Comment envoyer un document par email à plusieurs contacts dans Sage 100 Gestion Commerciale ?

Lors de l’envoi de documents par email depuis Sage 100 Gestion Commerciale, il est fréquent de devoir adresser un même fichier à plusieurs destinataires. Dans cet article, nous allons voir une solution efficace pour répondre à cela et envoyer des documents à plusieurs contacts d’un même service.

Problème : un seul destinataire possible

Prenons l’exemple d’un bon de commande destiné au client Perle. Vous souhaitez envoyer ce document à deux contacts distincts : Achat1 et Achat2. Cependant, lorsque vous accédez au menu de sélection des destinataires, vous ne pouvez en choisir qu’un seul.

C’est une contrainte frustrante si vous devez systématiquement envoyer le même document à plusieurs personnes dans une même entreprise. Heureusement, il existe une solution simple et efficace pour automatiser cet envoi à plusieurs contacts d’un même service.

Solution : rattacher plusieurs contacts à un même service dans Sage 100 Gestion Commerciale

1. Associer les contacts à un service

L’astuce consiste à rattacher plusieurs contacts sous un même service (ex. : Achat, Commercial, Comptabilité). Ainsi, au lieu de sélectionner un contact individuel, vous sélectionnez le service en tant que destinataire.

Dans notre exemple, Achat1 et Achat2 seront tous deux associés au service Achats. Résultat : en sélectionnant Achats comme destinataire, le document sera automatiquement envoyé à tous les contacts de ce service.

2. Configurer l’option d’envoi par service

Cette configuration se paramètre dans le menu Fenêtre > Préférences de votre logiciel. Vous devez y indiquer le service qui recevra les documents envoyés depuis votre poste.

⚠️ Attention : Ce paramétrage est personnalisable par poste.

• Exemple 1 : Virginie configure son logiciel pour envoyer tous ses documents au service commercial.
• Exemple 2 : Mélanie, qui s’occupe des relances et des duplicatas de factures, paramètre l’envoi vers le service comptabilité.

Ainsi, chaque utilisateur peut adapter les destinataires en fonction de son rôle et de ses besoins.

Avantages de cette méthode

✅ Gain de temps : Plus besoin de sélectionner plusieurs destinataires à chaque envoi.
✅ Moins d’erreurs : Envoi garanti aux bonnes personnes sans risque d’oubli.
✅ Paramétrage flexible : Chaque utilisateur personnalise ses destinataires en fonction de son travail.

Conclusion

Si vous devez régulièrement envoyer des documents à plusieurs contacts d’un même service dans votre logiciel de gestion commerciale, pensez à les rattacher à un service unique. Avec ce simple paramétrage, vous pourrez automatiser et fluidifier vos envois d’emails, tout en vous assurant que tous les contacts concernés recevront bien l’information.

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