Pennylane Série Analytique : Création d’une famille ou catégorie analytique

L’analytique dans Pennylane est un sujet vaste, souvent sous-exploité, mais pourtant essentiel pour piloter finement son activité. Beaucoup d’utilisateurs passent à côté de ces fonctionnalités alors qu’elles permettent une lecture beaucoup plus stratégique des données financières.

Cette vidéo ouvre donc une série dédiée, en commençant volontairement par les bases : la création des familles et catégories analytiques, ainsi que la compréhension des différents types d’analytique disponibles dans l’outil.

🔍 Comprendre les types d’analytique dans Pennylane

Avant de créer quoi que ce soit, il est important de bien comprendre la logique globale proposée par Pennylane. L’outil distingue en effet deux grandes approches analytiques, qui répondent à des besoins différents.

1. L’analytique de trésorerie (par défaut)

Cette première brique est directement disponible pour tous les utilisateurs, sans configuration particulière. Elle constitue une base standard pour suivre les flux financiers.

• Déjà disponible pour tous les utilisateurs
• Non personnalisable (une seule catégorie)
• Permet de :
  • Suivre les entrées/sorties
  • Alimenter les plans de trésorerie
  • Générer des rapports et tableaux de bord analytiques

👉 Cette approche est particulièrement adaptée à un pilotage financier global, mais elle montre rapidement ses limites dès que l’on souhaite affiner l’analyse.

2. L’analyse comptable (personnalisable)

C’est ici que l’analytique prend toute sa valeur. Contrairement à la trésorerie, cette approche permet de structurer finement ses données selon ses propres axes d’analyse (projets, activités, agences, etc.).

a. Analytique comptable classique

Cette méthode repose sur une structure simple à deux niveaux, facile à prendre en main et rapide à déployer.

Élément Pennylane	Équivalent
Famille analytique	Axe / Plan analytique
Catégorie analytique	Section analytique

Concrètement, cela signifie que vous allez créer des “familles” (par exemple : Projet, Agence, Activité), puis y associer des catégories spécifiques.

👉 Exemple :

• Famille : Projet
• Catégories : Projet A, Projet B, Projet C

• ✔ Flexible
• ✔ Facile à mettre en place
• ✔ Adapté à la majorité des cas d’usage

Cette structure est idéale pour démarrer sans complexité tout en obtenant une lecture analytique pertinente.

b. Plan analytique structuré (avancé)

Pour des besoins plus poussés, Pennylane propose une approche plus avancée : le plan analytique structuré. Celui-ci permet de regrouper plusieurs axes analytiques au sein d’une seule structure.

• Permet de regrouper plusieurs axes dans une seule structure
• Exemple :
  • Axe 1 : Ville
  • Axe 2 : Projet
  • Axe 3 : Activité

Chaque combinaison d’axes devient alors une catégorie unique, ce qui simplifie la saisie au quotidien.

• ✔ Gain de temps à la saisie
• ✔ Codification centralisée
• ❗ Mais configuration plus rigide

Ce système est particulièrement utile dans des environnements complexes, mais demande une vraie réflexion en amont.

⚙️ Création d’une famille analytique (cas classique)

La création d’une famille analytique est une étape simple mais structurante. C’est elle qui va définir vos axes d’analyse.

Étapes :

1. Aller dans Paramètres
2. Cliquer sur Familles analytiques
3. Cliquer sur Ajouter une famille
4. Renseigner :
   • Nom (ex : “Agence”)
   • Type : Analytique comptable
5. Valider

Une fois créée, la famille est automatiquement ajoutée à la liste, avec un tri alphabétique. Cela permet de garder une organisation claire, même avec plusieurs axes.

🧩 Création et gestion des catégories analytiques

Les catégories viennent enrichir les familles. Ce sont elles qui seront concrètement utilisées dans les écritures, factures ou analyses.

Création simple

La création d’une catégorie est rapide et intuitive. Il suffit de renseigner les informations principales :

• Nom
• Code (optionnel mais recommandé pour structurer)
• Couleur (utile pour la lisibilité)
• Visibilité (masquer pour certains utilisateurs si nécessaire)

Cette flexibilité permet d’adapter l’analytique à différents profils utilisateurs, notamment dans le cas des notes de frais.

Import en masse

Lorsque vous avez déjà une structure existante ou plusieurs entités à gérer, l’import devient un vrai gain de temps.

• Import via fichier CSV/Excel
• Modèle téléchargeable fourni par Pennylane

👉 Idéal pour :

• Reprise de données
• Harmonisation multi-sociétés

Modification

Un des avantages de l’analytique classique est sa souplesse. Les catégories restent modifiables à tout moment, ce qui permet d’ajuster facilement votre structure en fonction de l’évolution de votre activité.

• Nom
• Code
• Couleur
• Visibilité

⚠️ Supprimer vs Archiver

C’est un point critique souvent mal compris, mais qui peut avoir des conséquences importantes sur vos données.

Action	Impact
Supprimer	Efface tout (y compris historique)
Archiver	Conserve l’historique mais masque la catégorie

En pratique, il est recommandé de :

• Supprimer uniquement en cas d’erreur récente
• Archiver dès qu’il y a un historique comptable

Cela permet de sécuriser vos données tout en gardant une interface propre.

🧠 Focus : Plan analytique structuré

Le plan structuré demande un peu plus de rigueur dans sa mise en place, mais offre un vrai confort d’utilisation une fois configuré correctement.

Activation

Avant toute chose, il faut activer cette fonctionnalité dans les options avancées de Pennylane. Elle n’est pas disponible par défaut.

Création

La création repose sur la définition d’axes analytiques, chacun avec ses propres règles.

1. Créer une nouvelle famille
2. Choisir Plan analytique structuré
3. Définir les axes :
   • Nom
   • Longueur du code (fixe ⚠️)

👉 Exemple :

• Axe Agence → code sur 2 caractères
• Axe Projet → code sur 5 caractères

⚠️ Contraintes importantes

Contrairement à l’analytique classique, cette structure est beaucoup plus rigide. Certains choix sont irréversibles.

• Longueur de code figée
• Impossible d’ajouter des axes après validation
• Structure difficilement modifiable

👉 Il est donc essentiel d’anticiper ses besoins avant de se lancer.

Création des valeurs

Chaque axe doit ensuite être alimenté avec des valeurs (ex : villes, projets, etc.). Ces valeurs serviront à construire les catégories finales.

• Codes alphanumériques acceptés
• Import possible
• Contrôle automatique des formats

Création des catégories

Les catégories sont ici des combinaisons d’axes. Cette logique permet de condenser plusieurs dimensions analytiques en une seule sélection.

👉 Exemple :

• Agence : Paris
• Projet : 12345
• → Catégorie unique

Ce fonctionnement permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs de saisie.

Fonctionnalités supplémentaires

Pour faciliter la gestion au quotidien, plusieurs outils sont disponibles :

• Modification en masse
• Filtrage (statut, visibilité)
• Recherche rapide
• Export des données

Ces fonctionnalités deviennent particulièrement utiles lorsque le volume de données augmente.

🧾 Conclusion

Pennylane propose deux approches analytiques complémentaires, chacune répondant à des besoins spécifiques.

• Classique → simple, flexible, rapide à déployer
• Structurée → puissante mais exigeante en conception

Dans la pratique, le choix dépendra surtout de votre niveau de maturité et de la complexité de votre organisation.

👉 Pour démarrer, l’analytique classique est largement suffisante.
👉 Pour des besoins avancés, le plan structuré devient un vrai levier d’optimisation.