Replay Webinar : Sage 100 – Réussir sa clôture de fin d’année

📘 Sage 100 : réussir sa clôture de fin d’année

La clôture de fin d’année peut sembler délicate, mais elle devient plus accessible lorsque chaque opération est préparée et réalisée dans le bon ordre. Dans ce webinar, Sylvain, de BLC, présente les principales étapes dans Sage 100, aussi bien sur une installation sur serveur que dans l’environnement SPC hébergé par Sage.

Le parcours repose sur cinq étapes : sauvegarder, régulariser, clôturer, archiver si nécessaire et ouvrir le nouvel exercice. L’ouverture de l’exercice suivant peut toutefois intervenir avant la clôture définitive du précédent, sous réserve des limites du dossier.

Les menus et les capacités mentionnés dans ce récapitulatif correspondent aux environnements présentés pendant la démonstration.

🧭 Comprendre le rôle de chaque opération

La clôture sert avant tout à figer une comptabilité vérifiée et validée. Elle évite qu’une saisie ou un import ultérieur vienne modifier les chiffres retenus pour l’exercice, par exemple lorsqu’une facture ancienne arrive après la finalisation des comptes.

Il faut cependant distinguer plusieurs traitements, dont les objectifs sont différents :

Opération	Objectif
Sauvegarde de sécurité	Disposer d’une copie exploitable des données pour permettre une restauration.
Sauvegarde fiscale et clôture	Produire les fichiers et éditions prévus par le traitement, puis verrouiller les écritures concernées.
Archivage du premier exercice	Conserver l’exercice dans une base distincte et le retirer du dossier courant.
Ouverture du nouvel exercice	Permettre la saisie sur la période suivante et accueillir les reports à nouveau.

La sauvegarde de sécurité ne doit donc pas être confondue avec la sauvegarde fiscale ou l’archivage.

💾 1. Sauvegarder les données avant toute intervention

La première étape consiste à disposer d’une sauvegarde récente, complète et restaurable. L’existence d’un fichier ne suffit pas : la copie doit pouvoir être utilisée si un retour à la situation précédente devient nécessaire.

Le webinar insiste également sur l’intérêt des sauvegardes quotidiennes automatisées. Une sauvegarde réalisée juste avant les opérations de clôture permet néanmoins de disposer d’un point de reprise clairement identifié.

🖥️ Sur une installation Sage 100 sur serveur

Dans l’environnement présenté, la sauvegarde est accessible depuis Fichier > Outils > Sauvegarder ma société. L’assistant permet de vérifier le serveur, la base concernée et le nom du fichier de sauvegarde. Le présentateur recommande notamment d’utiliser un nom sans espace.

Cette méthode concerne la société ouverte. Avec plusieurs sociétés, il faut donc répéter l’opération pour chaque dossier.

Une autre possibilité consiste à passer par SQL Server Management Studio, avec l’aide de la personne qui administre l’infrastructure. Des plans de maintenance peuvent alors organiser les sauvegardes de plusieurs bases. Cette méthode nécessite les accès et les compétences adaptés.

☁️ Dans Sage 100 SPC

Dans la version SPC présentée, la sauvegarde ne se lance pas depuis le menu de la comptabilité. Elle s’effectue dans l’administration du site, en passant par Gérer mon site, puis par les opérations de sauvegarde.

Le périmètre est différent : la sauvegarde porte sur le site SPC et ses différentes sociétés.

Le webinar rappelle ainsi qu’une solution « dans le cloud » peut correspondre à des organisations différentes. Un Sage installé sur un serveur hébergé par un prestataire ne se sauvegarde pas nécessairement comme un site SPC hébergé par Sage.

🧾 2. Préparer et vérifier les écritures de fin d’exercice

Après la sauvegarde vient la préparation comptable : écritures de régularisation, amortissements, provisions et autres opérations nécessaires à la finalisation des comptes.

La démonstration se concentre sur plusieurs fonctions de Sage qui peuvent limiter les ressaisies et faciliter les travaux de clôture.

📆 Automatiser les régularisations de charges et de produits

Dans Traitement > Écritures de régularisation des charges et produits, Sage permet de préparer notamment :

• les charges constatées d’avance, ou CCA ;
• les factures non parvenues, ou FNP ;
• les produits constatés d’avance, ou PCA ;
• les factures à établir, ou FAE.

Le calcul s’appuie sur les dates de début et de fin renseignées pour les charges ou les produits concernés. Ces informations permettent de rattacher les montants à la période appropriée.

L’assistant peut être utilisé pour une clôture annuelle, mais aussi pour des situations intermédiaires. Il propose également une extourne automatique, afin de contrepasser les écritures à la date prévue, ainsi qu’un état récapitulatif permettant de contrôler le traitement.

Le présentateur montre aussi une adaptation mise en place par BLC : afficher directement des colonnes « date de début » et « date de fin » dans les journaux. Cette présentation repose sur des informations libres et une automatisation qui transmet les dates aux registres de régularisation. La seule création des colonnes ne suffit donc pas à alimenter le calcul.

🏢 Exploiter le module Immobilisations

Le module Sage 100 Immobilisations peut accompagner plusieurs étapes du travail de fin d’exercice.

La fonction Traitement > Création automatique de biens permet de préparer les fiches d’immobilisations à partir des écritures déjà présentes en comptabilité. Elle évite ainsi de ressaisir les informations disponibles sur les factures comptabilisées, sous réserve du paramétrage nécessaire.

Le déroulement présenté est le suivant :

1. Créer les biens à partir des écritures comptables concernées.
2. Lancer le calcul des amortissements.
3. Effectuer la mise à jour vers la comptabilité pour comptabiliser les dotations et les autres mouvements concernés.

Le module conserve également l’historique des biens : acquisitions, cessions ou mises au rebut. Le webinar mentionne enfin son articulation avec Sage États Comptables et Fiscaux pour alimenter certains tableaux liés aux immobilisations.

🔒 3. Réaliser la sauvegarde fiscale et la clôture

Avant de lancer la clôture définitive, il faut vérifier que la comptabilité correspond aux comptes validés. Le présentateur recommande notamment de rapprocher la balance Sage de celle retenue avec l’expert-comptable ou, selon l’organisation, avec le commissaire aux comptes.

Le traitement se trouve dans Traitement > Sauvegarde fiscale des données et clôture. Il se déroule en deux temps : les opérations périodiques d’abord, les opérations annuelles ensuite.

📂 Commencer par les opérations périodiques

La première phase traite les périodes de l’exercice. Elle produit notamment les éditions prévues par l’assistant, telles que les journaux, les balances ou les grands livres, ainsi que des fichiers FEC par période.

Pour un exercice de douze périodes mensuelles, le présentateur décrit ainsi la génération de douze fichiers périodiques. Ces fichiers ne doivent pas être confondus avec le FEC annuel complet.

Cette phase peut prendre du temps, car les traitements sont exécutés successivement sur les différentes périodes.

📑 Poursuivre avec les opérations annuelles

Une fois les opérations périodiques terminées, il faut relancer l’assistant pour effectuer les opérations annuelles. Cette seconde phase permet notamment de générer le fichier annuel et de finaliser la clôture de l’exercice concerné.

Dans le déroulement présenté, cette phase est généralement plus rapide que le traitement périodique. Sa durée reste cependant liée au volume de données et à l’infrastructure.

La clôture définitive empêche ensuite l’ajout, la modification et la suppression d’écritures dans les journaux clôturés. Elle se distingue de la clôture partielle, qui bloque les modifications et les suppressions des écritures concernées tout en permettant encore des ajouts.

📍 Identifier l’emplacement des fichiers générés

Le webinar attire l’attention sur le répertoire d’archivage fiscal, accessible dans les options de personnalisation des répertoires.

Dans un environnement partagé, un emplacement accessible aux personnes concernées facilite la récupération des fichiers. L’objectif est de pouvoir retrouver les éditions et les exports, même lorsqu’un autre utilisateur a lancé le traitement.

🗂️ 4. Archiver le plus ancien exercice si nécessaire

L’archivage du premier exercice répond à un besoin différent de la clôture : libérer une place dans le dossier courant tout en conservant l’historique dans une base distincte.

Le présentateur évoque une capacité de cinq exercices dans les anciennes versions et de dix dans certaines versions plus récentes, sans préciser la version exacte ayant introduit cette évolution. L’archivage n’est donc pas systématiquement nécessaire pour ouvrir l’année suivante : cela dépend de la capacité disponible dans le dossier.

Pour lancer l’opération, il faut se positionner sur le plus ancien exercice, puis accéder à Traitement > Fin d’exercice > Gestion des exercices. L’option présentée porte le nom de suppression du premier exercice.

Dans le fonctionnement décrit, Sage crée une base d’archive distincte, puis retire l’exercice du dossier de production. Le terme « suppression » ne signifie donc pas que l’historique doit disparaître.

Cette opération peut être longue, car elle implique des traitements importants sur la base de données. Il faut également disposer des droits nécessaires, notamment pour permettre la création de la base d’archive.

📅 5. Ouvrir le nouvel exercice et générer les reports à nouveau

La création du nouvel exercice se trouve dans Traitement > Fin d’exercice > Gestion des exercices, en se positionnant sur le dernier exercice du dossier.

L’assistant propose une date de clôture décalée de douze mois. Cette date peut être adaptée lorsque la durée du nouvel exercice est différente.

La démonstration rappelle une distinction essentielle : le nombre d’exercices conservés dans le dossier ne correspond pas au nombre d’exercices pouvant rester ouverts simultanément. Dans l’environnement présenté, Sage limite ce dernier nombre à deux. Un exercice plus ancien encore ouvert peut donc empêcher une nouvelle ouverture.

🔄 Relancer les reports à nouveau lorsque les comptes évoluent

Les reports à nouveau se génèrent depuis Traitement > Fin d’exercice > Reports à nouveau.

Le présentateur précise qu’il est possible de relancer ce traitement au fil des ajustements de clôture. La condition importante est de laisser Sage gérer le journal des reports à nouveau.

Modifier manuellement les écritures générées peut rompre leur lien avec les écritures d’origine et compliquer les traitements suivants. Les corrections doivent donc être apportées aux écritures sources concernées, puis répercutées par le traitement adapté.

La génération des reports à nouveau nécessite, dans la démonstration, un fonctionnement en mono-utilisateur. Il faut prévoir un créneau pendant lequel les autres utilisateurs peuvent se déconnecter de la base.

🔎 Conserver les informations utiles dans les reports

Pour les écritures reportées en détail, notamment celles des clients et des fournisseurs, le présentateur recommande de structurer le libellé afin de conserver la date de l’écriture source et son libellé d’origine.

Cette présentation aide à identifier une facture ancienne, même lorsque l’écriture de report porte la date d’ouverture du nouvel exercice. Le numéro de facture, la référence et l’échéance disposent, dans l’environnement décrit, de champs repris séparément.

Le mode de report mérite également une vérification : certains comptes sont reportés en solde, d’autres avec le détail des écritures non lettrées. Le webinar cite notamment les dépôts et cautionnements, pour lesquels conserver le détail peut faciliter le suivi.

Enfin, l’assistant comporte un contrôle de cohérence susceptible de rétablir le mode de report défini par la nature du compte. Lorsque des réglages particuliers ont été volontairement définis sur certains comptes, le présentateur choisit l’option « Ne pas effectuer le contrôle de cohérence » pour les conserver. Ce choix est donc lié au paramétrage souhaité.

✅ Les vérifications à garder sous la main

Avant de terminer les opérations, quelques contrôles permettent de sécuriser le résultat :

• Sauvegarde : toutes les bases concernées disposent d’une copie exploitable.
• Comptabilité : les écritures de régularisation sont passées et les comptes vérifiés.
• Clôture fiscale : les traitements périodiques puis annuels sont terminés.
• Archives : les fichiers générés et les éventuelles bases d’archive sont identifiés et accessibles.
• Nouvel exercice : les dates, les reports à nouveau et les informations reprises ont été contrôlés.

Le webinar souligne aussi l’intérêt de préparer les droits d’accès et les créneaux d’intervention avant de commencer. Ces éléments peuvent conditionner le bon déroulement des traitements.