Comment utiliser la base produits de Pipedrive ?

La gestion des produits dans un CRM est essentielle pour structurer son activité commerciale, préparer ses devis et suivre efficacement ses opportunités. Pourtant, la base produits de Pipedrive peut sembler complexe lorsqu’on découvre ses différentes fonctionnalités : création d’articles, variations de prix, abonnements, fréquences de facturation ou encore calcul des revenus récurrents.

Comment fonctionne réellement cette base produits ? Comment créer un article, gérer plusieurs tarifs ou associer un abonnement à une affaire ?

Dans ce tutoriel, Lucas de BLC vous explique comment utiliser la base produits de Pipedrive, comprendre ses possibilités et identifier ses limites pour optimiser votre gestion commerciale.

1. Qu’est-ce que la base produits de Pipedrive ?

La base produits de Pipedrive est un espace dédié à la gestion des articles et services commercialisés par votre entreprise.

Accessible depuis le menu latéral gauche du CRM, elle centralise l’ensemble des produits créés manuellement ou importés dans votre environnement Pipedrive.

Chaque fiche produit permet de renseigner plusieurs informations essentielles, notamment :

• Le nom et le code du produit.

• Sa catégorie et sa description.

• Son prix unitaire et sa devise.

• Son taux de TVA.

• Sa fréquence de facturation.

• Ses éventuelles variations.

• Des champs personnalisés adaptés à votre activité.

L’objectif est simple : disposer d’un catalogue de produits directement exploitable dans vos opportunités commerciales.

Vous pouvez ainsi associer vos articles à des affaires, préparer vos devis et organiser les informations nécessaires à une éventuelle transmission vers votre ERP pour la facturation.

Une base produits volontairement simplifiée

Contrairement à certains logiciels de gestion commerciale ou ERP, Pipedrive propose une structure relativement simple.

Dans son fonctionnement standard, chaque article possède une désignation, un code et un tarif de référence.

La solution ne propose pas nativement toutes les fonctionnalités avancées d’un catalogue commercial, comme les packs de produits complexes, les grilles tarifaires par typologie de clients ou l’application automatique de remises spécifiques selon les contrats.

Ces besoins peuvent néanmoins être couverts grâce à des configurations adaptées ou à des automatisations externes.

Chez BLC, nous accompagnons notamment les entreprises dans la création de scénarios personnalisés avec Make pour connecter Pipedrive à leurs outils et automatiser leurs processus commerciaux.

2. Comment créer un produit dans Pipedrive ?

La création d’un produit dans Pipedrive s’effectue directement depuis la base produits.

Prenons l’exemple présenté dans notre tutoriel : la création d’un tapis de souris.

Pour enregistrer cet article, plusieurs informations peuvent être renseignées.

Les informations principales du produit

Le nom permet d’identifier facilement l’article dans le catalogue. Le code produit constitue quant à lui une référence utile pour retrouver l’article ou faciliter les échanges avec d’autres logiciels.

La catégorie permet de classer le produit selon votre organisation interne. Sa gestion peut nécessiter des droits administrateur.

Vous pouvez également préciser une unité de mesure, notamment si vous commercialisez des produits associés à une longueur, une masse, une durée ou une autre unité spécifique.

Enfin, vous devez définir le prix unitaire, la TVA applicable et la fréquence de facturation.

Dans notre exemple, le tapis de souris est commercialisé à 10 € HT avec une TVA de 20 % et une facturation unique.

Une fois le produit enregistré, sa fiche devient accessible depuis votre catalogue.

3. Personnaliser les fiches produits pour enrichir son catalogue

La fiche produit Pipedrive ne se limite pas à un nom et un prix.

Elle permet de centraliser différentes informations utiles aux équipes commerciales.

Vous pouvez notamment ajouter une image du produit, une description détaillée ou des fichiers complémentaires.

Ces documents peuvent être particulièrement intéressants pour des produits techniques nécessitant des présentations, des fiches commerciales ou des informations spécifiques.

Utiliser les champs personnalisés

Pipedrive permet également d’ajouter des champs personnalisés aux fiches produits.

Vous pouvez ainsi enregistrer des données propres à votre activité, comme les dimensions, le poids, la gamme ou toute autre caractéristique nécessaire à la préparation de vos devis.

Ces champs peuvent également faciliter la transmission des informations vers un ERP ou un autre logiciel métier.

La fiche produit devient alors une véritable source d’informations commerciales, accessible aux collaborateurs directement depuis le CRM.

Suivre les affaires associées à un produit

Autre fonctionnalité intéressante : Pipedrive permet de retrouver les opportunités commerciales auxquelles un produit est associé.

Depuis la fiche article, vous pouvez consulter les affaires concernées et identifier les opportunités en cours, gagnées ou perdues.

Cette visibilité facilite le suivi commercial et permet de retrouver les clients et prospects auxquels un produit a été proposé.

4. Comment gérer plusieurs prix et devises dans Pipedrive ?

Si votre entreprise travaille à l’international, la gestion des devises est un élément important.

Pipedrive permet d’associer plusieurs tarifs à un même produit selon les devises utilisées.

Par exemple, un tapis de souris peut être proposé à :

Lorsque vous ajoutez ce produit à une opportunité, le tarif correspondant à la devise sélectionnée peut être utilisé.

Si aucun prix spécifique n’a été renseigné pour une autre devise, Pipedrive peut appliquer une conversion automatique.

Cette fonctionnalité permet de simplifier la gestion des opportunités internationales sans multiplier inutilement les références produits.

Pour conserver une maîtrise précise de vos prix commerciaux, il reste toutefois préférable de définir explicitement vos tarifs dans les devises les plus utilisées.

5. Comment créer des variations de produits dans Pipedrive ?

Les variations constituent l’une des fonctionnalités les plus intéressantes de la base produits.

Elles permettent de proposer plusieurs déclinaisons d’un même article sans créer systématiquement une fiche distincte pour chacune.

Reprenons notre exemple du tapis de souris.

Nous souhaitons commercialiser trois dimensions, chacune avec un tarif spécifique.

Ces différentes variations sont rattachées au même produit.

Utiliser une variation dans une opportunité commerciale

Lorsqu’un commercial ajoute le tapis de souris à une affaire, il peut sélectionner la variation souhaitée.

Si le client choisit le modèle 25 × 25 cm, Pipedrive applique le tarif correspondant, soit 12,50 € HT.

Avec une TVA de 20 %, le montant TTC s’élève alors à 15 €.

Cette fonctionnalité évite de multiplier les références pour des produits très similaires et facilite la préparation des propositions commerciales.

Les variations peuvent également constituer une piste pour organiser certaines différences tarifaires, même si elles ne remplacent pas une véritable gestion automatisée des grilles de prix par client.

6. Comment gérer les abonnements et produits récurrents dans Pipedrive ?

Pipedrive ne se limite pas à la vente ponctuelle de produits.

Le CRM permet également de gérer des produits associés à une facturation récurrente, particulièrement utile pour les entreprises commercialisant des abonnements, des prestations mensuelles ou des services renouvelables.

Lors de la création d’un produit, vous pouvez définir sa fréquence de facturation.

Plusieurs périodicités sont proposées, notamment hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle.

Il est également possible de prévoir une durée déterminée ou un renouvellement jusqu’à annulation.

Exemple d’un abonnement mensuel sur 12 mois

Dans notre tutoriel, Lucas présente la création d’un abonnement facturé 10 € HT par mois pendant 12 mois.

Le contrat commence le 1er septembre 2026 et se termine le 31 août 2027.

Lorsque cet abonnement est ajouté à une opportunité commerciale, Pipedrive tient compte de sa récurrence pour calculer la valeur du contrat.

Le calcul est donc différent de celui d’un produit vendu une seule fois.

Pour cet abonnement, le montant total sur 12 mois atteint 120 € HT.

Associer un produit ponctuel et un abonnement

Imaginons maintenant une opportunité comprenant deux éléments :

• Un tapis de souris vendu une seule fois à 12,50 € HT.

• Un abonnement mensuel de 10 € HT pendant 12 mois, soit 120 € HT.

Le montant total de l’affaire atteint 132,50 € HT, soit 159 € TTC avec une TVA de 20 % appliquée aux deux éléments.

Pipedrive distingue ainsi les revenus ponctuels et les revenus récurrents pour donner une vision plus précise de la valeur commerciale de l’opportunité.

Attention toutefois : le suivi d’une fréquence de facturation dans le CRM ne signifie pas nécessairement que les factures seront émises automatiquement. Cette étape dépend de votre organisation et des outils de facturation connectés.

7. Comprendre les indicateurs MRR et ARR dans Pipedrive

La gestion des abonnements permet également d’exploiter des indicateurs particulièrement importants pour les entreprises proposant des services récurrents.

Le MRR : Monthly Recurring Revenue

Le MRR correspond au revenu mensuel récurrent.

Dans notre exemple, l’abonnement étant facturé 10 € HT par mois, le MRR est de 10 €.

Cet indicateur permet de suivre la valeur mensuelle des abonnements et d’analyser l’évolution des revenus récurrents.

L’ARR : Annual Recurring Revenue

L’ARR correspond au revenu annuel récurrent.

Pour notre abonnement mensuel de 10 € HT, l’ARR représente 120 €.

Ces indicateurs sont particulièrement utiles pour les entreprises qui souhaitent suivre leurs performances commerciales sur les modèles d’abonnement.

Ils permettent notamment de distinguer les revenus générés par des ventes ponctuelles de ceux issus des contrats récurrents.

Dans notre exemple, la valeur totale de l’affaire est de 132,50 € HT, mais le MRR reste de 10 € et l’ARR de 120 €.

Cette distinction est essentielle pour analyser correctement son activité commerciale.

8. Quelles sont les limites de la base produits Pipedrive ?

Même si la base produits de Pipedrive répond à de nombreux besoins, certaines limites doivent être prises en compte.

La gestion native des catalogues reste relativement simple et ne couvre pas nécessairement les exigences des entreprises disposant de politiques tarifaires complexes.

Par exemple, l’application automatique de remises selon une typologie de clients ou un contrat-cadre n’est pas directement prise en charge dans le fonctionnement standard présenté dans notre tutoriel.

Il est possible d’enregistrer des informations spécifiques dans les fiches produits ou organisations, mais leur exploitation peut nécessiter une intervention manuelle.

De même, les informations de coût présentes sur une fiche produit ne constituent pas, à elles seules, un véritable outil de calcul et de pilotage des marges.

Comment dépasser ces limites grâce aux automatisations ?

Pour les entreprises ayant des besoins plus avancés, des automatisations peuvent être mises en place.

Il est notamment possible d’envisager des scénarios permettant d’appliquer des règles tarifaires spécifiques, de transmettre des données produits à un ERP ou de synchroniser différentes informations entre plusieurs outils.

Chez BLC, nous utilisons notamment Make pour construire des automatisations adaptées aux processus commerciaux de nos clients.

L’objectif est de conserver la simplicité de Pipedrive tout en répondant aux contraintes spécifiques de chaque entreprise.

9. Pourquoi se faire accompagner dans la configuration de Pipedrive ?

Une base produits bien configurée permet de gagner du temps, de limiter les erreurs de saisie et de structurer les données commerciales.

Mais pour exploiter efficacement Pipedrive, il est important de définir dès le départ une organisation cohérente : nomenclature des produits, codes articles, variations, règles de facturation et informations à transmettre aux autres logiciels.

Une mauvaise structuration du catalogue peut rapidement compliquer le travail des équipes commerciales.

BLC, partenaire Pipedrive, accompagne les entreprises dans le paramétrage du CRM, la formation des utilisateurs et la création d’automatisations sur mesure.

Que vous souhaitiez simplement organiser votre catalogue ou connecter Pipedrive à votre ERP, notre équipe peut vous aider à mettre en place une solution adaptée à votre fonctionnement.

Conclusion : exploitez pleinement la base produits de Pipedrive

La base produits de Pipedrive est un outil accessible et efficace pour les entreprises souhaitant centraliser leurs articles et les associer à leurs opportunités commerciales.

Grâce aux variations, à la gestion des devises et aux abonnements, elle permet de couvrir de nombreux cas d’usage tout en conservant une interface relativement simple.

Pour les besoins plus complexes, notamment les grilles tarifaires spécifiques, les remises contractuelles ou les échanges avec un ERP, des automatisations complémentaires peuvent être nécessaires.

Vous souhaitez découvrir ces fonctionnalités en situation réelle ?

Retrouvez notre tutoriel vidéo dans lequel Lucas de BLC vous montre, étape par étape, comment créer vos produits, configurer leurs variations et gérer vos abonnements dans Pipedrive.

Et si vous souhaitez aller plus loin dans l’optimisation de votre CRM, contactez BLC pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé.