BLC-Conseil décrypte la mise à jour de la version 5.0 de MyPortal arrivée en septembre 2017 !
BLC-Conseil vous accompagne au quotidien dans le déploiement, le paramétrage et la maintenance de MyPortal CRM
Au-delà des fonctionnalités clé qui demeurent, on retrouve, dans cette version, de nombreuses nouveautés telles que :
• Nouvelle interface de navigation
• Amélioration des performances
• Connexion native aux boîtes de messagerie Gmail, Outlook.com et Exchange
• Amélioration de la pertinence des recherches
• Possibilité de personnaliser les e-mailings avec les informations des destinataires
• Pour les personnes n’ayant pas d’espace, possibilité de se créer un profil et de s’enregistrer dans le portail
• Onglet Pilotage dans les tickets avec un nouveau champ Solution pour mieux qualifier les tickets
• Possibilité de définir une politique de mot de passe
• Blocage des comptes qui ont une surveillance en drapeau rouge
• Nombreuses améliorations et corrections de bugs
Nouvelle interface MyPortal
Menu principal
• Une partie en haut de l’écran contenant la barre de recherche globale, l’accès aux fonctionnalités liées à l’utilisateur courant ainsi que les infos du tchat, des notifications, des utilisateurs connectés et le bouton d’ajout rapide
• Une partie verticale représentant l’accès aux différents modules du portail
Agenda
L’affichage de l’agenda de MyPortal a été retravaillé pour ne plus utiliser qu’une seule barre de défilement. Par ailleurs, l’affichage de la liste des utilisateurs sur la partie gauche de l’agenda a été revue pour respecter cette contrainte.
Notifications
Refonte de l’affichage des notifications et des utilisateurs connectés qui apparaissent désormais sous forme de pop-over affiché sur la droite de l’écran.
Amélioration des performances
Amélioration significative des performances d’affichage des calendriers dans la fonctionnalité d’agenda .
Amélioration des performances sur les fiches et les listings sur l’ensemble des modules du portail ainsi que sur la gestion des permissions sur l’affichage des éléments de plusieurs combo-box et sur plusieurs onglets des fiches du portail.
Mise à jour des serveurs MyPortal pour de meilleures performances sur l’ensemble des fonctionnalités du portail, les performances étant significatives sur les pages contenant beaucoup de données.
Connexion native aux boîtes de messagerie Gmail, Outlook.com et Exchange
Mise en place de connexion à votre boîte mail via API à l’instar de la synchronisation des calendriers.
La connexion via API permet une amélioration significative de performances lors de la récupération et l’affichage des mails.
3 API sont disponibles :
• Outlook
• Gmail
• Exchange
N’oubliez pas de reconfigurer votre interface MyMails pour bénéficier de l’une de ses 3 API !
Les mails de type “invitation à un événement” bénéficient d’un meilleur affichage les rendant beaucoup plus lisibles.
Il est désormais possible de sélectionner le dossier où sont stockés les mails envoyés. Rendez-vous dans les paramètres de MyMails (bouton avec une roue crantée) pour sélectionner le dossier que vous souhaitez identifier comme contenant les mails que vous envoyez.
Il est désormais possible de pouvoir mettre un autre expéditeur (existant en base de données) que l’expéditeur du mail lors de l’enregistrement du mail dans le portail.
Recherches, filtres et tris
• Une recherche via la zone de texte de recherche locale accessible dans toutes les pages de liste de tous les modules remontera dorénavant en premier les lignes contenant les termes exacts de la recherche
• Refonte de la gestion des filtres avec distinction des champs qui sont filtrables via une liste déroulante de ceux filtrables via une zone de texte
• Pour les champs filtrables via une zone de texte (comme le champ question dans le module FAQ), le filtre avec l’opérateur “contient” appliquera la condition ET entre chaque valeur séparée par des espaces
• Pour les champs filtrables via une liste déroulante (comme le champ statut dans le module FAQ), le filtre avec l’opérateur “contient” appliquera la condition OU entre chaque valeur sélectionnée par l’utilisateur (comme auparavant)
• Correction d’un bug sur les filtres “inférieur à” et “supérieur à” qui ne fonctionnaient pas correctement sur les champs de type nombre entier et nombre décimal
Amélioration de la recherche dans les listes déroulantes, les recherches locales dans les modules et la recherche globale : lorsque l’utilisateur tape une expression avec des espaces, si l’expression complète est trouvée, elle est remontée en premier.
Exemple : Si l’expression “REPORT ONE” est recherchée sur une liste déroulante de compte, le compte “REPORT ONE” sera affiché en premier.
Meilleure gestion et uniformisation par modules des champs filtrés et des tris dans les combobox, les recherches locales et la recherche globale, incluant une meilleure gestion des champs de type numérique.
E-mailing
Possibilité de personnaliser le contenu d’un e-mailing (effectué avec Mailjet) avec les propriétés du destinataire :
• Les propriétés accessibles sont les propriétés du contact externes (nom, prénom, compte, etc.)
• Les propriétés doivent être appelées entre crochet et le nom de la propriété est le nom du champ définis dans les paramètres du module “Contacts externes”
• Exemple : Bonjour M. [[Prénom]] [[Nom]] de la société [[Compte]]
Inscription au portail
Un nouveau champ “Lien formulaire d’inscription” dans les paramètres de l’application permettra de définir une URL à partir de laquelle les administrateurs du site pourront gérer les demandes d’inscription au portail.
Une fois ce champ rempli, un nouveau lien “Demande de création de compte” avec cette URL apparaîtra dans la page d’authentification au portail. Il ne vous reste plus qu’à implémenter votre propre formulaire de gestion d’inscription au portail.
Tickets
Intégration d’un nouveau champ “Solution” dans les tickets qui permettra de sélectionner parmi les éléments d’une liste (configurable dans les paramètres des listes personnalisés du portail) sur quel outil/logiciel/dispositif se base le ticket.
Ajout de l’onglet Pilotage dans les pages de vue et d’édition de tickets. Il est donc possible de créer ses propres rapports MyReport sur un ticket via MyReport Page.
Dans la fiche d’un compte, l’onglet des tickets bénéficie d’une nouvelle colonne “Géré par” qui affiche le compte émetteur des tickets.
Politique de mot de passe
Il est dorénavant possible de mettre en place une politique de mot de passe sur votre portail. Rendez-vous dans le sous-menu “Application” dans le menu des paramètres du portail pour spécifier les règles que vous souhaitez. Les prochains mots de passe réinitialisés devront respecter les règles que vous aurez définies.
Les règles devront être configurées par les administrateurs qui pourront s’ils le souhaitent forcer la réinitialisation du mot de passe de tous les utilisateurs du portail via le bouton “Demander à tous les utilisateurs de réinitialiser leur mot de passe”.
Ne pas oublier de sauvegarder les règles avant de demander à réinitialiser le mot de passe de tous les utilisateurs.
Comptes et blocage
Désormais, quand un compte a le champ “Surveillance” en drapeau rouge, le compte devient bloqué. En conséquence, les contacts de ce compte ne pourront plus accéder au portail et recevront le message suivant lors de leur tentative d’authentification au portail :
Le compte “<nom du compte>” est bloqué. Veuillez vous rapprocher de votre administrateur ou commercial.
Si vous utilisez le champ Surveillance, vérifiez que ce nouveau fonctionnement correspond à votre usage.
AUTRES NOUVEAUTÉS ET AMÉLIORATIONS :
Rapports MyReport
Nouveau module “MyReport” qui permet d’accéder à tous les reporting disponibles dans MyReport Center.
La fonctionnalité est accessible via le nouvel item “MyReport” dans le menu principal. Il est nécessaire:
• d’activer la permission “Accès aux rapports MyReport” du module Contact
• d’avoir l’accès au module Pilotage (supervision)
• d’avoir la version 8.1 de MyReport
Rappel : la configuration de MyReport Center sur MyPortal se fait dans l’interface des paramètres “Application” via 3 champs:
• GUID MyReport Center
• URL du WSDL MyReport Center
• Nom du projet (Nouveau champ)
Contacts externes, Evénements, Campagnes et E-mailings
Dès le chargement de la page de vue et d’édition d’un contact externe, ce dernier sera mis à jour avec les données du contact associé.
Lors de la sauvegarde d’une mise à jour d’un contact externe (depuis un événement, une campagne, un e-mailing ou non) :
• Les données du contact associé sont mises à jour (sauf les champs civilité, fonction et commentaire)
• Les données du compte du contact associé sont aussi mises à jour (sauf les champs nom et prestataires)
Campagne
Possibilité d’afficher et filtrer les champs personnalisés de contacts externes dans la liste des contacts d’une campagne, d’un e-mailing, d’un événement.
Possibilité de manipuler les contacts externes via l’ API MyPortal (Liste, ajout, modification, affichage, suppression).
Permissions
Amélioration du système des permissions
• Il n’y a plus besoin de se déconnecter pour bénéficier d’une modification sur les permissions, une actualisation de la page suffit (Ctrl+F5)
• Amélioration des performances dans certains contextes où le portail vérifiait les filtres supplémentaires d’une permission sur une entité ou que l’utilisateur n’avait pas la permission
Ordre d’affichage des permissions revue pour être au plus proche de cet ordre: Lecture > Ajout > Modification > Suppression > Historique > Discussion > Export > etc
• Les permissions non filtrables sont désormais grisées dans l’interface de paramètre des permissions
• Si vous pensez avoir une incohérence dans vos permissions, vous pouvez utiliser la fonctionnalité “Réinitialiser ma session” qui va regénérer vos permissions
Compte
Il est désormais possible d’appliquer des règles de gestion sur les adresses de compte.
Vente
Affichage d’une demande de confirmation de changement des comptes dans les lignes d’un document de vente quand l’utilisateur change le compte du document de vente (et mise à jour si confirmation acceptée) :
• Mise en place de l’historique sur les documents de ventes (attention, l’historique n’est que sur le document de vente et non les lignes de documents de vente)
• Un nouveau droit est disponible pour activer/désactiver l’affichage de l’historique (désactivé par défaut)
Agenda
Dorénavant, lorsqu’une action “privée” est créée depuis un calendrier Outlook synchronisé avec MyPortal, l’action sera bien synchronisée avec une confidentialité “privée” sur MyPortal.
Désormais, lors de l’inscription d’un contact à un événement, un mail d’invitation sera automatiquement envoyé à ce contact. Lorsque l’événement sera modifié ou supprimé, chaque contact recevra aussi un mail pour prendre en compte ce changement. Les mails aux contacts d’événement sont individuels.
Mise en place dans les formulaires d’action d’un nouveau bouton “Ajouter les informations des contacts” en dessous du champ “Note”, permettant comme son nom l’indique d’ajouter les informations des contacts tel que le nom, le prénom, le compte, le numéro de téléphone et l’adresse email.
Amélioration des performances sur les fonctionnalités d’export ICS et export ICS public.
Export
Les champs numériques sont maintenant correctement interprétés lors des exports de listes au format csv et xls.
API
Il est désormais possible d’ajouter des champs de type fichier via l’API MyPortal quelque soit le module MyPortal utilisé.
Les listings sur les API n’afficheront plus que les éléments listés comme sur l’interface du portail.
Correction d’erreurs
• Correction de l’erreur de lecture d’un fichier de cache qui pouvait arriver aléatoirement dans l’utilisation du portail.
• Correction d’un bug sur l’édition en listing. Le champ édité n’est plus automatiquement sauvegardé si l’utilisateur ne fait pas délibérément de modification.
• Les résultats de la recherche globale se font automatiquement sur un autre onglet
• Lors de la mise à jour d’un contact, les champs communs avec le contact externe liée seront désormais mis à jour.
• Correction d’un bug sur l’impossibilité de supprimer une entité ayant un commentaire associé
• Les badges des onglets sur les fiches de chaque entité bénéficient de la même couleur que les titres des listes sauf pour les badges dont la valeur n’est pas encore identifié ou égal à 0
• Le fichier PDF d’un document de vente envoyé par mail depuis le portail sera désormais nommé avec le code du document de vente (à la place du nom “mpdf.pdf”)
• Affichage d’un libellé d’information lors de la création/édition d’un template indiquant que l’entête, le bas et le pied de page ne sont pas repris dans les templates de type mail
• Possibilité de créer un contact depuis la fiche d’un contact d’e-mailing (contact externe)
• Possibilité de filtrer sur le code dans les combobox de type affaire
• S’il n’y a pas de lignes de note de frais pour un mois donné, le tableau de ligne n’apparaît pas et un message indiquant qu’il n’y a pas encore de lignes est affiché.
• Dans la liste des actions, le champ “Contacts” affiche en plus du nom et du prénom de chaque contact le compte de ce dernier quand celui-ci n’a pas d’acronyme associé
• Ajout des champs Client et Type sur la liste des comptes dans la page de résultat de la recherche globale
• Affichage du n° de téléphone avec espace et un lien de type “tel:”
• Dans les documents de vente, les champs “Commentaire” et “Commentaire caché” bénéficient dorénavant d’un éditeur WYSIWYG en édition et sont affichés dans l’en-tête de la vue d’un document de vente
• Correction d’un bug sur le tri du commercial dans les pages de listes des comptes, documents de vente et affaires.
• Lors de la saisie d’une date d’échéance inférieure à la date d’un document d’un devis, un message d’erreur sera affiché lors de la tentative d’enregistrement du devis
• Correction d’un bug qui empêchait la suppression dans un agenda externe synchronisé d’un congés annulé
• Correction d’un bug qui empêchait la sauvegarde de la duplication d’une action récurrente
• Correction de plusieurs bugs d’affichage de la page de connexion et de la page de mot de passe oublié
• Correction d’un mécanisme qui stockait les pièces jointes avant validation du formulaire d’une entité, que le formulaire soit valide ou non
• Dans les notes de frais, le libellé du taux de TVA est affiché à la place du taux de TVA pour améliorer la lisibilité du taux sélectionné par l’utilisateur
• Correction d’un bug sur la fonction MSL GetImg() qui n’affichait plus les images provenant du portail
• Correction d’un bug sur l’affichage de la référence produit dans la ligne d’un document de vente juste après avoir valider la ligne
• Correction d’un bug lors de l’ajout d’un mode de validation sur une action de campagne
• Ajout des coordonnées du compte à droite du nom du compte sur la fiche d’un contact (via un popover)
• Correction d’un bug sur le tri de la date dans l’onglet “Téléchargements” dans la fiche d’un document
• Les en-têtes des tableaux crées via la méthode MSL GetTable() dans les templates sont désormais colorer non plus en gris mais de la même couleur que l’en-tête des listes du portail
• La date de fin de fin d’inscription est automatiquement mis à jour à la veille de la date de début de l’événement
• Il est désormais impossible de supprimer un compte lié à une affaire
• Correction d’un bug sur la gestion de la date de fin d’utilisation et d’expiration lors de la sélection d’un produit dans une ligne de document de vente
• Correction d’un bug sur l’affichage des totaux dans les listings qui affichaient plusieurs champs personnalisés de type nombre décimal
• Correction d’un bug d’affichage des abonnés qui était incorrect dans la fonctionnalité d’ajout d’une discussion sur une fiche quand il y avait plus de 2 abonnés
• Correction d’un bug d’affichage dans la modale “En parler avec” de la fonctionnalité “MyDay” qui effaçait tous le contenu de la modale quand l’utilisateur cliquait sur le lien “Marqué comme traité” et qu’il n’y avait plus qu’un sujet à traiter
• Correction d’un bug lors de la recherche sur un champ de type “nombre entier” ou “nombre décimal” qui affichait les lignes avec les valeurs à 0 quand le filtrage était du type “non renseigné”
• Correction d’un bug d’affichage des éléments d’une liste déroulante basé sur une liste personnalisée qui était incorrect quand il y avait des catégories d’options dans la liste
• Correction d’un bug d’affichage du sous-menu “English” dans le menu principal horizontal
• L’affichage des images dans le widget des news en page d’accueil a été revue pour ne prendre que les dimensions allouées par le widget. Les images qui dépassent l’espace prévue seront rognées à l’affichage
• Correction d’un bug d’affichage de certains éléments (titres) dans l’éditeur WYSIWYG qui était affichés centrés par défaut
• Correction d’un bug sur l’affichage du menu principal à gauche qui pouvait être bloqué dans certains cas
• Correction d’un bug sur l’affichage de la valeur par défaut du compte bancaire dans les factures qui n’est pas pris en compte
• Correction d’un bug sur la sauvegarde et l’affichage des majuscules accentués sur le nom du compte
• Correction d’un bug sur la sauvegarde et l’affichage des majuscules accentués sur le nom et le prénom du contact
• Correction d’un bug qui empêchait la prise en compte de conditions spécifiques sur les contacts dans les permission d’une action
• Correction d’un bug sur le tri par défaut “Les 50 derniers contacts crées” qui dorénavant triera bien par date de création (dans l’index des contacts externes, des contacts de campagne, des contacts d’événement, des contacts d’e-mailing)
• Correction d’un bug qui tronquait le contenu d’un champ contenant des émoticônes lors de la sauvegarde d’un formulaire dans l’application. Les émoticônes sont désormais remplacés par le caractère “?” en attendant une meilleure prise en charge de ces derniers
• Correction d’un bug sur la gestion de la transition entre statuts sur les devis qui ne fonctionnait pas correctement
• Ajout du contact principal à la liste des personnes à qui envoyer un mail sur la fiche d’un compte
• Correction d’un bug qui empêchait la création d’un lien sur une image dans l’éditeur de texte WYSIWYG
• Mise en place d’un bouton “Retour” dans les pages de pilotages
• Mise en place dans les interfaces de permission d’une icône pour informer qu’il y a des permissions sélectionnées sur un domaine sans accéder au détail du domaine
• Mise à jour de la combobox dans la modale de réaffectation d’action d’un ticket : mise à jour de la taille de la combobox et affichage de l’id du ticket à réaffecter
• Les éléments exportés en comptabilité ne pourront plus être mis à jour via la fonctionnalité d’import du portail
• Correction d’un bug qui empêchait la modification d’un champ personnalisé de type liste multiple
• Correction d’un bug qui empêchait la sauvegarde d’une date de rappel dans une affaire quand l’heure de la date de rappel n’était pas renseigné
• Correction d’un bug sur la prise en compte du changement du libellé “faq” dans la fiche d’un compte
• Dans la fiche d’un sondage, le bouton “Répondre” apparaîtra dorénavant sans combobox intégré quand l’utilisateur n’a pas le droit de répondre en tant que
• Dans l’aperçu d’un sondage, une icône permettra facilement d’identifier qu’un complément est possible sur un choix de réponse
• Affichage du nom du téléopérateur dans le panel “Contacts à traiter aujourd’hui” dans le tableau de bord d’une campagne
• Correction d’un bug sur la gestion du tri du type dans l’index des événements
• Ajout d’une nouvelle fonction MSL pour calculer le logarithme népérien
• Correction d’un bug sur la gestion du filtre “Ma semaine prochaine” dans le listing des actions
• Il est désormais possible depuis l’interface d’importer des données pour les champs de type “liste personnalisée multiple”
• Correction d’un bug lors de la modification d’une action depuis MyDay qui empêchait la prise en compte de l’auteur de la modification
• Dans la recherche globale, le mail d’un contact sera désormais cliquable et le lien sera de type “mailto”
• Correction de l’affichage des comptes comptables dans les listing (désormais sous forme de texte)
• Correction de l’affichage d’un champ personnalisé de type liste liée dont la valeur contient le caractère “|”
• Affichage du statut et de la civilité dans les onglets de contacts dans les fiches du portail
• Correction du bug d’affichage du libellé du champ fax dans la fiche d’un compte lorsque celui-ci été renommé
• Correction d’un bug sur la gestion des utilisateurs supplémentaires au niveau des tags des documents et des faqs qui n’étaient pas pris en compte dans certains cas
• Correction du bug de synchronisation d’agenda avec la vérification de l’e-mail synchronisé qui n’est désormais plus sensible à la casse
• Dans la page d’index des tickets, la mise à jour du nombre de mails d’expéditeurs inconnus est limité à toutes les 20s pour des raisons de performances
• Correction d’un bug d’affichage lors de la réception d’un e-mailing contenant des caractères spéciaux (oe, €, etc.)
• Correction d’un bug lors de l’enregistrement du formulaire d’authentification à un serveur Exchange avec des données incorrectes. Un message d’erreur sera dorénavant affiché si nécessaire.
• Correction d’un bug qui empêchait la suppression d’un pays de la liste personnalisée des pays
• Les données de la cellule d’un tableau HTML dans un champ de type textarea avec éditeur WYSIWYG ayant le focus ne seront plus supprimés après tabulation
• Correction d’un bug lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Annuler sur un élément d’une réunion après avoir modifier le contenu de l’élément de la réunion. Un retour vers l’état précédent de l’élément est maintenant effectué
• Dans les paramètres d’administration, l’ancien import laisse la place au nouvel import qui sort de phase “beta”.
• Correction d’un bug qui empêchait la vérification du champ “Date de rappel” lors de l’ajout/édition d’une affaire
• Les abonnés d’un document seront notifiés lors de l’ajout d’une nouvelle version d’un document auquel ils sont abonnés
• Seuls les utilisateurs que l’on est autorisé à voir seront visibles dans l’onglet des lecteurs dans la fiche d’une news
• [Agenda] – Correction d’un bug sur la gestion d’un événement ayant une ressource affectée qui ne s’affichait pas correctement dans l’agenda
• [E-mailing] – Correction d’un bug sur l’affichage en listing du bouton d’édition d’un e-mailing qui a déjà été envoyé via Mailjet. Le bouton ne devrait plus être accessible dans ce cas-là
• [Ticket] – Correction d’un bug sur la réaffectation d’une action de ticket qui ne fonctionnait pas quand il y avait plusieurs actions sur un ticket
• [Sondage] – Correction d’un bug sur la perte d’une question qui n’a pas de description lors de la validation du formulaire d’un sondage
• [Affaire/Organisation] – Correction d’un bug sur l’affichage des champs requis dans la modale d’affectation d’un appel entrant/sortant d’une affaire. Tous les champs requis seront bien affichés dans la modale
• [News] – Correction d’un bug sur la prise en compte des droits pour l’affichage des news dans la page “Newspaper”. Les droits s’appliqueront correctement dorénavant
• [Campagne/E-mailing/Evénement] – Amélioration de la performance et de la précision de la recherche d’un contact existant dans le formulaire d’ajout d’un contact à une campagne, un e-mailing, un événement
• [Ventes] – Le type des champs de remise sur les documents de vente passe en décimal(18,4) pour une meilleure précision à l’instar de ce qui est déjà effectué sur les champs de montant
• [Ventes] – Sur les factures et avoirs exportées en comptabilité le bouton « Recalculer » n’est plus disponible
• [Ventes] – Le calcul des journées facturées prend maintenant en compte le conditionnement en plus de la quantité de la commande et/ou facture
• [Ventes] – Correction du sens d’écriture dans l’Export comptable pour les avoirs
• [Ventes] – Correction d’un bug sur la disparition d’un lien html dans le descriptif d’une ligne de document de vente avec le navigateur IE11
• [Ventes – Factures] – Dans une facture, les dates d’échéances et d’échéances négociées ne peuvent pas être inférieure à la date de facture
• [Ventes – Factures] – Correction : Lors de la saisie d’un règlement, les factures dont les échéances sont payées mais sans règlement associé sont repassées en statut à « A régler »
• [Ventes – Commandes] – Le reste à facturer d’une commande ne prend pas en compte l’escompte sur les factures
• [Ventes – Avoirs] – Le champ « Export comptable » est maintenant visible sur les avoirs
• [Ventes – Avoirs] – La modification d’un avoir met à jour le règlement associé
• [Ventes – Avoirs] – Interdire la modification d’un avoir exporté en comptabilité
• [Ventes – Avoirs] – Lors de la création d’un avoir, les valeurs des champs personnalisés de la facture sont maintenant correctement repris
• [Ventes – Avoirs] – Les affaires liées à des factures sont maintenant repris correctement dans les avoirs
• [Ventes – Contrats] Il est maintenant impossible de valider un contrat si une ligne de contrat n’a pas de produit
• [Ventes – Règlements] – Correction des filtres par défaut sur les règlements
• [Ventes – Renouvellements] – Correction d’un bug qui empêchait de pouvoir supprimer un renouvellement qui contenait un commentaire
• [Ventes – Relance] – Lors d’une relance de type téléphone, la tâche d’organisation créé prend en compte les confidentialités disponibles en base
• [Evénement] – Possibilité de s’auto-enregistrer à un événement depuis l’API de MyPortal