Replay Webinar : Facture Électronique Sage – les derniers points à vérifier avant la rentrée
En Bref
Ce webinar fait le point sur les derniers préparatifs avant l’entrée en vigueur de la facture électronique. Sage rappelle que toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée à partir du 1er septembre. L’enjeu principal est donc de ne pas attendre la dernière minute : il faut choisir sa plateforme agréée, s’inscrire, tester ses flux et participer à la phase pilote lorsque c’est possible. Sage présente ses solutions pour accompagner les entreprises : la plateforme intégrée directement dans les produits Sage, l’API Sage PA pour connecter des outils non Sage, et Sage Access PA pour les petits volumes ou les cas transitoires. Le webinar insiste aussi sur les risques de sanctions, la différence entre facture et flux, l’importance de centraliser ses échanges, et les opportunités d’automatisation à venir grâce à la réforme.
La réforme de la facture électronique approche rapidement et le message principal du webinar est clair : les entreprises ne doivent plus considérer ce sujet comme lointain ou théorique. À partir du 1er septembre, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. Même si l’émission obligatoire arrive plus tard pour certaines structures, la réception concerne tout le monde dès cette première échéance.
Sage, en tant que plateforme agréée, accompagne ses clients dans cette transition. L’objectif n’est pas seulement d’être conforme, mais aussi de préparer les outils, les équipes et les processus pour éviter les blocages au démarrage.
✅ Où en est Sage sur la réforme ?
Sage est officiellement plateforme agréée. Cela signifie que ses solutions sont reconnues pour envoyer, recevoir et traiter des factures électroniques de manière conforme. Cette plateforme repose notamment sur Sage Network, un socle cloud utilisé par les différents produits Sage.
L’intérêt pour les clients est de pouvoir accéder à la conformité directement depuis leurs outils habituels, sans devoir reconstruire tout leur système d’information. Sage a aussi prévu des solutions pour les cas plus complexes, notamment lorsque l’entreprise utilise à la fois des logiciels Sage et des logiciels non Sage.
L’expert Sage rappelle que la réforme n’est pas seulement un sujet comptable. Elle touche les échanges de données, les transactions, les statuts des factures, les paiements, la TVA et les processus internes.
📅 Pourquoi le 1er septembre est une date clé ?
Le point le plus important du webinar est que la réception des factures électroniques devient obligatoire pour toutes les entreprises à partir du 1er septembre. Cela concerne aussi bien les grandes entreprises que les plus petites structures.
Même si certaines entreprises n’auront l’obligation d’émettre leurs factures électroniques qu’à partir d’une étape ultérieure, elles doivent déjà être prêtes à recevoir des factures électroniques. En pratique, cela signifie qu’il faut choisir une plateforme agréée, s’inscrire dans l’annuaire et vérifier que les flux fonctionnent.
Le webinar insiste sur un point souvent mal compris : il ne faut pas attendre la date officielle pour tester. Une mise en production ne se prépare pas le jour où les contrôles et les sanctions commencent.
🧪 La phase pilote : un passage fortement recommandé
La phase pilote permet aux entreprises de tester leurs flux avant l’échéance officielle. Ce n’est pas une simple plateforme de test isolée : il s’agit d’un accès anticipé au réseau réel, dans des conditions proches de celles du 1er septembre.
L’objectif est de vérifier que les factures peuvent être envoyées, reçues et suivies correctement entre les différentes plateformes agréées. Cela permet aussi de tester des cas plus spécifiques, comme l’affacturage, la facturation pour le compte de, les flux internationaux ou encore l’e-reporting.
Participer au pilote permet donc de réduire les risques au démarrage. Le webinar rappelle que trop peu d’entreprises ont encore testé leurs flux, alors que la réforme concerne plusieurs millions de structures.
⚠️ Sanctions et risques en cas de retard
Le webinar évoque clairement les risques liés à une absence de préparation. Une entreprise qui n’a pas choisi de plateforme agréée pourra être considérée comme non conforme. L’administration pourra comparer les entreprises existantes avec celles inscrites dans l’annuaire.
Il existe aussi des sanctions en cas de facture non transmise correctement ou non conforme. Même si certains plafonds existent, ces pénalités peuvent devenir problématiques pour les PME ou les structures avec beaucoup de factures.
| Sujet | Risque évoqué |
|---|---|
| Absence de plateforme agréée | Défaut de choix d’une PA |
| Facture non conforme | Amende par facture concernée |
| Absence de tests | Blocage ou erreurs au démarrage |
| Mauvaise organisation des flux | Difficultés de suivi, TVA, paiements et statuts |
Le message est donc simple : mieux vaut être inscrit, connecté et avoir testé ses flux avant l’échéance.
🧩 Les trois façons d’accéder à la conformité avec Sage
Sage propose trois grands modes d’accès à sa plateforme agréée. Ces solutions répondent à des besoins différents selon le niveau d’équipement de l’entreprise, le volume de factures et les logiciels utilisés.
🟢 La PA intégrée dans les produits Sage
La première solution est la plateforme agréée directement intégrée aux produits Sage. C’est le cas le plus simple pour les clients équipés de solutions comme Sage 100 ou Sage Intacct.
L’utilisateur reste dans son logiciel habituel. La connexion à la plateforme agréée est prévue dans le produit, avec un paramétrage réduit. Cette approche est celle qui est privilégiée lorsque l’entreprise travaille déjà principalement avec Sage.
Le webinar précise aussi que des volumes de factures sont inclus selon les produits. Il est important de noter que Sage raisonne en nombre de factures, et non en nombre de flux techniques.
🔌 L’API Sage PA pour les outils non Sage
La deuxième solution est l’API Sage PA. Elle permet de connecter des logiciels non Sage à la plateforme agréée Sage.
C’est particulièrement utile pour les entreprises qui utilisent Sage pour une partie de leur système, mais d’autres logiciels pour la facturation, la caisse, l’e-commerce, l’archivage ou la dématérialisation. L’objectif est de ne pas obliger l’entreprise à abandonner ses outils existants si ceux-ci peuvent être connectés.
Cette API permet à Sage PA d’agir comme une plateforme de conformité en arrière-plan. L’utilisateur peut continuer à travailler dans son logiciel habituel, tandis que la plateforme Sage gère l’envoi, la réception et les échanges réglementaires.
📥 Sage Access PA pour les petits volumes et les cas transitoires
La troisième solution présentée est Sage Access PA. Elle fonctionne comme un portail en ligne permettant de déposer manuellement des factures ou fichiers pour les transformer en factures conformes.
Cette solution est pensée pour des cas précis : anciennes versions de logiciels, outils incapables de se connecter à une API, facturation encore réalisée sur Excel, ou besoin temporaire avant une migration.
Ce n’est pas la solution recommandée pour les entreprises avec de gros volumes, car elle reste manuelle. Elle joue plutôt le rôle de solution d’appoint ou de secours.
🔄 Peut-on changer de plateforme agréée ?
Oui, le webinar rappelle qu’il est possible de changer de plateforme agréée. C’est ce que Sage appelle la portabilité. Une entreprise peut choisir une plateforme pour être conforme au 1er septembre, puis en changer ensuite si nécessaire.
Il existe un délai légal de notification entre plateformes, évoqué à cinq jours. En pratique, il faut aussi prévoir un délai technique pour brancher et débrancher les flux correctement.
Cette possibilité est importante, car certaines entreprises hésitent à choisir une plateforme par peur de s’engager définitivement. Le message du webinar est plutôt pragmatique : il vaut mieux choisir une solution maintenant, être conforme, puis rationaliser plus tard si besoin.
🧭 Comment organiser ses flux ?
Sage recommande de commencer par la solution la plus simple. Si l’entreprise utilise déjà Sage, le plus logique est de prendre la plateforme agréée Sage pour les flux concernés. Ensuite, il faut analyser les autres outils utilisés dans l’entreprise.
L’objectif à moyen terme est de centraliser les flux autant que possible. Avoir plusieurs plateformes agréées est autorisé, mais cela peut vite devenir difficile à administrer. Il faut suivre les factures, les statuts, les paiements, l’e-reporting et les informations de TVA.
Une centralisation progressive permet donc de gagner en clarté, d’éviter les doublons et de mieux préparer l’automatisation.
📦 La plateforme agréée n’est pas une GED
Un point important du webinar concerne l’archivage. La plateforme agréée sert à envoyer, recevoir et suivre les factures électroniques, mais elle n’est pas un coffre-fort électronique ni une GED complète.
L’entreprise devra donc réfléchir à la conservation de ses documents. Les factures électroniques, les bons de commande, les bons de livraison, les devis et autres pièces associées devront pouvoir être retrouvés dans le temps.
La réforme fait disparaître progressivement les factures papier, mais elle ne supprime pas l’obligation d’organiser correctement son archivage documentaire.
🤖 Une réforme qui ouvre la voie à l’automatisation
Même si la réforme est d’abord vécue comme une contrainte, Sage la présente aussi comme une opportunité. Une fois les factures dématérialisées et structurées, il devient plus facile d’automatiser certaines tâches.
Par exemple, il sera possible de rapprocher automatiquement une facture avec une commande ou une réception, de mettre en place des workflows de validation, de préparer les écritures comptables ou encore de faciliter le bon à payer.
L’objectif n’est pas de remplacer totalement le travail comptable, mais de réduire les tâches répétitives. Le comptable pourra alors se concentrer davantage sur les litiges, les contrôles, les anomalies et les décisions à valeur ajoutée.
🧾 Facture ou flux : une distinction essentielle
Une partie importante du webinar clarifie la différence entre une facture et un flux. Une facture peut générer plusieurs flux techniques : envoi, réception, statut, paiement, e-reporting, cycle de vie, etc.
Sage a choisi de simplifier la lecture pour ses clients en raisonnant en nombre de factures plutôt qu’en nombre de flux. Cela évite de devoir compter des événements techniques difficiles à suivre.
Concrètement, une facture reste une facture, même si elle génère plusieurs échanges derrière. Cette clarification est importante pour comprendre les seuils inclus dans les offres Sage.
🧪 Les cas d’usage gérés par Sage
Le webinar aborde également les fameux cas d’usage de la réforme. Il existe 44 cas d’usage normalisés, qui couvrent différentes situations de facturation en France : facture simple, affacturage, auto-facturation, sous-traitance, paiement anticipé, facturation pour le compte de, etc.
Sage indique couvrir l’ensemble de ces cas d’usage au niveau de sa plateforme agréée. Le travail consiste aussi à faire descendre progressivement cette gestion dans les produits, comme Sage 100 ou Sage Intacct, pour automatiser le maximum de traitements.
L’enjeu est de ne pas seulement transporter les factures, mais de bien gérer les processus métier qui les produisent et les suivent.
✅ Réponses aux questions posées pendant le live
Au-delà du seuil inclus, un coût supplémentaire s’applique. Pendant le live, Sage indique que ce coût est de 5 centimes par facture supplémentaire. L’objectif n’est pas de faire de la marge, mais de couvrir les coûts liés à l’infrastructure, à l’hébergement sécurisé et aux exigences de conformité de la plateforme agréée.
Le seuil correspond bien à 12 000 factures, et non à 12 000 flux. Ce point a été clarifié pendant le live, car certaines communications pouvaient prêter à confusion. Sage a choisi de compter les factures pour simplifier la lecture et éviter aux clients d’avoir à suivre tous les flux techniques générés autour d’une facture.
Une facture est le document commercial en lui-même, avec son numéro unique. Un flux correspond à un échange technique autour de cette facture : envoi, réception, statut, paiement, e-reporting ou cycle de vie. Une seule facture peut donc générer plusieurs flux, mais Sage compte les factures, pas les flux.
L’inscription à la plateforme agréée Sage peut se faire directement depuis certains outils Sage, notamment Sage 100 ou ACS selon les cas évoqués dans le live. Une fois l’inscription réalisée, les informations sont transmises à l’annuaire du gouvernement et un mail d’acquittement doit confirmer la bonne prise en compte. BLC propose aussi un accompagnement via un mandat de plateforme agréée pour les clients qui souhaitent déléguer cette démarche.
Le live indique que certaines difficultés peuvent venir de mises à jour côté gouvernement, notamment sur l’annuaire ou les référentiels d’assujettissement à la TVA. Certains cas d’entités non assujetties ou partiellement assujetties pouvaient générer des erreurs. Si l’inscription a été faite, il faut vérifier la réception du mail d’acquittement, patienter le délai normal de traitement, puis ouvrir une demande support ou se rapprocher de son intégrateur si le blocage persiste.
L’adresse de facturation se paramètre dans les outils Sage selon une logique de « mailles » prévue par le gouvernement. Le niveau le plus simple est le SIREN, mais il est aussi possible de descendre au SIRET, au code routage ou au suffixe. Cela permet d’organiser plus finement la réception des factures selon les établissements, services ou types de flux.
Oui, les codes routage existent dans le dispositif de facture électronique et permettent d’affiner le routage des factures. Cependant, Sage indique qu’ils sont encore très peu utilisés en pratique. La majorité des entreprises inscrites dans l’annuaire utilisent seulement le SIREN, et celles qui descendent à un niveau plus fin utilisent souvent directement le suffixe.
Oui, une entreprise peut prendre plusieurs plateformes agréées, en émission comme en réception. Cela peut être utile lorsque plusieurs outils sont déjà connectés à différentes PA. En revanche, Sage recommande plutôt de centraliser progressivement les flux, car gérer plusieurs PA peut devenir complexe pour suivre les factures, les statuts, les paiements et l’e-reporting.
Oui, il est possible de changer de plateforme agréée grâce à la portabilité. Le délai légal évoqué pendant le live est de cinq jours pour que la nouvelle PA notifie l’ancienne. En pratique, il faut aussi prévoir un délai technique pour débrancher et rebrancher correctement les flux afin d’éviter les erreurs de routage.
Non, Sage Access PA n’est pas présenté comme nécessaire pour les utilisateurs de Sage 100 déjà couverts par la PA intégrée au produit. Sage Access PA est plutôt une solution d’appoint ou de transition pour les petits volumes, les anciens outils, les fichiers Excel ou les logiciels incapables de se connecter automatiquement à une plateforme agréée.
La PA Sage est prévue pour gérer l’e-reporting, en plus de l’e-invoicing. Le live indique que ces flux peuvent être traités par la plateforme agréée Sage, mais que les tests d’e-reporting sont encore moins nombreux que les tests de factures B2B classiques. Les entreprises commencent généralement par tester les factures avant d’aller vers les cas d’e-reporting.
Oui, l’e-reporting peut être testé pendant la phase pilote. Sage précise toutefois que les volumes de tests restent encore faibles sur ce sujet par rapport aux échanges de factures B2B. Les entreprises commencent souvent par tester les flux de factures classiques avant de passer aux scénarios plus avancés comme l’e-reporting.
Pour devenir pilote, il faut en faire la demande auprès de son interlocuteur habituel, par exemple son contact BLC pour les clients accompagnés. La phase pilote permet de tester les flux avant le 1er septembre dans des conditions proches du réel. Sage et BLC encouragent fortement les entreprises à y participer pour éviter de découvrir les problèmes au moment du démarrage officiel.
Sage explique que ce type d’erreur peut venir de mises à jour côté gouvernement, notamment sur l’annuaire et la collecte des flux. Il peut aussi s’agir d’un problème lié au référentiel des entités assujetties à TVA, notamment pour les associations ou structures partiellement assujetties. Si le problème persiste, il faut se rapprocher du support ou de son intégrateur.
Sage indique avoir cherché à simplifier l’accès à la conformité, notamment avec une PA intégrée directement dans les produits Sage. Pour les utilisateurs de Sage 100 ou Sage Intacct, l’objectif est de rester dans l’outil habituel avec peu de paramétrage. Pour les outils non Sage raccordés via API, la PA peut fonctionner en arrière-plan sans imposer un nouvel écran de saisie.
La réception des factures électroniques est bien la contrainte principale au 1er septembre pour toutes les entreprises. Mais le live insiste sur le fait qu’il ne suffit pas d’être informé : il faut être réellement capable de recevoir des factures via une plateforme agréée, être inscrit dans l’annuaire et avoir vérifié que le dispositif fonctionne.
Même si l’émission obligatoire arrive plus tard pour certaines entreprises, Sage recommande de ne pas reporter le sujet. Puisque l’entreprise doit déjà choisir une PA pour recevoir les factures, il est préférable de profiter du même projet pour préparer aussi l’émission. Sage souligne également que certaines grandes entreprises pourraient rapidement attendre de leurs fournisseurs qu’ils soient capables d’émettre des factures électroniques.
Les points sensibles évoqués pendant le live sont l’absence de choix d’une plateforme agréée, l’absence d’inscription dans l’annuaire, l’incapacité à recevoir des factures électroniques et les factures non conformes ou non transmises correctement. Sage insiste aussi sur le fait que l’administration pourra comparer les entreprises existantes avec celles inscrites dans l’annuaire.
Oui, des tests sont déjà réalisés dans le cadre de la phase pilote, mais Sage indique que le volume reste insuffisant. Le live mentionne environ 3 800 plateformes en émission et un volume similaire en réception, ce qui reste faible au regard du nombre d’entreprises concernées. Sage précise aussi que les tests de factures B2B sont plus avancés que les tests d’e-reporting.
D’après les informations du live, Sage est plateforme agréée et fait partie des acteurs importants de la réforme. Sage indique être présent dans la phase pilote depuis son lancement, couvrir les 44 cas d’usage au niveau de sa plateforme agréée et faire partie des plateformes capables d’échanger sur le réseau pilote.
Le live explique que les blocages peuvent venir de plusieurs éléments : le niveau de maturité des plateformes, les mises à jour côté gouvernement, des problèmes de paramétrage ou des partenaires qui ne sont pas encore prêts à tester. La recommandation est de reprendre le sujet avec son intégrateur ou le support afin d’identifier précisément le point bloquant et de poursuivre les tests avant l’échéance.
Au contraire, Sage explique que les outils de workflow et d’automatisation restent utiles pour aller au-delà de la conformité : validation, bon à payer, rapprochement commande/réception/facture, imputation comptable ou analytique. Si une entreprise n’utilise aucune de ces fonctions, l’intérêt de l’outil doit être analysé selon son usage réel.
Oui, Sage confirme que cela fonctionne aussi sur Sage 50.
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