Sage ACS – Mise en place de réception de mail pour les valideurs leur informant de la présence de facture dans leur Bannette
Dans de nombreuses entreprises, les factures restent en attente de validation simplement parce que les valideurs ne pensent pas à consulter leur bannette. Pourtant, Sage ACS propose une fonctionnalité très simple permettant d’envoyer automatiquement un email aux utilisateurs concernés.
L’objectif est clair : informer les valideurs de la présence de factures en attente, directement dans leur boîte mail, afin d’accélérer le traitement et de fluidifier le circuit de validation.
⚙️ Paramétrer le mail journalier dans l’administration
La première étape relève du rôle de l’administrateur du site. C’est lui qui va définir le contenu et les modalités d’envoi du message.
Depuis l’interface Sage ACS, il faut cliquer sur le bouton engrenage situé à gauche du nom de l’utilisateur, puis accéder à Administration générale, et enfin au menu Corps des mails. C’est ici que se configure le mail journalier.
Par défaut, un contenu standard est proposé. Ce message indique généralement au valideur qu’il dispose d’un certain nombre de factures en attente, avec un lien direct vers la plateforme. Toutefois, ce texte n’est pas figé : il peut être entièrement personnalisé.
Vous pouvez par exemple :
- Adapter le ton du message (plus formel ou plus direct)
- Ajouter une signature interne
- Rappeler une règle de délai de validation
- Insérer des consignes spécifiques à votre organisation
Cette personnalisation est importante, car un message clair et contextualisé augmente significativement le taux de traitement rapide des factures.
📅 Définir la fréquence d’envoi
Le paramétrage permet également de choisir le jour d’envoi. Par défaut, le système est souvent configuré sur le lundi, mais rien n’empêche d’opter pour un autre jour en fonction de votre organisation interne.
Vous avez aussi la possibilité d’afficher directement dans l’email la liste des factures en attente. Cette option est particulièrement intéressante : au lieu de recevoir une simple notification, le valideur visualise immédiatement les éléments concernés, ce qui favorise une action rapide.
Voici un résumé des paramètres disponibles :
| Paramètre | Possibilité | Impact |
|---|---|---|
| Contenu du mail | Personnalisable | Meilleure compréhension |
| Jour d’envoi | Modifiable | Adapté à votre organisation |
| Liste des factures | Affichage possible | Gain de réactivité |
Une fois ces réglages effectués, il suffit de valider pour enregistrer la configuration.
👤 Activer la notification au niveau des utilisateurs
Configurer le mail journalier ne suffit pas. Il faut également s’assurer que chaque utilisateur concerné est paramétré pour recevoir cette notification.
Pour cela, rendez-vous dans Administration utilisateurs, ouvrez la fiche du collaborateur concerné, puis cochez l’option :
- ✅ Notifications journalières par email
Sans cette case activée, le système ne déclenchera aucun envoi, même si le mail journalier est correctement configuré au niveau global.
Cette double logique (paramétrage général + activation individuelle) permet de garder un contrôle précis sur les destinataires et d’éviter des envois inutiles.
🚀 Pourquoi ce paramétrage change réellement les choses ?
Ce type de réglage peut sembler anodin, mais son impact opérationnel est réel.
Lorsqu’un valideur reçoit un email lui indiquant clairement qu’il a des factures en attente, avec un lien direct vers la plateforme et éventuellement la liste détaillée, il est beaucoup plus enclin à traiter rapidement sa bannette.
Concrètement, cela permet :
- De réduire les délais de validation
- D’éviter les factures bloquées inutilement
- D’améliorer le respect des échéances fournisseurs
- De fluidifier la collaboration entre comptabilité et opérationnels
En résumé, quelques minutes de paramétrage dans Sage ACS peuvent générer un gain durable en efficacité et en fiabilité dans votre processus fournisseurs. ✨
