Guide complet sur la réforme de la facturation électronique en France (2025)
La facturation électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises entre 2026 et 2027. Ce guide complet vous aide à comprendre la réforme, ses échéances, ses avantages et les étapes à suivre. Objectif : transformer cette obligation en opportunité pour automatiser, sécuriser et simplifier votre gestion des factures.
Sommaire
- Introduction à la facturation électronique
- Objectifs de la réforme
- Calendrier de déploiement et obligations légales
- Champ d’application : entreprises concernées et exceptions
- Fonctionnement de la facturation électronique : comment ça marche ?
- Mise en œuvre dans les entreprises : comment se préparer ?
- Avantages de la facturation électronique
- Risques, erreurs fréquentes et conseils pour les éviter
- Vidéos & articles sur la facture électronique
- L'accompagnement BLC sur la Facture électronique
- Questions fréquentes sur la facturation électronique
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Introduction à la facturation électronique
La facturation électronique – également appelée e-invoicing – désigne le processus d’émettre, transmettre et recevoir des factures sous format entièrement numérique, de manière sécurisée et automatisée. En France, une réforme majeure est en cours pour généraliser la facturation électronique entre entreprises. Cette réforme implique qu’à terme toutes les factures entre assujettis à la TVA établis en France devront circuler par voie électronique, conformément à des normes définies, et être transmises automatiquement à l’administration fiscale.
Cette transition vers la facture numérique représente un changement profond dans les habitudes de facturation. Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises envoient encore des factures papier par courrier ou des PDF par e-mail. Ces méthodes traditionnelles vont progressivement céder la place à des factures électroniques structurées, lisibles par les systèmes informatiques, ce qui évite les ressaisies manuelles et assure une meilleure traçabilité. Il ne s’agit pas simplement d’envoyer un PDF par email, mais bien d’utiliser un format de données exploitable et un canal de transmission agréé.
Le mouvement n’est pas totalement nouveau : depuis 2017, les entreprises qui facturent la sphère publique (administrations de l’État, collectivités, hôpitaux…) utilisent déjà la plateforme Chorus Pro pour envoyer leurs factures sous forme dématérialisée. La réforme actuelle vise à étendre cette obligation à la facturation entre entreprises privées (B2B) sur le territoire national, avec un déploiement progressif selon la taille des entreprises. Ce guide complet et à jour vous explique pourquoi et comment se mettre en conformité avec la nouvelle réglementation, dans un langage accessible aussi bien aux professionnels qu’aux non-spécialistes.
Objectifs de la réforme
Pourquoi la France impose-t-elle la facturation électronique à toutes les entreprises ? La réforme poursuit plusieurs objectifs majeurs :
Lutte contre la fraude à la TVA
En transmettant systématiquement les données de facturation à l’administration fiscale, celle-ci obtient une visibilité quasi en temps réel des transactions entre entreprises. Cela facilite la détection des anomalies et fraudes à la TVA (comme les carrousels de TVA) et renforce le contrôle fiscal. La facturation électronique permet de sécuriser les recettes de l’État en s’assurant que la TVA facturée est bien déclarée.
Efficacité et fiabilité des échanges commerciaux
En imposant des formats standards et un canal contrôlé, la réforme garantit l’authenticité et l’intégrité des factures. Chaque facture électronique sera tracée du fournisseur au client, réduisant le risque de factures perdues ou d’erreurs de ressaisie. Cela renforce la confiance entre partenaires commerciaux et peut améliorer la relation client-fournisseur (moins de litiges liés aux factures non reçues ou erronées).
Transparence et simplification fiscales
La collecte automatique des données de factures va simplifier certaines démarches déclaratives. À terme, on peut envisager un pré-remplissage des déclarations de TVA ou la suppression de certaines obligations (comme les déclarations d’échanges de biens/services intracommunautaires), puisque l’administration disposera déjà des informations. Cette réforme s’inscrit dans une volonté de simplifier la vie des entreprises en réduisant les tâches administratives redondantes et en fiabilisant les échanges.
Modernisation et compétitivité des entreprises
La dématérialisation des factures est aussi un levier de transformation numérique. Elle incite les entreprises, y compris les PME et TPE, à adopter des outils numériques plus efficaces. À moyen terme, cela permet de diminuer les coûts de traitement (plus de papier ni d’affranchissement, moins de saisies manuelles), d’accélérer les processus de facturation et donc de réduire les délais de paiement. Des échanges 100% numériques rendent les transactions plus fluides, ce qui améliore la productivité et la compétitivité des entreprises françaises.
Calendrier de déploiement et obligations légales
Le passage à la facturation électronique obligatoire va se faire de manière progressive, afin de laisser le temps aux entreprises de s’adapter. Le calendrier officiel, mis à jour par la loi de finances pour 2024, est le suivant :
1er septembre 2026 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI). À cette date, ces grandes structures devront envoyer toutes leurs factures B2B au format électronique via les plateformes agréées. Par ailleurs, dès cette même date du 1/9/2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, auront l’obligation de savoir recevoir des factures électroniques. Autrement dit, même une petite entreprise devra être capable de recevoir une facture sous format électronique dès septembre 2026 si un fournisseur lui en envoie une.
1er septembre 2027 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les PME, TPE et micro-entreprises. Les petites et moyennes entreprises bénéficieront donc d’une année supplémentaire pour se conformer à l’envoi en format numérique. À partir de cette date, plus aucune facture entre entreprises en France ne pourra être émise sur papier ou par simple PDF, quelle que soit la taille de l’entreprise émettrice. Tout passera par des factures électroniques conformes.
En clair, à partir de septembre 2026, toutes les entreprises devront être prêtes à recevoir des factures électroniques, et d’ici septembre 2027, toutes devront également en émettre. Le tableau ci-dessous résume ce déploiement :
| Taille d’entreprise | Réception de factures électroniques | Émission de factures électroniques |
|---|---|---|
| Grandes entreprises (GE) et ETI | 1er septembre 2026 | 1er septembre 2026 |
| PME, TPE et micro-entreprises | 1er septembre 2026 | 1er septembre 2027 |
Il est important de noter que ces dates concernent les factures entre entreprises privées en France (B2B domestique). Les factures à destination de la sphère publique (B2G) sont déjà soumises à l’obligation via Chorus Pro depuis plusieurs années. Par ailleurs, l’obligation de recevoir des factures électroniques en 2026 signifie qu’avant cette date, une entreprise n’est pas tenue de refuser un format papier/PDF – mais elle peut tout de même commencer à en accepter de façon électronique sur base volontaire. À partir de 2026, en revanche, refuser de recevoir une facture électronique ou exiger une facture papier ne sera plus conforme à la loi.
Remarque : L’obligation de facturation électronique découle initialement d’une ordonnance du 15 septembre 2021, qui prévoyait un déploiement plus tôt (au 1ᵉʳ juillet 2024 pour les grandes entreprises, 2025 pour les ETI, 2026 pour les PME/TPE). Cependant, ce calendrier a été reporté pour garantir une meilleure préparation des systèmes et des acteurs. C’est la loi de finances 2024 (article 91) qui a fixé le nouveau calendrier ci-dessus, repoussant l’échéance initiale et donnant ainsi aux entreprises jusqu’en 2026-2027 pour s’équiper.
Sanctions : La réforme prévoit des pénalités en cas de non-respect des obligations. Ne pas émettre une facture au format électronique (alors qu’on y est tenu) pourra entraîner une amende fiscale de 15 € par facture concernée (plafonnée à 15 000 € par an). De même, le fait de ne pas transmettre les données requises à l’administration (voir e-reporting plus bas) pourra être sanctionné d’une amende de 250 € par transmission manquante (plafonnée à 15 000 € par an). Ces montants incitent fortement les entreprises à se conformer aux nouvelles règles dès qu’elles y sont assujetties, sous peine de voir les sanctions s’accumuler.
Champ d’application : entreprises concernées et exceptions
Quelles sont les entreprises concernées par l’obligation de facturation électronique ?
La règle générale est la suivante : sont concernées toutes les opérations de vente de biens ou de services entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France. En pratique, cela signifie que toutes les entreprises françaises, de la micro-entreprise à la multinationale, devront passer à la facture électronique pour leurs transactions B2B nationales, à partir du calendrier évoqué. Le critère déterminant est d’être assujetti à la TVA en France, c’est-à-dire d’exercer une activité économique taxable, même si l’entreprise bénéficie par ailleurs d’exonérations ou d’un régime particulier.
Micro-entrepreneurs et petites entreprises
Les micro-entreprises (auto-entrepreneurs) ne sont pas exemptées par principe. Même si une micro-entreprise est en franchise de TVA (ne facturant pas la TVA du fait d’un faible chiffre d’affaires), elle est considérée comme assujettie (mais non redevable) et entre donc dans le champ de la réforme. Concrètement, à partir de 2027, un auto-entrepreneur devra émettre ses factures clients professionnels via une plateforme électronique agréée, au même titre qu’une PME. La seule différence est que la facture portera la mention de TVA “non applicable – article 293 B du CGI” au lieu de taux de TVA, mais le format et le canal devront être électroniques. De même, si une micro-entreprise reçoit des factures de ses fournisseurs, elle devra être capable de les accepter électroniquement dès 2026. Des mesures d’accompagnement et des solutions simplifiées sont prévues pour les plus petites structures, mais aucune catégorie d’entreprise n’est complètement exclue de l’obligation.
Exceptions (opérations hors champ de la facturation électronique)
Certaines transactions ne sont pas soumises à l’obligation d’émettre des factures électroniques, soit parce qu’elles ne relèvent pas d’opérations entre deux assujettis domestiques, soit en raison de dispositions sectorielles. Voici les principaux cas à connaître :
⚪️ Les transactions avec l’étranger (export, import)
Les factures émises vers un client situé hors de France (par exemple une entreprise dans un autre pays de l’UE ou hors UE) ne sont pas soumises à l’obligation de transiter via le système français de facturation électronique. Une entreprise française qui vend à l’étranger pourra donc continuer à envoyer ses factures par les moyens habituels (email, portail client, etc.), puisqu’il s’agit de transactions non domestiques. En revanche, ces opérations devront également faire l’objet d’un e-reporting à l’intention du fisc français (transmission des informations de facturation, montants, etc., car elles impactent la TVA déclarative). Réciproquement, une entreprise française recevant une facture d’un fournisseur étranger ne la recevra pas via le portail français, mais elle devra en reporter les données (probablement via son portail/fichier de TVA).
⚪️ Secteurs et opérations exonérées de facture
Certaines opérations entre assujettis ne nécessitent pas de factures en temps normal ou suivent des règles spéciales. C’est le cas de certaines activités financières, bancaires ou d’assurance (exonérées de TVA et souvent sans facture client classique), ou encore des activités médicales et paramédicales exonérées, de l’enseignement, ou de certaines associations. Ces opérations ne créeront pas de factures électroniques obligatoires. Toutefois, là encore, un e-reporting pourra s’appliquer si l’administration souhaite récupérer des informations sur ces transactions non facturées. Par exemple, les opérations bancaires, les primes d’assurance, ou les actes médicaux hors TVA pourraient être soumis à déclaration via e-reporting, selon les modalités fixées par l’administration.
⚪️ Les transactions avec des particuliers (B2C)
Les ventes faites à des clients non assujettis (particuliers consommateurs) ne sont pas concernées par l’e-invoicing. Pour ces opérations, les entreprises peuvent continuer à fournir des tickets de caisse ou factures papier/PDF comme aujourd’hui. Il n’y a pas d’obligation d’envoyer une facture électronique à un particulier. Attention toutefois : ces opérations B2C entrent dans le volet « e-reporting » (voir section suivante), c’est-à-dire que certaines données de ces ventes devront être reportées périodiquement à l’administration fiscale, même si la facture en elle-même n’est pas électronique.
En somme, le champ d’application de la facturation électronique couvre toutes les factures entre entreprises assujetties en France (B2B domestique), sans exception de taille ou de secteur dès lors qu’une facture doit être émise. Les opérations hors de ce champ (ventes aux particuliers, opérations internationales ou secteurs spécifiques sans facturation) ne sont pas soumises à e-invoicing, mais tombent dans le champ de l’e-reporting. Cela signifie que toutes les entreprises, même celles qui émettent peu ou pas de factures B2B, auront au minimum l’obligation de transmettre certaines données de leurs transactions à l’administration fiscale. La réforme se compose ainsi de deux volets complémentaires : facturation électronique obligatoire pour les échanges B2B en France, et e-reporting obligatoire pour les transactions non couvertes par ces factures (B2C, export, etc.). Nous détaillons l’e-reporting plus loin dans le guide.
Fonctionnement de la facturation électronique : comment ça marche ?
Passer à la facturation électronique ne consiste pas simplement à envoyer un PDF par e-mail. C’est tout un écosystème et des normes techniques qui sont mis en place afin que les factures circulent correctement et que les données fiscales soient collectées. Voici comment fonctionnera concrètement le système français de facturation électronique inter-entreprises.
🔵 Circuit de transmission via des plateformes (PDP et PPF)
Au cœur du dispositif se trouvent des plateformes de dématérialisation qui assureront l’acheminement des factures électroniques. On distingue :
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Le Portail Public de Facturation (PPF)
Schéma simplifié du fonctionnement : Lorsqu’une facture est émise, elle est d’abord transmise (souvent via un logiciel connecté) à la plateforme PDP de l’émetteur. Cette PDP vérifie le format et les informations, puis envoie la facture électronique à la plateforme du destinataire (selon l’annuaire central). La plateforme du destinataire met la facture à disposition de celui-ci (par exemple intégration automatique dans son système comptable, ou portail web où il peut la télécharger). En parallèle, les données clés de la facture (données fiscales obligatoires) sont automatiquement transmises au système de l’administration fiscale via le PPF qui centralise l’information. Tout cela se passe de manière transparente et généralement instantanée. L’émetteur reçoit aussi des notifications de statut : par exemple, confirmation que la facture a été livrée, ou éventuellement un avis si la facture a été rejetée par la plateforme du client (ex. en cas d’identifiant erroné ou d’anomalie). Ce suivi assure une traçabilité complète du cycle de facturation.
🔵 Formats de facture acceptés : PDF, structuré, Factur-X, EDI...
Passer à la facturation électronique implique d’utiliser des formats de factures normalisés. En effet, pour que les systèmes informatiques puissent traiter automatiquement les factures, il faut que les données soient structurées de façon standard (champ « montant HT », « TVA », etc. bien défini) plutôt que simplement du texte libre sur un PDF. La France s’aligne sur la norme européenne EN 16931, qui définit un modèle de données commun pour les factures électroniques. À partir de 2026, trois formats principaux seront autorisés pour les factures électroniques entre entreprises en France : UBL, CII et Factur-X. Ces trois formats répondent à la norme et contiennent les mêmes informations, seule la présentation change :
UBL 2.1 (Universal Business Language)
Format XML structuré largement utilisé en Europe, standardisé, lisible directement par les systèmes (mais pas par un humain sans logiciel).
CII (Cross-Industry Invoice)
Autre format XML standard (UN/CEFACT), équivalent en termes de données à UBL, simplement d’une syntaxe différente.
Factur-X
Format hybride propre à la France (co-développé avec l’Allemagne, aussi appelé ZUGFeRD en Europe) qui combine un PDF lisible par l’humain et un fichier XML intégré pour la machine. Concrètement, une facture Factur-X est un fichier PDF A/3 qui contient en pièce jointe cachée un XML structuré reprenant les données de la facture. Cela permet au destinataire d’avoir à la fois un rendu visuel classique de la facture et un fichier de données exploitable pour intégration comptable. Factur-X est très apprécié car il concilie lisibilité et automatisation.
Au-delà de ces trois formats standard, qu’en est-il du PDF “simple” ou des anciens formats EDI ?
Un PDF non structuré (par exemple exporté depuis Word ou Excel, et envoyé par email) n’est pas considéré comme une facture électronique valide dans le cadre de la nouvelle réforme. À partir des échéances légales, un simple PDF sera refusé par les plateformes, sauf cas particuliers hors champ (B2C, etc.). Le PDF seul est en effet une image figée qui ne permet pas une exploitation automatique des données, donc il ne répond pas aux exigences de l’e-invoicing. Il faudra soit passer au Factur-X (le plus facile pour conserver un PDF lisible), soit produire directement un XML UBL/CII.
EDI existant : De nombreuses grandes entreprises utilisaient déjà l’EDI (Échange de Données Informatisé) pour échanger des factures de système à système, via des messages structurés (comme EDIFACT par exemple). L’EDI est par nature une facture électronique structurée. Ces échanges EDI pourront continuer, mais ils devront désormais s’interfacer avec le nouveau cadre. En pratique, les opérateurs EDI historiques devront obtenir le statut de PDP ou s’adosser à une PDP. Les données EDI seront converties ou transmises dans l’un des formats standards acceptés afin d’être routées via les plateformes et transmises au fisc. Si votre entreprise utilise déjà une solution EDI avec certains partenaires, renseignez-vous auprès de votre prestataire : soit il figure parmi les PDP immatriculées et la transition sera fluide, soit il devra collaborer avec une PDP pour continuer à envoyer vos factures en respectant la loi. Retenez que toute facture électronique, quel que soit son format initial, devra passer par une plateforme certifiée et arriver au fisc sous forme UBL, CII ou Factur-X. Les entreprises ne souhaitant pas se soucier des détails techniques peuvent opter pour Factur-X, qui offre une transition en douceur depuis le PDF.
Pour clarifier les différences, voici un comparatif des types de formats de facture :
| Type de facture | Description | Exemples |
|---|---|---|
| Facture non structurée | Document human-readable uniquement, pas exploitable automatiquement. | PDF “simple”, image (JPEG) d’une facture, papier scanné. |
| Facture structurée | Données organisées dans un format standard lisible par machine (pas de rendu visuel intégré). | Fichier XML pur (UBL, CII), message EDI (EDIFACT, XML conforme EN16931). |
| Facture hybride | Combinaison d’un document lisible et de données structurées intégrées. | Factur-X (PDF A/3 + XML intégré). |
En bref, dès 2026-2027, toute facture B2B émise en France devra être soit en format XML standard (UBL/CII) soit en Factur-X. Si vous générez encore des PDF classiques, il faudra évoluer vers ces normes. La plupart des logiciels de facturation vont intégrer ces formats en sortie, sans que l’utilisateur final ait à manipuler le code XML lui-même.
🔵 Mentions obligatoires et validation des factures
Une facture électronique contient, en termes de contenu, les mêmes informations obligatoires qu’une facture papier traditionnelle. La dématérialisation ne change pas les mentions légales à inclure, fixées par le Code de commerce et le Code général des impôts. Ainsi, une facture doit toujours comporter notamment :
- Identité du vendeur : nom ou raison sociale de l’entreprise, adresse du siège, numéro SIREN/SIRET, code NIF/TVA intracommunautaire, forme juridique et capital (pour les sociétés), mention RCS ou Répertoire des métiers le cas échéant.
- Identité de l’acheteur : nom ou raison sociale du client entreprise, adresse, et son numéro de TVA intracommunautaire si c’est un assujetti dans l’UE.
- Numéro de la facture : un identifiant unique, chronologique et continu.
Date d’émission de la facture. - Désignation des produits ou services vendus : description, quantités, prix unitaires.
- Montant hors taxe (HT), taux de TVA appliqué pour chaque ligne (ou mention d’exonération le cas échéant), montant de TVA, et montant total TTC.
- Date d’échéance du paiement, conditions de paiement convenues, ainsi que les éventuelles pénalités de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement (mentions obligatoires en France).
- Mentions spécifiques si applicable : par exemple “TVA non applicable, art. 293 B CGI” pour une micro-entreprise en franchise, ou mention d’autoliquidation si c’est le cas, etc.
Les plateformes PDP vérifieront en partie ces informations. Elles s’assureront notamment que le fichier est bien structuré conformément à la norme (contrôle de syntaxe) et que les champs obligatoires sont présents. Cela n’exonère pas l’émetteur de sa responsabilité : en cas de mentions manquantes ou erronées, les règles fiscales habituelles s’appliquent (amende de 15 € par mention manquante, plafonnée au quart du montant de la facture). Il faudra donc veiller, comme avant, à établir des factures complètes et exactes. La différence est que le processus sera automatisé : par exemple, si un champ crucial manque, il y a de fortes chances que la plateforme refuse l’envoi et le signale, permettant de corriger rapidement. On peut s’attendre aussi à ce que l’administration fiscale mette en place des contrôles automatiques sur les données reçues (cohérence des montants, validité du numéro de TVA client, etc.) et éventuellement retourne des informations en cas d’anomalie, pour une correction proactive.
Mise en œuvre dans les entreprises : comment se préparer ?
La réussite de cette transition numérique dépendra de l’anticipation et de l’organisation en amont. Voici comment les entreprises peuvent aborder concrètement la mise en œuvre de la facturation électronique.
Étapes pratiques pour adopter la facturation électronique
S’informer et sensibiliser en interne
La première étape est de bien comprendre les nouvelles obligations et leur calendrier (d’où la lecture de ce guide 😊). Identifiez au sein de votre organisation les services impactés : la comptabilité, la facturation, l’informatique, mais aussi les équipes commerciales ou administratives qui émettent/traitent des factures. Il est crucial de sensibiliser la direction et le personnel au fait que la facturation électronique arrive et qu’il faudra changer certaines habitudes. Plus vous commencez tôt à en parler en interne, plus la transition sera fluide.
Faire un état des lieux de vos outils
Disposez-vous déjà d’un logiciel de facturation ou ERP capable d’émettre des factures dans un format électronique normé ? Beaucoup d’éditeurs font évoluer leurs solutions pour supporter Factur-X ou UBL. Si vous utilisez un logiciel récent, vérifiez s’il propose une fonctionnalité de facturation électronique (mode pilote, module à activer, mise à jour à prévoir…). Si vous faisiez encore vos factures sur Excel/Word manuellement, il faudra envisager d’adopter un véritable logiciel de facturation compatible ou de passer par un prestataire en ligne. Recensez également vos volumes de factures (combien par mois, vers quels clients…) pour dimensionner la solution adaptée.
Choisir une plateforme PDP ou une solution compatible
C’est une étape clé. Vous avez le choix parmi plusieurs approches :
- Si votre logiciel de gestion/facturation propose nativement l’envoi des factures électroniques et qu’il est connecté à une PDP (soit que l’éditeur du logiciel est lui-même une PDP ou a noué un partenariat), cela peut être transparent pour vous. Renseignez-vous auprès de votre fournisseur de logiciel : par exemple, certains outils permettront d’envoyer la facture en un clic et se chargeront de la transmettre via le réseau PDP.
- Si vous n’avez pas de logiciel adéquat, vous pouvez recourir à une plateforme de facturation en ligne. De nombreux opérateurs (startups, éditeurs, experts-comptables, etc.) proposent des portails web ou applications où vous pourrez créer vos factures et qui se chargeront de l’envoi au format électronique réglementaire. Assurez-vous que le prestataire en question est bien immatriculé comme PDP ou travaille avec une PDP. Critères de choix : tarifs (il peut y avoir un coût par facture ou un abonnement, même si certains offrent des plans gratuits pour petites quantités), ergonomie (solution en français, support client, interface simple), fonctionnalités annexes (archivage, suivi des statuts, intégration à votre compta).
- Pour les grandes entreprises envisageant de devenir autonomes : il est possible de se faire immatriculer comme PDP interne si on a les ressources techniques (certaines très grandes entreprises ou groupements le font pour maîtriser tout le process). Mais cette option est complexe et coûteuse, réservée à des volumes importants, et nécessite de respecter le cahier des charges de la DGFiP. La plupart des entreprises opteront donc pour un prestataire externe.
Quoi qu’il en soit, ne tardez pas à explorer les solutions. L’idéal est de faire ce choix dès 2025, de manière à pouvoir tester en conditions réelles avant l’échéance. Vous pouvez par exemple sélectionner 2 ou 3 solutions PDP candidates, demander des démonstrations, évaluer les coûts, puis retenir celle qui convient le mieux à vos besoins.
Tester le processus et former les équipes
Une fois votre solution technique prête (logiciel mis à jour, plateforme choisie, connectée à votre système), réalisez des essais pilotes. Par exemple, essayez d’émettre quelques factures électroniques vers un client volontaire avant que cela ne soit obligatoire. Certaines entreprises ont commencé en 2024 à échanger en e-facture sur base volontaire pour se roder. Testez aussi la réception : demandez à un fournisseur de vous envoyer une facture via le réseau (ou utilisez un outil de test). Ces pilotes permettront de vérifier que tout fonctionne : format correct, bonne réception, compréhension des statuts de retour, etc. En parallèle, formez vos collaborateurs : la personne en charge de la facturation devra savoir comment générer une facture électronique et s’assurer qu’elle est bien envoyée. Le comptable fournisseur devra savoir récupérer les factures entrantes depuis la plateforme (par exemple, aller les télécharger ou les intégrer dans son logiciel). La formation est généralement rapide car les interfaces sont pensées pour être simples, mais elle est indispensable pour éviter les erreurs au démarrage.
Adapter vos processus internes
La facturation électronique va impacter certaines procédures. Par exemple, le processus de validation interne d’une facture client avant envoi devra peut-être s’accélérer pour ne pas bloquer le flux numérique. Du côté des factures reçues, prévoyez un processus de traitement dématérialisé : qui va les valider à réception sur la plateforme, comment seront-elles intégrées en comptabilité (automatiquement ou avec un contrôle humain), etc. Il est recommandé de définir une politique interne sur ces nouveaux flux : qui a accès à la plateforme PDP, qui reçoit les notifications, quelle est la procédure en cas de rejet d’une facture (ex : un client refuse la facture pour erreur, comment la corriger et la renvoyer), etc. Documentez ces nouvelles marches à suivre pour qu’au turnover du personnel, le savoir-faire reste.
Archivage électronique des factures
La loi impose de conserver les factures pendant 10 ans (durée légale selon le Code de commerce, et au moins 6 ans vis-à-vis du fisc). Avec la facture papier, on archivait des classeurs ; avec la facture électronique, l’archivage se fait aussi en numérique. Il faudra donc mettre en place un système d’archivage électronique fiable, garantissant la lisibilité, l’authenticité et l’intégrité des factures pendant toute la durée de conservation. Plusieurs options :
- Utiliser la fonction d’archivage de votre plateforme ou logiciel : de nombreux PDP offrent un service d’archivage à valeur probante, souvent en partenariat avec un tiers-archiveur certifié. Assurez-vous des conditions (durée couverte, coût éventuel, modalités de restitution des données).
- Stockage en interne : si vous gardez les factures vous-mêmes, veillez à les conserver dans leur format original (par exemple, le fichier Factur-X ou XML tel qu’émis/réçu). Il est conseillé d’avoir des sauvegardes redondantes. Idéalement, utilisez un système de gestion électronique de documents (GED) ou un coffre-fort numérique certifié, qui assure des contrôles d’intégrité (empreintes, horodatage) au fil du temps. Ne vous contentez pas d’imprimer le PDF d’une facture électronique pour la classer papier : cela n’aurait pas de valeur légale, car l’original est le fichier numérique avec ses données. Vous pouvez imprimer pour la forme, mais le dossier numérique est la référence à présenter en cas de contrôle.
- Lisibilité dans le temps : étant donné l’évolution technologique, conservez si possible un format PDF lisible en plus du XML pur. Factur-X facilite cela puisque le PDF est intégré. Dans 5 ou 10 ans, on doit pouvoir relire la facture facilement. Prévoir une éventuelle migration des fichiers si les formats évoluent (mais UBL/Factur-X étant standards, ils resteront lisibles longtemps).
L’archivage est un point sérieux souvent négligé. Une facture électronique bien transmise mais perdue ou illisible après quelques années poserait problème lors d’un contrôle fiscal tardif. Prenez donc le temps d’organiser cet archivage dès l’entrée en vigueur : qui est responsable de stocker, où, comment on garantit l’intégrité (certains utilisent la norme NF Z42-013, mais le principal est de s’assurer que les fichiers ne peuvent être altérés).
Suivre l’évolution de la réglementation
Enfin, restez informés des dernières précisions apportées par l’administration jusqu’au go-live. Des ajustements techniques ou des tolérances pourront être décidés. Abonnez-vous aux communications officielles (Ministère de l’Économie, DGFiP) ou aux lettres d’information de votre fédération professionnelle sur le sujet. La réforme étant décalée à 2026/2027, il y aura possiblement des mises à jour d’ici là. Par exemple, la liste des PDP va s’allonger, des guides techniques seront publiés (spécifications du format, etc.), peut-être une phase de bêta test ouverte aux volontaires avant l’obligation. En restant à jour, vous éviterez les mauvaises surprises.
Avantages de la facturation électronique
On pourrait percevoir la réforme uniquement comme une contrainte administrative, mais c’est aussi l’occasion de tirer de nombreux avantages concrets pour votre entreprise. Voici les principaux bénéfices attendus de la facturation électronique :
⏱️ Gains de temps et d’efficacité
Fini le temps passé à imprimer les factures, à les mettre sous pli ou à les saisir manuellement dans un tableur. Avec l’envoi électronique structuré, tout se fait en quelques clics et le destinataire peut intégrer automatiquement la facture dans sa comptabilité. Les relances et suivis sont facilités grâce aux notifications (on sait que la facture est arrivée, on peut automatiser un rappel de paiement, etc.). Votre service administratif pourra consacrer plus de temps à des tâches à valeur ajoutée qu’à du pointage de factures.
📊 Visibilité en temps réel et pilotage
En émettant et recevant vos factures via des systèmes numériques, vous obtenez une meilleure visibilité instantanée sur votre activité. Vous pouvez savoir à tout moment combien de factures sont en attente de paiement, quelles factures ont été reçues ce mois-ci, etc., via des tableaux de bord. Cela améliore le suivi de la facturation et de la trésorerie. Par ailleurs, l’administration fiscale ayant aussi une vision plus précise, cela pourrait simplifier vos échanges avec le fisc (contrôles plus ciblés, possibilité de télétransmettre des justificatifs plutôt que de mobiliser du temps en audit sur site, etc.).
❌ Fiabilité et réduction des erreurs
Les erreurs courantes (factures perdues, doublons, montants mal saisis, erreurs de calcul de TVA) seront fortement réduites. Le format structuré garantit que chaque champ est à sa place et calculé correctement. Les contrôles automatiques des plateformes éliminent des anomalies de base (par exemple, impossible d’oublier de mettre un numéro de facture ou d’omettre le taux de TVA). Moins d’erreurs, c’est aussi moins de litiges avec les clients et fournisseurs, et moins de risques de non-conformité en cas de contrôle fiscal.
📂 Traçabilité et archivage améliorés
Vous n’aurez plus à fouiller dans des archives poussiéreuses pour retrouver une facture de 8 ans en arrière. Un simple clic dans le système d’archivage électronique permettra de la retrouver instantanément. La traçabilité numérique (timestamps, historiques) offre une meilleure auditabilité : en cas de question d’un client ou du fisc, il est facile de prouver quand la facture a été envoyée, reçue, et par qui elle a été traitée.
💶 Réduction des coûts
Moins de papier, d’encre, de frais postaux, de stockage physique… la facture électronique entraîne des économies non négligeables, surtout pour les entreprises émettant un volume important de factures. Selon des estimations, le coût de traitement d’une facture pourrait être réduit de 30 à 50% grâce à l’automatisation (plus besoin de ressaisie ni de correction d’erreurs humaines). Sur un an, cela peut représenter des milliers d’euros économisés même pour une PME, sans parler de l’impact positif sur l’environnement (réduction de la consommation de papier).
💸 Accélération des paiements
Une facture qui arrive plus vite et de manière fiable chez le client a plus de chances d’être payée dans les délais. De plus, l’intégration directe dans les systèmes du client peut réduire le cycle d’approbation interne chez lui. Il est attendu que la généralisation des e-factures contribue à réduire les délais de paiement inter-entreprises, un enjeu important pour la trésorerie des TPE/PME. Certaines plateformes intègrent des solutions de paiement électronique, ce qui peut permettre à un client de régler en cliquant sur la facture reçue.
🤖 Compétitivité et modernisation
Adopter l’e-invoicing, c’est entrer de plain-pied dans l’ère numérique. À moyen terme, cela vous prépare à d’autres évolutions (comme l’éventuelle facture électronique intereuropéenne). Les entreprises modernisées seront plus performantes : par exemple, de grandes entreprises commencent à exiger de leurs fournisseurs qu’ils les facturent électroniquement parce que cela leur simplifie leur propre gestion. En étant prêt, vous conservez ou gagnez des marchés. Par ailleurs, la transition va inciter à digitaliser d’autres processus (devis, commandes, relances automatisées, etc.), ce qui renforce globalement la compétitivité.
🌳 Impact environnemental positif
Moins de papier imprimé et transporté, c’est une contribution aux objectifs de développement durable. La facture électronique s’inscrit donc aussi dans une démarche éco-responsable, ce qui peut améliorer l’image de votre entreprise (et réduire votre empreinte carbone liée aux envois postaux).
Risques, erreurs fréquentes et conseils pour les éviter
Toute transition comporte des écueils. Voici les risques et erreurs les plus courants liés à la facturation électronique, et nos conseils pour les anticiper :
❌ Ne pas être prêt à temps
Le risque principal est de prendre du retard et de se retrouver en situation non conforme au moment où l’obligation s’applique à vous. Par exemple, une PME qui attend mi-2027 pour s’occuper de ce sujet pourrait paniquer si elle ne parvient pas à déployer une solution en quelques semaines.
✅ LE CONSEIL BLC
Démarrez votre projet le plus tôt possible. Même si les dates ont été repoussées, ne relâchez pas l’effort. Profitez de 2025 et début 2026 pour avancer à petits pas. Planifiez et allouez des ressources (temps de vos équipes, budget si achat de logiciel) dès maintenant pour éviter le rush de dernière minute où tout le monde sollicitera les intégrateurs en même temps.
❌ Choisir une solution inadaptée
Une erreur serait de s’engager avec une plateforme ou un logiciel qui ne correspond pas à vos besoins (trop complexe, trop cher, pas certifié PDP, etc.).
✅ LE CONSEIL BLC
Prenez le temps de comparer les offres. Si possible, faites des tests gratuits ou des essais pilotes. Vérifiez les conditions contractuelles (par exemple, la réversibilité des données si vous changez de prestataire, la conformité RGPD pour la protection de vos données, etc.). Assurez-vous également que la plateforme choisie gère bien tous les aspects : l’e-invoicing mais aussi l’e-reporting, l’archivage ou l’intégration à votre compta si c’est crucial pour vous.
❌ Continuer à envoyer des PDF par e-mail après l’échéance
Cela sera tout simplement hors la loi. Certains pourraient être tentés de penser “mon client est une petite boîte, on va continuer comme avant discrètement”. C’est un faux pas à éviter absolument. Non seulement l’administration le verra (car elle n’aura pas reçu la donnée via le circuit prévu), mais en plus votre client lui-même sera en infraction s’il accepte hors plateforme.
✅ LE CONSEIL BLC
Habituez-vous à dire adieu au PDF par email pour les factures concernées. Après les dates légales, si un client vous réclame une facture papier ou e-mail, expliquez-lui que ce n’est plus permis et accompagnez-le éventuellement dans la démarche (peut-être a-t-il raté une info). En amont, communiquez avec vos clients/fournisseurs sur votre passage au numérique : annoncez-leur que vous utiliserez tel mode à partir de telle date, afin qu’ils ne soient pas surpris.
❌ Erreur dans les données de l’annuaire (mauvaise adresse de destinataire)
Si vous renseignez mal l’identifiant de votre client (par exemple le mauvais SIRET ou un code erroné), la facture pourrait ne pas trouver son destinataire. Au début, c’est une erreur fréquente – un peu l’équivalent d’une adresse postale erronée sur une enveloppe, qui entraîne un retour à l’expéditeur.
✅ LE CONSEIL BLC
Tenez à jour vos bases de données clients (SIREN/SIRET exacts, raison sociale officielle). Les plateformes pourront aider en autocomplétant certaines informations grâce à l’annuaire central. En cas de doute, contactez votre client pour confirmer via quelle plateforme il souhaite recevoir les factures et quel identifiant utiliser. Au lancement, faites un petit audit de vos fichiers clients pour repérer des anomalies (SIRET manquants, numéros de TVA invalides…) et corrigez-les. Cela vous évitera des rejets lors de l’envoi électronique.
❌ Oublier de consulter les factures reçues sur la plateforme
Côté réception, un risque est de manquer des factures entrantes si on ne surveille pas la plateforme ou qu’on n’a pas bien paramétré les notifications. Par exemple, si jusqu’ici vous receviez tout par courrier ou email, il faut prendre le réflexe d’aller sur votre portail ou de regarder votre logiciel pour voir les nouvelles factures.
✅ LE CONSEIL BLC
Configurez des alertes e-mail ou notifications dès qu’une nouvelle facture arrive via la PDP. Attribuez la responsabilité à quelqu’un (ex : le comptable fournisseur) de vérifier régulièrement. Mieux, intégrez directement la réception dans votre logiciel comptable pour ne rien rater. En interne, établissez un processus pour traiter rapidement ces factures (vérification, mise en paiement, etc.), comme vous le feriez pour le courrier arrivé.
❌ Ne pas respecter l’obligation d’e-reporting
Certaines entreprises, surtout celles ne faisant pas de B2B domestique, pourraient négliger la partie e-reporting. Par exemple un commerce de détail 100% B2C pourrait se dire “je n’ai pas de facture électronique à émettre, donc je ne suis pas concerné” et oublier qu’il doit tout de même envoyer les données de ventes.
✅ LE CONSEIL BLC
Identifiez clairement vos obligations e-reporting en fonction de votre activité. Même si vous n’entrez pas dans l’e-invoicing, renseignez-vous sur comment transmettre vos données de caisse ou autres. Là aussi, voyez avec votre logiciel de caisse ou votre expert-comptable. Mettez en place un calendrier de transmission (beaucoup de solutions le feront automatiquement, mais il faut paramétrer les accès). Une bonne gestion du e-reporting vous évitera les pénalités et assurera la conformité de votre entreprise.
❌ Problèmes d’archivage et de conservation
On l’a évoqué, ne pas correctement archiver les factures électroniques est un risque. Un disque dur qui lâche sans sauvegarde, et des années de factures peuvent disparaître. Ce serait dramatique en cas de contrôle.
✅ LE CONSEIL BLC
Appliquez les bonnes pratiques de l’archivage numérique dès le départ. Sauvegardes multiples (sur le cloud sécurisé, sur un serveur différent, etc.), contrôles périodiques de lisibilité, et usage d’outils professionnels si possible. Documentez également la méthode de conservation dans votre documentation interne de contrôle : cela fait partie de la piste d’audit fiable de montrer comment vous garantissez l’intégrité des factures dans le temps.
❌ Sécurité et confidentialité
Qui dit numérique dit aussi risque de cyberattaque si mal protégé. Si vos identifiants de plateforme sont dérobés, quelqu’un pourrait théoriquement accéder à vos factures, voire en émettre en usurpant votre identité.
✅ LE CONSEIL BLC
Traitez la plateforme comme une application sensible. Activez l’authentification multi-facteur s’il y en a une, utilisez des mots de passe forts et uniques, limitez les accès utilisateurs au strict nécessaire, et désactivez les comptes de salariés qui quittent l’entreprise. Rassurez-vous, les PDP investissent fortement en sécurité, mais l’erreur humaine peut toujours ouvrir des brèches.
❌ Gestion des litiges et cas particuliers
Apprêtez-vous à gérer quelques cas particuliers au démarrage : un client qui prétend ne pas avoir reçu la facture (vérifiez ensemble sur l’annuaire si l’adresse était bonne), une facture envoyée deux fois par erreur (vous devrez peut-être l’annuler via un avoir électronique), un client étranger qui ne comprend pas pourquoi vous voulez passer par une plateforme (expliquez-lui que ce n’est pas obligatoire pour lui, et adaptez en lui envoyant en PDF + faites le e-reporting de votre côté).
✅ LE CONSEIL BLC
La clé est la communication. Informez vos partenaires en amont, et restez flexible les premiers temps. La réforme prévoit sans doute une tolérance les premières semaines de mise en place pour les couacs techniques. Ne paniquez pas au premier souci, appuyez-vous sur le support de votre plateforme PDP (ils auront un rôle d’accompagnement aussi).
En suivant ces conseils et en étant proactif, vous transformerez ces risques en simple check-list de points de vigilance. L’expérience des pays ayant déjà mis en place l’e-invoicing montre qu’après une période d’adaptation, le processus devient routine et fiable.
Vidéos & articles sur la facture électronique
L'accompagnement BLC sur la Facture électronique
Choisir le bon logiciel
Chaque entreprise a des process différents. C’est pourquoi il faut prendre le temps de bien choisir son logiciel. Notre rôle est d’analyser votre fonctionnement afin de vous proposer la solution la plus adaptée. (Bien sûr si vous avez déjà un logiciel de gestion cette étape n’est pas obligatoire).
Déployer le logiciel retenu
Une fois que le logiciel a été choisi et validé. Notre rôle est de l’installer en nous assurant de respecter toutes vos particularités. Mais aussi en récupérant tout l’historique des données qui pourrait être présent sur l’ancien système. (Bien sûr si vous avez déjà un logiciel de gestion cette étape n’est pas obligatoire).
Déployer les fonctionnalités « Facture électronique »
Une fois le logiciel déployé, il va falloir faire en sorte de le rendre compatible à la norme facture électronique. C’est plus ou moins « natif » en fonction des logiciels et nous nous assurons de nous occuper de tout ça.
Former les utilisateurs et assurer le support
Une fois le logiciel déployé et paramétré. Nous organisons des sessions de formation pour expliquer aux utilisateurs comment se servir de ce nouvel outil. Notre but est que vous soyez parfaitement autonome sur la solution afin de ne pas dépendre d’une société tierce. Puis nous assurons l’assistance au quotidien en cas de besoin de support.
Questions fréquentes sur la facturation électronique
C’est une facture émise, transmise et reçue sous un format numérique structuré (comme Factur-X ou XML), permettant une lecture automatique des données. Elle remplace les factures papier ou PDF classiques et a la même valeur légale.
Elle impose progressivement à toutes les entreprises assujetties à la TVA d’émettre et recevoir des factures électroniques via des plateformes certifiées. Elle prévoit aussi le e-reporting pour les opérations hors facturation électronique (ventes B2C, exportations…).
Pour renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, simplifier les obligations fiscales, moderniser les échanges entre entreprises et réduire les coûts liés au papier et aux erreurs manuelles.
Toutes les entreprises établies en France, y compris les TPE, micro-entrepreneurs, associations assujetties à la TVA. Le calendrier prévoit une entrée progressive jusqu’en 2027.
Les ventes à des particuliers (B2C) et à l’international ne sont pas soumises à l’e-invoicing, mais doivent faire l’objet d’un e-reporting.
L’Italie, l’Espagne ou la Pologne ont déjà adopté la facturation électronique. Une directive européenne est en préparation pour harmoniser ces pratiques.
Septembre 2026 : réception obligatoire pour toutes les entreprises + émission obligatoire pour les grandes entreprises et ETI. Septembre 2027 : obligation d’émission étendue aux PME, TPE et micro-entreprises.
Oui, jusqu’à la date limite correspondant à votre taille d’entreprise. Il est conseillé de tester la facturation électronique en amont pour anticiper la transition.
Une amende de 15 € par facture non conforme (plafond : 15 000 €/an). Le client peut aussi refuser la facture si elle ne suit pas les règles.
Omission ou oubli de transmission : 250 € par manquement, plafonné également à 15 000 €/an.
Elle croise les données attendues via le système central avec les déclarations de TVA. Les écarts sont facilement repérables.
Une phase de démarrage progressive est possible, mais sans nouveau report prévu. Une phase pilote est prévue dès 2024-2025.
Oui, mais c’est déjà en place depuis 2020 via Chorus Pro. La réforme étend l’obligation aux échanges entre entreprises privées.
Depuis votre logiciel ou une plateforme connectée à une PDP. Le document est généré au format structuré et transmis automatiquement à votre client via le système.
Via votre PDP ou votre logiciel connecté. Vous serez notifié d’une nouvelle facture et pourrez la visualiser ou l’importer automatiquement.
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire, accréditée par l’État, qui assure la transmission des factures et données à l’administration.
Le Portail Public de Facturation centralise l’annuaire et les flux fiscaux. Il ne permet pas d’émettre directement les factures pour les entreprises privées.
Il recense les entreprises et leur mode de réception de facture. Il est utilisé par les PDP pour acheminer les factures au bon destinataire.
Factur-X, UBL 2.1 et CII (XML). Le PDF simple n’est plus reconnu comme facture électronique.
Non, sauf pour les opérations hors champ (B2C, international). Pour les factures B2B domestiques, seul un format structuré est accepté.
Un fichier combinant un PDF lisible et un fichier XML structuré, idéal pour garder une présentation claire tout en répondant aux exigences techniques.
Deux formats XML normalisés utilisés pour la facturation électronique, selon les préférences ou les outils de l’entreprise.
Oui, mais les flux doivent transiter par une PDP et être conformes aux nouveaux formats. L’EDI devra être connecté au système national.
Oui, ou un logiciel mis à jour pour générer des factures au bon format. De nombreuses solutions simples et accessibles existent.
Les coûts dépendent de la solution choisie. Il existe des offres gratuites ou abordables. L’État ne facture pas l’accès au réseau. Des aides existent (France Num, régions…).
Non. L’envoi via la plateforme suffit : les données sont transmises automatiquement à l’administration.
Non, sauf si vous le souhaitez. Le passage par une PDP garantit déjà la fiabilité du processus.
En format électronique, pendant 10 ans, idéalement via un coffre-fort numérique ou un service d’archivage conforme.
Ils doivent aussi être émis électroniquement via le même circuit.
Non. Il peut la contester, mais elle est réputée reçue dès sa transmission, sauf rejet explicite.
Après la date limite, ce refus n’est pas légalement fondé. La facturation électronique s’impose à tous.
Informez-vous, désignez un référent, testez une solution en amont, formez vos équipes, échangez avec vos partenaires et profitez des aides disponibles.
Elle n’est pas concernée par l’obligation. Mais attention : la plupart des entreprises restent assujetties, même sans collecte de TVA.
Non concerné. Le client français fera le e-reporting. La facture peut continuer à être envoyée par email ou PDF.
Pas besoin de passer par le système français. Envoi classique possible, mais un e-reporting est obligatoire.
Micro, PME, ETI et GE sont définies selon l’effectif et le chiffre d’affaires. Cela détermine votre date d’entrée dans la réforme.
Non, vous gardez votre logique habituelle, tant qu’elle est chronologique et sans doublons.
Oui, mais uniquement à titre de copie. Seule la version électronique a une valeur légale.
Par un avoir ou une nouvelle facture rectificative, à transmettre via le système.
Pas immédiatement. Mais à terme, la TVA pourrait être pré-remplie grâce aux données collectées automatiquement.
Pas toujours, mais elle réduit les retards liés aux pertes, oublis ou erreurs de transmission.
Gain de temps, meilleure fiabilité, analyse facilitée des données, image modernisée et montée en compétence de vos équipes.