Replay Webinar : TEDD & Esker – découvrez comment automatiser vos factures avec Sage 100
En Bref
Ce webinar présente TEDD & Esker, une solution proposée par FLOA en partenariat avec Esker pour automatiser le traitement des factures fournisseurs et clients, notamment avec Sage 100. L’objectif est de permettre aux PME et ETI de bénéficier des technologies d’Esker dans une solution plus simple à déployer et directement connectée aux ERP. TEDD & Esker peut récupérer les factures reçues par différents canaux, reconnaître leurs informations, les faire valider selon des workflows internes puis les comptabiliser automatiquement dans Sage 100. La connexion fonctionne en temps réel avec l’ERP. La solution prend également en charge les factures clients, leur contrôle de conformité et leur transmission par les canaux adaptés, y compris pour certains flux internationaux. TEDD & Esker fonctionne en environnement multi-sociétés et multi-ERP, propose des tableaux de bord personnalisables, une traçabilité complète des actions et un archivage des factures. L’IA d’Esker permet enfin d’automatiser progressivement davantage de saisies au fil de son utilisation.
🚀 TEDD & Esker : automatiser le traitement des factures avec Sage 100
La gestion des factures ne consiste plus seulement à recevoir un PDF, saisir une écriture comptable puis archiver le document. Entre les circuits de validation, les commandes fournisseurs, la facture électronique, les différents ERP et les obligations de traçabilité, le processus est devenu beaucoup plus large.
Pendant ce webinar organisé par BLC, Flowwa présente TEDD & Esker, une offre construite avec Esker et pensée notamment pour automatiser ces traitements dans les PME et les ETI.
L’objectif est de proposer une plateforme capable de couvrir aussi bien la facture fournisseur que la facture client, tout en restant directement connectée aux outils de gestion déjà utilisés dans l’entreprise.
🏢 FLOA et Esker : deux expertises réunies
FLOA était auparavant connu sous le nom des Éditions Compagnons. L’entreprise est historiquement spécialisée dans les solutions gravitant autour de Sage 100 et a progressivement élargi son activité à la dématérialisation avec sa plateforme TEDD.
Cette expérience est associée à celle d’Esker, éditeur français spécialisé depuis de nombreuses années dans l’automatisation des flux de gestion et présent à l’international.
L’idée de TEDD & Esker est donc de combiner deux approches : la connaissance des PME, des ETI et des ERP portée par FLOA, avec la technologie, les capacités d’automatisation et l’infrastructure d’Esker.
Selon les intervenants, les clients de TEDD & Esker utilisent bien la plateforme Esker elle-même : il ne s’agit pas d’une version allégée spécialement conçue pour les PME.
🔗 Une connexion directe avec Sage 100 et plusieurs ERP
L’un des points fortement mis en avant pendant la démonstration concerne l’intégration avec les logiciels de gestion.
TEDD & Esker peut notamment être connecté à Sage 100, mais aussi à d’autres environnements comme FRP 1000, Sage X3 ou Microsoft Business Central.
La connexion avec Sage 100 est présentée comme synchrone et en temps réel. Cela signifie que TEDD & Esker ne travaille pas simplement avec une copie périodique des informations.
Lorsqu’un utilisateur recherche un fournisseur, un compte comptable ou d’autres informations nécessaires au traitement d’une facture, la plateforme interroge directement les données de l’ERP.
Pendant la démonstration, un fournisseur est par exemple créé dans Sage 100 puis devient immédiatement disponible depuis TEDD & Esker.
🔄 L’ERP reste maître des données
Cette logique fonctionne principalement de l’ERP vers TEDD & Esker.
Si une information fournisseur doit être corrigée, comme une adresse ou un RIB, les intervenants expliquent qu’elle doit être modifiée dans le logiciel de gestion. TEDD & Esker récupère alors immédiatement la nouvelle donnée.
L’objectif est d’éviter de maintenir plusieurs référentiels parallèles.
TEDD & Esker peut par ailleurs être utilisé dans un environnement multi-sociétés et multi-ERP. Un même service comptable peut donc traiter depuis une interface commune des factures destinées à différentes sociétés utilisant des ERP différents.
📥 Automatiser le traitement des factures fournisseurs
La démonstration commence par le traitement d’une facture fournisseur sans commande, par exemple une facture de frais généraux.
Les factures peuvent arriver par différents canaux : email, document papier numérisé ou flux électronique transmis par une plateforme agréée.
Quelle que soit leur origine, elles sont regroupées dans l’espace de travail du comptable.
L’interface affiche le document d’un côté et les informations reconnues de l’autre. TEDD & Esker peut notamment identifier le fournisseur, le numéro de facture, les dates, les montants, la devise ou encore différentes données nécessaires à la comptabilisation.
Lorsqu’une facture électronique structurée, par exemple une Factur-X, est reçue, Esker peut directement exploiter les informations présentes dans les données structurées plutôt que de se baser uniquement sur le visuel du PDF.
🧠 Une reconnaissance qui apprend progressivement
Esker intègre des fonctions d’intelligence artificielle destinées à faciliter la reconnaissance et l’imputation des factures.
Les premiers traitements peuvent demander davantage d’intervention de la part du comptable. Mais la solution apprend progressivement des choix réalisés.
Cette logique peut notamment être utilisée pour les comptes généraux ou les ventilations analytiques.
L’objectif n’est donc pas seulement de numériser la saisie, mais de réduire progressivement le nombre d’actions manuelles nécessaires.
💳 Contrôler les données comptables et bancaires
TEDD & Esker peut également comparer certaines données du document avec celles enregistrées dans le logiciel de gestion.
Un exemple présenté pendant le webinar concerne les coordonnées bancaires du fournisseur. Si le RIB figurant sur la facture diffère de celui enregistré dans l’ERP, la solution peut faire apparaître une alerte.
Le comptable conserve toutefois la possibilité de contrôler et compléter l’ensemble des informations avant comptabilisation.
La solution peut également prendre en compte les comptes comptables, les modes de règlement, les échéances, la TVA, plusieurs plans analytiques ou encore certaines informations libres utilisées dans Sage.
✅ Mettre en place des circuits de validation
TEDD & Esker permet d’ajouter des workflows autour du traitement des factures.
Une facture peut ainsi être envoyée à un contrôleur, à un acheteur ou à un approbateur avant de poursuivre son circuit.
Les règles peuvent dépendre de nombreux critères : fournisseur concerné, compte comptable utilisé, section analytique, montant ou contexte de la facture.
Ces circuits ne sont toutefois pas obligatoires. Une entreprise qui souhaite simplement contrôler la facture puis la comptabiliser directement peut utiliser un processus beaucoup plus court.
Lorsqu’une facture est finalement comptabilisée, les informations sont transmises à Sage 100 en tâche de fond. L’utilisateur peut continuer à travailler pendant cette opération.
🛒 Traiter également les factures liées à des commandes
Même si la démonstration principale porte sur une facture sans commande, TEDD & Esker prend également en charge les factures associées à des commandes fournisseurs.
La plateforme peut rapprocher une facture d’une ou plusieurs commandes et réceptions.
Elle peut alors détecter différents écarts, par exemple une différence de quantité ou de prix.
Un écart de quantité peut être envoyé au réceptionnaire pour contrôle, tandis qu’un problème de prix peut être adressé à l’acheteur.
Une fois les vérifications effectuées, les commandes ou réceptions correspondantes peuvent être transformées en facture fournisseur dans la gestion commerciale, y compris dans le cas de facturations ou transformations partielles.
📤 Automatiser également les factures clients
TEDD & Esker ne couvre pas uniquement les achats.
La deuxième partie de la démonstration concerne les factures clients créées puis validées dans Sage 100 ou dans un autre ERP.
TEDD & Esker récupère ces factures, vérifie différentes informations et prépare leur transmission.
Avant l’envoi, la plateforme peut effectuer des contrôles de conformité. Dans l’exemple présenté, TEDD & Esker vérifie notamment si le destinataire peut recevoir la facture selon le canal électronique prévu.
Pour certaines facturations destinées au secteur public via Chorus Pro, des informations obligatoires peuvent également être contrôlées. Une facture pour laquelle il manque un numéro d’engagement peut ainsi être bloquée avant son envoi.
Cela évite de transmettre volontairement une facture que le système sait déjà incomplète.
🌍 Une plateforme pensée aussi pour les échanges internationaux
L’un des avantages mis en avant concernant Esker est son implantation internationale.
La plateforme sait déjà gérer différents circuits ou formats utilisés dans plusieurs pays.
Les intervenants citent notamment des échanges avec l’Italie, la Belgique ainsi que d’autres pays dans lesquels Esker dispose déjà d’une expérience de la facture électronique.
Lorsqu’une facture client doit être envoyée, la plateforme récupère un ensemble de données intermédiaires puis construit le format de sortie correspondant au canal ou au pays de destination.
Cette approche peut être particulièrement intéressante pour les entreprises travaillant avec plusieurs marchés et qui souhaitent éviter de multiplier les outils de facturation.
📊 Des tableaux de bord entièrement personnalisables
La démonstration présente plusieurs tableaux de bord correspondant aux différents profils et processus.
Un comptable peut notamment suivre les factures à traiter ou les différents statuts des factures reçues. D’autres tableaux de bord servent au suivi des factures clients, à la facture électronique, aux flux Chorus Pro ou encore à certains circuits internationaux.
Les tableaux fournis par défaut ne sont toutefois pas figés.
Les utilisateurs peuvent modifier les indicateurs, graphiques et widgets, créer leurs propres vues et adapter l’apparence générale de la plateforme.
Le logo, certaines couleurs et différents éléments de présentation peuvent également être personnalisés pour correspondre davantage à l’environnement de l’entreprise.
🔍 Une traçabilité détaillée de chaque facture
TEDD & Esker conserve l’historique des différentes actions effectuées sur un document.
Il est ainsi possible de retrouver qui a contrôlé ou approuvé une facture, quelles actions ont été réalisées et à quel moment.
Cette traçabilité participe notamment à la constitution de la piste d’audit.
Les utilisateurs disposent également de fonctions de commentaires, d’annotations et de messagerie interne permettant d’échanger autour d’un document sans sortir du processus de traitement.
🗄️ Archivage : TEDD & Esker n’est pas exactement une GED
Une question importante du webinar concerne la possibilité d’utiliser TEDD & Esker comme une GED.
La réponse apportée est nuancée.
Les factures restent bien accessibles et archivées dans la plateforme. Selon les intervenants, Esker assure un archivage pendant 11 ans et permet de conserver des éléments associés à la piste d’audit.
En revanche, l’outil n’est pas présenté comme une GED traditionnelle avec une grande arborescence de dossiers destinée à gérer librement tous les documents de l’entreprise.
L’accès aux factures dépend notamment des droits, des groupes et des workflows auxquels les utilisateurs participent.
Pour les entreprises souhaitant conserver une véritable GED, il est également possible de prévoir l’export de documents vers un autre espace, par exemple SharePoint.
⚙️ Un déploiement simplifié avec l’assistant de paramétrage
L’un des enjeux de FLOA était de rendre la technologie Esker plus facilement déployable dans des PME.
Pour cela, TEDD & Esker inclut un assistant de paramétrage.
Le consultant renseigne différentes informations sur le fonctionnement attendu, les utilisateurs et les processus de l’entreprise. Ces réponses permettent ensuite de configurer plus rapidement l’environnement Esker.
Durant le webinar, FLOA évoque pour certains dossiers des déploiements réalisés en deux à quatre jours, en précisant que cette durée dépend naturellement du nombre d’utilisateurs, des profils et de la complexité du projet.
La volonté est en tout cas de conserver une solution standard fortement paramétrable, plutôt que de multiplier les développements spécifiques.
🔌 Aller plus loin avec Source Flex API
Pour les ERP qui ne disposent pas d’un connecteur natif, FLOA présente également Source Flex API.
Cette technologie sert à faire le lien entre TEDD & Esker et des outils qui ne sont pas directement intégrés à la plateforme.
Il devient alors possible de récupérer des données provenant d’un autre logiciel, d’effectuer des correspondances et de transformer les informations dans un format exploitable par Esker.
Les intervenants évoquent même l’utilisation de fonctions d’IA pour accompagner le consultant dans certaines opérations de mapping.
💡 Une plateforme qui doit encore élargir son périmètre
Plusieurs fonctionnalités complémentaires sont également évoquées.
FLOA étudie ou prépare notamment des possibilités autour de la gestion des contrats fournisseurs, du rapprochement des encaissements, du recouvrement, des notes de frais ou encore de la collecte des documents administratifs nécessaires au référencement des fournisseurs.
L’intérêt recherché est de centraliser progressivement davantage de processus dans une interface unique plutôt que d’utiliser un outil différent pour chaque besoin.
🎯 Ce qu’il faut retenir de TEDD & Esker
TEDD & Esker cherche avant tout à automatiser l’ensemble du cycle de la facture tout en restant connecté au système de gestion de l’entreprise.
Parmi les principaux éléments présentés pendant le webinar :
- traitement des factures fournisseurs et clients, avec ou sans commande ;
- connexion en temps réel avec Sage 100 et plusieurs autres ERP ;
- circuits de validation configurables et traçabilité complète ;
- reconnaissance et automatisation progressive grâce aux technologies d’Esker ;
- gestion multi-sociétés et multi-ERP, tableaux de bord personnalisables et prise en charge de plusieurs canaux de facturation.
Le modèle économique présenté repose par ailleurs sur une logique de consommation des flux : l’entreprise paie en fonction de l’usage réalisé, sans qu’un tarif précis ne soit communiqué pendant le webinar.
✅ Réponses aux questions posées pendant le live
Quel tableau de bord permet de suivre les factures en attente de validation, bloquées ou en retard ?
TEDD & Esker propose plusieurs tableaux de bord dédiés au traitement et au suivi des factures. Ils permettent notamment de visualiser les différents statuts et étapes du processus. Ces tableaux sont personnalisables : l’entreprise peut conserver ceux fournis par défaut ou construire ses propres indicateurs et widgets.
Pas exactement. TEDD & Esker conserve et archive les factures et permet de les rechercher, mais son fonctionnement n’est pas celui d’une GED traditionnelle organisée librement en dossiers et sous-dossiers. L’accès aux documents dépend notamment des droits des utilisateurs et de leur participation aux différents workflows. Les factures peuvent toutefois être conservées dans Esker et, si nécessaire, exportées vers une véritable GED ou vers un environnement comme SharePoint.
Oui. Les actions effectuées sur une facture sont tracées. Il est possible de retrouver les interventions réalisées sur le document, par exemple son contrôle, son approbation ou son escalade vers une autre personne. Ces éléments participent également à la piste d’audit.
Cela dépend du canal utilisé. Sur une facture classique, par exemple un PDF, le comptable peut corriger manuellement certaines informations et sélectionner le bon fournisseur. Lorsqu’un problème se trouve directement dans une facture transmise électroniquement par une plateforme agréée, la facture peut être rejetée avec un motif. L’émetteur reçoit alors l’information et peut apporter la correction nécessaire.
TEDD & Esker peut rapprocher les factures des commandes et des réceptions issues de l’ERP. La solution peut détecter des différences de prix ou de quantité et envoyer l’exception à la bonne personne : acheteur, réceptionnaire ou autre contrôleur. Le processus peut également prendre en charge des transformations et facturations partielles.
Lorsque la facture est contrôlée puis comptabilisée dans TEDD & Esker, sa transmission vers Sage 100 est réalisée en temps réel, en tâche de fond. Cette opération n’empêche pas le comptable de continuer à travailler dans la plateforme.
Les intervenants indiquent que ce scénario pourrait être mis en place avec Source Flex API, à condition que le fichier contienne suffisamment d’informations. Les données peuvent également nécessiter certaines transformations ou tables de correspondance avant leur intégration dans Esker. Il s’agit donc davantage d’un flux à paramétrer que d’un simple import Excel standard prêt à l’emploi.
Oui. Le webinar présente les deux circuits. Côté fournisseur, les factures reçues peuvent être intégrées, contrôlées, validées et comptabilisées. Côté client, les factures générées dans l’ERP peuvent être récupérées, contrôlées puis transmises vers le canal correspondant. Les différents événements du cycle de vie de la facture peuvent également être suivis à travers les statuts et tableaux de bord de la plateforme.
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