Comment archiver le premier exercice dans Sage 100 ?

L’archivage du premier exercice comptable est une opération importante dans la gestion de votre environnement Sage 100. Elle permet de retirer un ancien exercice de votre base de données de production tout en conservant la possibilité de consulter les informations comptables archivées.

Historiquement, cette fonctionnalité était indispensable pour libérer de la place et permettre la création de nouveaux exercices. Aujourd’hui, avec l’évolution de Sage 100 et l’augmentation du nombre d’exercices pouvant être conservés, son utilisation répond également à des besoins d’organisation et d’optimisation des bases de données.

Mais comment fonctionne réellement l’archivage du premier exercice dans Sage 100 ? Quelles sont les précautions à prendre ? Et comment retrouver les données archivées ?

Dans ce quatrième chapitre de notre série consacrée à la clôture comptable Sage 100, BLC vous explique comment archiver votre premier exercice, créer une base d’archives et comprendre les implications de cette opération.

1. L’archivage du premier exercice : une nouvelle étape de la clôture Sage 100

Avant de procéder à l’archivage du premier exercice, plusieurs opérations doivent avoir été réalisées.

Dans les trois premiers chapitres de notre série, nous avons présenté les étapes essentielles pour préparer votre clôture comptable.

Chapitre 1 : sauvegarder votre base de données Sage 100

La première étape consiste à effectuer une sauvegarde complète de votre environnement Sage 100.

Que vous utilisiez Sage Partner Cloud (SPC) ou une installation sur serveur, cette précaution permet de disposer d’un point de restauration en cas de problème.

Une sauvegarde technique vérifiée est indispensable avant toute opération susceptible de modifier la structure de votre base de données.

Chapitre 2 : enregistrer les écritures de régularisation

La deuxième étape concerne la saisie des écritures de fin d’exercice.

Il s’agit notamment de traiter les charges constatées d’avance (CCA), les produits constatés d’avance (PCA), les factures non parvenues (FNP) et les factures à établir (FAE).

Sage 100 propose des fonctionnalités permettant de faciliter certains de ces traitements.

Chez BLC, nous utilisons également des automatisations spécifiques pour simplifier la préparation des écritures de régularisation.

Chapitre 3 : réaliser la sauvegarde fiscale de l’exercice

Une fois les écritures comptables finalisées, il est nécessaire de procéder à la sauvegarde fiscale des données.

Cette opération permet notamment de générer les fichiers des écritures comptables (FEC), d’archiver les données fiscales et de clôturer les périodes concernées.

Elle contribue à sécuriser les informations comptables de l’exercice et à éviter les modifications ultérieures.

Chapitre 4 : archiver le premier exercice

Nous arrivons maintenant à la quatrième étape : l’archivage du premier exercice.

Cette opération permet de sortir un ancien exercice de la base de production tout en conservant ses données dans une base d’archives distincte.

2. À quoi sert l’archivage du premier exercice dans Sage 100 ?

L’archivage du premier exercice permet de retirer le plus ancien exercice comptable de la base de données active.

Contrairement à ce que pourrait laisser penser le terme « suppression » utilisé dans certaines interfaces Sage, l’objectif n’est pas nécessairement de faire disparaître définitivement les données.

Dans le fonctionnement présenté dans notre tutoriel, Sage crée une base d’archives distincte qui permet de conserver l’historique comptable de l’exercice concerné.

Cette base peut ensuite être consultée à l’aide des outils appropriés.

Une fonctionnalité historiquement liée aux limites de Sage 100

Pendant longtemps, Sage 100 limitait le nombre d’exercices comptables pouvant être conservés dans une même base de production.

Cette limite était historiquement fixée à cinq exercices en ligne.

L’archivage du premier exercice permettait donc de libérer un emplacement afin de pouvoir créer un nouvel exercice.

Avec les évolutions du logiciel, cette limite a été augmentée.

Dans la version 12 présentée dans notre tutoriel, Sage 100 permet de conserver jusqu’à dix exercices en ligne.

L’archivage n’est donc plus nécessairement une opération à effectuer chaque année.

Il peut néanmoins rester utile pour organiser les données historiques et alléger la base de production.

3. Quelle différence entre archivage et suppression d’un exercice ?

La distinction est importante.

Dans Sage 100, le menu utilisé pour réaliser l’opération peut faire référence à la suppression du premier exercice.

Cependant, dans le scénario présenté, cette opération entraîne également la création d’une base d’archives.

L’archivage permet donc de séparer les données anciennes des données utilisées quotidiennement.

Il reste néanmoins indispensable de vérifier la création et l’accessibilité de la base d’archives avant de considérer l’opération comme réussie.

4. Pourquoi archiver un ancien exercice dans Sage 100 ?

Même si Sage 100 permet aujourd’hui de conserver davantage d’exercices, l’archivage présente plusieurs intérêts.

Organiser les données comptables

Lorsqu’une entreprise utilise Sage 100 depuis plusieurs années, sa base de données peut contenir un historique important.

L’archivage permet de distinguer les exercices anciens des exercices encore utilisés dans les opérations courantes.

Cette séparation facilite l’organisation des données comptables.

Conserver un historique accessible

L’un des principaux avantages de l’archivage est de conserver les données d’un ancien exercice dans une base dédiée.

Dans le tutoriel, Lucas explique que cette base peut continuer à être consultée et utilisée pour certains besoins d’analyse ou de reporting.

L’archivage ne signifie donc pas nécessairement que les données deviennent inexploitables.

Préparer la création de nouveaux exercices

Lorsque la limite d’exercices autorisés est atteinte, l’archivage du plus ancien exercice permet de libérer une place dans la base active.

Il devient alors possible de poursuivre la gestion des exercices suivants, dans les limites prévues par la version du logiciel.

5. Les précautions à prendre avant d’archiver un exercice Sage 100

L’archivage du premier exercice est une opération sensible.

Avant de commencer, plusieurs conditions doivent être respectées.

Se positionner sur le premier exercice

Dans notre tutoriel, nous utilisons une société de démonstration appelée « Bijoux ».

La base contient notamment les exercices 2025 et 2026.

Pour réaliser l’archivage, nous nous positionnons sur le premier exercice, c’est-à-dire 2025.

C’est cet exercice qui sera retiré de la base de production et transféré vers une base d’archives.

Travailler en mode mono-utilisateur

L’opération doit être réalisée sans autres utilisateurs connectés au dossier concerné.

Avant de commencer, demandez donc à vos collaborateurs de se déconnecter de Sage 100.

Cette précaution permet d’éviter les conflits d’accès pendant le traitement.

Disposer des droits nécessaires

L’archivage nécessite des autorisations suffisantes.

Dans un environnement On-Premise, le traitement peut notamment entraîner la création d’une nouvelle base de données SQL Server.

L’utilisateur doit donc disposer des droits adaptés dans Sage 100 et sur l’infrastructure concernée.

Si vous ne possédez pas ces autorisations, il est préférable de réaliser l’opération avec votre administrateur informatique, votre DSI ou votre intégrateur Sage.

Vérifier la sauvegarde de la base

Avant toute manipulation, assurez-vous qu’une sauvegarde technique récente et exploitable est disponible.

Cette précaution est particulièrement importante puisqu’une opération d’archivage modifie l’organisation des exercices dans la base de production.

6. Comment archiver le premier exercice dans Sage 100 ?

Passons maintenant à la manipulation présentée dans notre tutoriel.

Étape 1 : accéder à la gestion des exercices

Depuis Sage 100 Comptabilité, ouvrez votre dossier et sélectionnez le premier exercice à archiver.

Rendez-vous ensuite dans le menu :

Traitement → Fin d’exercice → Gestion des exercices

Dans cette rubrique, vous retrouverez l’option permettant de supprimer le premier exercice.

Même si le terme « supprimer » peut sembler inquiétant, le traitement présenté prévoit la création d’une base d’archives.

Étape 2 : lancer l’archivage du premier exercice

Après avoir sélectionné l’opération, Sage affiche un message d’information.

Dans notre exemple, le logiciel indique que le traitement va supprimer l’exercice 2025 de la base active et créer une base d’archives.

Prenez le temps de vérifier l’exercice concerné avant de poursuivre.

Une fois les informations contrôlées, vous pouvez continuer l’assistant.

Étape 3 : définir le nom de la base d’archives

Sage vous demande ensuite de définir le nom du fichier ou de la base d’archives.

Dans notre tutoriel, nous recommandons d’utiliser une nomenclature simple et explicite.

Par exemple :

BIJOUX_2025

Cette convention permet d’identifier immédiatement la société et l’exercice archivé.

Il est préférable d’éviter les espaces et les caractères spéciaux dans les noms techniques des bases SQL Server afin de faciliter leur administration.

Étape 4 : choisir l’extension du fichier

Dans l’exemple présenté, Sage propose par défaut une extension .ARC, associée à l’archivage.

Selon les possibilités offertes par votre environnement, le fichier peut ensuite être exploité avec une extension correspondant au format de dossier Sage attendu.

Lucas évoque notamment l’extension .MAE.

Attention : le changement d’extension ne doit pas être considéré comme une conversion de format. Il est important de vérifier la procédure adaptée à votre version de Sage 100 avant de modifier un fichier.

Étape 5 : gérer les écritures non rapprochées

Au cours de l’assistant, Sage peut également afficher une option concernant les écritures non rapprochées.

Dans notre démonstration, l’option permettant de les ignorer est sélectionnée.

Ce choix doit toutefois être adapté à votre situation comptable.

Avant de valider, vérifiez les conséquences de cette option sur les informations que vous souhaitez conserver et sur vos besoins de suivi.

Étape 6 : lancer le traitement

Une fois les paramètres renseignés, vous pouvez valider l’opération.

Sage lance alors le traitement d’archivage.

Selon la configuration, la volumétrie des données et les performances du serveur, cette opération peut prendre un certain temps.

Si un message d’erreur apparaît, il peut notamment être lié à des droits insuffisants pour créer la base d’archives.

Dans ce cas, faites intervenir votre administrateur ou votre partenaire Sage avant de poursuivre.

7. Comment retrouver la base d’archives après le traitement ?

Une fois l’archivage terminé, le premier exercice n’apparaît plus dans la liste des exercices de la base de production.

Dans notre exemple, l’exercice 2025 est retiré et seul l’exercice 2026 reste disponible dans la société active.

Mais les données de 2025 doivent pouvoir être retrouvées dans la base d’archives créée par le traitement.

Vérifier la base depuis SQL Server Management Studio

Dans un environnement utilisant SQL Server, vous pouvez ouvrir SQL Server Management Studio pour vérifier la présence des bases de données.

Dans notre exemple, la base de production conserve le nom :

BIJOUX

La base d’archives est identifiée avec un nom distinct, par exemple :

BIJOUX_2025

Il est important de se connecter à la bonne instance SQL Server.

En effet, une entreprise peut disposer de plusieurs instances ou serveurs, ce qui peut expliquer qu’une base ne soit pas immédiatement visible dans l’explorateur.

Peut-on encore consulter les données archivées ?

Oui, dans le fonctionnement d’archivage présenté pour l’environnement concerné, les données restent accessibles dans une base distincte.

Cette base peut notamment être utilisée pour retrouver des informations comptables historiques.

Selon votre configuration, elle peut également être exploitée pour certains besoins de consultation ou de reporting.

Il est cependant recommandé de vérifier les modalités d’accès à cette base avec votre administrateur Sage.

8. Archivage du premier exercice : quelles particularités avec Sage Partner Cloud ?

Dans notre tutoriel, la manipulation est présentée depuis un environnement Sage Partner Cloud (SPC).

Cependant, le fonctionnement exact de la création et de l’accès à la base d’archives dans cet environnement reste un point à confirmer.

Il est donc important de ne pas supposer que toutes les opérations techniques sont identiques entre Sage Partner Cloud et une installation On-Premise.

Avant de lancer un archivage dans SPC, nous recommandons de vérifier les modalités de conservation et de consultation des archives auprès de votre partenaire Sage.

Chez BLC, nous pouvons vous accompagner pour identifier la procédure adaptée à votre environnement.

9. Faut-il archiver le premier exercice chaque année ?

Pas nécessairement.

Avec les versions récentes de Sage 100 permettant de conserver davantage d’exercices, l’archivage annuel du premier exercice n’est plus systématiquement indispensable.

La décision dépend notamment du nombre d’exercices présents dans votre base, de votre organisation comptable et de vos besoins d’accès aux données historiques.

Si votre base ne contient que quelques exercices, il peut être pertinent de conserver ces informations dans votre environnement de production.

En revanche, lorsque vous approchez de la limite autorisée ou souhaitez organiser vos données anciennes, l’archivage peut devenir intéressant.

L’essentiel est de prendre cette décision en tenant compte des contraintes de votre entreprise et des possibilités offertes par votre version de Sage 100.

10. Pourquoi faire appel à BLC pour vos archivages Sage 100 ?

L’archivage d’un exercice comptable ne doit pas être réalisé sans préparation.

Cette opération implique la gestion des exercices, des bases de données et des droits d’administration.

Une mauvaise configuration ou un problème d’autorisation peut empêcher le traitement de se terminer correctement.

Chez BLC, nous accompagnons les entreprises dans l’administration, la maintenance et l’optimisation de Sage 100.

Notre équipe peut vous aider à préparer l’archivage, vérifier votre environnement technique et sécuriser les manipulations nécessaires.

Que vous utilisiez Sage 100 On-Premise ou Sage Partner Cloud, nous pouvons vous orienter vers la procédure adaptée à votre configuration.

Conclusion : archivez vos anciens exercices Sage 100 en toute sécurité

L’archivage du premier exercice est une fonctionnalité utile pour organiser les données historiques et gérer le nombre d’exercices présents dans Sage 100.

Contrairement à une suppression définitive, le traitement présenté permet de créer une base d’archives distincte tout en retirant l’ancien exercice de la base de production.

Pour réussir cette opération, il est essentiel de réaliser une sauvegarde préalable, de travailler en mono-utilisateur et de disposer des droits nécessaires.

Il est également important de vérifier la création de la base d’archives et son accessibilité après le traitement.

Vous souhaitez être accompagné pour vos opérations de clôture ou d’archivage ? Contactez les équipes BLC pour bénéficier d’une assistance adaptée à votre environnement Sage.