Pipedrive Smart Docs – Automatisez vos devis en 1 clic
📄 Générer automatiquement des documents commerciaux
Smart Docs est une fonctionnalité de Pipedrive qui permet de créer automatiquement des documents à partir des données déjà présentes dans le CRM. Selon l’abonnement choisi, ce module peut être inclus directement ou ajouté comme option complémentaire.
L’objectif est de simplifier toute la gestion documentaire commerciale en automatisant la création de devis, contrats, NDA ou encore documents nécessitant une signature électronique. Grâce à cette automatisation, les équipes commerciales évitent les ressaisies manuelles et gagnent un temps considérable dans leur processus de vente.
Depuis une affaire Pipedrive, les informations liées au client, à l’entreprise ou aux produits sont automatiquement intégrées dans les documents générés. Cela permet de produire rapidement des documents professionnels tout en limitant les risques d’erreurs.
⚙️ Accéder à Smart Docs dans une affaire
Dans une fiche affaire Pipedrive, Smart Docs est accessible directement depuis l’onglet « Documents ». Cette fonctionnalité se distingue des fichiers classiques ajoutés dans une affaire.
| 📁 Fichiers classiques | 📑 Smart Docs |
|---|---|
| Documents statiques | Documents dynamiques |
| PDF, images, pièces jointes | Modèles automatisés |
| Pas de données CRM | Variables automatiques |
Contrairement à un simple document PDF stocké dans une affaire, Smart Docs utilise les informations du CRM pour remplir automatiquement les champs du document. Les données présentes dans l’affaire deviennent alors exploitables sans intervention manuelle.
☁️ Configurer le stockage cloud
Lors de la première utilisation, Pipedrive demande de connecter un espace cloud afin de stocker les modèles et les documents générés.
Deux types de stockage peuvent être utilisés : un espace personnel ou un espace partagé. Dans la majorité des cas, l’utilisation d’un espace partagé est préférable. Tous les utilisateurs peuvent ainsi accéder aux mêmes modèles de devis ou de contrats, mais aussi retrouver facilement les documents envoyés aux clients.
Cette centralisation facilite le travail collaboratif et améliore le suivi commercial. Toutes les équipes travaillent avec les mêmes ressources et les mêmes documents, ce qui permet de standardiser davantage les processus commerciaux.
🔄 Utiliser des modèles dynamiques
Le fonctionnement de Smart Docs repose sur des variables dynamiques reliées directement aux données du CRM. Lorsqu’un document est généré, les champs se remplissent automatiquement avec les informations présentes dans l’affaire Pipedrive.
| 🧩 Donnée récupérée | 📍 Source |
|---|---|
| Nom du client | Organisation |
| Contact principal | Personne liée |
| Numéro SIREN | Organisation |
| Date du devis | Affaire |
| Produits vendus | Catalogue produits |
| Totaux HT/TTC | Calculs automatiques |
Cette automatisation permet d’obtenir des documents homogènes et professionnels sans avoir à modifier manuellement chaque devis ou contrat.
🛒 Génération automatique des produits dans les devis
Smart Docs peut également intégrer automatiquement les produits associés à une affaire. Lorsqu’un devis est généré, toutes les lignes produits sont reprises avec leurs informations : prix unitaires, quantités, remises ou encore TVA.
Dans l’exemple présenté dans la vidéo, plusieurs éléments sont automatiquement intégrés au document comme un abonnement, des frais d’expédition ou encore une formation. Le document récupère automatiquement les montants et les calculs déjà renseignés dans le CRM, ce qui évite de reconstruire le devis manuellement.
Cette automatisation représente un gain de temps important pour les équipes commerciales tout en réduisant fortement les risques d’erreurs de saisie.
✏️ Modifier le document après génération
Une fois le document créé, il reste entièrement modifiable. Il est possible d’ajuster la mise en page, d’élargir certaines colonnes, d’ajouter des descriptions produits ou encore de compléter des informations manquantes directement depuis l’éditeur de document.
Cette flexibilité permet de conserver une personnalisation du document tout en profitant de l’automatisation. Il faut cependant rester vigilant lors de la modification des montants ou des prix. Une fois les variables générées, les calculs automatiques ne se mettent plus à jour si des modifications manuelles sont effectuées.
✍️ Partage et signature électronique
Une fois le document finalisé, plusieurs options permettent de l’envoyer au client. Smart Docs propose notamment le partage via un lien sécurisé, le téléchargement en PDF ou encore la demande de signature électronique directement depuis Pipedrive.
Il est également possible d’ajouter plusieurs signataires sur un même document. Cette intégration simplifie fortement le processus commercial et évite de passer par des outils externes pour gérer les signatures.
🎯 Les avantages de Smart Docs
Smart Docs apporte un véritable gain de productivité aux équipes commerciales. Les documents sont générés plus rapidement, les données sont centralisées dans le CRM et les risques d’erreurs sont réduits grâce à la récupération automatique des informations.
La standardisation des modèles permet également d’harmoniser tous les documents commerciaux de l’entreprise. Chaque commercial travaille avec les mêmes modèles et la même structure de devis ou de contrats.
Enfin, la gestion des signatures électroniques directement depuis Pipedrive accélère les échanges avec les clients et simplifie tout le suivi documentaire.
🚀 Conclusion
Smart Docs transforme Pipedrive en véritable outil de gestion documentaire commerciale. Grâce à l’automatisation des devis, contrats et signatures électroniques, les équipes commerciales gagnent du temps tout en structurant davantage leurs processus de vente.
Pour les entreprises qui souhaitent professionnaliser leur gestion documentaire et accélérer leurs cycles commerciaux, Smart Docs représente une fonctionnalité particulièrement efficace.
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