Pennylane nouveautés Q3 2025 – La gestion des achats devient complète (P2P)

🧩 Un vrai workflow P2P : Demande d’achat > Bon de commande > Facture > Rapprochement

Avec cette nouvelle version, Pennylane intègre un workflow P2P (Procure-to-Pay) fluide et automatisé. On commence par une demande d’achat enrichie, soumise à un workflow d’approbation personnalisé. Une fois validée, cette demande génère automatiquement un bon de commande prêt à être envoyé au fournisseur. Et lorsque la facture d’achat est reçue, Pennylane propose un rapprochement automatique basé sur l’IA, en croisant nom du fournisseur, montant et date. Tout se fait en quelques clics.

🧾 Création de la demande d’achat : fluide, précise, contextuelle

Depuis le module « Achats », les utilisateurs peuvent facilement initier une nouvelle demande en renseignant :

• Le fournisseur (ex : Amazon)
• Le motif d’achat
• L’adresse et la date de livraison (optionnelles)
• Les produits/services (quantité, montant, devise)
• La catégorisation analytique (ex : Marketing, Finance, etc.)
• Les documents joints (bons, devis…)

Un système de tags et de commentaires (avec mentions @) permet une meilleure collaboration au sein de l’équipe.

🔁 Workflow d’approbation : sur-mesure pour chaque équipe

Chaque équipe peut avoir ses propres règles d’approbation, avec des validateurs spécifiques. Par exemple, une équipe « Achats » peut exiger la validation par un manager, tandis qu’une équipe « Finance » aura un process plus strict. L’utilisateur est notifié par email ou via l’interface Pennylane, et peut approuver ou refuser en un clic.

📦 Génération automatique du bon de commande

Une fois la demande validée, un bon de commande est automatiquement créé avec toutes les informations nécessaires :

• Numéro et date du bon
• Adresse et date de livraison
• Détail des produits
• Catégorisation analytique
• Documents joints

Ce bon peut être directement envoyé au fournisseur depuis la plateforme.

📥 Réception et rapprochement automatique des factures

À la réception d’une facture fournisseur (ex : Amazon), Pennylane suggère automatiquement le bon de commande correspondant, grâce à son IA. On peut :

• Prévisualiser le bon de commande
• Vérifier les détails
• Lier la facture au bon de commande
• Finaliser la saisie de la facture

Le rapprochement peut se faire dans les deux sens : depuis le bon de commande vers la facture, ou inversement.

📊 Un suivi clair et complet de toutes les demandes

Dans le tableau de bord, chaque demande affiche :

Élément	Détail
Statut	À approuver / Engagée / Clôturée
Fournisseur	Ex : Amazon
Catégorie	Ex : Marketing
Montant	HT & TTC
Équipe concernée	Si applicable
Documents liés	Devis, factures, bons

Le système permet de filtrer par statut pour retrouver facilement les demandes à traiter (idéal pour les écritures comptables de FNP par exemple).

🧪 Et bientôt… des moyens de paiement intégrés !

Teasing important de cette release : bientôt, une carte virtuelle dédiée pourra être générée directement depuis une demande d’achat, pour effectuer la dépense en toute simplicité. Cette fonctionnalité est en cours de développement par l’équipe technique de Pennylane.

✅ Conclusion : Un vrai pas en avant pour la gestion des achats

Avec ce workflow complet et automatisé, Pennylane transforme une suite d’actions fastidieuses en un parcours fluide, lisible et collaboratif. Un atout précieux pour les directions financières, les équipes achats, et les experts-comptables partenaires.