Changement concernant les logiciels de caisse
L’administration fiscale a précisé son interprétation des dispositions de lutte contre les logiciels de comptabilité et les logiciels de caisse « permissifs » issues de la loi 2013-1117 du 6 décembre 2013.
L’administration a suggéré aux professionnels (concepteurs, éditeurs, intégrateurs, distributeurs ou revendeurs) d’appliquer un certain nombre de mesures de prévention :
- informer leurs clients sur la finalité d’usage des logiciels de caisse
- informer leurs clients sur les évolutions nécessaires des produits pour assurer notamment leur conformité avec la réglementation en vigueur
- mise en place de procédés de traçabilité des opérations d’enregistrement des données dans les logiciels de caisse
- mise en place de fonctionnalités préventives de fraude comme l’impossibilité de modifier une donnée enregistrée après la clôture ou la mise en place d’outils de contrôle de cohérence
- gestion sécurisée des droits d’accès des utilisateurs des produits
- mesures de déontologie consistant notamment à rappeler les bonnes pratiques à leurs salariés et à leurs partenaires, en matière de manipulation des paramètres des logiciels de caisse
- certification des logiciels de caisse permettant d’assurer le respect d’un cahier des charges précis, notamment au regard des sécurités offertes par les produits
Une certification « NF525 Logiciel de gestion d’encaissement » est donc née suite aux exigences de l’administration fiscale. Elle est mise en place par l’AFNOR Certification et son secrétariat technique Infocert en partenariat avec les représentants de la DGFIP qui ont suivis le projet. Cette certification permettra aux éditeurs de logiciels de comptabilité et de caisse de justifier de l’intégrité de leur produits auprès de l’administration fiscale.
Sont concernés :
- les caisses enregistreuses autonomes, à savoir les systèmes d’encaissement autonomes qui n’ont pas la capacité d’être paramétrés pour avoir un fonctionnement en communication avec d’autres systèmes d’encaissement ou système centralisateur d’encaissement (ni avoir de version qui le permette)
- les logiciels de caisse, c’est-à-dire les systèmes de caisse en mesure d’enregistrer, de sécuriser et d’archiver toutes les données d’encaissement en temps réel directement dans le système
- les logiciels de caisse et de comptabilité, correspondant aux systèmes d’encaissement en mesure d’enregistrer, de sécuriser et d’archiver toutes les données d’encaissement en temps réel directement dans le système et incorporant une gestion comptable et financière
Un produit certifié NF525 devra permettre notamment :
- l’identification des processus et des données d’encaissement
- la sécurisation de l’enregistrement des données relatives à l’encaissement par la signature électronique
- la création d’une piste d’audit, outil de traçabilité des opérations d’encaissement
- l’archivage et la conservation des données d’encaissement
- l’absence de fonctions occultant des données d’encaissement
- les moyens de restitution des données d’encaissement enregistrées afin de simplifier les contrôles internes et/ou par l’administration