

L’autre grande force de Nova réside dans ses possibilités de personnalisation.

Chaque utilisateur peut adapter les instructions données à l’intelligence artificielle afin d’obtenir des analyses correspondant à ses besoins.

Ces instructions, appelées prompts, permettent d’expliquer à Nova ce qu’il doit rechercher et comment présenter les informations.

Personnaliser les résumés avant et après les rendez-vous

Par défaut, Nova utilise des instructions génériques pour produire ses comptes rendus.

Mais une entreprise qui vend des logiciels, par exemple, n’aura pas nécessairement les mêmes attentes qu’une société de conseil ou qu’un prestataire de services.

Il devient donc possible de demander à Nova de porter une attention particulière à certains éléments : le budget du prospect, le calendrier de décision, les fonctionnalités recherchées, les objections commerciales ou les prochaines actions à effectuer.

Plus ces instructions correspondent à la réalité de l’activité, plus les comptes rendus peuvent devenir pertinents.

Adapter l’interprétation des champs personnalisés

Nova propose également un espace permettant de préciser la signification des champs du CRM.

Cette possibilité est particulièrement intéressante pour les entreprises qui utilisent des champs spécifiques, des abréviations ou une terminologie propre à leur métier.

L’utilisateur peut expliquer à Nova ce que représente chaque champ et quelles informations doivent être utilisées pour le compléter.

Il peut également définir les champs que l’assistant est autorisé à proposer de mettre à jour.

📈 Utiliser Nova pour améliorer les performances commerciales

Au-delà de la prise de notes et de la mise à jour du CRM, les intervenants évoquent un autre usage potentiel : l’accompagnement et la formation des commerciaux.

Grâce aux instructions personnalisées, il serait intéressant de demander à Nova d’analyser la qualité d’un rendez-vous de qualification.

Par exemple, un responsable commercial pourrait définir une série de questions essentielles que chaque vendeur devrait aborder pendant ses échanges.

L’intelligence artificielle pourrait alors être sollicitée pour vérifier si le commercial a identifié le décideur, demandé le budget, compris les besoins et déterminé une échéance de décision.

Cette approche pourrait aider les équipes à mieux structurer leurs entretiens et à identifier leurs axes de progression.

Attention toutefois : l’attribution automatique d’une note au commercial est évoquée comme un cas d’usage à tester. Les intervenants ne confirment pas que cette fonctionnalité fonctionne déjà de manière fiable dans Nova.

🖥️ Utiliser Nova depuis une application Windows

Nova propose également une application de bureau Windows.

Cette version permet de retrouver les principales fonctionnalités de l’assistant, mais aussi de lancer une transcription depuis son ordinateur sans nécessairement inviter un bot dans une visioconférence.

Lors d’un appel téléphonique classique, par exemple, il est possible de placer son téléphone en haut-parleur et d’utiliser l’application pour capter la conversation.

Cette méthode peut être utile ponctuellement, mais elle ne remplace pas nécessairement une solution de téléphonie professionnelle.

Les intervenants citent notamment Ringover comme exemple d’outil spécialisé pour les entreprises qui ont besoin de fonctionnalités téléphoniques plus avancées.

🔧 Comment configurer Nova dans Pipedrive ?

Pour exploiter correctement Nova, plusieurs réglages doivent être effectués.

La démonstration présente cinq grandes catégories de paramètres, auxquelles s’ajoute la gestion des autorisations utilisateurs.

1. Activer les accès utilisateurs

L’administrateur Pipedrive doit commencer par autoriser les utilisateurs concernés à accéder à Nova.

Dans la version montrée pendant le webinar, les droits Nova sont relativement simples : un utilisateur dispose d’un accès administrateur à Nova ou n’y a pas accès.

Une fois les autorisations accordées, chacun peut effectuer sa configuration personnelle.

2. Choisir les rendez-vous à synchroniser

Nova permet de définir les événements qui doivent apparaître dans son interface.

Il est notamment possible d’inclure ou d’exclure les rendez-vous sans affaire associée, sans lien de visioconférence, sans participants ou sans invités externes.

L’utilisateur peut également sélectionner les types d’activités Pipedrive à prendre en compte.

Par exemple, il peut demander à Nova de récupérer uniquement les activités de type « Rendez-vous », sans intégrer les simples rappels d’appels téléphoniques.

3. Connecter son calendrier et sa messagerie

La synchronisation du calendrier permet à Nova de retrouver les prochains rendez-vous.

Lors de la démonstration, les calendriers Google et Outlook sont pris en charge.

Concernant les emails, une distinction importante est apportée : Gmail peut être connecté pour enrichir les briefs, mais la récupération des emails Outlook n’est pas encore disponible dans la version présentée.

Cette fonctionnalité est annoncée comme étant en préparation.

4. Configurer les instructions de l’IA

Les paramètres d’intelligence artificielle permettent d’adapter le comportement de Nova.

On peut notamment modifier les consignes utilisées pour préparer les briefs, produire les résumés après réunion et interpréter les différents champs du CRM.

Les intervenants recommandent de commencer avec les instructions proposées par défaut, puis de les ajuster après quelques rendez-vous pour identifier les améliorations nécessaires.

5. Définir les règles de participation et de consentement

Nova propose plusieurs possibilités pour informer les participants qu’une transcription est réalisée.

Trois modes sont présentés :

• Aucune alerte automatique : l’organisateur reste responsable d’informer les participants et d’obtenir leur consentement lorsque cela est nécessaire.

• Notification avec possibilité de refus : les participants sont informés et peuvent refuser la transcription.

• Consentement explicite : Nova demande aux participants de confirmer leur accord avant le rendez-vous.

L’utilisateur peut également choisir si Nova rejoint automatiquement les réunions ou s’il doit être invité manuellement.

Pour les commerciaux qui organisent plusieurs visioconférences chaque jour, les intervenants recommandent plutôt l’arrivée automatique du bot, afin de limiter les oublis.

🔐 Un point de vigilance sur la confidentialité

Même si Nova ne conserve pas de vidéo ou d’enregistrement sonore consultable dans le fonctionnement présenté, les conversations sont tout de même transcrites et traitées par un service d’intelligence artificielle.

Il est donc important d’informer les participants et de respecter les obligations applicables en matière de confidentialité et de protection des données personnelles.

Le fait de conserver uniquement une transcription écrite ne dispense pas automatiquement une entreprise de ses obligations au regard du RGPD.

🔮 Quelles évolutions possibles pour Nova ?

En fin de webinar, Lucas et Grégory imaginent plusieurs fonctionnalités qui pourraient enrichir Nova dans les prochaines versions.

L’une des évolutions les plus attendues serait la possibilité de gérer directement les produits associés à une affaire.

Aujourd’hui, Nova peut renseigner des champs comme le nombre de licences ou les options souhaitées. À terme, les intervenants aimeraient qu’il puisse également ajouter les produits correspondants dans Pipedrive et faciliter la génération des devis.

Une autre piste concerne les emails de suivi.

Après un rendez-vous, Nova pourrait préparer automatiquement un message récapitulant les besoins exprimés, les décisions prises et les prochaines étapes.

Le commercial n’aurait alors plus qu’à vérifier et envoyer ce compte rendu au prospect.

Ces possibilités restent cependant des perspectives évoquées pendant le webinar et non des fonctionnalités confirmées de Nova.

🎯 Conclusion : un CRM qui demande de moins en moins de saisie manuelle

Avec Nova, Pipedrive propose une évolution importante de son fonctionnement.

L’objectif n’est plus seulement de stocker les informations commerciales, mais d’aider activement les utilisateurs à les collecter, les comprendre et les exploiter.

Grâce aux briefs de préparation, aux transcriptions automatiques, aux comptes rendus intelligents et aux propositions de mise à jour des champs, Nova peut réduire considérablement les tâches administratives.

Pour les commerciaux, cela signifie moins de temps consacré à la saisie et davantage de disponibilité pour les échanges avec les prospects.

Pour les responsables commerciaux, cela ouvre également la possibilité de disposer d’informations plus complètes et plus régulièrement actualisées dans le CRM.

Le véritable intérêt de Nova est donc de transformer Pipedrive en un outil qui accompagne le travail commercial, plutôt qu’en une simple base de données à remplir.