Bonjour à tous, c’est Sylvain de BLC. Aujourd’hui, comme promis, nous allons explorer ensemble les fonctionnalités avancées de Sage ACS. Ces fonctionnalités permettent de tirer le meilleur parti de Sage ACS pour optimiser la gestion comptable et financière de votre entreprise. Dans cet article, nous allons examiner en détail trois fonctionnalités clés : le collecteur de factures, les workflows de validation et les demandes d’achat.
Le Collecteur de Factures
Le collecteur de factures est une fonctionnalité simple mais très puissante. Accessible depuis le menu Société, il permet de connecter Sage ACS à vos fournisseurs. En entrant vos identifiants et mots de passe, les factures disponibles sont automatiquement importées dans ACS.
Bien que la facturation électronique soit en plein essor, elle n’est pas encore adoptée par tous, en particulier par certains fournisseurs américains et chinois. Le collecteur de factures reste donc pertinent pour ces cas-là, offrant une solution efficace pour récupérer automatiquement les factures de ces fournisseurs.
Les Workflows de Validation
Les workflows de validation sont essentiels pour une gestion rigoureuse des processus de validation des documents. Dans Sage ACS, vous pouvez configurer jusqu’à 11 étapes de workflow, incluant une étape dédiée à la comptabilité. Chaque étape peut être personnalisée selon le service, la business unit ou l’agence concernée.
Par exemple, un comptable peut avoir un pouvoir de validation (BAP) jusqu’à 100 euros TTC. Au-delà de ce montant, une validation supplémentaire est requise. De même, la saisie analytique peut être effectuée à différentes étapes du workflow, adaptée aux besoins spécifiques de chaque entreprise, notamment dans le secteur du bâtiment où l’affectation des factures aux chantiers est cruciale.
Les Demandes d’Achat
La fonctionnalité des demandes d’achat permet de structurer les processus d’achat avant même la création d’un bon de commande. Lorsque vous avez besoin d’acheter quelque chose pour votre organisation, vous pouvez soumettre une demande d’achat détaillant l’objet et le montant estimé. Cette demande sera ensuite intégrée à un budget préétabli, permettant de suivre les dépenses en temps réel.
Les demandes d’achat validées génèrent automatiquement des bons de commande. Cela permet de lier efficacement les documents et de garantir une cohérence entre les demandes initiales et les factures finales. Une facture correspondant à un bon de commande validé peut ainsi être rapprochée et comptabilisée facilement.
Gestion des Achats Gestion Commerciale
Une autre fonctionnalité avancée est la gestion des achats via la gestion commerciale (GESCOM). Cette fonctionnalité permet de rapprocher les factures d’achat avec les documents de gestion commerciale, comme les bons de commande et les bons de réception. En cas de correspondance, les documents de gestion commerciale sont transformés en factures d’achat, prêtes à être comptabilisées.
Personnalisation de Sage ACS
Sage ACS offre une grande flexibilité en permettant de personnaliser les processus selon vos besoins actuels et futurs. Que ce soit pour des opérations simples ou des processus complexes, le logiciel s’adapte à vos exigences. Vous pouvez configurer les liens entre Sage ACS et Sage 100 pour une gestion fluide et intégrée des documents comptables, avec des pièces jointes PDF pour chaque écriture comptable.
Conclusion
Les fonctionnalités avancées de Sage ACS permettent de transformer votre gestion comptable en un processus automatisé et efficace. Que vous ayez besoin de collecter des factures automatiquement, de gérer des workflows complexes de validation ou de structurer vos demandes d’achat, Sage ACS offre les outils nécessaires pour optimiser vos opérations.
Si vous envisagez de mettre en place ces fonctionnalités dans votre organisation, n’hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de discuter de vos projets, de vous rassurer sur leur faisabilité et de vous accompagner dans leur déploiement.
Merci d’avoir suivi cette présentation des fonctionnalités avancées de Sage ACS. Vos commentaires sont les bienvenus, que vous ayez aimé ou non cette vidéo. Rejoignez-nous sur nos réseaux sociaux pour plus de contenu et d’échanges autour de Sage ACS et de la gestion comptable. À bientôt !