Sage Automatisation Comptable (ACS) : automatisez le traitement de vos factures fournisseurs
Une solution SaaS conçue pour automatiser, dématérialiser et sécuriser le traitement des factures fournisseurs. Elle permet de gagner du temps, de réduire les saisies manuelles, d’améliorer la productivité du service comptabilité et de fluidifier tout le processus de traitement.
Qu’est-ce que Sage Automatisation Comptable ?
Sage Automatisation Comptable est une solution de dématérialisation des factures fournisseurs qui automatise l’ensemble du cycle de vie d’une facture : de sa réception jusqu’à son archivage, en passant par son traitement, sa validation et son intégration en comptabilité.
Concrètement, la solution permet de centraliser les factures reçues au format PDF, au format électronique ou issues de documents papier numérisés. Grâce à l’OCR et à l’automatisation intelligente, les informations importantes de la facture fournisseur sont extraites automatiquement : fournisseur, numéro de facture, date, montant, TVA, échéance, IBAN, conditions de paiement, analytique ou encore éléments nécessaires à la comptabilisation.
Sage Automatisation Comptable s’intègre à Sage 100 Comptabilité et s’adapte aux processus métier de l’entreprise, à ses circuits de validation, à ses fournisseurs, à son plan comptable et à son organisation interne. La solution permet ainsi de traiter les factures plus rapidement, avec moins d’erreurs, plus de traçabilité et une meilleure maîtrise des délais de paiement.
Les fonctionnalités clés de Sage Automatisation Comptable
Collecte et numérisation des factures
Sage ACS facilite la collecte des factures fournisseurs depuis différents canaux : emails, documents PDF, factures électroniques, documents papier scannés, fichiers déposés ou transmis par voie électronique. La numérisation et l’OCR permettent de transformer une facture papier ou un PDF en données exploitables.
OCR, IA et extraction automatique des données
La solution reconnaît automatiquement les informations présentes sur les factures : fournisseur, numéro de facture, montant, date, échéance, TVA, IBAN, conditions de paiement ou données analytiques. L’apprentissage automatique par fournisseur permet d’améliorer la reconnaissance et de réduire les corrections manuelles.
Contrôle des factures
Sage Automatisation Comptable permet de contrôler les factures avant leur validation : détection des doublons, vérification des dates, contrôle des coordonnées bancaires, cohérence des montants, suivi des anomalies, gestion des litiges et validation des informations capturées.
Workflow de validation
Les circuits de validation sont personnalisables selon les processus métiers de l’entreprise. Les utilisateurs concernés reçoivent des notifications automatiques et peuvent valider les factures depuis leur poste de travail ou depuis l’application mobile.
Bon à payer et intégration comptable
Une fois la facture contrôlée et validée, Sage ACS permet de gérer le bon à payer, puis de générer automatiquement les écritures comptables. L’intégration dans Sage 100 Comptabilité évite les ressaisies, sécurise la comptabilisation et fluidifie les processus comptables.
Archivage électronique et recherche
Les factures et documents sont archivés électroniquement et peuvent être retrouvés rapidement grâce à la recherche multicritères ou depuis l’écriture comptable. L’archivage électronique facilite la conservation des factures, la gestion documentaire et la traçabilité des opérations.
Tableaux de bord et suivi en temps réel
Le service comptabilité bénéficie d’une meilleure visibilité sur l’état d’avancement des factures : factures reçues, factures en attente de validation, factures en litige, factures validées, bons à payer, délais de traitement et suivi des flux de facturation.
Passez à l’automatisation comptable avec Sage Automatisation Comptable
Dématérialisez vos factures fournisseurs, automatisez leur traitement et sécurisez vos validations. BLC vous accompagne pour déployer Sage Automatisation Comptable, gagner du temps et fiabiliser votre gestion comptable.
Sage ACS en résumé
Sage Automatisation Comptable est une solution puissante pour dématérialiser, automatiser et sécuriser la gestion des factures fournisseurs. Elle permet de réduire les tâches manuelles, d’améliorer la productivité, de fiabiliser les écritures comptables, de fluidifier les workflows de validation et de renforcer l’archivage électronique.
Avec BLC, vous bénéficiez d’un accompagnement complet pour analyser vos besoins, paramétrer la solution, former vos équipes et réussir votre projet de dématérialisation des factures fournisseurs avec Sage Automatisation Comptable.
Les avantages de Sage Automatisation Comptable
1. Gagner du temps sur le traitement des factures
Sage Automatisation Comptable permet d’automatiser le traitement des factures fournisseurs et de réduire fortement les saisies manuelles. Les données sont capturées automatiquement, les écritures comptables sont générées plus rapidement et les équipes peuvent traiter un plus grand volume de factures sans multiplier les tâches répétitives.
Résultat : moins de temps passé à saisir les factures, plus de temps consacré au contrôle, au suivi, à l’analyse et aux missions à forte valeur ajoutée.
7. Préparer la facture électronique et la dématérialisation fiscale
La facturation électronique et la dématérialisation des factures deviennent des enjeux majeurs pour les entreprises. Sage Automatisation Comptable vous aide à structurer vos flux de factures, à centraliser les documents dématérialisés et à automatiser le traitement des factures électroniques.
La solution permet de gérer les factures numériques, les documents PDF et les factures issues de processus de numérisation, tout en améliorant l’archivage électronique, la traçabilité et la conformité documentaire.
6. Fluidifier la relation avec les fournisseurs
Un traitement plus rapide des factures fournisseurs permet de mieux respecter les échéances, d’éviter les retards de paiement, de limiter les litiges et d’améliorer la relation fournisseur.
Grâce au suivi des factures, aux alertes, à la gestion du bon à payer et à la visibilité sur les délais de traitement, votre entreprise gagne en réactivité et en fiabilité.
5. Renforcer la traçabilité et le contrôle
Toutes les opérations réalisées sur une facture sont tracées : réception, contrôle, correction, validation, refus, bon à payer, intégration comptable, archivage. Cette traçabilité améliore le contrôle interne, facilite les recherches et contribue à la constitution d’une piste d’audit plus fiable.
Les contrôles automatiques permettent également de limiter les doublons, de vérifier certaines données sensibles et de réduire les erreurs de saisie.
4. Sécuriser la validation des factures
Sage ACS permet de mettre en place des workflows de validation personnalisables selon votre organisation : service achat, responsable opérationnel, direction financière, comptabilité, agence, société ou centre analytique.
Chaque facture peut suivre un circuit de validation adapté. Les décideurs reçoivent des notifications automatiques, peuvent valider la facture ou signaler un litige, et le service comptabilité conserve une vision claire de l’état d’avancement.
3. Réduire les coûts de traitement
Le traitement manuel des factures fournisseurs coûte du temps, mobilise des ressources et augmente les risques d’erreurs. En automatisant la réception, la numérisation, l’indexation, la validation et la comptabilisation des factures, Sage Automatisation Comptable contribue à la réduction des coûts de gestion administrative et comptable.
La dématérialisation des factures permet aussi de réduire l’usage du format papier, les impressions, les manipulations manuelles et les coûts liés à l’archivage physique.
2. Améliorer la productivité du service comptabilité
En centralisant les factures, les documents et les validations dans une solution de gestion unique, Sage ACS améliore la productivité des équipes comptables. Les collaborateurs disposent d’un accès rapide aux factures, aux statuts de validation, aux pièces comptables et aux informations utiles.
Le traitement des documents devient plus simple, plus fluide et plus collaboratif, y compris en mobilité ou en télétravail grâce au mode SaaS.
8. Retrouver rapidement les documents comptables
Grâce à la gestion électronique de documents, les factures ne sont plus dispersées entre emails, dossiers partagés, courriers, documents papier ou archives physiques. Les factures traitées sont centralisées, indexées et accessibles via un moteur de recherche.
Il devient plus simple de retrouver une facture fournisseur, un justificatif, une écriture comptable, un bon de commande ou une pièce comptable liée.
Nos derniers articles et vidéos sur Sage Automatisation Comptable
Comment BLC vous accompagne avec Sage Automatisation Comptable
En tant que revendeur et intégrateur partenaire Sage, BLC vous accompagne dans la mise en place de Sage Automatisation Comptable, de l’analyse de vos besoins jusqu’au déploiement de la solution.
Analyse de vos besoins : Nous étudions vos flux de factures, vos processus de validation et votre organisation afin d’identifier les optimisations possibles et les tâches à automatiser.
Paramétrage de la solution : Nous configurons Sage ACS selon vos besoins : utilisateurs, workflows de validation, règles comptables, fournisseurs, notifications et tableaux de bord.
Intégration à votre environnement Sage : BLC assure l’intégration avec Sage 100 Comptabilité et votre écosystème de gestion afin de fluidifier le traitement des factures et la comptabilisation.
Formation des utilisateurs : Nous formons vos équipes à l’utilisation de la solution pour garantir une prise en main rapide et efficace.
Accompagnement et support : De la mise en production au suivi quotidien, nos experts restent à vos côtés pour optimiser vos processus et faire évoluer la solution selon vos besoins.
Questions fréquentes sur Sage Automatisation Comptable
Sage Automatisation Comptable est une solution SaaS de dématérialisation et d’automatisation du traitement des factures fournisseurs. Elle permet de centraliser les factures, d’extraire automatiquement les données grâce à l’OCR, de contrôler les informations, de gérer les workflows de validation, de générer les écritures comptables et d’archiver les documents électroniquement. C’est une solution pensée pour améliorer la productivité du service comptabilité et réduire les tâches manuelles.
Sage Automatisation Comptable fonctionne en automatisant les étapes clés du processus de traitement des factures fournisseurs. La facture est reçue ou numérisée, les données sont extraites automatiquement, les contrôles sont réalisés, puis la facture suit un circuit de validation. Une fois validée, elle peut être mise en bon à payer, intégrée en comptabilité et archivée électroniquement. Le tout est tracé pour sécuriser le processus et faciliter le suivi.
L’application Sage Automatisation Comptable s’utilise depuis un navigateur web en mode SaaS, au bureau, en télétravail ou en mobilité. Les utilisateurs peuvent consulter les factures, vérifier les données extraites, corriger les anomalies, suivre les tâches en attente et valider les factures selon leurs droits. L’application mobile permet également aux valideurs de gérer les validations depuis leur smartphone.
La validation d’une facture dans Sage Automatisation Comptable se fait via un workflow de validation paramétré selon votre organisation. Lorsqu’une facture est prête à être contrôlée, le collaborateur concerné reçoit une notification. Il peut consulter la facture, vérifier les informations, valider, refuser ou signaler un litige. Une fois toutes les étapes validées, la facture peut passer en bon à payer puis être intégrée en comptabilité.
Sage Automatisation Comptable s’intègre avec Sage 100 Comptabilité et s’adapte à l’environnement Sage 100 de l’entreprise. La solution peut également s’inscrire dans un système d’information plus large, notamment avec Sage 100 Gestion Commerciale pour faciliter le rapprochement des factures avec les documents commerciaux, les bons de commande ou les bons de livraison selon le paramétrage mis en place.
L’offre Sage Automatisation Comptable correspond à une solution SaaS dédiée à la dématérialisation et à l’automatisation des factures fournisseurs. Selon les besoins de l’entreprise, elle peut inclure différents niveaux fonctionnels liés au volume de factures traitées, aux circuits de validation, au nombre de sociétés, aux agences, à la gestion documentaire, à l’archivage électronique, au bon à payer et aux fonctionnalités avancées de traitement.
La GED, ou gestion électronique de documents, permet de centraliser, classer, indexer, rechercher et archiver les factures fournisseurs de manière sécurisée. Elle évite la dispersion des documents entre emails, dossiers papier et fichiers locaux. Avec une GED intégrée au processus comptable, les factures sont plus faciles à retrouver, la traçabilité est améliorée, les délais de traitement sont réduits et l’archivage électronique devient plus fiable.
La dématérialisation des factures fournisseurs consiste à remplacer le traitement papier et manuel des factures par un processus numérique. Les factures peuvent être reçues au format électronique, PDF ou numérisées depuis un document papier, puis traitées automatiquement. Cette dématérialisation facilite la saisie comptable, le contrôle, la validation, l’archivage et la transmission des factures dans un format électronique exploitable.
Choisir Sage Automatisation Comptable, c’est gagner du temps, réduire les erreurs manuelles, améliorer la productivité comptable et sécuriser le traitement des factures fournisseurs. La solution permet d’automatiser les processus, de fluidifier les circuits de validation, de renforcer la traçabilité, de mieux suivre les délais de paiement et de préparer l’entreprise à la facturation électronique. Avec l’accompagnement de BLC, vous bénéficiez d’un déploiement adapté à vos besoins et à votre environnement Sage.
Pour automatiser le traitement des factures fournisseurs, il faut mettre en place une solution capable de collecter les factures, d’extraire les données par OCR, de contrôler les informations, d’organiser les workflows de validation et de générer les écritures comptables. Sage Automatisation Comptable répond à ces besoins en centralisant les factures et en automatisant les étapes répétitives du processus comptable.
La réduction du temps de traitement passe par la suppression des saisies manuelles, la centralisation des factures, l’automatisation des contrôles, la mise en place d’un circuit de validation clair et l’intégration comptable automatique. Sage Automatisation Comptable permet de fluidifier chaque étape, d’éviter les retards et d’accélérer la validation des factures.
Pour préparer votre entreprise à la facturation électronique, vous devez analyser vos flux de factures, identifier les formats reçus, dématérialiser vos processus, sécuriser l’archivage électronique et automatiser le traitement comptable. Sage Automatisation Comptable vous aide à structurer cette transition en centralisant les factures fournisseurs et en automatisant leur traitement jusqu’à l’intégration comptable.
Oui, Sage Automatisation Comptable est particulièrement adapté aux PME qui souhaitent gagner du temps, fiabiliser leur comptabilité fournisseurs et réduire les coûts de traitement. La solution s’adapte aux volumes de factures, aux circuits de validation, aux sociétés, aux agences et aux besoins de gestion documentaire de l’entreprise.
Oui, Sage Automatisation Comptable permet de traiter les factures au format PDF, les factures électroniques et les documents papier numérisés. Grâce à l’OCR, les données présentes sur les factures PDF peuvent être extraites automatiquement afin de limiter la saisie manuelle et d’accélérer la comptabilisation.
Oui, Sage Automatisation Comptable permet de suivre en temps réel l’état d’avancement des factures : factures reçues, contrôlées, en attente de validation, en litige, validées ou prêtes pour le bon à payer. Cette visibilité aide le service comptabilité à relancer les bons interlocuteurs, à éviter les retards de paiement et à mieux piloter les flux de factures.