Replay Webinar : Facture électronique en Live avec Pennylane
En Bref
Ce webinar présente les enjeux de la réforme de la facture électronique et la manière dont Pennylane permet de s’y préparer sereinement. L’idée principale est simple : la facture électronique ne se limite pas à recevoir des factures dans une boîte dédiée. Elle transforme aussi la gestion des achats, des ventes, des paiements, de la TVA et du e-reporting. Pennylane est présenté comme une solution “4 en 1” qui centralise la plateforme agréée, la comptabilité, la facturation et les données bancaires. L’objectif est d’avoir une seule source fiable pour transmettre les bonnes informations à l’administration fiscale, automatiser les contrôles et limiter les ressaisies. Le webinar insiste aussi sur l’importance de ne pas attendre septembre 2026 pour s’inscrire sur une plateforme agréée. Même si toutes les entreprises ne seront pas parfaitement prêtes, il faut au minimum être conforme, puis améliorer progressivement ses processus et ses connexions avec les outils métiers.
Ce webinar était consacré à la réforme de la facture électronique, avec une présentation centrée sur Pennylane et sur la manière dont les entreprises peuvent se préparer concrètement. Les intervenants ont rappelé que cette réforme ne doit pas être vue uniquement comme une contrainte administrative. Elle va modifier en profondeur la façon dont les entreprises émettent, reçoivent, contrôlent, comptabilisent et déclarent leurs factures.
Le message central est clair : il ne faut pas attendre le dernier moment. La phase pilote est déjà un terrain d’entraînement important. Elle permet de tester les flux réels, de vérifier les connexions entre plateformes agréées et de préparer les équipes avant l’entrée en vigueur progressive de la réforme.
Les intervenants comparent d’ailleurs cette phase à une révision avant un examen : on ne commence pas à réviser le jour du bac. Pour la facture électronique, c’est la même logique. Les entreprises doivent tester, comprendre, s’inscrire et ajuster leurs outils avant que l’obligation ne devienne pleinement opérationnelle.
📍 Où en est le marché de la facture électronique ?
Le marché est encore en construction. Même s’il existe déjà de nombreuses plateformes agréées, toutes n’ont pas le même niveau de maturité. Certaines plateformes sont déjà capables de transmettre des flux, tandis que d’autres n’ont pas encore réellement commencé à fonctionner de manière opérationnelle.
Pennylane explique que le nombre de plateformes agréées peut paraître élevé aujourd’hui, mais qu’il est probable que toutes ne restent pas actives dans la durée. Le choix de la plateforme agréée est donc stratégique. Il ne s’agit pas seulement de choisir un outil pour recevoir des factures, mais de choisir un partenaire capable de gérer les flux, l’interopérabilité, le e-reporting, les statuts de paiement et l’intégration avec les outils existants.
Ce qu’il faut retenir
| Sujet | Ce qu’il faut comprendre |
|---|---|
| Plateformes agréées | Toutes n’ont pas le même niveau de maturité |
| Phase pilote | Elle repose sur des données réelles |
| Interopérabilité | C’est un point clé pour connecter les outils entre eux |
| E-reporting | Il ne concerne pas uniquement le futur : certaines entreprises sont déjà concernées |
| Inscription | Il faut anticiper et ne pas attendre la dernière minute |
Les intervenants rappellent aussi que la DGFiP va progressivement relancer les entreprises qui ne sont pas encore inscrites. Il est donc normal de recevoir des alertes ou sollicitations à ce sujet.
🧩 Pourquoi Pennylane se présente comme une solution “4 en 1” ?
Pennylane est présenté comme une solution complète, capable de couvrir l’ensemble des besoins liés à la réforme. L’idée n’est pas d’ajouter une plateforme isolée à côté des outils existants, mais de centraliser les données dans un même environnement.
Aujourd’hui, dans beaucoup d’entreprises, la déclaration de TVA est préparée à partir de l’outil comptable, lui-même alimenté par des factures issues d’un outil de facturation, d’un ERP ou parfois de ressaisies manuelles. Avec la réforme, les données vont aussi passer par une plateforme agréée, qui transmettra certaines informations à l’administration fiscale.
Cela signifie que la DGFiP ne disposera plus uniquement de la déclaration de TVA comme source de contrôle. Elle recevra aussi des données issues des factures électroniques, des statuts de paiement et du e-reporting.
Les 4 grandes briques intégrées dans Pennylane
Pennylane regroupe plusieurs fonctions essentielles :
- une plateforme agréée pour recevoir et émettre les factures électroniques ;
- un outil comptable pour générer et transmettre la déclaration de TVA ;
- un outil de facturation ou une connexion avec un outil métier ;
- une connexion bancaire pour gérer les paiements et les statuts d’encaissement.
Cette centralisation permet d’avoir une seule source de vérité fiscale. Les factures, les paiements, la TVA et les écritures comptables sont mieux alignés, ce qui réduit les risques d’erreur et les ressaisies.
📥 Réception des factures : centraliser, contrôler et automatiser
Dans la démonstration, Pennylane montre comment les factures fournisseurs peuvent être centralisées dans une même interface. Les factures reçues par mail au format PDF et les factures électroniques arrivent au même endroit. L’utilisateur peut ensuite les traiter, les valider, les refuser ou les mettre en litige.
Un point important est la gestion des statuts. Lorsqu’une facture semble incorrecte, l’entreprise peut signaler une erreur, indiquer un motif et transmettre ce statut au fournisseur via la plateforme agréée. La facture peut aussi être refusée définitivement, auquel cas elle est archivée mais non comptabilisée.
Pennylane montre également la gestion des circuits de validation. Une facture peut être automatiquement envoyée au bon circuit selon le fournisseur, le montant ou les règles internes de l’entreprise. Cela permet de structurer le traitement des achats et d’éviter que les validations se fassent de manière informelle par mail ou oralement.
Exemple de traitement d’une facture fournisseur
| Étape | Action possible |
|---|---|
| Réception | La facture arrive dans Pennylane |
| Contrôle | L’utilisateur vérifie les informations |
| Litige | Une erreur peut être signalée avec un motif |
| Validation | La facture suit un circuit de validation |
| Paiement | Le paiement peut être lancé ou planifié |
| Comptabilité | L’écriture est générée automatiquement |
L’intérêt est double : les équipes opérationnelles gagnent du temps, et la comptabilité récupère des données déjà structurées.
💳 Paiements et statuts : un sujet central de la réforme
La réforme ne concerne pas seulement les factures. Les statuts de paiement deviennent aussi importants, notamment pour la TVA sur encaissement. Pennylane met donc en avant la connexion bancaire, le compte pro intégré et la possibilité de rapprocher automatiquement les paiements avec les factures.
Lorsqu’un paiement est détecté sur le compte bancaire, Pennylane peut le rapprocher de la facture correspondante. Cela génère l’écriture en banque, lettre le compte tiers et met à jour la TVA. Cette donnée peut ensuite alimenter la déclaration de TVA et le e-reporting.
Le compte pro Pennylane permet aussi de planifier les paiements fournisseurs, de sécuriser les virements et de contrôler les IBAN. Les intervenants insistent sur le fait que ce n’est pas seulement une fonctionnalité bancaire : c’est un levier pour fluidifier toute la chaîne achat-comptabilité-paiement.
📤 Émission des factures : connecter les outils métiers
Toutes les entreprises ne facturent pas directement depuis Pennylane. Certaines utilisent un ERP, un logiciel métier ou une solution spécialisée. Le webinar explique donc que Pennylane peut être connecté à ces outils pour récupérer les factures, les comptabiliser et les transmettre via la plateforme agréée.
L’exemple présenté concerne un ERP connecté à Pennylane. L’entreprise continue à créer ses factures dans son outil habituel. Une fois la facture validée, elle est automatiquement transmise dans Pennylane, comptabilisée, puis envoyée via la plateforme agréée.
Cette logique est importante, car beaucoup d’entreprises ont des besoins métiers spécifiques. L’objectif n’est pas forcément de remplacer tous les outils existants, mais de les connecter correctement pour que les données circulent sans rupture.
Quand l’outil métier n’est pas compatible
Si un outil métier ne sait pas encore générer de facture électronique, plusieurs solutions peuvent être envisagées. Pennylane peut notamment convertir des PDF ou importer des données via des fichiers structurés, par exemple en CSV. Ces solutions sont moins confortables qu’une intégration complète, car elles nécessitent plus de contrôles manuels, mais elles permettent tout de même d’avancer vers la conformité.
🧠 Data Quality Checker : préparer ses données avant la réforme
Un point très concret du webinar concerne la qualité des données. Pour que les factures soient correctement routées, il faut que les informations clients et fournisseurs soient propres : SIREN, SIRET, établissements, adresses, informations légales, etc.
Pennylane propose un outil de contrôle de la qualité des données. Il identifie les comptes clients ou fournisseurs à corriger. L’utilisateur peut ensuite mettre à jour les informations manuellement, en masse via Excel, ou avec l’aide de l’API Sirene.
Cette préparation est essentielle. Une facture électronique mal routée peut ne pas arriver au bon destinataire. Et une facture qui n’arrive pas au bon endroit peut entraîner des retards de validation, de paiement ou de comptabilisation.
🔄 Interopérabilité : le vrai nerf de la guerre
L’un des messages les plus importants du webinar est que la réforme ne s’arrête pas au choix d’une plateforme agréée. L’enjeu principal est l’interopérabilité du système d’information.
Autrement dit : comment les factures reçues ou émises vont-elles circuler entre la plateforme agréée, l’ERP, l’outil métier, la comptabilité, la banque et les outils de pilotage ?
Pennylane met en avant son API, ses connexions avec de nombreuses solutions et l’API AFNOR, pensée pour standardiser les échanges entre outils. L’objectif est d’éviter que chaque intégration soit développée de zéro pour chaque logiciel.
Les intervenants expliquent que plus les outils communiquent bien entre eux, plus l’entreprise pourra automatiser ses flux, fiabiliser sa TVA, réduire les saisies manuelles et gagner du temps.
🏗️ Cas d’usage métier : notes de frais, BTP et situations complexes
Le webinar aborde aussi les cas d’usage spécifiques. Les intervenants rappellent qu’il existe de nombreux cas d’usage identifiés autour de la facture électronique, mais qu’ils ne sont pas tous traités de la même manière par toutes les plateformes ou solutions compatibles.
Notes de frais
Pour les notes de frais, le fonctionnement actuel est souvent simple : le salarié prend une photo du justificatif, l’envoie dans l’outil, puis la note est validée et remboursée.
Avec la réforme, certains cas deviennent plus encadrés. Par exemple, lorsqu’une dépense dépasse 150 euros, il peut être nécessaire de demander une facture électronique au fournisseur, comme un restaurateur. Pennylane prévoit un système de QR code permettant de transmettre les informations nécessaires au commerçant pour qu’il émette correctement la facture électronique.
BTP, sous-traitance et maîtrise d’œuvre
Un autre exemple concerne le bâtiment. Dans certains cas, une facture ne doit pas être envoyée directement au client final tant qu’elle n’a pas été validée par la maîtrise d’œuvre. Le webinar montre comment un outil métier peut gérer cette validation avant que la facture ne soit transmise à Pennylane, puis envoyée via la plateforme agréée.
Ce cas illustre très bien l’importance de connecter les outils métiers à la plateforme agréée. La facture électronique ne doit pas casser les processus métiers existants. Elle doit au contraire s’y intégrer proprement.
🧾 E-reporting : un sujet à ne pas sous-estimer
Le e-reporting est parfois moins connu que la facture électronique, mais il fait pleinement partie de la réforme. Il concerne notamment certaines opérations qui ne passent pas forcément par l’e-invoicing classique, comme les ventes à des particuliers ou certaines opérations internationales.
Pennylane montre que le e-reporting est déjà intégré dans l’outil, avec des flux achats, ventes et paiements. Les données peuvent être générées, contrôlées et transmises. Les intervenants évoquent aussi la possibilité future de gérer des e-reportings rectificatifs en cas d’erreur.
À terme, l’automatisation du e-reporting sera un enjeu majeur. Mais dans un premier temps, les intervenants insistent sur la nécessité de contrôler les données avant de vouloir tout automatiser.
✅ L’offre conformité : une première étape pour ne pas être en retard
Le webinar se termine sur l’offre conformité. Elle est présentée comme une solution rapide pour les entreprises qui ne sont pas encore prêtes à revoir tout leur système d’information.
L’idée est simple : permettre à l’entreprise de s’inscrire à une plateforme agréée, de recevoir ses premières factures électroniques et d’être conforme, même si tous les processus ne sont pas encore optimisés.
Cette offre ne remplace pas un vrai travail d’intégration à long terme. Elle sert plutôt de première marche. Elle permet de ne pas être bloqué en septembre 2026, puis de prendre le temps d’analyser ses flux, de connecter ses outils métiers, d’automatiser les paiements, la TVA et le e-reporting.
Les intervenants sont très clairs : la conformité est urgente, mais l’optimisation devra continuer jusqu’en 2027, notamment pour l’émission des factures.
🎯 Conclusion : s’inscrire maintenant, optimiser ensuite
Le message final est très pragmatique. La réforme arrive vite, et beaucoup d’entreprises ne sont pas encore inscrites sur une plateforme agréée. Il ne faut donc pas attendre d’avoir un système parfait pour commencer.
La priorité est d’abord d’être conforme. Ensuite, les entreprises pourront travailler progressivement sur leurs processus internes, leurs connexions avec les ERP, leurs circuits de validation, leurs paiements, leurs données clients/fournisseurs et leur e-reporting.
Pennylane est présenté comme un outil capable de centraliser ces flux et d’accompagner les PME dans cette transformation. BLC, de son côté, intervient comme intégrateur pour aider les entreprises à faire la transition en douceur, récupérer les données existantes et connecter les différents outils métiers.
La facture électronique n’est donc pas seulement un changement réglementaire. C’est aussi une opportunité de mieux structurer les processus administratifs, comptables et financiers de l’entreprise.
✅ Réponses aux questions posées pendant le live
Oui. Le message du live est très clair : il faut s’inscrire dès maintenant à une plateforme agréée. L’objectif est d’être conforme rapidement, même si tous les processus ne sont pas encore parfaitement automatisés. Les intervenants expliquent qu’il ne faut pas attendre septembre 2026 pour commencer à se préparer : la priorité est d’abord d’être conforme, puis d’optimiser progressivement les flux, les outils métiers, les circuits de validation, la TVA et le e-reporting.
Oui. La phase pilote repose bien sur des données réelles, ce n’est pas une base de test. C’est pour cette raison qu’il est important d’avoir des clients ou fournisseurs également impliqués dans la phase pilote. Si personne dans l’écosystème de l’entreprise n’émet ou ne reçoit de factures électroniques dans ce cadre, les tests sont forcément limités.
Parce qu’elle permet de tester les flux avant l’échéance obligatoire. Les intervenants comparent cela à une préparation avant un examen : on ne commence pas à réviser le jour du bac. La phase pilote permet donc de vérifier les connexions, les échanges entre plateformes agréées, les données clients/fournisseurs et les processus internes avant que la réforme ne s’applique pleinement.
Non. Le live explique que toutes les plateformes agréées ne sont pas au même niveau. Certaines plateformes transmettent déjà des flux et sont interopérables, tandis que d’autres n’ont pas encore réellement commencé à transmettre des données. Les intervenants recommandent donc de bien se renseigner avant de choisir une plateforme agréée.
Oui. Pennylane est présenté dans le live comme une plateforme agréée intégrée directement dans la solution. Elle permet de recevoir et d’émettre des factures électroniques, mais aussi de gérer les statuts, les données comptables, les paiements, la TVA et le e-reporting dans un même environnement.
Oui. Pennylane permet de centraliser les factures électroniques et les factures PDF dans une même interface. Les factures envoyées par mail au format PDF peuvent arriver automatiquement dans Pennylane, tout comme les factures électroniques reçues via la plateforme agréée.
Oui. Dans Pennylane, une facture peut être contestée, mise en litige ou refusée. L’utilisateur peut signaler une erreur, choisir un type d’erreur et indiquer un motif. Ces informations sont ensuite transmises au fournisseur via la plateforme agréée. Si la facture est refusée définitivement, elle est archivée mais elle n’est pas comptabilisée.
Oui. Pennylane permet de créer des circuits de validation pour les factures fournisseurs. Ces circuits peuvent être automatisés selon des règles, par exemple en fonction du fournisseur, du service concerné ou du montant. Cela permet d’organiser la validation des factures avant paiement ou comptabilisation.
Oui. Le live montre qu’il est possible de payer les factures fournisseurs depuis Pennylane. Plusieurs options sont évoquées : le compte pro Pennylane, la génération d’un fichier de virement ou encore l’envoi via EBICS selon les cas.
Oui. Le compte pro Pennylane permet de planifier les paiements fournisseurs, de sécuriser les virements et de contrôler les IBAN. L’intérêt est de traiter les factures au fil de l’eau, puis de programmer les paiements à la bonne date, sans devoir revenir manuellement sur chaque échéance.
Oui. Lorsqu’une banque est connectée à Pennylane, l’outil peut détecter les paiements et les rapprocher des factures correspondantes. Ce rapprochement permet de générer l’écriture bancaire, de lettrer le compte tiers, de mettre à jour le statut de paiement et d’alimenter la TVA.
Oui. Les statuts de paiement sont un point important de la réforme, notamment pour la TVA sur encaissement. Le live explique que les paiements doivent pouvoir remonter dans les bons flux afin d’alimenter la comptabilité, la déclaration de TVA et le e-reporting.
Oui. Pennylane permet de gérer la TVA sur encaissement à partir du rapprochement entre les paiements et les factures. Lorsqu’un paiement est rapproché d’une facture concernée par la TVA sur encaissement, l’information peut alimenter automatiquement la déclaration de TVA.
Oui. Pennylane permet de préparer la déclaration de TVA, de la préremplir à partir des données comptables et d’effectuer des contrôles. Le live indique également qu’il est possible d’aller jusqu’à l’envoi et au paiement de la TVA depuis Pennylane.
Oui. Le e-reporting est déjà présenté comme disponible dans Pennylane. Le live montre des e-reportings achats, ventes et paiements. Les données peuvent être générées, contrôlées et transmises.
Oui, il est prévu. Pendant le live, les intervenants indiquent qu’un e-reporting rectificatif est prévu pour permettre de corriger certaines erreurs. En revanche, le live ne dit pas que cette fonctionnalité est déjà disponible immédiatement.
Non, pas dès le départ selon les informations données dans le live. Les intervenants expliquent qu’une automatisation est envisagée, mais que dans un premier temps, l’utilisateur devra générer ou contrôler le e-reporting manuellement.
Oui. L’objectif n’est pas forcément de remplacer l’outil métier existant. L’entreprise peut continuer à facturer depuis son ERP ou son logiciel métier, à condition que les données soient correctement transmises à Pennylane pour la comptabilité, la facture électronique, la TVA et le e-reporting.
Le live indique plusieurs possibilités : déposer un PDF, importer des lignes de facturation via un fichier structuré, par exemple CSV, ou utiliser une API si l’outil peut transmettre les données. Ces solutions permettent à Pennylane de convertir ou reconstruire les données nécessaires, mais elles demandent plus de contrôle manuel qu’une intégration complète.
Oui. Pennylane dispose d’une API publique, et le live insiste sur son importance pour connecter Pennylane aux outils métiers, synchroniser les flux, mettre à jour les écritures comptables et assurer l’interopérabilité du système d’information. Les cas présentés montrent aussi des échanges dans les deux sens, par exemple lorsqu’un paiement réconcilié dans Pennylane met à jour le statut de paiement dans l’ERP.
L’API AFNOR est présentée comme une API normée, pensée pour faciliter les connexions entre solutions compatibles et plateformes agréées. Son objectif est d’éviter de devoir développer un connecteur totalement spécifique pour chaque combinaison d’outils.
Oui. Le live montre que Pennylane permet de gérer les codes routage. Ces codes servent notamment à orienter correctement les factures lorsqu’une entreprise utilise plusieurs plateformes agréées ou plusieurs circuits selon ses besoins, par exemple une plateforme pour les frais généraux et une autre pour un outil métier.
Parce que les factures doivent être correctement routées. Le live explique qu’il faut disposer d’informations fiables : SIREN, SIRET, établissements, adresses et données de routage. Des données incorrectes peuvent empêcher une facture d’arriver au bon destinataire.
Oui. Pennylane propose un Data Quality Checker. Cet outil identifie les comptes clients ou fournisseurs à corriger. L’utilisateur peut ensuite mettre à jour les données manuellement, en masse via Excel ou avec l’aide de l’API Sirene.
Oui. Le live montre que Pennylane peut interroger l’API Sirene pour récupérer ou mettre à jour automatiquement certaines informations d’entreprise, comme le SIRET ou les informations légales.
Oui, dans certains cas. Le live explique que les notes de frais peuvent être concernées, notamment lorsqu’une dépense dépasse 150 euros. Dans ce cas, il peut être nécessaire de demander une facture électronique au fournisseur.
Pennylane prévoit un système de QR code. L’idée est que le salarié puisse présenter un QR code au commerçant ou restaurateur. Celui-ci récupère les informations nécessaires pour émettre une facture électronique correctement adressée à l’entreprise.
Non. Les intervenants précisent que les cas d’usage sont des recommandations de traitement, et non des obligations légales en tant que telles. Ils servent à décrire des manières optimisées de gérer certains cas complexes, mais une entreprise peut parfois traiter différemment si cela reste conforme.
Oui. Le live montre notamment des exemples autour des notes de frais et du BTP. Dans le cas du BTP, Pennylane peut s’intégrer avec un outil métier pour gérer des situations où une facture doit être validée par la maîtrise d’œuvre avant d’être envoyée au client final.
Oui. Le live présente ce cas d’usage. La facture est d’abord traitée dans l’outil métier. Si la maîtrise d’œuvre la refuse, elle reste dans l’outil métier pour correction. Si elle l’accepte, elle est envoyée à Pennylane, comptabilisée et transmise via la plateforme agréée au client final.
Oui. Dans l’exemple présenté, Pennylane récupère l’analytique chantier transmise depuis l’outil métier. Cela permet de conserver une donnée utile pour le suivi de gestion et la comptabilité analytique.
Oui. Le live rappelle l’importance de l’archivage des factures, notamment dans le cadre de la réforme. Pennylane est présenté comme permettant de centraliser et d’archiver les factures dans l’outil.
Oui. L’offre conformité est présentée comme une première étape rapide pour s’inscrire à une plateforme agréée et recevoir ses premières factures électroniques. Elle permet d’être conforme sans attendre que toute l’organisation ou tous les outils métiers soient totalement optimisés.
Non. Le live est clair sur ce point : l’offre conformité est une première marche. Elle permet d’être conforme rapidement, mais il faudra ensuite travailler les processus, les outils métiers, les flux, l’automatisation, la TVA et le e-reporting.
La priorité est d’être inscrit à une plateforme agréée et d’être capable de recevoir les factures électroniques. Les intervenants expliquent qu’il sera ensuite possible d’améliorer progressivement les processus, notamment avant l’échéance suivante liée à l’émission.
La vraie difficulté sera l’émission des factures et l’automatisation des flux. Les intervenants expliquent que si les entreprises ne préparent pas leurs outils et leurs processus avant 2027, elles risquent de devoir gérer beaucoup de traitements manuels.
Oui. BLC est présenté comme un intégrateur qui accompagne les entreprises dans la mise en place de Pennylane, la reprise des données, la connexion avec les outils métiers et l’organisation des flux. L’objectif est de permettre une transition en douceur vers Pennylane et vers la facture électronique.
Non. Les intervenants expliquent que les tarifs dépendent de plusieurs facteurs. Ils indiquent qu’il faut échanger au cas par cas, selon le contexte de l’entreprise, les outils utilisés, le périmètre souhaité et le niveau d’accompagnement nécessaire.
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