Comment créer un nouvel exercice et générer les reports à nouveau dans Sage 100 ?

La clôture d’un exercice comptable dans Sage 100 ne s’arrête pas à la sauvegarde fiscale ou à l’archivage des données. Une dernière étape est essentielle pour assurer la continuité de votre comptabilité : la création du nouvel exercice et la génération des reports à nouveau.

Cette opération permet de reprendre les soldes comptables de l’exercice précédent et, pour certains comptes, de conserver le détail des écritures non lettrées.

Mais attention : tous les comptes ne doivent pas être reportés de la même manière. Les comptes fournisseurs, clients, bancaires ou encore les dépôts et cautionnements nécessitent des paramétrages différents selon les informations que vous souhaitez retrouver.

Dans ce cinquième et dernier chapitre de notre série consacrée à la clôture comptable Sage 100, BLC vous explique comment ouvrir un nouvel exercice, générer les à-nouveaux et éviter les erreurs de paramétrage les plus fréquentes.

1. Les cinq étapes de la clôture comptable dans Sage 100

Avant de commencer, rappelons les différentes étapes présentées dans notre série de tutoriels.

Chapitre 1 : sauvegarder les bases de données Sage 100

La première étape consiste à réaliser une sauvegarde de votre environnement Sage 100, que vous utilisiez Sage Partner Cloud (SPC) ou une installation sur serveur.

Cette précaution permet de disposer d’un point de restauration en cas de difficulté pendant les opérations de clôture.

Chapitre 2 : saisir les écritures de régularisation

Avant de clôturer l’exercice, vous devez enregistrer les dernières écritures comptables nécessaires, notamment les charges constatées d’avance (CCA), les produits constatés d’avance (PCA), les factures non parvenues (FNP) et les factures à établir (FAE).

Sage 100 propose des fonctionnalités permettant d’automatiser une partie de ces écritures, ainsi que leurs éventuelles extournes.

Chapitre 3 : réaliser la sauvegarde fiscale

La sauvegarde fiscale permet d’archiver les données comptables de l’exercice et de réaliser les opérations de clôture prévues par Sage.

Elle contribue à conserver une situation comptable cohérente avec les éléments validés en fin d’exercice.

Chapitre 4 : archiver le premier exercice

Historiquement, Sage 100 permettait de conserver cinq exercices en ligne. Dans la version 12 présentée dans nos tutoriels, cette limite est portée à dix exercices.

Si cette limite est atteinte, l’archivage du premier exercice permet de libérer une place pour le nouvel exercice, tout en conservant les données historiques dans une base d’archives selon les modalités de votre environnement.

Chapitre 5 : créer le nouvel exercice et générer les reports à nouveau

Nous arrivons maintenant à la dernière étape : ouvrir le nouvel exercice et reporter les informations comptables nécessaires pour poursuivre votre activité.

2. Pourquoi créer un nouvel exercice dans Sage 100 ?

La création d’un nouvel exercice permet de préparer la comptabilité de la période suivante.

Par exemple, si votre entreprise termine son exercice au 31 décembre 2026, vous devez disposer d’un exercice 2027 pour enregistrer les opérations de la nouvelle année.

Sage 100 permet de créer cet exercice directement depuis la gestion des exercices.

Cette opération est distincte de la génération des reports à nouveau.

En effet, créer l’exercice 2027 ne signifie pas que les soldes et les écritures de l’exercice 2026 sont automatiquement repris.

Il faut ensuite lancer un traitement spécifique pour générer les à-nouveaux.

3. Comment créer un nouvel exercice dans Sage 100 ?

La manipulation est relativement simple et s’effectue au même endroit dans les environnements Sage 100 présentés dans notre tutoriel, qu’il s’agisse d’une installation On-Premise ou de Sage Partner Cloud.

Étape 1 : accéder à la gestion des exercices

Depuis Sage 100 Comptabilité, ouvrez votre dossier comptable.

Rendez-vous ensuite dans le menu :

Traitement → Fin d'exercice → Gestion des exercices

Vous accédez à l’interface permettant d’administrer les exercices comptables de votre société.

Étape 2 : sélectionner la création d’un nouvel exercice

Dans la gestion des exercices, sélectionnez l’option permettant de créer un nouvel exercice.

Sage propose automatiquement une date de fin correspondant généralement à une période de douze mois.

Ce fonctionnement correspond au cas le plus courant, celui d’un exercice comptable annuel.

Cependant, certaines entreprises peuvent avoir des exercices d’une durée différente.

Étape 3 : vérifier les dates de l’exercice

Avant de valider, contrôlez les dates proposées par Sage.

Si votre exercice ne correspond pas à une période de douze mois, vous pouvez modifier la date de fin directement ou utiliser le calendrier proposé par le logiciel.

Dans notre démonstration, nous créons l’exercice 2027 à la suite de l’exercice 2026.

Étape 4 : valider la création

Une fois les dates vérifiées, cliquez sur « Fin ».

Le nouvel exercice est créé.

Dans notre exemple, les exercices 2026 et 2027 sont désormais visibles dans Sage 100.

Attention : à ce stade, les reports à nouveau n’ont pas encore été générés.

4. Qu’est-ce qu’un report à nouveau en comptabilité ?

Le report à nouveau est un traitement permettant de reprendre certaines informations comptables d’un exercice sur le suivant.

Il assure la continuité entre les deux périodes.

Selon la nature des comptes et leur paramétrage, Sage 100 peut reprendre le solde global d’un compte ou le détail de certaines écritures.

Prenons deux exemples.

Pour un compte bancaire, il est généralement suffisant de reprendre le solde du compte à la fin de l’exercice précédent.

En revanche, pour un compte fournisseur, il est souvent nécessaire de conserver le détail des factures qui n’ont pas encore été lettrées.

Ces deux situations expliquent pourquoi Sage 100 propose plusieurs modes de report à nouveau.

5. Comment générer les reports à nouveau dans Sage 100 ?

Une fois le nouvel exercice créé, vous pouvez lancer le traitement de report à nouveau.

Étape 1 : revenir sur l’exercice précédent

Dans notre exemple, nous avons créé l’exercice 2027.

Pour générer les à-nouveaux, nous revenons sur l’exercice 2026, qui contient les données comptables à reporter.

Cette étape est importante pour lancer le traitement depuis le bon exercice.

Étape 2 : ouvrir l’assistant de report à nouveau

Depuis Sage 100 Comptabilité, rendez-vous dans :

Traitement → Fin d'exercice → Report à nouveau

L’assistant s’ouvre et vous accompagne dans les différentes étapes de configuration.

Étape 3 : sélectionner le journal de report à nouveau

Sage vous propose un journal destiné à recevoir les écritures de report à nouveau.

Dans notre démonstration, ce journal porte le code RAN.

Selon votre configuration, il peut également être nommé AN ou porter un autre code.

L’important est de sélectionner le journal prévu pour ce traitement dans votre dossier comptable.

Étape 4 : choisir le report des données analytiques

L’assistant propose également une option permettant de générer les reports à nouveau analytiques.

Cette fonctionnalité peut être utile selon vos besoins de suivi analytique et les outils de reporting utilisés.

Dans notre tutoriel, nous expliquons que cette option est aujourd’hui moins fréquemment utilisée dans certains environnements disposant d’outils de reporting multi-exercices, comme MyReport.

Son activation doit donc être déterminée selon votre organisation et vos besoins d’analyse.

Étape 5 : vérifier les options de reprise

Sage propose ensuite différents paramètres, notamment le report détaillé des comptes et le traitement des éventuelles incohérences de paramétrage.

Ces options sont particulièrement importantes lorsque certains comptes disposent de règles de report différentes de celles définies au niveau général.

Nous reviendrons sur ce point dans la suite de l’article.

Étape 6 : choisir les journaux à inclure

L’assistant permet également de définir si certains journaux, notamment les journaux de situation, doivent être pris en compte.

Dans notre démonstration, cette option n’est pas activée.

Le choix doit cependant correspondre à votre organisation comptable.

6. L’astuce BLC : conserver la date d’origine dans les libellés des à-nouveaux

Voici une astuce particulièrement utile pour faciliter le suivi des comptes clients et fournisseurs.

Lors de la génération des reports à nouveau, les écritures reprises sont datées du début du nouvel exercice.

Par exemple, une facture fournisseur enregistrée le 29 octobre 2026 peut apparaître dans les à-nouveaux au 1er janvier 2027.

Le problème est que vous risquez de perdre la visibilité immédiate sur sa date d’origine.

Pour éviter cela, BLC recommande de personnaliser le libellé des écritures de report à nouveau.

Comment personnaliser le libellé ?

Dans l’assistant, Sage permet de construire un libellé à partir de variables.

Dans notre tutoriel, nous utilisons notamment :

Nous recommandons donc de structurer le libellé de la manière suivante :

@D - @N

Ainsi, pour une écriture du 29 octobre 2026, la date d’origine peut être conservée directement dans le libellé du report à nouveau.

Cette méthode facilite les recherches ultérieures et améliore la lisibilité des comptes clients et fournisseurs.

Il est conseillé de vérifier le résultat sur votre version de Sage 100, notamment le format exact des variables et du libellé généré.

7. Comprendre les différents modes de report à nouveau dans Sage 100

Tous les comptes comptables ne sont pas repris de la même manière.

Sage 100 propose plusieurs modes de traitement qui permettent d’adapter le report à la nature du compte.

Le choix du mode de report est essentiel pour retrouver les bonnes informations dans le nouvel exercice.

Les comptes de charges et de produits

Les comptes de classes 6 et 7 ne sont généralement pas repris individuellement dans le nouvel exercice.

Le résultat de l’exercice est traité selon les règles comptables et les paramètres du dossier.

Dans notre tutoriel, les comptes 120, 129 ou 890 sont notamment évoqués selon les situations.

Les comptes bancaires

Pour les comptes bancaires, il est généralement suffisant de reporter le solde.

Vous n’avez pas nécessairement besoin de retrouver dans le nouvel exercice toutes les écritures bancaires de l’année précédente.

Le report du solde permet de repartir avec la situation comptable de fin d’exercice.

Les comptes clients et fournisseurs

Pour les comptes clients et fournisseurs, le traitement est différent.

Il est généralement préférable de reporter les écritures non lettrées.

Cette méthode permet de retrouver le détail des factures restant à rapprocher des règlements.

C’est particulièrement important pour assurer le suivi des encours clients et fournisseurs.

8. Où paramétrer les modes de report à nouveau dans Sage 100 ?

Sage 100 permet de gérer les modes de report à deux niveaux.

Le paramétrage général par nature de compte

Le premier niveau se trouve dans les paramètres société.

Dans notre tutoriel, nous accédons au menu :

Fichier → Paramètres société → Comptes généraux → Nature de compte

Cette interface permet de définir le comportement des comptes selon leur nature.

Par exemple, les comptes fournisseurs de type 401 peuvent être paramétrés pour reporter les écritures non lettrées.

Les comptes bancaires peuvent, quant à eux, être configurés pour reporter uniquement le solde.

Ce paramétrage constitue une règle générale applicable aux comptes concernés.

Le paramétrage individuel dans le plan comptable

Il est également possible de modifier le mode de report directement sur un compte.

Pour cela, rendez-vous dans :

Structure → Plan comptable

Sélectionnez ensuite le compte concerné et accédez à ses paramètres.

Vous pouvez alors adapter son mode de report à nouveau indépendamment du paramétrage général.

Cette possibilité est particulièrement intéressante pour certains comptes nécessitant un suivi détaillé.

9. L’exemple BLC : reporter le détail des dépôts et cautionnements

Dans notre tutoriel, nous prenons l’exemple des comptes 275, utilisés notamment pour les dépôts et cautionnements versés.

Par défaut, ces comptes peuvent être configurés pour reporter uniquement leur solde, puisqu’ils appartiennent à la classe 2.

Cependant, ce fonctionnement n’est pas toujours le plus pratique.

Imaginons que votre entreprise ait versé plusieurs dépôts de garantie au fil des années.

Si Sage ne reprend qu’un solde global, il peut être nécessaire de consulter plusieurs exercices précédents pour retrouver le détail des montants.

Chez BLC, nous préférons, dans certains cas, paramétrer ces comptes pour reporter les écritures non lettrées.

L’objectif est de conserver directement dans le nouvel exercice le détail des dépôts et cautionnements encore en cours.

Cette méthode facilite la consultation et le suivi des montants historiques, à condition que les écritures soient correctement gérées et que le paramétrage corresponde aux besoins comptables de l’entreprise.

10. Attention aux contrôles de cohérence des modes de report

Voici un point de vigilance important présenté dans notre tutoriel.

Lorsque vous personnalisez le mode de report d’un compte, celui-ci peut ne plus correspondre au paramétrage général de sa nature comptable.

Par exemple, la nature « Immobilisation » peut être configurée pour reporter les soldes, tandis qu’un compte 275 particulier est configuré pour reporter les écritures non lettrées.

Lors de la génération des reports à nouveau, Sage peut détecter cette différence.

L’assistant propose alors plusieurs comportements.

Dans notre démonstration, une option de rétablissement du code selon la nature du compte est cochée par défaut.

Or, si vous souhaitez conserver un paramétrage individuel spécifique, cette option peut remettre en cause le comportement attendu.

L’astuce présentée par BLC consiste à sélectionner l’option :

Ne pas effectuer le contrôle de cohérence

Cette configuration permet, dans le cas présenté, de conserver les choix spécifiques définis au niveau des comptes.

Attention : ce réglage ne doit pas être appliqué systématiquement sans vérification. Il est important de contrôler les différences de paramétrage et leurs conséquences avant de désactiver le contrôle de cohérence.

11. Combien de temps prend la génération des reports à nouveau ?

Le temps de génération dépend de plusieurs facteurs.

La volumétrie de la base de données, le nombre d’écritures comptables, les performances du serveur et la version de Sage 100 peuvent influencer la durée du traitement.

Sur une petite comptabilité, la génération peut être relativement rapide.

Sur une base volumineuse, l’opération peut prendre beaucoup plus de temps.

Dans notre tutoriel, nous rappelons que certaines générations de reports à nouveau pouvaient historiquement durer plusieurs heures, voire davantage sur de très grosses comptabilités.

Les performances ont évolué avec les versions récentes de Sage, mais il reste important d’anticiper ce traitement.

Pourquoi travailler en mono-utilisateur ?

La génération des reports à nouveau est une opération de fin d’exercice qui doit être réalisée dans les conditions d’accès prévues par Sage.

Dans le fonctionnement présenté, elle s’effectue en mono-utilisateur.

Il est donc nécessaire de demander aux collaborateurs de quitter le dossier avant de lancer le traitement.

Pour les entreprises disposant de volumes importants, il peut être pertinent de planifier l’opération en dehors des heures de travail.

12. Comment vérifier les reports à nouveau dans Sage 100 ?

Une fois le traitement terminé, il est important de contrôler les écritures générées.

Dans notre exemple, nous nous positionnons sur l’exercice 2027.

Nous ouvrons ensuite :

Traitement → Journaux de saisie

Dans le journal de report à nouveau, les écritures générées apparaissent au début du nouvel exercice.

Vous pouvez alors vérifier les soldes repris, le détail des comptes clients et fournisseurs ainsi que les libellés.

Certains comptes présentent une écriture globale correspondant au solde reporté.

D’autres affichent plusieurs écritures détaillées, notamment lorsque le paramétrage prévoit la reprise des écritures non lettrées.

Ces contrôles sont essentiels pour s’assurer que le nouvel exercice démarre avec les bonnes informations.

13. Pourquoi faire appel à BLC pour vos opérations de clôture Sage 100 ?

La création d’un nouvel exercice est une manipulation relativement simple.

En revanche, la génération des reports à nouveau nécessite de bien comprendre les paramètres comptables et les règles de reprise des écritures.

Un mauvais paramétrage peut notamment entraîner une perte de visibilité sur le détail des comptes clients, fournisseurs ou de certains comptes de bilan.

Chez BLC, nous accompagnons les entreprises dans la préparation et la réalisation de leurs clôtures comptables Sage 100.

Notre équipe peut vous aider à vérifier les modes de report, personnaliser les libellés, contrôler les écritures générées et adapter les paramètres de votre dossier à vos besoins.

Que vous souhaitiez réaliser ces opérations en autonomie ou bénéficier d’un accompagnement, BLC peut vous aider à sécuriser votre processus.

Conclusion : finalisez votre clôture Sage 100 avec les bons reports à nouveau

La création du nouvel exercice et la génération des reports à nouveau constituent la dernière étape de notre série consacrée à la clôture comptable Sage 100.

Après avoir sauvegardé vos données, enregistré les écritures de régularisation, réalisé la sauvegarde fiscale et, si nécessaire, archivé votre premier exercice, vous pouvez préparer votre nouvelle période comptable.

La création de l’exercice est simple, mais le paramétrage des reports à nouveau mérite une attention particulière.

En conservant le bon niveau de détail pour chaque compte et en personnalisant les libellés, vous facilitez le suivi comptable tout au long de l’année.

Vous souhaitez être accompagné pour votre clôture comptable ou la génération de vos reports à nouveau ? Contactez les équipes BLC pour bénéficier d’un accompagnement adapté à votre environnement.