Pennylane – Circuit de validation des IBAN

Comment bloquer les fraudes avant qu’il ne soit trop tard 🔐

La fraude aux faux RIB n’est plus un risque théorique. Elle touche aujourd’hui des entreprises de toutes tailles. Le mécanisme est simple : un fraudeur envoie une facture avec un IBAN modifié ou usurpe l’identité d’un fournisseur en annonçant un changement bancaire. Si le contrôle interne est insuffisant, le paiement part… vers un compte frauduleux.

Le problème ? Dans beaucoup d’organisations, la modification d’un IBAN fournisseur peut encore se faire sans validation formelle.

C’est précisément pour répondre à ce risque que Pennylane propose un circuit de validation des IBAN : un système qui bloque automatiquement tout paiement vers un nouvel IBAN tant qu’il n’a pas été approuvé.

🎯 L’objectif : sécuriser un point critique de votre trésorerie

Un IBAN, c’est un détail administratif… jusqu’au jour où il ne l’est plus.

En activant le circuit de validation :

• toute modification d’IBAN est soumise à approbation,
• les paiements sont automatiquement suspendus,
• chaque décision est tracée et horodatée,
• les nouveaux IBAN détectés sur facture déclenchent une alerte.

Ce n’est pas un simple paramétrage technique. C’est une vraie mesure de contrôle interne.

Une fonctionnalité réservée aux plans Premium

Le circuit de validation des IBAN est disponible à partir des plans Premium de Pennylane. Les plans Essentiel et Basique ne l’intègrent pas.

Pour les entreprises qui traitent régulièrement des factures fournisseurs, ce module devient rapidement indispensable. La montée en gamme est souvent bien moins coûteuse qu’une fraude réussie.

⚙️ Mise en place du circuit : comment ça fonctionne ?

Le paramétrage s’effectue dans :

Paramètres → Gestion de l’équipe → Circuit d’approbation → Approbation des IBAN

Le circuit repose sur une séparation claire des rôles.

Rôle	Ce qu’il peut faire
Préparateur	Saisir ou modifier un IBAN
Approbateur	Valider ou refuser la modification

Seuls les utilisateurs ayant accès aux factures fournisseurs peuvent être intégrés dans ce circuit. Cela garantit que les personnes impliquées comprennent les enjeux financiers.

Une option supplémentaire permet aux approbateurs de modifier directement un IBAN sans passer par une validation croisée. Cette possibilité doit être activée avec prudence : dans une logique de contrôle renforcé, il est souvent préférable d’imposer une validation systématique.

👤 Côté préparateur : que se passe-t-il ?

Une fois le circuit activé, plusieurs changements apparaissent dans l’outil.

D’abord, tous les IBAN existants avant l’activation sont automatiquement considérés comme validés. Il n’y a donc pas de blocage rétroactif.

En revanche, toute nouvelle modification déclenche immédiatement le processus de contrôle.

Lorsqu’un utilisateur ajoute un IBAN :

• il peut joindre un justificatif (RIB officiel, courrier fournisseur, facture) ;
• les paiements sont automatiquement suspendus ;
• une notification est envoyée aux approbateurs ;
• le fournisseur apparaît dans l’onglet “À valider”.

Tant que l’IBAN n’est pas approuvé, aucun paiement ne peut être exécuté vers ce compte. Le blocage est automatique et impossible à contourner.

👩‍💼 Côté approbateur : validation ou refus

L’approbateur reçoit une notification (outil et application mobile). Il accède ensuite à l’onglet dédié aux IBAN en attente.

Pour chaque demande, il peut consulter :

• l’auteur de la modification,
• la date,
• l’IBAN proposé,
• les justificatifs éventuels.

Deux options s’offrent à lui :

• ✅ Valider : l’IBAN devient actif et les paiements sont débloqués.
• ❌ Refuser : le compte reste inutilisable pour les règlements.

Chaque action est enregistrée, ce qui assure une traçabilité complète en cas d’audit ou de contrôle interne.

🤖 La détection automatique sur facture : le vrai plus

L’un des points les plus puissants du dispositif est la détection automatique.

Lorsqu’une facture est importée dans Pennylane, l’OCR analyse les informations bancaires présentes sur le document. Si un IBAN différent de celui enregistré sur la fiche fournisseur est détecté, une demande de validation est générée automatiquement.

Même si aucun utilisateur n’a modifié la fiche manuellement.

Concrètement :

• le système compare les IBAN,
• il identifie une incohérence,
• il déclenche une alerte interne,
• le nouvel IBAN est bloqué tant qu’il n’est pas validé.

Ce mécanisme protège efficacement contre les factures falsifiées et les tentatives d’usurpation fournisseur.

🚨 En cas de refus : adopter les bonnes pratiques

Si un IBAN est jugé frauduleux, il ne suffit pas de le refuser. Il est recommandé de :

• archiver ou supprimer la facture concernée ;
• prévenir le fournisseur officiel ;
• sensibiliser les équipes si nécessaire.

La technologie est un filet de sécurité, mais la vigilance humaine reste essentielle.

✅ Pourquoi activer le circuit de validation des IBAN ?

Parce qu’un IBAN est un point d’entrée direct vers votre trésorerie.

Ce circuit permet :

• de réduire drastiquement le risque de fraude,
• d’imposer une séparation des responsabilités,
• de bloquer automatiquement les paiements suspects,
• d’assurer une traçabilité complète des décisions.

Dans un contexte où les fraudes aux coordonnées bancaires se multiplient, cette fonctionnalité n’est plus un “plus”. C’est un standard de sécurité.