Pipedrive – Découverte de Nova, l’IA intégrée

Nova dans Pipedrive : préparer, transcrire et exploiter ses rendez-vous commerciaux avec l’IA

Pipedrive enrichit son CRM avec Nova, une fonctionnalité d’intelligence conversationnelle pensée pour accompagner les commerciaux avant, pendant et après leurs rendez-vous.

L’objectif est simple : réduire le temps consacré aux tâches administratives autour des réunions et permettre aux commerciaux de se concentrer davantage sur leurs échanges avec les prospects et clients.

Nova peut notamment préparer un brief avant un rendez-vous, rejoindre une visioconférence en tant que preneur de notes, transcrire les échanges, produire un résumé et exploiter certaines informations recueillies pour enrichir Pipedrive.

Une fonctionnalité directement intégrée à Pipedrive

L’un des principaux intérêts de Nova réside dans son intégration au CRM. Le commercial n’a pas besoin de multiplier les outils pour retrouver les informations concernant un rendez-vous.

Une fois Nova activé et les connexions nécessaires réalisées, la fonctionnalité récupère les réunions présentes dans l’agenda du commercial. Elle prend notamment en charge les rendez-vous organisés via Microsoft Teams, Google Meet et Zoom.

Depuis son interface, l’utilisateur retrouve ses prochaines réunions et peut consulter les informations disponibles avant d’y participer.

Au moment de la démonstration présentée dans la vidéo, Nova est indiqué comme compris dans l’abonnement Pipedrive existant, sans surcoût, quel que soit le plan ou le nombre d’utilisateurs. Il s’agit toutefois de la situation décrite au moment de l’enregistrement et non d’une garantie concernant l’évolution future de la tarification.

Préparer automatiquement ses rendez-vous commerciaux

Nova intervient avant même le début de la réunion.

Grâce aux informations disponibles dans Pipedrive et, lorsque l’utilisateur l’autorise, aux échanges par email, l’outil peut générer un brief de préparation.

Celui-ci peut notamment synthétiser les informations relatives à l’affaire commerciale, à l’entreprise et aux contacts concernés. Selon les données disponibles dans le CRM, Nova peut également faire ressortir des éléments tels que les dernières mises à jour ou certains risques associés à l’opportunité.

Cette fonctionnalité devient particulièrement intéressante pour les commerciaux qui enchaînent plusieurs rendez-vous dans une même journée. Plutôt que de parcourir manuellement l’historique du CRM avant chaque échange, ils disposent d’une synthèse directement exploitable.

Des briefs personnalisables grâce aux prompts

Les résumés proposés par Nova ne sont pas totalement figés. Pipedrive permet de préciser les informations que l’intelligence artificielle doit privilégier.

Une entreprise peut par exemple demander à Nova de présenter avant chaque rendez-vous quelques éléments essentiels : le contexte de l’opportunité, les objectifs du prospect, les principaux points de vigilance ou encore les prochaines actions attendues.

Les préférences concernant les résumés produits après les rendez-vous peuvent également être personnalisées. Il est notamment possible d’orienter leur niveau de détail ou leur tonalité afin d’obtenir un compte rendu adapté aux habitudes de l’équipe commerciale.

Transcrire les réunions sans monopoliser l’attention du commercial

Pendant une réunion, Nova peut agir comme un note taker, c’est-à-dire un preneur de notes automatisé.

Le commercial peut ainsi consacrer davantage son attention à la conversation plutôt que de devoir simultanément écouter son interlocuteur et prendre des notes détaillées.

Dans le fonctionnement présenté dans la vidéo, le bot rejoint la visioconférence et réalise la transcription de l’appel. Une distinction importante est apportée : Nova ne doit pas être considéré comme un outil réalisant nécessairement une capture vidéo complète de la réunion. L’usage présenté concerne avant tout la transcription et l’exploitation des échanges.

Enrichir automatiquement les données du CRM

C’est probablement l’une des fonctionnalités les plus intéressantes de Nova : l’IA ne sert pas uniquement à produire un compte rendu.

Elle peut également contribuer à mettre à jour les informations présentes dans Pipedrive.

L’administrateur peut déterminer précisément quels champs Nova est autorisé à compléter ou modifier. Cela concerne des informations standards liées aux affaires, mais également des champs personnalisés associés aux affaires, personnes ou organisations.

Prenons un exemple : pendant une réunion, un prospect explique que son principal objectif dans la mise en place d’un CRM est de centraliser les informations détenues par ses commerciaux. Nova peut identifier ce besoin dans la conversation et l’utiliser pour renseigner un champ prévu à cet effet.

Cette automatisation peut limiter la ressaisie après les rendez-vous et contribuer à conserver un CRM plus complet.

Un contrôle champ par champ pour sécuriser les mises à jour

L’intérêt de cette automatisation réside également dans son niveau de paramétrage.

Il n’est pas nécessaire d’autoriser Nova à modifier l’ensemble du CRM. L’entreprise peut sélectionner les champs sur lesquels l’intelligence artificielle peut intervenir et ceux auxquels elle ne doit pas toucher.

Des instructions spécifiques peuvent également être associées aux champs. Pour le titre d’une affaire, par exemple, le prompt présenté demande à l’IA de ne le modifier que lorsque le titre existant fait clairement référence à une autre entreprise ou à un autre produit.

Cette logique permet d’utiliser l’IA tout en conservant des règles adaptées à l’organisation du CRM.

Choisir précisément les activités concernées

Toutes les activités enregistrées dans Pipedrive n’ont évidemment pas vocation à être traitées par Nova.

Dans les paramètres, l’utilisateur peut donc sélectionner les types d’activités considérés comme des réunions.

Un simple rappel pour effectuer un appel téléphonique n’a par exemple pas nécessairement besoin de déclencher Nova. À l’inverse, une réunion commerciale organisée sur Teams, Meet ou Zoom peut parfaitement entrer dans ce périmètre.

Cette configuration permet d’éviter d’encombrer Nova avec des activités qui ne nécessitent ni préparation ni transcription.

Plusieurs possibilités pour faire participer Nova aux réunions

La vidéo présente plusieurs méthodes permettant d’utiliser le preneur de notes.

Nova peut rejoindre automatiquement les réunions en tant que participant visible. L’utilisateur peut également choisir de l’inviter manuellement uniquement lorsque cela est nécessaire.

Une autre possibilité présentée est l’utilisation d’une application de bureau Windows ou Mac, permettant notamment de gérer l’enregistrement depuis l’ordinateur et de couvrir d’autres situations, y compris des échanges uniquement audio.

Le choix dépendra donc des habitudes commerciales de l’entreprise et, surtout, de ses règles internes concernant l’enregistrement et la transcription.

Le consentement et le RGPD : un paramètre à traiter avec attention

L’utilisation d’une intelligence artificielle capable de transcrire une conversation soulève nécessairement la question de l’information et du consentement des participants.

Nova propose plusieurs configurations de notification. L’entreprise peut choisir de gérer elle-même l’information des participants, d’utiliser une alerte permettant aux participants de refuser la transcription ou de mettre en place un mécanisme exigeant leur consentement.

Des notifications peuvent notamment être communiquées dans le chat de la réunion et, selon la configuration retenue, par email avant celle-ci.

Ce paramétrage mérite une attention particulière. Les entreprises doivent déterminer la configuration appropriée à leurs usages et à leurs obligations en matière de protection des données, plutôt que de considérer le réglage par défaut comme nécessairement adapté à leur situation.

Ce que Nova peut changer dans le quotidien d’une équipe commerciale

L’intérêt de Nova apparaît surtout lorsque l’on considère l’ensemble du cycle d’un rendez-vous.

Avant la réunion, l’IA aide à retrouver le contexte et à préparer l’échange. Pendant celle-ci, elle assure la transcription afin de réduire la prise de notes manuelle. Après le rendez-vous, elle peut synthétiser les informations et contribuer à enrichir le CRM.

Nova cherche donc à réduire plusieurs tâches répétitives généralement réalisées par les commerciaux autour de leurs rendez-vous.

L’intérêt dépendra toutefois fortement de la qualité des données déjà disponibles dans Pipedrive et du paramétrage réalisé : types d’activités concernés, champs accessibles à l’IA, prompts utilisés pour les briefs et résumés, ou encore règles de consentement.

En résumé

Nova fait évoluer Pipedrive au-delà de la simple gestion des opportunités commerciales en intégrant l’intelligence conversationnelle directement dans le quotidien des utilisateurs.

La fonctionnalité rassemble préparation des rendez-vous, transcription, résumés générés par IA et mise à jour de certaines données du CRM.

Pour en tirer réellement parti, la phase de configuration est essentielle. Les équipes ont notamment intérêt à définir précisément les réunions concernées, les informations que l’IA peut modifier, le format attendu des briefs et les modalités d’information ou de consentement des participants.