Pipedrive – Le nouveau statut Archive sur les affaires

Pipedrive introduit l’archivage des affaires : une nouveauté utile pour garder un CRM propre

Pipedrive a récemment ajouté une fonctionnalité importante dans la gestion des opportunités commerciales : le statut Archive pour les affaires. Cette nouveauté permet de mettre de côté certaines opportunités qui ne sont plus activement travaillées, sans pour autant les supprimer ni les déclarer comme définitivement perdues.

Jusqu’ici, cette logique était déjà connue dans la boîte à prospects. Un prospect intéressé pouvait être converti en affaire, tandis qu’un prospect non prioritaire ou sans suite immédiate pouvait être archivé. Désormais, cette même logique s’applique aussi aux affaires, ce qui ouvre de nouvelles possibilités pour organiser son pipeline commercial.

D’après la documentation Pipedrive, l’archivage permet de retirer les leads et affaires inactifs de la vue active, tout en conservant l’historique des données. Les éléments archivés ne comptent pas dans la limite d’usage active, mais dans une limite spécifique aux éléments archivés.

À quoi sert le statut Archive dans Pipedrive ?

Le statut Archive sert principalement à traiter les affaires qui ne sont plus vraiment en cours, mais qui ne doivent pas forcément être considérées comme perdues.

Prenons un exemple simple : une opportunité commerciale avec une entreprise existe dans votre pipeline, mais vous n’avez plus d’échange actif avec elle. Elle n’est pas gagnée, car aucun contrat n’a été signé. Elle n’est pas forcément perdue non plus, car le projet pourrait revenir plus tard. Dans ce cas, l’archivage devient une option intermédiaire très utile.

Au lieu de conserver cette affaire dans votre pipeline actif, vous pouvez l’archiver. Elle disparaît alors de votre vue de travail quotidienne, ce qui permet de garder un pipeline plus lisible et plus orienté action.

Une affaire archivée n’est plus modifiable comme une affaire active

Lorsqu’une affaire est archivée, elle est placée dans une zone dédiée aux éléments archivés. Elle ne se comporte plus comme une opportunité active classique.

Dans la vidéo, on voit notamment qu’une fois l’affaire archivée, il n’est plus possible de modifier certains éléments directement. Pipedrive affiche un message indiquant que les éléments archivés ne peuvent pas être modifiés.

Cela évite de continuer à travailler par erreur sur une opportunité qui a été volontairement mise de côté. L’archive agit donc comme une forme de verrouillage organisationnel : l’affaire reste consultable, mais elle sort du flux opérationnel classique.

La documentation développeur de Pipedrive confirme également que les affaires et prospects archivés ne sont pas modifiables via les endpoints API standards, et qu’ils ne sont plus retournés par certains endpoints classiques depuis les changements annoncés en 2025.

Pourquoi cette fonctionnalité devient importante avec les limites d’usage Pipedrive

L’un des intérêts majeurs de cette fonctionnalité est lié aux limites d’utilisation imposées par Pipedrive selon les plans.

Dans les paramètres de l’entreprise, une section permet désormais de suivre l’utilisation du compte, notamment le nombre de prospects et d’affaires utilisés. Ce total inclut les éléments actifs, mais pas les éléments archivés ou supprimés.

Concrètement, si votre compte contient beaucoup d’anciennes affaires gagnées, perdues ou simplement inactives, elles peuvent contribuer à remplir votre limite d’usage. En archivant les affaires qui n’ont plus besoin d’être gérées activement, vous pouvez libérer de la capacité pour créer de nouvelles opportunités sans nettoyer brutalement votre historique.

Pipedrive précise que les limites d’usage dépendent du plan, et qu’en cas de dépassement, les données ne sont pas supprimées, mais l’ajout manuel de nouvelles données peut être bloqué. Parmi les solutions proposées : archiver ou supprimer d’anciens leads et affaires, acheter une extension ou passer à un plan supérieur.

Archiver ne veut pas dire supprimer

C’est un point essentiel : l’archivage ne correspond pas à une suppression.

Une affaire archivée reste présente dans Pipedrive. Elle peut être retrouvée, consultée et utilisée dans l’historique. Elle conserve également son statut commercial d’origine : gagnée, perdue ou ouverte selon le cas.

Cela permet de faire la différence entre une donnée inutile, que l’on peut supprimer, et une donnée ancienne ou inactive, que l’on souhaite conserver pour des raisons commerciales, historiques ou analytiques.

En pratique, l’archivage est donc particulièrement utile pour :

Les affaires archivées restent visibles dans les statistiques

Une autre question importante concerne les rapports et les statistiques. Si une affaire gagnée est archivée, est-ce qu’elle disparaît du chiffre d’affaires ou des analyses commerciales ?

La réponse est non : les affaires archivées restent exploitables dans les rapports. Dans la vidéo, l’exemple montre qu’une opportunité archivée peut toujours apparaître dans les statistiques de ventes gagnées.

C’est un point très important pour les entreprises qui souhaitent nettoyer leur pipeline sans perdre leur historique commercial. Vous pouvez, par exemple, archiver toutes vos affaires gagnées de 2020, tout en continuant à retrouver le chiffre d’affaires généré cette année-là dans vos rapports.

La documentation Pipedrive sur les rapports Insights indique que les données archivées et non archivées sont incluses par défaut dans certains rapports, avec la possibilité d’utiliser des filtres pour les inclure ou les exclure selon le besoin.

Un outil pratique pour les entreprises qui ont beaucoup d’historique

Cette nouveauté est particulièrement intéressante pour les entreprises qui utilisent Pipedrive depuis plusieurs années ou qui ont importé un grand volume de données historiques.

Avec le temps, un CRM peut devenir chargé : anciennes opportunités, affaires gagnées depuis longtemps, projets abandonnés, prospects refroidis, tests commerciaux, imports massifs, etc. Tout cela peut ralentir la lecture du pipeline et donner une vision moins claire de l’activité actuelle.

L’archivage permet de séparer ce qui relève de l’historique de ce qui relève du travail commercial quotidien. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur les affaires réellement actives, tout en gardant la possibilité de retrouver les anciennes données si besoin.

Ce qu’il faut retenir

Le nouveau statut Archive dans Pipedrive est une fonctionnalité simple, mais très utile. Elle permet de sortir certaines affaires du pipeline actif sans les supprimer, de mieux gérer les limites d’usage du compte et de conserver un historique exploitable dans les rapports.

C’est une option à utiliser dès que vous avez des opportunités qui ne nécessitent plus d’action commerciale immédiate, mais qui restent importantes pour votre suivi, vos analyses ou votre historique client.

En résumé : archiver, c’est nettoyer son CRM sans perdre sa mémoire commerciale.