Introduction à la facture électronique
Adopter la facture électronique implique de se conformer à une série de réglementations. Dans cet article, nous détaillons les exigences légales et comment les respecter pour une transition en toute sérénité.
Cadre législatif
L’adoption de la facture électronique ne se résume pas simplement à numériser des documents papier. Elle nécessite une compréhension et une application rigoureuse du cadre législatif en vigueur. En Europe, par exemple, la directive 2014/55/UE impose des standards précis pour les factures électroniques dans les transactions avec les administrations publiques. En France, la loi de finances pour 2020 renforce ces obligations en étendant progressivement la facturation électronique à toutes les transactions interentreprises d’ici 2025.
Obligations des entreprises
Pour rester conforme, les entreprises doivent :
- Utiliser un logiciel de facturation certifié : Ce logiciel doit garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures.
- Inclure les mentions obligatoires : Les factures doivent contenir toutes les informations exigées par la loi, telles que le numéro de facture, la date d’émission, l’identité des parties, les détails des produits ou services, et les montants de TVA.
- Assurer l’envoi et la réception en format électronique structuré : Les formats XML ou UBL sont souvent requis pour garantir l’interopérabilité et faciliter les traitements automatisés.
Archivage et intégrité des données
L’archivage électronique est un aspect crucial de la conformité. Les entreprises doivent :
- Conserver les factures pendant une période minimale (généralement 10 ans en France).
- Utiliser des solutions d’archivage électronique qui garantissent la pérennité, l’inaltérabilité et la sécurité des données.
- Mettre en place des procédures de sauvegarde régulières pour prévenir toute perte de données.
Auditabilité
Les entreprises doivent se préparer à d’éventuels contrôles fiscaux et audits en :
- Assurant la traçabilité de chaque facture : Depuis sa création jusqu’à son archivage, chaque étape doit être documentée et vérifiable.
- Utilisant des pistes d’audit fiables : Les solutions de facturation doivent permettre de retracer toutes les actions effectuées sur une facture.
- Préparant un dossier de conformité : Ce dossier doit contenir toutes les preuves nécessaires pour démontrer le respect des obligations légales et fiscales.
Conclusion sur la facture électronique
La conformité légale est un pilier de la facturation électronique. En suivant ces directives, vous pouvez optimiser vos opérations tout en restant en règle. Pour en savoir plus, inscrivez-vous à notre webinaire !