Sage Automatisation Comptable (ACS) : Démonstration

Dans cette démonstration, Sylvain de BLC présente Sage Automatisation Comptable, également appelé ACS, une solution dédiée à la dématérialisation et à l’automatisation du traitement des factures d’achat. L’outil est nativement connecté à Sage 100, ce qui permet de fluidifier le parcours complet d’une facture fournisseur, depuis sa réception jusqu’à sa comptabilisation, sa validation et son paiement.

L’objectif principal d’ACS est simple : permettre aux entreprises de gagner du temps, de sécuriser leurs processus comptables et de mieux piloter leurs workflows de validation. Une facture fournisseur reçue dans l’outil peut ainsi être automatiquement analysée, comptabilisée, envoyée dans un circuit de validation, puis transmise dans Sage 100 avec les bonnes informations.

ACS : un outil connecté à Sage 100 pour automatiser les achats

Sage Automatisation Comptable est présenté comme une solution de dématérialisation des achats, directement couplée à Sage 100. Concrètement, l’outil permet de centraliser les factures fournisseurs, de les traiter automatiquement et de les intégrer dans la comptabilité.

L’un des grands avantages d’ACS est son fonctionnement en temps réel avec Sage 100. Les factures traitées dans ACS peuvent être envoyées instantanément dans la comptabilité Sage, sans mise à jour manuelle, sans export intermédiaire et sans traitement différé. Cette connexion native facilite le quotidien des équipes comptables et réduit les risques d’erreurs ou d’oublis.

ACS ne se limite pas à la comptabilisation. Il prend aussi en charge la partie workflow de validation, afin de s’assurer qu’une facture suit le bon circuit avant d’être considérée comme bonne à payer.

Une gestion automatisée du workflow de validation

L’outil permet de mettre en place des circuits de validation adaptés aux règles internes de l’entreprise. Les workflows peuvent être définis selon plusieurs critères, par exemple :

• la business unit concernée ;
• le montant de la facture ;
• le fournisseur ;
• une catégorie de document ;
• une règle de gestion propre à l’organisation.

Cette logique permet d’automatiser le parcours des factures en fonction du contexte. Une facture de faible montant peut suivre un circuit court, tandis qu’une facture plus stratégique ou plus élevée peut nécessiter plusieurs niveaux de validation.

ACS permet également de gérer le bon à payer, afin d’éviter qu’une facture ne soit payée tant qu’elle n’a pas été validée selon les règles définies. Cela apporte un niveau de contrôle supplémentaire dans le processus achat et sécurise la trésorerie de l’entreprise.

Un tableau de bord pour piloter les factures en temps réel

Dans la démonstration, Sylvain se connecte avec un profil de type comptable ou key user. Ce type de profil donne accès à une vision globale de l’activité dans ACS.

Depuis le tableau de bord, l’utilisateur peut suivre différents états de traitement :

Espace de suivi	Utilité principale
Factures en comptabilité	Visualiser les factures à traiter côté comptable
Factures en cours de validation	Suivre les documents actuellement dans un workflow
Bons à payer	Identifier les factures validées et prêtes au paiement
Litiges	Suivre les factures bloquées ou contestées
Documents en traitement	Savoir où se trouve une facture dans le circuit
Recherche	Retrouver rapidement une facture ou un document

Cette vision centralisée est particulièrement utile lorsqu’un fournisseur relance l’entreprise. Le comptable peut immédiatement identifier où se trouve la facture : en comptabilité, chez un valideur, en litige ou déjà prête à payer.

Le retour d’information depuis Sage 100 après paiement

Un autre point important présenté dans la vidéo concerne le retour d’information depuis Sage 100. Lorsqu’une facture d’achat est payée et lettrée dans Sage 100, cette information remonte dans ACS.

L’utilisateur peut donc savoir qu’une facture donnée a été payée, ainsi que la date du paiement. Cela renforce la traçabilité et évite aux équipes de devoir jongler entre plusieurs outils pour vérifier le statut d’une facture.

Cette fonctionnalité apporte une vraie continuité entre la réception de la facture, son traitement comptable, sa validation et son règlement.

Exemple de traitement d’une facture fournisseur

Pour illustrer le fonctionnement d’ACS, Sylvain prend l’exemple d’une facture TeamViewer, outil utilisé par BLC pour l’assistance à distance auprès de ses clients.

Lorsqu’il ouvre la facture dans ACS, une grande partie des informations est déjà renseignée automatiquement. L’en-tête de la facture est reconnu, les montants sont identifiés et les contrôles de cohérence sont visibles directement dans l’interface.

L’outil affiche notamment une alerte positive indiquant que l’IBAN présent sur la facture correspond bien à l’IBAN renseigné dans la fiche fournisseur Sage. Ce contrôle est essentiel pour limiter les risques de fraude au changement d’IBAN, un sujet particulièrement sensible dans les processus de paiement fournisseur.

Des contrôles comptables pour sécuriser les écritures

ACS réalise également des contrôles sur les montants de la facture. Dans l’exemple présenté, l’outil distingue :

Élément contrôlé	Montant indiqué dans la démonstration
Montant hors taxe	2 990,68 €
Taxe	598,14 €
Montant TTC	3 588,82 €

Ces montants doivent obligatoirement correspondre aux lignes comptables générées. Le montant hors taxe doit être affecté aux comptes de charges, la taxe doit correspondre aux comptes de TVA et le montant TTC doit être cohérent avec le compte fournisseur.

Si les montants ne correspondent pas, ACS bloque la facture. Ce mécanisme évite l’envoi en comptabilité d’écritures déséquilibrées ou incohérentes.

La comptabilisation automatique des factures

L’un des intérêts majeurs d’ACS est sa capacité à générer automatiquement l’écriture comptable associée à une facture fournisseur. Dans la démonstration, la facture TeamViewer est déjà comptabilisée dans l’outil, avec les informations nécessaires pour être envoyée vers Sage 100.

Certaines règles peuvent être paramétrées selon les besoins de l’entreprise. Par exemple, Sylvain explique que la date d’échéance peut être reprise depuis la fiche fournisseur Sage plutôt que depuis la facture. Si l’information n’est pas renseignée dans Sage, l’utilisateur peut la compléter manuellement dans ACS.

L’outil permet également d’indiquer le mode de règlement, comme le virement, et de gérer des informations complémentaires telles que la période d’abonnement concernée par la facture.

La gestion des périodes pour les FNP et CCA

Dans l’exemple de la facture TeamViewer, la facture concerne une période d’abonnement allant du 15 juin 2026 au 14 juin 2027. ACS permet de renseigner ces dates directement dans l’outil.

Ces informations sont particulièrement utiles pour les comptables, car elles peuvent permettre d’automatiser la gestion des écritures de cut-off, notamment :

• les factures non parvenues, ou FNP ;
• les charges constatées d’avance, ou CCA.

En fonction de la date de clôture ou de la période comptable concernée, ACS peut donc contribuer à fiabiliser les traitements de fin de période.

Plusieurs actions possibles depuis une facture

Une fois la facture ouverte et contrôlée, l’utilisateur dispose de plusieurs actions directement accessibles depuis ACS. Il peut, par exemple, poser une question à un collaborateur, mettre la facture en litige, la passer en bon à payer ou la transmettre à un supérieur hiérarchique.

Dans la démonstration, Sylvain envoie la facture en litige. Cette action est immédiatement prise en compte dans Sage 100, ce qui illustre le fonctionnement en temps réel de l’intégration entre ACS et Sage.

Cette logique collaborative permet aux différents intervenants de travailler dans ACS sans nécessairement avoir accès à Sage 100. Chacun peut intervenir au bon moment, avec les droits adaptés à son rôle.

Un moteur de recherche pour retrouver rapidement les factures

ACS intègre également un centre de recherche permettant de retrouver facilement les factures traitées dans l’outil. L’utilisateur peut rechercher une facture fournisseur, comme dans l’exemple TeamViewer, et retrouver l’ensemble des documents reçus ou traités.

Cette fonctionnalité améliore la traçabilité et simplifie les échanges avec les fournisseurs, les valideurs ou les équipes internes. Elle permet également de réduire le temps passé à rechercher des documents dans les boîtes mail, les dossiers partagés ou les archives comptables.

Des workflows détaillés et personnalisables

La démonstration montre également que les workflows peuvent être paramétrés de manière très fine. Pour chaque catégorie de documents, par exemple les factures éditeurs ou les factures de frais généraux, il est possible de définir des étapes de validation spécifiques.

ACS permet notamment de déterminer :

• si la comptabilité peut donner le bon à payer ;
• si le bon à payer peut être donné sur tous les montants ou seulement certains montants ;
• si l’analytique peut être renseignée par les comptables ;
• si l’analytique doit être complétée par un valideur ;
• combien d’étapes de validation doivent être prévues ;
• si le bon à payer est global ou partiel à certaines étapes.

L’outil peut gérer jusqu’à dix étapes de validation, ce qui permet de répondre à des organisations simples comme à des structures plus complexes.

La réception des factures : plusieurs méthodes disponibles

Sage Automatisation Comptable permet de récupérer les factures achats de plusieurs manières. La réforme de la facture électronique est évidemment un sujet central, avec la possibilité de passer par la plateforme agréée Sage.

Selon la démonstration, les clients utilisant déjà ACS seraient prêts à recevoir les factures électroniques au format attendu pour l’échéance du 1er septembre 2026.

En parallèle, les modes de réception historiques restent disponibles. Les entreprises peuvent continuer à utiliser :

Mode de réception	Exemple d’usage
Adresse e-mail dédiée	Réception des factures sur une adresse du type achats@entreprise.com
Transfert manuel	Envoi direct d’une facture dans ACS
Drag and drop	Dépôt d’un fichier dans l’interface
Dossier partagé	Collecte automatique depuis un répertoire dédié
Connecteurs fournisseurs	Récupération automatisée via des collecteurs de factures

Cette diversité de méthodes permet d’adapter ACS aux habitudes de travail existantes, tout en préparant l’entreprise à la généralisation de la facture électronique.

Un outil collaboratif pour partager l’information sans ouvrir Sage 100 à tous

ACS est présenté comme un outil collaboratif. L’idée est de donner accès à l’information aux bons utilisateurs, sans pour autant leur donner accès à la comptabilité Sage 100.

Les comptables, les valideurs, les responsables de service ou les managers peuvent ainsi intervenir dans le processus de traitement des factures selon leur rôle. Cette approche facilite la circulation de l’information, améliore les délais de validation et évite les blocages liés à une centralisation excessive du traitement comptable.

L’information est disponible en temps réel, ce qui permet à chacun de suivre l’avancement des factures et de répondre plus rapidement aux demandes internes ou externes.

Conclusion : ACS, un levier pour fiabiliser et accélérer le traitement des achats

Cette démonstration met en avant les principaux bénéfices de Sage Automatisation Comptable : réception centralisée des factures, comptabilisation automatique, workflows de validation personnalisables, gestion du bon à payer, suivi des litiges et connexion native avec Sage 100.

ACS répond à plusieurs enjeux importants pour les entreprises : gagner du temps, sécuriser les paiements, mieux tracer les factures fournisseurs et préparer l’arrivée de la facture électronique. Grâce à son approche collaborative, l’outil permet également d’impliquer les différents utilisateurs de l’entreprise dans le circuit de validation, sans leur donner accès directement à Sage 100.

Pour les entreprises déjà équipées de Sage 100, Sage Automatisation Comptable représente donc une solution cohérente pour moderniser et fiabiliser le traitement des factures d’achat.