Comment utiliser la boîte à prospects Pipedrive pour optimiser votre prospection commerciale ?

Vous utilisez Pipedrive pour gérer vos opportunités commerciales, mais votre pipeline est encombré de contacts qui ne sont pas encore qualifiés ? La boîte à prospects de Pipedrive est justement conçue pour répondre à cette problématique.

Souvent méconnue ou sous-exploitée, cette fonctionnalité permet de structurer votre prospection, de centraliser vos contacts et de ne conserver dans votre pipeline commercial que les opportunités réellement qualifiées.

Dans ce tutoriel, Lucas de BLC vous explique comment fonctionne la boîte à prospects Pipedrive, comment l’utiliser au quotidien et pourquoi elle peut améliorer l’organisation de votre processus de vente.

1. Quelle est la différence entre un prospect et une affaire dans Pipedrive ?

Avant de découvrir les fonctionnalités de la boîte à prospects, il est essentiel de comprendre la différence entre un prospect et une affaire dans Pipedrive.

Une affaire correspond à une opportunité commerciale identifiée. Vous avez échangé avec un contact, détecté un besoin et identifié un intérêt potentiel pour vos produits ou services. Cette opportunité peut alors intégrer votre pipeline de vente afin de suivre son évolution jusqu’à sa conclusion.

Un prospect, en revanche, représente un contact ou une opportunité qui nécessite encore un travail de qualification.

Il peut notamment provenir :

• D’un formulaire de contact rempli sur votre site internet.

• D’une rencontre lors d’un salon professionnel.

• D’une campagne de prospection commerciale.

• D’une base de données de contacts importée.

• D’une demande entrante dont le besoin n’est pas encore clairement identifié.

Tous ces contacts ne sont pas nécessairement prêts à intégrer votre processus de vente.

C’est précisément là qu’intervient la boîte à prospects.

2. Pourquoi utiliser la boîte à prospects de Pipedrive ?

Imaginez que vous participiez à un salon professionnel et que vous récupériez plusieurs centaines de contacts. Certains sont intéressés par vos services, d’autres souhaitent simplement obtenir des renseignements, et quelques-uns ne correspondent pas du tout à votre cible.

Si vous créez immédiatement une affaire pour chacun de ces contacts, votre pipeline commercial risque de devenir rapidement illisible.

La boîte à prospects permet de séparer la phase de prospection et de qualification de la phase de vente.

Vous disposez ainsi de deux espaces complémentaires :

Cette distinction présente plusieurs avantages.

D’abord, vos commerciaux disposent d’une meilleure visibilité sur les opportunités réellement actives. Ensuite, vos indicateurs de performance commerciale sont plus pertinents : vous évitez de faire entrer dans vos statistiques de vente des contacts qui n’ont jamais manifesté de véritable intention d’achat.

Enfin, vous pouvez organiser votre prospection sans surcharger votre pipeline.

3. Comment fonctionne la boîte à prospects Pipedrive ?

La boîte à prospects se présente sous la forme d’une liste regroupant l’ensemble des prospects à qualifier.

Comme dans la vue en liste des affaires, vous pouvez organiser les colonnes, utiliser des filtres et consulter les informations associées à chaque contact.

Une fiche prospect complète et centralisée

Chaque fiche prospect est associée aux informations de contact disponibles dans votre CRM, notamment une personne et une organisation.

En ouvrant une fiche, vous retrouvez plusieurs catégories d’informations.

Les informations commerciales permettent de renseigner une valeur potentielle, une date de conclusion attendue, une étiquette ou encore le commercial responsable.

Les informations du contact regroupent les coordonnées, la fonction et les données associées à la personne ou à son entreprise.

Les champs personnalisés sont également disponibles. Les champs créés pour les affaires peuvent être utilisés dans les fiches prospects, ce qui permet de conserver une structure cohérente tout au long du parcours commercial.

Enfin, l’historique des interactions permet de retrouver les actions réalisées sur le prospect : notes, activités, échanges et informations collectées.

L’objectif est simple : centraliser toutes les données nécessaires pour qualifier efficacement un contact avant de le transformer en opportunité commerciale.

4. Organiser ses relances commerciales avec les activités

L’une des particularités de la boîte à prospects est qu’elle ne fonctionne pas avec les étapes d’un pipeline de vente.

Le suivi repose principalement sur les activités.

Depuis une fiche prospect, vous pouvez notamment planifier un appel téléphonique, programmer une relance, créer une tâche, ajouter une note ou envoyer un email.

Prenons un exemple concret.

Vous contactez un prospect qui ne peut pas vous répondre immédiatement. Plutôt que de laisser sa fiche sans suivi, vous programmez une nouvelle activité pour le lendemain.

Si votre interlocuteur vous demande de le rappeler la semaine suivante, vous créez une nouvelle échéance directement dans Pipedrive.

Cette organisation permet de conserver une trace des échanges et de savoir quelles actions doivent être réalisées pour faire progresser la qualification.

L’intérêt est de ne laisser aucun prospect sans prochaine action identifiée.

5. Utiliser les étiquettes pour segmenter ses prospects

La boîte à prospects permet également d’utiliser des étiquettes pour identifier rapidement le niveau d’intérêt ou la situation d’un contact.

Vous pouvez par exemple distinguer les prospects froids, tièdes et chauds.

Ces étiquettes facilitent la lecture de votre base de prospection et permettent de prioriser les actions commerciales.

Un prospect qui vient d’être importé depuis une base de données n’aura pas nécessairement le même niveau de priorité qu’un contact ayant déjà exprimé un intérêt pour vos services.

En combinant les étiquettes et les filtres, les commerciaux peuvent retrouver plus facilement les prospects qu’ils souhaitent travailler.

Il est également possible, selon les paramètres configurés, de conserver les étiquettes lors de la conversion d’un prospect en affaire.

6. Comment créer ou importer des prospects dans Pipedrive ?

Il existe deux principales façons d’alimenter votre boîte à prospects.

Créer un prospect manuellement

Depuis Pipedrive, vous pouvez ajouter un nouveau prospect en renseignant les informations nécessaires : son titre, la personne à contacter, l’entreprise associée et le propriétaire de la fiche.

Vous pouvez également compléter les coordonnées, les champs personnalisés et les informations commerciales utiles à la qualification.

Importer une base de prospects

L’importation est particulièrement intéressante lorsque vous disposez d’un volume important de contacts, par exemple à la suite d’un salon ou d’une campagne de prospection.

Le principe est proche de l’importation d’affaires, avec une différence essentielle : les prospects ne sont pas affectés à un pipeline ni à une étape commerciale.

Vous pouvez ainsi intégrer des contacts dans votre CRM sans les transformer prématurément en opportunités de vente.

Cette méthode permet de construire une base de prospection structurée, prête à être travaillée par vos équipes commerciales.

7. Que faire une fois un prospect qualifié ?

Après plusieurs échanges, vous avez généralement deux possibilités : archiver le prospect ou le convertir en affaire.

Archiver un prospect non pertinent

Si votre contact n’est pas intéressé, si son besoin ne correspond pas à votre offre ou si sa demande ne relève pas d’une opportunité commerciale, vous pouvez archiver sa fiche.

Pipedrive permet de définir des raisons d’archivage, par exemple :

• Prospect non intéressé.

• Budget insuffisant.

• Demande sans rapport avec votre activité.

• Besoin ne correspondant pas à vos services.

Il est également possible de rendre la sélection d’une raison d’archivage obligatoire.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour analyser la qualité de votre prospection et comprendre pourquoi certains contacts ne deviennent pas des opportunités commerciales.

Les prospects archivés restent consultables dans l’espace dédié.

Convertir un prospect en affaire

Lorsqu’un prospect manifeste un intérêt concret pour vos produits ou services, vous pouvez le convertir en affaire.

C’est à ce moment-là qu’il intègre votre pipeline commercial.

L’un des principaux avantages de cette conversion est la conservation de l’historique de qualification.

Les notes, activités et interactions précédemment enregistrées restent accessibles, permettant au commercial chargé de l’affaire de comprendre les échanges déjà réalisés.

Cette continuité est particulièrement intéressante dans les entreprises où la prospection et la vente sont assurées par des collaborateurs différents.

Par exemple, un commercial chargé de la prospection (SDR) peut qualifier les contacts avant de transmettre les opportunités à un autre commercial responsable des rendez-vous, des devis et de la négociation.

La boîte à prospects facilite ainsi le passage de relais entre les différentes étapes du cycle commercial.

8. Analyser les performances de sa prospection commerciale

La boîte à prospects ne sert pas uniquement à organiser les contacts. Elle constitue également une source d’informations pour analyser l’efficacité de votre prospection.

Grâce aux statistiques de Pipedrive, vous pouvez notamment étudier le nombre de prospects convertis en affaires, les proportions de prospects convertis ou archivés, le temps moyen nécessaire à leur qualification et les principales raisons d’archivage.

Ces indicateurs peuvent vous aider à répondre à plusieurs questions essentielles : vos campagnes génèrent-elles des contacts pertinents ? Combien de prospects deviennent de véritables opportunités ? Quelles sont les principales raisons pour lesquelles certains contacts ne progressent pas ?

L’analyse de ces données permet d’ajuster vos méthodes de prospection et de mieux identifier les sources de contacts les plus intéressantes.

9. Les bonnes pratiques pour exploiter la boîte à prospects

Pour tirer pleinement parti de cette fonctionnalité, il est important de définir une méthode de travail commune à l’ensemble de l’équipe commerciale.

Commencez par déterminer les critères qui permettent de considérer un prospect comme qualifié. Un intérêt exprimé, un besoin identifié ou un projet suffisamment concret peuvent constituer des éléments de qualification.

Veillez ensuite à attribuer chaque prospect à un commercial responsable et à programmer régulièrement des activités de suivi.

Utilisez des étiquettes cohérentes pour faciliter la segmentation, et renseignez systématiquement les raisons d’archivage afin d’améliorer la qualité de vos analyses.

Enfin, évitez de convertir trop rapidement vos prospects en affaires. L’objectif n’est pas de remplir votre pipeline, mais de le rendre représentatif des véritables opportunités commerciales de votre entreprise.

Une fonctionnalité essentielle pour structurer votre prospection Pipedrive

La boîte à prospects Pipedrive est un outil particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent mieux organiser leur prospection commerciale.

En séparant les contacts à qualifier des opportunités commerciales réelles, elle permet de conserver un pipeline plus lisible, de structurer les relances et d’améliorer le suivi des prospects.

Elle facilite également la collaboration entre les équipes de prospection et de vente, tout en offrant des données pertinentes pour analyser les performances commerciales.

Vous souhaitez découvrir concrètement comment utiliser la boîte à prospects Pipedrive ?

Retrouvez notre tutoriel vidéo dans lequel Lucas de BLC vous présente son fonctionnement, les principales options de configuration et les étapes pour qualifier, archiver ou convertir vos prospects.

Et si vous souhaitez aller plus loin dans l’utilisation de Pipedrive, découvrez nos ressources et notre accompagnement sur le site de BLC.