Dans le cadre de la gestion comptable des entreprises, la capacité à traiter efficacement les factures multi-échéances est essentielle. ACS (Sage Automatisation Comptable) propose une nouvelle fonctionnalité innovante, qui permet d’améliorer cette gestion. Dans cet article, nous allons découvrir comment utiliser la fonctionnalité multi-échéancier d’ACS pour optimiser le traitement des factures à échéances multiples.
Qu’est-ce que la fonctionnalité Multi-Échéancier dans ACS ?
La fonctionnalité multi-échéancier dans ACS permet de diviser une facture en plusieurs échéances. Cela signifie que si vous avez une facture dont les paiements sont échelonnés sur plusieurs mois, vous pouvez facilement gérer ces différents paiements directement dans ACS. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les factures complexes, impliquant plusieurs types de fournisseurs ou des paiements échelonnés sur une période.
Comment accéder au Multi-Échéancier ?
Pour accéder à cette fonctionnalité, commencez par ouvrir une facture dans ACS. Une fois la facture ouverte, sélectionnez la catégorie spéciale intitulée “multi-échéancier”. Cette catégorie déclenche l’apparition d’un nouveau sous-menu dans l’interface. Ce sous-menu s’insère entre les sections habituelles des totaux et de l’imputation comptable, introduisant ainsi le multi-collectif.
Utiliser le Multi-Collectif pour des comptes fournisseurs différents
La section multi-collectif vous permet d’attribuer un compte collectif différent pour chaque fournisseur associé à la facture. Par défaut, les comptes fournisseurs utilisent souvent le compte 401000. Cependant, avec cette fonctionnalité, vous pouvez ajouter d’autres comptes collectifs, comme le 403000 pour les fournisseurs avec des dettes à payer ou le 404000 pour les fournisseurs d’immobilisations.
Par exemple, si vous devez répartir une facture entre deux comptes différents, vous pouvez générer une première ligne pour le compte 401000, puis ajouter une deuxième ligne pour le compte 404000. Cette flexibilité vous permet de gérer plusieurs types de fournisseurs au sein d’une même facture, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises avec des opérations comptables complexes.
Comment gérer les factures Multi-Échéances dans ACS ?
La fonctionnalité multi-échéancier peut également être utilisée pour gérer des factures avec des dates d’échéances multiples. Supposons que vous ayez une facture avec des paiements échelonnés au 1er juin, 1er juillet et 1er août 2024. Voici comment procéder :
- Sélection du compte fournisseur : Gardez le compte fournisseur 401000 si vous n’avez pas besoin de changer de compte pour d’autres types de fournisseurs.
- Ajout des échéances : Pour chaque date d’échéance, cliquez sur la “moulinette” pour mettre à jour le libellé, puis ajoutez la date et le montant de l’échéance. Par exemple, ajoutez la première échéance au 1er juin 2024, puis ajoutez les suivantes pour le 1er juillet et le 1er août 2024.
- Indication du mode de règlement : Pour chaque échéance, sélectionnez le mode de règlement, par exemple “virement”, et saisissez les montants correspondants.
- Génération des lignes : Créez les lignes pour chaque échéance en suivant le même processus.
Validation et transmission de la facture
Une fois que vous avez configuré toutes les lignes avec leurs échéances respectives, vous pouvez procéder à la validation de la facture. Il est important de vérifier que les montants sont conformes et que le mode de règlement est correct avant de transmettre la facture pour le paiement ou pour l’imputation comptable. Une fois synchronisée, la facture apparaîtra dans votre comptabilité avec toutes les lignes et les dates d’échéances correspondantes.
Conclusion
La fonctionnalité multi-échéancier d’ACS offre une solution pratique pour gérer des factures complexes avec plusieurs échéances ou des comptes fournisseurs différents. En simplifiant le processus de saisie et de gestion des paiements, elle permet un gain de temps significatif et une meilleure précision dans la comptabilité. Cette innovation est idéale pour les entreprises cherchant à automatiser et à optimiser leur gestion des factures.