Pipedrive : automatiser vos calculs de commissions et de marges avec les champs personnalisés

Introduction : automatisez vos calculs directement dans Pipedrive

Vous utilisez Pipedrive pour gérer vos opportunités commerciales et souhaitez automatiser certains calculs, comme les commissions de vos commerciaux, les marges ou encore les montants financiers associés à vos affaires ?

Bonne nouvelle : Pipedrive permet de créer des champs personnalisés avec des formules de calcul automatiques, sans avoir besoin de passer par des outils externes comme Make, Zapier ou d’autres solutions no-code.

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez exploiter les données déjà présentes dans votre CRM pour effectuer des calculs automatiquement et actualiser les résultats dès qu’une valeur change.

Dans ce tutoriel, Lucas de chez BLC vous explique comment configurer un champ calculé dans Pipedrive, avec un exemple concret : calculer automatiquement une commission commerciale de 10 % sur la valeur d’une affaire.

Pourquoi utiliser les champs calculés dans Pipedrive ?

Les champs calculés permettent de simplifier la gestion commerciale en automatisant des opérations qui nécessiteraient autrement des manipulations manuelles ou des automatisations externes.

Ils présentent plusieurs avantages :

• Gain de temps : les calculs sont réalisés automatiquement, sans intervention de vos équipes.
• Fiabilité : les commissions et les marges sont calculées à partir des données enregistrées dans le CRM.
• Mise à jour dynamique : lorsqu’une valeur utilisée dans une formule évolue, le résultat est recalculé.
• Centralisation : les données et les calculs restent directement accessibles dans Pipedrive.
• Simplicité : aucune compétence en développement ni aucun scénario Make n’est nécessaire pour les calculs simples.

Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante pour les entreprises qui souhaitent suivre leurs indicateurs financiers directement depuis leurs fiches d’affaires.

Comment créer un champ personnalisé calculé dans Pipedrive ?

Étape 1 : accéder aux paramètres des champs de données

Pour commencer, vous devez disposer des droits administrateur nécessaires pour gérer les champs personnalisés de votre compte Pipedrive.

Depuis les paramètres de votre CRM, rendez-vous dans la section consacrée aux champs de données.

Vous pouvez alors créer un nouveau champ personnalisé.

Dans notre exemple, nous allons créer un champ intitulé « Commission », destiné à calculer automatiquement la rémunération variable associée à une affaire commerciale.

Étape 2 : sélectionner le bon type de champ

Lors de la création du champ, Pipedrive vous demande de définir son type.

Ce choix est essentiel : pour pouvoir appliquer une formule de calcul, vous devez sélectionner un champ de type numérique ou monétaire.

Ces types de champs donnent accès à la fonctionnalité permettant d’appliquer une formule aux affaires.

Pour notre exemple, nous choisissons un champ monétaire, puisque nous souhaitons afficher un montant de commission en euros.

Étape 3 : configurer la formule de calcul

Une fois le type de champ sélectionné, Pipedrive propose un espace permettant de renseigner la formule à utiliser.

L’outil vous permet d’exploiter les données déjà disponibles dans votre CRM, qu’il s’agisse de champs standards ou de champs personnalisés compatibles.

Pour insérer une donnée dans la formule, il suffit de saisir le symbole #. Pipedrive affiche alors les champs disponibles que vous pouvez sélectionner.

Vous pouvez notamment utiliser :

• La valeur d’une affaire.
• Un champ personnalisé de marge.
• Un champ de chiffre d’affaires réalisé.
• D’autres champs numériques ou monétaires compatibles.

Dans notre cas, nous sélectionnons le champ correspondant à la valeur de l’affaire.

Exemple concret : calculer automatiquement une commission de 10 %

Imaginons que vos commerciaux perçoivent une commission de 10 % sur le montant de chaque affaire.

Plutôt que de calculer manuellement cette commission, vous pouvez créer une formule directement dans Pipedrive.

Formule de calcul :

Commission = Valeur de l'affaire × 0.1

Dans l’éditeur de formule, vous sélectionnez donc le champ « Valeur de l’affaire », puis vous le multipliez par 0.1.

Attention au séparateur décimal : comme le montre Lucas dans la vidéo, Pipedrive attend ici un point et non une virgule. Il faut donc saisir 0.1 et non 0,1.

Une fois la formule correctement renseignée, vous pouvez enregistrer votre champ personnalisé.

Appliquer la formule aux nouvelles affaires et aux affaires existantes

Lors de la configuration du champ calculé, Pipedrive vous propose de définir sur quelles affaires la formule doit être appliquée.

Deux possibilités sont présentées dans le tutoriel.

Appliquer la formule uniquement aux nouvelles affaires

Le calcul sera utilisé sur les affaires créées après la mise en place du champ.

Appliquer la formule aux nouvelles affaires et aux affaires déjà en cours

Cette option permet également de calculer les commissions sur les opportunités commerciales existantes.

Cette deuxième possibilité est particulièrement intéressante lorsque vous souhaitez déployer un nouveau système de commissions sans devoir reprendre manuellement toutes vos affaires.

Par exemple, si une affaire existante possède une valeur de 10 000 €, l’application d’une commission de 10 % permettra d’obtenir automatiquement un montant de 1 000 €.

Il ne reste ensuite qu’à enregistrer la configuration du champ.

Vérifier le calcul automatique sur une affaire

Une fois le champ « Commission » créé, vous pouvez vérifier son fonctionnement directement depuis une fiche d’affaire.

Dans la démonstration, Lucas ouvre une affaire dont la valeur est de 3 000 €.

Le champ personnalisé « Commission » affiche automatiquement 300 €, soit 10 % de la valeur de cette affaire.

Le calcul a donc bien été effectué sans intervention manuelle.

Que se passe-t-il lorsque la valeur de l’affaire change ?

L’un des principaux intérêts de cette fonctionnalité réside dans la mise à jour automatique des résultats.

Dans le tutoriel, Lucas modifie la valeur de l’affaire pour la faire passer de 3 000 € à 3 500 €.

Pipedrive recalcule alors la commission, qui passe automatiquement de 300 € à 350 €.

Aucune automatisation externe n’est nécessaire : le calcul est directement pris en charge par Pipedrive.

Consulter l’historique et la formule du champ

Pipedrive permet également de retrouver les modifications effectuées sur les champs.

Dans la démonstration, l’historique indique que le champ « Commission » est passé d’une valeur vide à 300 € lors de sa création.

Lorsque le montant de l’affaire est modifié, la nouvelle valeur de commission apparaît également.

Enfin, l’icône d’information associée au champ permet de consulter la formule utilisée pour effectuer le calcul.

Vous pouvez ainsi comprendre rapidement comment le montant affiché a été obtenu.

Quels autres calculs peut-on automatiser avec Pipedrive ?

Le calcul des commissions commerciales n’est qu’un exemple des possibilités offertes par les champs calculés.

Selon les données disponibles dans votre CRM et les opérations prises en charge, vous pouvez envisager plusieurs usages.

Ces calculs supposent naturellement que les champs nécessaires existent dans Pipedrive et qu’ils soient compatibles avec les formules.

Les données obtenues peuvent ensuite faciliter le suivi commercial, le pilotage des affaires et la préparation de documents commerciaux.

Faut-il encore utiliser Make pour automatiser les calculs dans Pipedrive ?

Les outils comme Make restent utiles pour construire des automatisations avancées, notamment lorsqu’il faut connecter plusieurs logiciels ou déclencher des actions complexes.

En revanche, pour des opérations mathématiques simples utilisant des données déjà présentes dans Pipedrive, les champs calculés constituent une alternative particulièrement pratique.

Vous évitez ainsi de créer des scénarios d’automatisation supplémentaires pour effectuer de simples multiplications, additions ou calculs de pourcentages.

L’objectif n’est donc pas de remplacer Make dans tous les cas, mais d’utiliser les fonctionnalités natives de Pipedrive lorsque celles-ci répondent au besoin.

Conclusion : gagnez du temps grâce aux champs calculés de Pipedrive

Avec les champs personnalisés calculés, Pipedrive permet d’aller plus loin que la simple gestion des opportunités commerciales.

En quelques étapes, vous pouvez créer un champ de commission, lui associer une formule et automatiser son calcul sur vos affaires.

Les montants sont actualisés lorsque les données utilisées évoluent, ce qui limite les manipulations manuelles et facilite le suivi de vos indicateurs.

Que vous souhaitiez suivre les commissions de vos commerciaux, calculer des marges ou enrichir vos données financières, cette fonctionnalité mérite d’être exploitée.

Retrouvez la démonstration complète de Lucas de chez BLC dans notre vidéo pour découvrir pas à pas comment configurer vos premiers champs calculés dans Pipedrive.