Replay Webinar : La gestion de mes achats avec Pennylane ! Gain de temps immédiat 💥

Dans ce live animé par Sylvain de BLC, on plonge dans les fonctionnalités clés du module « Achats » de Pennylane. Ce logiciel de gestion comptable, déjà bien implanté dans les PME, continue d’évoluer avec une volonté affirmée de rendre l’outil toujours plus accessible, complet et fluide. À travers démonstrations et astuces concrètes, ce live nous guide pas à pas dans la gestion des factures fournisseurs, des notes de frais, des demandes d’achat et des workflows de validation, sans oublier les nouveautés à venir.

🚀 Une grande nouveauté : utilisateurs illimités

L’annonce majeure de ce live, c’est la fin des limitations d’utilisateurs dans le module « gestion » de Pennylane. Toutes les équipes peuvent maintenant être onboardées, sans surcoût lié au nombre de comptes. C’est un vrai changement, notamment pour les entreprises ayant beaucoup de collaborateurs impliqués dans la gestion des achats ou des notes de frais.

Ce fonctionnement rend la plateforme particulièrement attractive pour la gestion des notes de frais, souvent coûteuse dans d’autres outils spécialisés facturés à l’utilisateur. Ici, avec un abonnement unique, toute l’entreprise peut utiliser cette fonctionnalité, même uniquement pour les frais professionnels.

🧾 Une gestion des factures fluide et intuitive

Le traitement des factures fournisseurs dans Pennylane est conçu pour être rapide, visuel et accessible à tous. Plusieurs méthodes d’import sont disponibles :

• 📎 glisser-déposer depuis l’ordinateur
• 📸 prise de photo via l’application mobile
• 📧 envoi automatique par email
• ☁️ connecteurs Google Drive, Dropbox, Qonto…

Une fois dans le système, les factures sont lues automatiquement par un OCR performant. Le montant, la TVA, les dates, le fournisseur sont identifiés sans saisie manuelle. Si besoin, l’utilisateur peut corriger les informations ou ajouter des éléments comme une période d’imputation (utile pour les écritures de charges constatées d’avance).

Les factures sont classées par statut (réception, à valider, à payer, payées…) avec des couleurs claires qui facilitent le suivi. On peut aussi filtrer les affichages ou ajouter des colonnes personnalisées.

📲 Application mobile : parfaite pour la mobilité

L’application mobile est un vrai atout, notamment pour la gestion des notes de frais. Elle permet de prendre en photo un justificatif, d’en saisir les informations essentielles (montant, TVA, type de dépense) et de le soumettre en un clin d’œil.

Un module de calcul d’indemnités kilométriques est également disponible. Il suffit d’indiquer l’itinéraire et le type de véhicule pour que le montant remboursable soit automatiquement calculé.

💼 Notes de frais : simples, efficaces et automatisées

Les notes de frais sont faciles à gérer dans Pennylane. Une fois saisie, la note est envoyée automatiquement dans un circuit de validation. Ces circuits peuvent être personnalisés selon l’équipe ou le montant engagé.

Côté remboursement, plusieurs options s’offrent à l’entreprise :

• 💳 via le compte pro Pennylane (intégré gratuitement)
• 🏦 via Qonto, si l’entreprise l’utilise
• 📤 via un export XML transmis à Agicap

Cette automatisation des validations et des paiements simplifie la vie de tous, collaborateurs comme comptables.

🛍️ Demandes d’achat : structurer en amont les dépenses

Les demandes d’achat permettent aux collaborateurs de formaliser un besoin avant la réception de la facture. Ils peuvent joindre un devis, renseigner un montant, choisir un fournisseur (ou en créer un), indiquer un motif et soumettre la demande.

Un circuit de validation s’enclenche selon des règles personnalisables. Cela évite les avances personnelles importantes et permet de mieux suivre les engagements budgétaires de chaque service.

🔁 Workflows de validation personnalisables

Les circuits de validation sont un des points forts de Pennylane. Chaque entreprise peut définir ses propres règles selon :

• Le montant de la dépense
• L’équipe ou le service concerné
• Le type de document (facture, note de frais, demande d’achat)

Ces workflows permettent d’automatiser les étapes et de structurer les process tout en conservant de la souplesse.

💳 Compte pro intégré : des cartes et du contrôle

Pennylane intègre un compte pro (propulsé par Swan), inclus gratuitement dans l’abonnement. Ce compte permet de générer des cartes bancaires physiques ou virtuelles pour chaque collaborateur.

Chaque carte est paramétrable avec un plafond de dépenses, des restrictions par type d’achat, et un suivi en temps réel des transactions. Toutes les dépenses réalisées via ces cartes sont automatiquement rapprochées des justificatifs, facilitant le lettrage et la comptabilité.

🔗 Intégration avec Agicap : paiements facilités

Grâce à l’intégration avec Agicap, il est désormais possible de payer toutes ses factures depuis Pennylane, quelle que soit la banque. C’est une avancée majeure pour fluidifier la gestion de trésorerie.

La plateforme peut également exporter les fichiers nécessaires au paiement, pour les transmettre à Agicap ou à un autre outil bancaire. Le rapprochement bancaire est ensuite automatisé.

🗃️ Archivage probant : où en est-on ?

L’archivage des justificatifs dans Pennylane est très complet : chaque action est historisée, chaque modification est tracée. Cela offre déjà une forte fiabilité en cas de contrôle fiscal.

Cependant, Pennylane ne fournit pas encore de certification officielle d’archivage probant. Une option dédiée est prévue dans la roadmap 2025, probablement en tant que module additionnel.

🔌 Connexions possibles avec d’autres outils

Pennylane dispose d’une API ouverte, permettant une intégration avec d’autres systèmes comme des ERP (ex. : Sylob). Il est tout à fait possible de n’utiliser Pennylane que pour un périmètre précis, comme les notes de frais, et de faire remonter les écritures ou documents vers un autre logiciel métier.

📌 En résumé

Conclusion

Avec ces évolutions, Pennylane devient une plateforme encore plus complète pour la gestion quotidienne des PME. Accessible, moderne, modulable, elle coche de plus en plus de cases pour remplacer les outils comptables traditionnels ou les solutions spécialisées trop coûteuses.

Et avec sa roadmap 2025 très ambitieuse (archivage probant, enrichissement des modules, etc.), elle s’impose comme un choix de plus en plus légitime pour les entreprises en croissance.