Comment automatiser les écritures de régularisation dans Sage 100 avant une clôture comptable ?

La clôture comptable est une étape essentielle dans la gestion financière d’une entreprise. Avant de clôturer un exercice, il est indispensable de vérifier que l’ensemble des écritures comptables a bien été enregistré, notamment les écritures de régularisation des charges et des produits.

Charges constatées d’avance (CCA), produits constatés d’avance (PCA), factures non parvenues (FNP) ou encore factures à établir (FAE) : ces opérations permettent de rattacher les charges et les produits aux bonnes périodes comptables.

Mais leur gestion peut rapidement devenir chronophage, particulièrement lorsque l’entreprise traite un volume important d’écritures.

Bonne nouvelle : Sage 100 Comptabilité dispose d’une fonctionnalité permettant de générer automatiquement certaines écritures de régularisation.

Dans ce tutoriel, BLC vous explique comment utiliser cette fonctionnalité et comment aller plus loin grâce à une automatisation des dates de début et de fin de période.

1. Pourquoi réaliser des écritures de régularisation avant une clôture comptable ?

Avant de procéder à la clôture d’un exercice comptable, plusieurs opérations doivent être effectuées pour garantir la cohérence des comptes.

Parmi elles, les écritures de régularisation occupent une place importante.

Elles permettent de respecter le principe d’indépendance des exercices comptables, selon lequel les charges et les produits doivent être rattachés à la période à laquelle ils se rapportent, indépendamment de leur date de facturation ou de paiement.

Prenons un exemple : votre entreprise reçoit une facture annuelle d’abonnement logiciel couvrant une période allant de septembre à août de l’année suivante.

Même si cette facture est enregistrée en septembre, la totalité de la charge ne concerne pas nécessairement l’exercice comptable en cours.

Une écriture de régularisation permet alors de répartir correctement cette dépense entre les exercices concernés.

Ces ajustements sont essentiels pour produire des états financiers représentatifs de l’activité de l’entreprise.

2. Les différents types d’écritures de régularisation dans Sage 100

Plusieurs catégories d’écritures peuvent intervenir lors des travaux de fin de période ou de clôture comptable.

Ces différentes opérations contribuent à la fiabilité des comptes.

Dans notre tutoriel, nous nous intéressons principalement à la fonctionnalité de régularisation des charges et des produits disponible dans Sage 100.

D’autres opérations, comme les provisions liées aux créances douteuses, peuvent également être nécessaires avant une clôture. Elles relèvent toutefois de traitements comptables distincts.

3. Où trouver les écritures de régularisation dans Sage 100 ?

Sage 100 Comptabilité intègre une fonctionnalité dédiée à la régularisation des charges et des produits.

Elle est accessible depuis le menu « Traitement » du logiciel.

Cette fonctionnalité permet de préparer et de générer les écritures nécessaires à la répartition des charges et des produits sur les périodes concernées.

Accéder à la régularisation depuis une écriture comptable

Dans notre tutoriel, nous commençons par ouvrir les journaux de saisie de Sage 100.

Après avoir sélectionné un journal d’achats et identifié une écriture concernée par une régularisation, il est possible d’effectuer un clic droit sur celle-ci.

Une option permet alors d’accéder aux informations de régularisation des charges et des produits.

Depuis cette interface, vous pouvez notamment renseigner une date de début et une date de fin.

Ces deux informations sont essentielles puisqu’elles permettent à Sage de déterminer la période sur laquelle la charge ou le produit doit être réparti.

Les informations complémentaires disponibles

L’interface propose également des possibilités de suivi, notamment à travers des informations de contrôle, de révision ou des commentaires.

Ces fonctionnalités peuvent être utiles selon l’organisation de votre service comptable.

Cependant, dans de nombreux cas, les informations les plus importantes pour automatiser les régularisations restent les dates de début et de fin.

4. Pourquoi la saisie des dates de régularisation peut-elle être contraignante ?

Bien que Sage 100 propose une fonctionnalité native de régularisation, son utilisation peut demander plusieurs manipulations.

Pour chaque écriture concernée, l’utilisateur doit accéder aux informations de régularisation, puis renseigner les dates correspondantes.

Cette procédure peut sembler relativement simple lorsqu’il s’agit de traiter quelques factures.

Mais lorsque votre entreprise gère plusieurs dizaines ou centaines d’abonnements, de contrats ou de charges réparties sur différentes périodes, ces manipulations peuvent représenter un temps de traitement important.

Elles peuvent également augmenter le risque d’oubli ou d’erreur de saisie.

C’est précisément sur ce point que BLC propose une méthode permettant de simplifier le travail des équipes comptables.

5. L’astuce BLC : automatiser les dates de régularisation avec les informations libres

Pour faciliter la préparation des écritures de régularisation, BLC utilise une fonctionnalité de personnalisation de Sage 100 : les informations libres.

L’objectif est de rendre les dates de début et de fin plus facilement accessibles lors de la saisie comptable.

Créer deux informations libres dans Sage 100

Dans notre exemple, nous créons deux champs personnalisés :

• Abonnement date début

• Abonnement date fin

Ces noms sont simplement des exemples. Ils peuvent être adaptés aux besoins et aux conventions de votre entreprise.

Les utilisateurs peuvent alors renseigner directement les dates correspondant à la période couverte par une facture ou un abonnement.

Prenons l’exemple d’une facture d’abonnement annuel couvrant la période du 1er octobre 2026 au 30 septembre 2027.

Les informations renseignées seront les suivantes :

Ces deux champs permettent de centraliser les informations nécessaires au calcul de la régularisation.

Automatiser le transfert des dates vers la fonctionnalité Sage

Une fois ces informations libres créées, BLC met en place un automatisme spécifique.

Celui-ci récupère les dates renseignées dans les champs personnalisés et les reporte dans les informations de régularisation utilisées par Sage 100.

Ainsi, les utilisateurs n’ont plus besoin d’accéder manuellement à l’interface de régularisation pour saisir les mêmes dates.

Cette automatisation permet de simplifier la saisie comptable et de préparer plus efficacement les traitements de fin de période.

Il s’agit d’un paramétrage complémentaire mis en place par BLC, et non d’un transfert automatique disponible par défaut dans toutes les installations Sage 100.

6. Comment générer les écritures de régularisation dans Sage 100 ?

Une fois les dates correctement renseignées, il devient possible d’utiliser le traitement de régularisation de Sage 100.

Cette opération peut être réalisée en fin d’exercice, mais également à la fin de chaque période comptable.

Chez BLC, par exemple, ce traitement est effectué mensuellement.

Étape 1 : accéder au traitement de régularisation

Depuis Sage 100 Comptabilité, rendez-vous dans le menu « Traitement », puis accédez à la fonctionnalité de régularisation des charges et des produits.

L’assistant vous accompagne dans les différentes étapes de génération des écritures.

Étape 2 : choisir la date de régularisation

Sage propose une date de traitement correspondant généralement à la fin de la période précédente.

Par exemple, si vous réalisez votre traitement au mois d’octobre, le logiciel peut vous proposer une régularisation au 30 septembre.

Vous pouvez alors sélectionner la date correspondant à votre besoin comptable.

Cette souplesse permet de réaliser des régularisations mensuelles ou de préparer les travaux de clôture annuelle.

Étape 3 : paramétrer les écritures d’extourne

Lors du traitement, Sage 100 propose également de générer automatiquement les écritures d’extourne.

Une extourne est une écriture inverse destinée à annuler une écriture de régularisation selon le mécanisme comptable retenu.

Dans l’assistant présenté dans notre vidéo, cette option est activée par défaut.

Vous pouvez néanmoins choisir de ne pas générer automatiquement ces écritures si votre procédure comptable le nécessite.

Il est donc important de vérifier ce paramètre avant de valider le traitement.

Étape 4 : générer un état récapitulatif

Sage permet également de produire un état récapitulatif des écritures de régularisation.

Ce document facilite le contrôle des opérations effectuées.

Il permet notamment de retrouver les écritures concernées et les montants pris en compte dans le traitement.

Cet état peut être utile pour les vérifications internes et les travaux de révision comptable.

Étape 5 : lancer la génération des écritures

Une fois les paramètres vérifiés, il suffit de terminer l’assistant pour lancer le traitement.

Sage génère alors les écritures de régularisation correspondant aux informations disponibles et aux paramètres sélectionnés.

Avant de poursuivre la clôture, il est recommandé de contrôler les écritures générées afin de vérifier leur cohérence avec les périodes et les montants attendus.

7. Pourquoi automatiser les écritures de régularisation chaque mois ?

Les écritures de régularisation ne concernent pas uniquement la clôture annuelle.

Pour les entreprises qui réalisent des situations comptables mensuelles, il peut être intéressant d’effectuer ces traitements régulièrement.

Une meilleure répartition des charges et des produits

En réalisant les régularisations chaque mois, vous améliorez le rattachement des charges et des produits aux périodes correspondantes.

Cette pratique permet d’obtenir une vision plus précise de l’activité comptable sur chaque période.

Un gain de temps pour les équipes comptables

Grâce aux informations libres et à l’automatisation proposée par BLC, les dates de régularisation sont renseignées plus simplement.

Les équipes évitent ainsi certaines manipulations répétitives et peuvent se concentrer davantage sur le contrôle des écritures.

Une clôture annuelle plus simple à préparer

Lorsque les régularisations sont effectuées régulièrement, une partie du travail de fin d’exercice est déjà réalisée.

La clôture annuelle peut ainsi être abordée avec des données mieux préparées et des contrôles répartis tout au long de l’année.

Cette organisation contribue à fluidifier les opérations comptables.

8. Automatisation Sage 100 : pourquoi faire appel à BLC ?

Sage 100 propose de nombreuses fonctionnalités permettant d’optimiser les processus comptables.

Cependant, certaines possibilités restent peu connues ou nécessitent des adaptations spécifiques pour répondre aux besoins réels des entreprises.

Chez BLC, nous accompagnons les utilisateurs de Sage 100 dans le paramétrage de leur environnement et l’automatisation de leurs traitements comptables.

Dans le cas des écritures de régularisation, notre approche consiste notamment à simplifier la saisie des dates et à automatiser leur transmission vers les fonctionnalités natives de Sage.

L’objectif est de réduire les manipulations manuelles, de fiabiliser les informations et de faciliter les travaux de fin de période.

Que vous réalisiez des clôtures mensuelles ou annuelles, notre équipe peut vous accompagner dans la mise en place de processus adaptés à votre organisation.

Conclusion : simplifiez vos clôtures comptables avec Sage 100 et BLC

Les écritures de régularisation constituent une étape essentielle avant la clôture d’un exercice comptable.

Grâce à sa fonctionnalité dédiée, Sage 100 permet de gérer la répartition des charges et des produits sur les périodes concernées.

Et avec l’ajout d’informations libres et d’automatismes spécifiques, il est possible de simplifier davantage la préparation de ces traitements.

Cette approche permet notamment de gagner du temps lors de la saisie, de limiter les manipulations répétitives et de faciliter les régularisations mensuelles.

Besoin d’automatiser vos processus comptables ou d’optimiser votre utilisation de Sage 100 ? Contactez les équipes BLC pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé.