Replay Webinar : Pennylane & Recovr – De la facturation au recouvrement

Ce webinar réunit BLC, Pennylane et Recovr autour d’un sujet très concret pour les entreprises : comment passer efficacement de la facturation à l’encaissement.

L’objectif n’est pas simplement de créer une facture et de l’envoyer au client. Le vrai enjeu est de s’assurer que cette facture soit reçue, suivie, relancée si nécessaire, puis payée et correctement rapprochée en comptabilité. C’est souvent là que les entreprises perdent du temps, de l’énergie et parfois beaucoup de trésorerie.

Pour rendre la démonstration plus vivante, les intervenants ont mis en scène un cas pratique. Alexandre, côté Pennylane, joue le rôle de la personne qui facture. Solenn, côté Recovr, prend le rôle de la chargée de recouvrement. Sylvain, lui, incarne volontairement le client mauvais payeur, celui qui n’a pas vraiment envie de régler ses factures. Cette mise en situation permet de suivre tout le parcours, depuis la création de la facture jusqu’au paiement final.

Le fil rouge du webinar peut se résumer en une phrase : facturer, c’est bien ; encaisser, c’est mieux. 💸

🔗 Pourquoi connecter Pennylane et Recovr ?

Pennylane intègre déjà des fonctionnalités de relance, notamment pour envoyer des emails automatiques aux clients en retard. Pour certaines entreprises, en particulier les plus petites ou celles qui ont peu de factures à suivre, cela peut suffire.

Mais dès qu’une entreprise grandit, les besoins deviennent plus complexes. Tous les clients ne doivent pas être relancés de la même manière. Un client historique, un client VIP, un mauvais payeur ou un client avec une petite facture ne nécessitent pas le même niveau de suivi. C’est précisément à ce moment-là qu’un outil spécialisé comme Recovr prend tout son sens.

Recovr vient enrichir Pennylane avec une logique de recouvrement plus poussée : scénarios personnalisés, suivi des relances, portail client, appels IA, mise en demeure, gestion des plans de paiement et transmission éventuelle à un partenaire de recouvrement.

L’idée n’est donc pas de remplacer Pennylane, mais de le compléter. Pennylane reste la base comptable et financière, tandis que Recovr devient l’outil dédié au suivi actif des créances clients.

🧾 Pennylane : la base comptable et financière

Alexandre présente Pennylane comme une solution SaaS comptable et financière. Son rôle est de centraliser les données de gestion, d’automatiser une partie du travail comptable et d’apporter plus de visibilité aux équipes finance.

Dans Pennylane, l’entreprise peut gérer ses factures de vente, ses achats, ses transactions bancaires, ses justificatifs, sa TVA et ses paiements. L’outil permet aussi de se connecter aux banques, ce qui facilite ensuite le rapprochement entre les paiements reçus et les factures émises.

Un point important est également abordé autour de la TVA. Pennylane permet d’automatiser une grande partie des écritures et du remplissage de la déclaration. Il est même possible de déclarer et payer la TVA directement depuis l’outil. Pour les équipes comptables, cela représente un vrai gain de temps, mais aussi un moyen de réduire les erreurs.

Pennylane s’inscrit également dans le contexte de la facture électronique. La solution est présentée comme plateforme agréée, avec l’objectif de faciliter l’émission, la réception et le traitement des factures électroniques.

📌 Recovr : l’outil dédié au suivi et au recouvrement

Solenn présente ensuite Recovr comme un logiciel SaaS spécialisé dans le suivi des factures et le recouvrement. L’objectif est d’aider les entreprises à récupérer leur argent plus rapidement, sans passer leurs journées à relancer manuellement les clients.

Recovr se connecte à l’environnement comptable ou à l’ERP de l’entreprise. Dans le cas présenté pendant le webinar, l’outil est connecté nativement à Pennylane. Cette connexion permet de récupérer les informations utiles : factures, clients, montants dus, statuts de paiement, PDF des factures, notes de crédit et paiements.

L’approche de Recovr repose sur un équilibre important : automatiser ce qui peut l’être, mais conserver une dimension humaine lorsque c’est nécessaire. Le recouvrement n’est pas seulement une affaire de mails automatiques. Il faut aussi tenir compte de la relation client, des litiges éventuels, des habitudes de paiement et du contexte commercial.

Solenn rappelle que Recovr répond à plusieurs problèmes fréquents : le manque de temps pour relancer, le manque de régularité dans les relances, la difficulté à prioriser les clients à traiter et l’impact direct des retards de paiement sur la trésorerie.

✍️ La création d’une facture dans Pennylane

La démonstration commence dans Pennylane, dans la partie dédiée à la gestion des ventes. Alexandre montre comment retrouver les clients, consulter les factures et suivre les indicateurs clés : chiffre d’affaires facturé, chiffre d’affaires payé, factures en retard ou encore factures non envoyées.

La création d’une facture est assez simple. L’utilisateur peut choisir un client existant ou en créer un nouveau. Pennylane est connecté à la base INSEE, ce qui permet de récupérer automatiquement les informations légales de l’entreprise cliente. Cela évite les erreurs de saisie et permet d’avoir des données fiables, ce qui sera particulièrement important dans le cadre de la facture électronique.

La facture peut ensuite être personnalisée avec le logo, les couleurs de l’entreprise, les lignes d’articles, les quantités, les prix, les descriptions, les remises ou encore les échéances de paiement. L’utilisateur peut travailler en brouillon, puis finaliser la facture lorsqu’elle est prête.

Une fois la facture envoyée, Pennylane permet de suivre son statut. On peut savoir si elle a été transmise, reçue, payée ou si elle est en retard. Dans l’exemple du webinar, plusieurs factures adressées à BLC sont en retard. Les relances simples ne suffisent plus : le dossier passe donc entre les mains de Recovr.

🔁 Les scénarios de relance dans Recovr

Dans Recovr, Solenn montre comment une entreprise peut construire plusieurs scénarios de relance selon le profil de ses clients. C’est l’un des points forts de l’outil : éviter une relance identique pour tout le monde.

Par exemple, un client VIP ou historique peut être relancé avec plus de souplesse, avec des délais plus longs et davantage d’appels humains. À l’inverse, un client considéré comme mauvais payeur peut entrer dans un scénario plus strict, avec des relances plus rapprochées, un appel IA, des frais de retard et éventuellement une mise en demeure.

Profil client	Exemple d’approche dans Recovr
Client VIP	Relances espacées, suivi plus humain, attention à la relation commerciale
Client classique	Scénario standard avec rappels automatiques
Petite facture	Relance simple et automatisée, sans mobiliser trop de temps humain
Mauvais payeur	Scénario plus ferme avec appel IA, frais de retard et mise en demeure

Cette logique permet d’adapter le ton, le rythme et les actions. Une entreprise peut donc industrialiser son recouvrement sans donner l’impression d’un traitement froid ou impersonnel.

Recovr permet aussi d’agir avant même que la facture soit en retard. Un rappel préventif peut être envoyé quelques jours avant l’échéance. Cela permet de limiter les oublis et de rappeler au client qu’un paiement arrive bientôt à échéance. Si le paiement n’est toujours pas réalisé après la date prévue, le scénario continue avec des étapes de plus en plus fermes.

🗓️ Une journée type de recouvrement avec Recovr

Solenn présente ensuite une journée type dans Recovr. Le tableau de bord permet d’identifier rapidement les priorités. L’utilisateur voit les factures qui nécessitent une action, les mails à traiter, les tâches à exécuter, les dossiers transmis à un partenaire de recouvrement et les plans de paiement à surveiller.

L’intérêt de cette vue est de ne pas perdre du temps à chercher quoi faire. Le système met en avant les situations qui demandent une attention particulière. Les factures les plus critiques sont celles pour lesquelles toutes les relances prévues ont déjà été envoyées, mais qui ne sont toujours pas payées.

À ce stade, le gestionnaire peut prendre plusieurs décisions : envoyer un dernier rappel, déclencher une mise en demeure ou transmettre le dossier à un partenaire de recouvrement. Il peut aussi consulter l’historique complet de la facture, vérifier les relances déjà envoyées, voir si les emails ont été ouverts et accéder au PDF de la facture.

Cette traçabilité est essentielle. Elle évite les discussions floues avec les clients qui disent ne jamais avoir reçu les relances. Dans Recovr, l’entreprise dispose d’un historique clair des actions réalisées.

✉️ La mise en demeure directement depuis Recovr

Lorsque les relances classiques ne suffisent plus, Recovr permet d’envoyer une mise en demeure directement depuis la plateforme.

L’utilisateur prépare le courrier dans l’outil, puis clique simplement sur envoyer. Recovr s’appuie ensuite sur un partenaire postal qui se charge de l’impression, de la mise sous pli, de l’affranchissement et de l’envoi en recommandé avec accusé de réception.

C’est un point intéressant, car l’envoi d’une mise en demeure est souvent une tâche administrative pénible. Ici, elle est intégrée dans le même outil que le reste du suivi. L’accusé de réception est également centralisé dans Recovr, ce qui permet de garder une preuve dans le dossier client.

Si cette étape ne suffit pas, l’entreprise peut transmettre le dossier à un partenaire de recouvrement. L’avantage est que toutes les informations déjà accumulées sont transmises : factures, historique des relances, échanges, statut du client et actions précédentes. Le partenaire peut alors intervenir plus efficacement, d’abord dans une logique amiable, puis éventuellement avec un accompagnement juridique.

💬 La gestion des réponses clients

Le recouvrement ne se limite pas à envoyer des rappels. Les clients répondent parfois aux relances pour demander un délai, contester une facture, signaler un litige ou demander une copie du document.

Recovr permet de connecter une boîte mail de type compta ou facturation. Les réponses des clients sont alors récupérées directement dans la plateforme et rattachées au bon dossier. Cela évite de devoir chercher les échanges dans une boîte mail partagée ou dans les messages de plusieurs collaborateurs.

Cette centralisation est particulièrement utile lorsque plusieurs personnes travaillent sur le recouvrement. Chacun peut voir ce qui a été dit, ce qui a été promis et ce qui reste à faire. La relation client devient plus fluide, car l’entreprise évite de relancer un client sans tenir compte d’un échange précédent.

🤖 Les appels IA : automatiser sans perdre le contexte

L’un des moments les plus marquants du webinar est la démonstration des appels IA dans Recovr.

Dans le scénario présenté, l’assistante virtuelle appelle Sylvain au sujet de plusieurs factures impayées. Elle se présente clairement comme une assistante de recouvrement virtuelle et précise qu’elle appelle pour le compte de l’entreprise concernée.

Sylvain indique qu’il souhaite mettre en place un plan de paiement. Il commence par proposer un règlement très faible : un euro par mois jusqu’à extinction de la dette. L’IA refuse cette proposition de manière polie, mais ferme, en expliquant qu’elle est très inférieure aux attentes habituelles pour un montant aussi élevé. Elle l’amène ensuite à proposer une solution plus réaliste : payer la moitié ce mois-ci et l’autre moitié le mois suivant.

Ce passage montre bien l’intérêt de l’IA dans ce contexte. Elle ne se contente pas de transmettre un message figé. Elle est capable d’interagir, de qualifier la réponse du client et de faire avancer la discussion.

En revanche, Recovr ne cherche pas à supprimer totalement l’humain. Après l’appel, une tâche est créée pour qu’un gestionnaire puisse vérifier la situation et décider de la suite. L’IA sert donc à préparer le travail, à collecter de l’information et à accélérer le traitement, mais la décision reste humaine lorsqu’elle est sensible.

Découvrez ci-dessous 3 enregistrements d’appels IA que nous avons testés.

📆 Le plan de paiement dans Recovr

Après l’appel IA, Solenn montre comment créer un plan de paiement directement dans Recovr.

Le gestionnaire sélectionne une ou plusieurs factures, définit le nombre d’échéances, les dates et les montants. Le paiement peut être réparti de manière égale ou adapté selon la situation du client. Dans l’exemple, Solenn accepte un paiement en trois fois, mais demande une première échéance plus importante afin de sécuriser une partie du règlement.

Une fois le plan de paiement créé, le client reçoit un email de confirmation. Recovr suit ensuite automatiquement les échéances prévues. Si le client ne respecte pas le plan, une alerte apparaît dans le tableau de bord et le gestionnaire peut reprendre la main.

Cette fonctionnalité est utile, car beaucoup de retards de paiement ne sont pas forcément liés à une volonté de ne jamais payer. Certains clients ont besoin d’un délai ou d’un étalement. Le plan de paiement permet de formaliser cet accord, de le suivre et d’éviter les promesses oubliées.

🧑‍💻 Le portail client : rendre le paiement plus simple

Le portail client est une autre fonctionnalité importante de Recovr. Depuis un email de relance, le client peut accéder à un espace simple où il retrouve les informations liées à sa dette.

Il peut consulter les factures ouvertes, télécharger les PDF, voir les notes de crédit, retrouver le décompte, accéder à l’IBAN de paiement et consulter ses plans de paiement en cours. Ce portail peut aussi être disponible en plusieurs langues, par exemple en français, en anglais ou en néerlandais.

Son intérêt est très concret : il réduit les excuses et les frictions. Un client ne peut plus facilement dire qu’il n’a pas reçu la facture ou qu’il ne sait pas quel montant payer. Tout est accessible au même endroit.

Ce portail améliore aussi l’expérience client. Même dans une situation de recouvrement, il est préférable de proposer un espace clair, simple et professionnel plutôt qu’une succession d’emails difficiles à suivre.

🏦 Paiement et rapprochement dans Pennylane

Une fois que le client paie, Pennylane reprend un rôle central. Grâce à la connexion bancaire, les transactions remontent dans l’outil. Pennylane peut alors proposer un rapprochement entre le paiement reçu et la facture correspondante.

L’outil s’appuie sur plusieurs éléments, comme le montant, la date, le client ou les références disponibles. Lorsque le rapprochement est validé, la facture passe au statut encaissé. La comptabilisation du règlement est alors facilitée, tout comme le suivi de la TVA.

L’information de paiement est ensuite transmise à Recovr grâce à l’intégration entre les deux solutions. Cela permet d’arrêter les relances automatiquement lorsque la facture est réglée. Le scénario est donc cohérent du début à la fin : Pennylane crée et suit la facture, Recovr relance, Pennylane constate le paiement, et Recovr met fin au suivi.

🔄 Ce que permet concrètement l’intégration Pennylane x Recovr

La connexion native entre Pennylane et Recovr est au cœur de la démonstration. Elle évite les doubles saisies et permet aux équipes de travailler avec des données fiables et à jour.

Recovr récupère depuis Pennylane les informations nécessaires pour lancer le suivi : les factures échues, les factures non échues, les PDF, les informations clients, les notes de crédit et les statuts de paiement. Cela permet d’envoyer des relances avec les bons documents et les bons montants.

De l’autre côté, lorsque Pennylane constate qu’une facture est payée, Recovr peut mettre à jour le scénario de relance. Cela évite les situations embarrassantes où un client déjà payé continue à recevoir des rappels.

Sylvain insiste également sur l’intérêt des API. Recovr dispose d’une API publique qui permet d’aller plus loin dans l’intégration avec d’autres outils métier. Par exemple, si un client a un encours trop important ou des factures très en retard, cette information peut être remontée dans un ERP, un CRM ou un outil de prise de commande. L’entreprise peut alors bloquer automatiquement de nouvelles commandes ou empêcher la création de nouveaux devis tant que la situation n’est pas régularisée.

C’est un point important : le recouvrement ne doit pas vivre isolé dans un outil. Il doit pouvoir dialoguer avec le reste du système d’information.

📩 Facture électronique : utile, mais pas suffisante

En conclusion, Sylvain rappelle un point important : la facture électronique va aider les entreprises à digitaliser l’envoi et la réception des factures. Elle permettra d’envoyer les documents au bon endroit, au bon moment, avec un meilleur suivi.

Mais elle ne résoudra pas tous les problèmes de paiement. Beaucoup de retards sont liés à des litiges, à des désaccords sur la prestation, à des problèmes internes chez le client ou à un manque de suivi. Si une facture n’est pas payée parce que le client conteste la prestation, la facture électronique ne suffira pas à régler le problème.

C’est pour cela que des outils comme Recovr restent essentiels. Ils permettent de structurer le suivi, de garder une trace des échanges, de personnaliser les actions et d’intervenir au bon moment.

🚀 Conclusion

Ce webinar montre très concrètement comment Pennylane et Recovr peuvent travailler ensemble pour améliorer le cycle client.

Pennylane apporte la structure comptable, la facturation, la connexion bancaire, le rapprochement des paiements et le suivi financier. Recovr ajoute une couche spécialisée sur le recouvrement, avec des scénarios avancés, des relances personnalisées, un portail client, des appels IA, des plans de paiement et des mises en demeure.

L’ensemble permet de gagner du temps, d’améliorer la trésorerie et de réduire les retards de paiement sans transformer le recouvrement en tâche purement mécanique.

Le vrai bénéfice est là : automatiser intelligemment, tout en laissant l’humain intervenir là où il apporte de la valeur. 🚀