Spendesk – la solution tout-en-un pour gérer vos dépenses professionnelles
Spendesk est une plateforme SaaS (cloud) qui centralise la gestion des dépenses professionnelles sur une interface unique : factures, notes de frais, paiements par carte, etc. Adaptée aux TPE, PME et startups, elle simplifie le suivi quotidien et offre plus de contrôle, de visibilité et d’automatisation que les outils manuels ou Excel.
Présentation de Spendesk
Spendesk est une solution de gestion des dépenses professionnelles pensée pour simplifier et centraliser tous les flux liés aux achats dans l’entreprise. Que ce soit pour des paiements par carte, des notes de frais, des factures fournisseurs ou des demandes d’achats, tout est regroupé au sein d’un outil collaboratif unique, accessible en cloud et conçu pour les TPE, PME et entreprises en croissance.
Avec Spendesk, vous éliminez les processus manuels et dispersés : plus besoin de courir après les justificatifs papiers, de traiter des notes de frais en retard ou de faire valider des achats par email. Chaque dépense suit un processus fluide, structuré et traçable, depuis la demande initiale jusqu’à la comptabilisation automatique. Tous les acteurs de la chaîne – collaborateurs, managers, équipe finance – collaborent dans un même espace, avec des droits d’accès adaptés et des circuits d’approbation clairs.
La plateforme permet de gérer l’ensemble des cas d’usage : équiper un collaborateur d’une carte de paiement avec un plafond, rembourser une note de frais depuis une photo prise avec l’appli mobile, valider et payer une facture fournisseur à son échéance… Chaque action est simple, rapide, et sécurisée, avec une mise à jour en temps réel des données. Les responsables peuvent suivre les dépenses par équipe, projet ou centre de coût, piloter les budgets et générer des rapports en un clic.
Spendesk, c’est donc bien plus qu’un simple outil de paiement ou de gestion de frais : c’est un véritable progiciel de gestion des dépenses, agile, collaboratif, personnalisable et conçu pour s’adapter à tous les secteurs d’activité.
Passez à la vitesse supérieure dans la gestion de vos dépenses
Besoin d’un outil complet, moderne et simple à mettre en place ?
Fonctionnalités clés de Spendesk
Cartes de paiement physiques et virtuelles
Distribuez à vos employés des cartes d’entreprise (physiques ou virtuelles) avec des limites personnalisées. Ils peuvent régler leurs achats en ligne ou sur le terrain en toute autonomie, dans le respect des plafonds et politiques fixés, tandis que vous suivez chaque transaction en temps réel.
Gestion simplifiée des notes de frais
Dématérialisez vos notes de frais : vos collaborateurs n’ont qu’à photographier leurs reçus via l’application mobile Spendesk et soumettre leurs dépenses en quelques clics. Les managers valident en ligne, et les remboursements sont accélérés (finies les notes de frais qui traînent des mois!). L’historique complet et les justificatifs sont centralisés pour une traçabilité parfaite.
Gestion des demandes d’achat et bons de commande
Spendesk centralise l’ensemble du processus d’achats dès la demande. Vos collaborateurs peuvent facilement soumettre une demande d’achat ou un bon de commande via l’interface web ou mobile. Chaque demande suit un workflow de validation prédéfini (par montant, par équipe, etc.), évitant ainsi les allers-retours par email et assurant le respect de vos règles internes. Cette fonctionnalité permet une meilleure traçabilité des engagements, tout en donnant aux équipes opérationnelles plus d’autonomie dans un cadre sécurisé.
Validation et paiement des factures fournisseurs
Une fois les factures fournisseurs reçues, Spendesk facilite leur traitement : elles sont automatiquement rapprochées des demandes ou bons de commande validés, puis soumises à une nouvelle validation si nécessaire. Une fois approuvées, les factures peuvent être réglées directement depuis la plateforme, par virement bancaire ou carte. Vous maîtrisez les échéances, améliorez votre trésorerie, et évitez les erreurs ou doublons. Chaque facture reste archivée avec son historique complet, ce qui simplifie les contrôles et la gestion comptable en fin de mois.
Approbation et contrôle des dépenses
Configurez des circuits de validation adaptables à votre organisation : par montant, par équipe, par type de dépense… Chaque demande d’achat ou paiement par carte peut suivre un flux d’approbation prédéfini (manager, directeur, équipe finance, etc.), garantissant le respect de vos politiques internes. Vos employés gagnent en autonomie pour leurs dépenses courantes tout en restant dans un cadre maîtrisé.
Budgets d’équipe & suivi en temps réel
Avec Spendesk, vous pouvez allouer des budgets par équipe ou par projet et les suivre en temps réel. Les responsables voient instantanément le budget consommé vs. restant et reçoivent des alertes en cas de dépassement potentiel. Ce pilotage proactif évite les mauvaises surprises en fin de mois et aide à tenir les objectifs financiers.
Reporting détaillé et centralisation des données
Toutes vos dépenses sont centralisées dans un seul outil, ce qui facilite le suivi global. En un clic, générez des rapports personnalisés par catégorie de dépense, par département, par projet, etc. Vous obtenez une visibilité 360° sur où part l’argent de l’entreprise, pour affiner vos analyses et vos décisions.
Automatisation comptable et intégrations
Spendesk automatise la pré-comptabilisation des dépenses : récupération des taux de TVA, catégories comptables affectées automatiquement, export des écritures comptables prêt à l’emploi. La plateforme s’intègre nativement à vos outils existants (logiciels de comptabilité, ERP, CRM…), ou via API, afin d’éviter toute ressaisie manuelle. Par exemple, Spendesk se connecte aux solutions comme Sage, Cegid, QuickBooks, etc. pour synchroniser vos données financières. En fin de mois, la clôture comptable est plus rapide et fiable.
Les avantages de Spendesk pour votre entreprise
Spendesk apporte des bénéfices concrets aux dirigeants, aux équipes financières et aux collaborateurs terrain :
Gain de temps opérationnel
En automatisant les tâches chronophages (saisie des notes de frais, rapprochements de factures, relances de reçus…), Spendesk fait gagner un temps précieux à tout le monde. Vos équipes peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée plutôt que sur de la paperasse.
Contrôle renforcé des coûts
Grâce aux règles d’approbation configurables et aux plafonds définis par carte ou par équipe, vous conservez un contrôle strict sur les dépenses sans alourdir le processus. Chaque dépense engage l’entreprise uniquement après validation appropriée, ce qui évite les achats non autorisés et les dépassements de budget.
Simplicité d’utilisation & adoption rapide
Spendesk offre une interface moderne, ergonomique et accessible sur web et mobile. Vos collaborateurs apprécient sa facilité d’utilisation : ils n’ont plus à avancer des frais personnels ni à remplir de longs formulaires papier. L’adoption de la solution est rapide et améliore le bien-être des équipes, qui disposent enfin d’un outil adapté à leurs besoins sur le terrain comme au bureau.
Conformité et sécurité
En plus des avantages opérationnels, Spendesk renforce la sécurité des paiements et la conformité. Chaque transaction est sécurisée et traçable, les données sont hébergées dans le cloud avec un haut niveau de protection, et la solution est conforme aux normes les plus strictes (certifications telles que PCI DSS pour la sécurité des paiements et ISO 27001 pour la gestion de la sécurité de l’information). Vous réduisez les risques de fraude interne ou d’erreurs, tout en étant assuré que vos données financières sont en de bonnes mains.
Visibilité et traçabilité complètes
Vous suivez chaque euro dépensé en temps réel. Toutes les dépenses étant enregistrées et justifiées sur la plateforme, vous bénéficiez d’une traçabilité totale. Fini les zones d’ombre dans vos comptes : vous savez qui a dépensé combien, pourquoi, à quel moment, avec le justificatif associé.
Optimisation de la trésorerie
En centralisant vos sorties d’argent et en ayant une vue à jour des dépenses engagées, vous pouvez mieux piloter la trésorerie de votre entreprise. Vous anticipez les besoins de cash, identifiez les économies potentielles (par exemple, détection d’abonnements inutilisés) et évitez les mauvaises surprises en fin de mois.
BLC vous accompagne avec Spendesk
En tant que partenaire Spendesk, BLC vous accompagne à chaque étape : intégration, paramétrage, formation et optimisation. Utilisateurs de la solution au quotidien, nous connaissons parfaitement la plateforme et les bonnes pratiques pour une gestion des dépenses efficace.
Intégration sur mesure : Spendesk est connecté à vos outils existants (ERP, compta, CRM…) pour assurer un flux de données automatisé et fiable.
Paramétrage adapté : Nous configurons la solution selon vos règles internes (droits, budgets, workflows, catégories comptables…) pour un déploiement rapide et aligné sur vos besoins.
Formation et support : Vos équipes sont formées et accompagnées pour une adoption fluide. Notre support reste disponible en cas de besoin.
Conseil et suivi : Nous vous aidons à tirer le meilleur de Spendesk avec des recommandations concrètes et un suivi régulier.
Avec BLC, l’implémentation est rapide, personnalisée et sans friction, pour des résultats concrets dès les premières semaines.
Nos derniers posts Spendesk
FAQ – Questions fréquentes sur Spendesk
Spendesk s’adresse aux TPE, PME, startups et entreprises en croissance qui souhaitent moderniser la gestion de leurs dépenses. La solution s’adapte facilement aux besoins et à la taille de chaque structure.
Oui. L’interface est simple, intuitive et rapide à prendre en main, même pour les non-financiers. Vos équipes gagnent en autonomie et n’ont plus à avancer de frais.
Oui. Spendesk se connecte aux principaux ERP et logiciels comptables (Sage, Cegid, QuickBooks…). L’API permet aussi une intégration avec vos outils métiers. BLC vous accompagne pour tout paramétrer.
Tout se fait en ligne et rapidement. Après configuration et formation assurées par BLC, vos équipes peuvent utiliser Spendesk en quelques jours.
Oui. Spendesk respecte les normes de sécurité bancaire et RGPD, avec hébergement sécurisé, traçabilité complète et contrôle total sur vos dépenses.
La solution fonctionne par abonnement SaaS, ajusté à vos besoins. Le retour sur investissement est rapide. Contactez BLC pour un devis personnalisé.