Replay Webinar : Pennylane Mobile – Pilotez votre activité depuis votre poche

Pennylane Mobile : pilotez votre activité depuis votre poche 📱

La promesse : gérer sans être “collé” au bureau

Dans ce live, Sylvain (CEO et cofondateur de BLC) explique pourquoi une application mobile n’est plus un “bonus”, mais un vrai prolongement de la gestion d’entreprise. L’idée est simple : on bouge plus qu’avant. On passe de rendez-vous en rendez-vous, on gère une équipe, on doit valider des dépenses, répondre à un client… et on ne peut pas dépendre d’un ordinateur pour tout. Dans ce contexte, la mobilité n’est pas seulement confortable : elle permet d’aller plus vite, d’être plus réactif, et donc plus compétitif.

Sylvain insiste aussi sur un point très concret : à défaut d’une app bien pensée, on compense par des mails, des notifications dispersées et des relances dans tous les sens. Résultat : on finit la journée avec une surcharge d’informations. L’application mobile, selon lui, sert précisément à remettre de l’ordre : centraliser, simplifier, agir rapidement.

Pourquoi la mobilité change réellement la gestion financière ⚡

Le gain principal, c’est la continuité. Quand tout est mobile, on ne “repousse” plus la compta ou l’administratif au soir ou au lendemain. On capture une facture au moment où elle existe (un ticket, une dépense, un justificatif), on la classe tout de suite, on évite les oublis… et on évite surtout la chasse aux pièces au moment du closing.

Autre point clé : le suivi de trésorerie. Une PME ou une ETI a souvent plusieurs comptes bancaires. Sans consolidation, on perd du temps à ouvrir plusieurs applications bancaires, à recouper des infos, à vérifier ce qui est passé ou non. Pennylane Mobile propose une vue centralisée qui permet de garder un œil sur les soldes et sur les transactions, même entre deux rendez-vous.

Enfin, Sylvain met en avant l’impact commercial : envoyer un devis depuis le terrain, ou facturer immédiatement après un échange client, peut faire gagner des jours. Et dans beaucoup de métiers, ces jours comptent.

En pratique, l’app vise surtout à :

• réduire les frictions (moins d’allers-retours, moins de “je le ferai plus tard”) ;
• augmenter la réactivité (clients, fournisseurs, équipe) ;
• garder un pilotage simple et disponible partout.

Découverte de l’application : une interface pensée pour “agir”

Sylvain commence par montrer un point souvent négligé : les réglages. L’application permet de gérer finement les notifications (virements entrants/sortants, paiements par carte, déconnexion bancaire…), mais aussi la sécurité, avec l’authentification biométrique (type Face ID ou équivalent). Il évoque aussi des options très “terrain”, comme le recadrage automatique des justificatifs (qu’il recommande clairement) et le choix d’enregistrer ou non les photos dans la galerie du téléphone.

Ensuite, il présente l’écran d’accueil. C’est un “hub” : on y voit rapidement les actions possibles (ajouter une dépense, créer une facture, créer un devis, ajouter un document…), et on peut personnaliser la barre d’accès rapide selon ses usages. Pour les personnes qui gèrent plusieurs sociétés (dirigeants multi-structures, cabinets, groupes), la bascule entre dossiers est disponible directement depuis le haut de l’écran. La cloche de notifications sert à retrouver ce qui est nouveau, mais aussi ce qui a déjà été traité, ce qui évite de se disperser.

Une “Une” qui sert de to-do list intelligente ✅

Ce que Sylvain montre ensuite est important : l’app n’affiche pas seulement des données, elle propose une liste de choses à faire. On retrouve par exemple des demandes comptables (souvent initiées par l’expert-comptable), des demandes de documents (par un comptable interne ou un manager), des demandes d’approbation, des suggestions de rapprochement entre transactions et factures, des transactions à justifier, ou encore des factures clients en retard.

L’intérêt, c’est que l’utilisateur n’a pas besoin de parcourir tous les menus pour savoir “ce qui manque”. L’application met en avant ce qui est actionnable, ce qui aide à garder un système propre et à éviter les oublis.

Cas pratiques : Scanner un ticket et créer une note de frais (sans “galérer”) 🍽️

Sylvain prend un justificatif de restaurant et montre la création d’une note de frais. L’aspect marquant, c’est l’automatisation : il n’a quasiment rien à faire. L’application détecte le document, recadre l’image, lit les informations et pré-remplit les champs utiles (montant, TVA, date, type de dépense). Ensuite, l’utilisateur n’a plus qu’à compléter ce qui a du sens en interne : un motif (ex. “invitation agence”), éventuellement un axe analytique (client/projet), et un commentaire.

Il montre aussi une fonction simple mais pratique : mentionner quelqu’un dans un commentaire (via “@”). Cela facilite les échanges internes quand une dépense doit être validée, comprise, ou rattachée à un projet.

Ce que ça apporte au quotidien :

• le justificatif est capturé au bon moment (donc moins d’oubli) ;
• l’information est structurée (donc moins de retraitement) ;
• les équipes compta/finance récupèrent une donnée plus propre.

Scanner une facture fournisseur : même geste, autre destination

Il répète ensuite l’exercice, mais cette fois en facture d’achat (facture fournisseur). La logique est similaire : scan, recadrage, reconnaissance, pré-remplissage. Ensuite, l’utilisateur peut catégoriser, commenter, et préciser si la facture a déjà été payée (par exemple via carte entreprise). L’essentiel ici, c’est que la facture entre dans le circuit au moment où elle existe, au lieu d’attendre un envoi par mail ou une saisie tardive.

Approvals : valider en mobilité (nouveauté mise en avant) ✅

Sylvain insiste sur un point “récent” : la possibilité de gérer des demandes d’approbation directement depuis l’application. Concrètement, si tu es valideur dans un workflow (notes de frais, achats…), tu peux ouvrir la dépense, voir le montant et le type, puis approuver et passer à la suivante. C’est typiquement le genre de petite fonctionnalité qui évite les blocages : on ne laisse pas une dépense en attente juste parce qu’on n’est pas devant son ordinateur.

Ventes : devis, signature électronique et facturation depuis le téléphone ✍️

Créer un devis sur le terrain

Sylvain montre ensuite la création d’un devis : numéro généré automatiquement, informations de base (dates, titre), sélection du client, ajout de produits ou services depuis un catalogue, quantité, éventuelle remise, puis enregistrement. Ce qui est intéressant, c’est le message sous-jacent : on peut produire un document commercial propre sans “attendre le retour au bureau”.

Envoyer pour signature électronique (sans compte à créer)

Le devis peut ensuite être envoyé en signature électronique via un partenaire (uSign). Sylvain précise que le client reçoit un lien et peut signer “en un clic”, sans créer de compte. Dans beaucoup de cycles de vente, c’est un accélérateur : le devis passe plus vite de “envoyé” à “accepté”, et on peut enchaîner sur la facture.

Créer une facture client et la verrouiller (loi anti-fraude)

Il montre enfin la création d’une facture client : choix du client, ajout de lignes (produits/services), conditions de paiement (virement, carte, etc.), puis validation. Une fois validée, la facture n’est plus modifiable (référence à la loi anti-fraude), ce qui rappelle que l’app n’est pas seulement un outil “léger” : elle permet d’aller jusqu’au document final.

Trésorerie et transactions : garder le contrôle sans tableau compliqué 💶

L’application permet d’afficher une vue consolidée des comptes connectés, avec la possibilité de masquer les soldes si on ne veut pas exposer les montants. Sylvain montre aussi l’accès aux transactions : pour une transaction non justifiée, on peut ajouter un justificatif (depuis la GED, la galerie ou en scan), catégoriser et commenter.

Il illustre ensuite un point comptable important mais rendu simple : les suggestions de rapprochement. Quand Pennylane détecte une cohérence entre un flux bancaire et une facture, l’application propose le rapprochement. L’utilisateur n’a qu’à valider (“justifier”), et l’élément disparaît de la liste des tâches. Ça réduit la friction, et ça contribue à garder une comptabilité à jour au fil de l’eau.

GED : un coffre à documents dans la poche 🗂️

Sylvain rappelle que la GED est souvent survolée, alors qu’elle peut être utile au quotidien. Elle sert à stocker des documents, les classer par dossiers et sous-dossiers, et répondre rapidement à des demandes de documents. Il donne même un exemple “vie réelle” : retrouver facilement des documents liés à des véhicules (cartes grises, factures d’entretien), preuve que l’usage “accès rapide” peut être très concret. L’ajout de documents se fait par scan (multi-pages), import galerie ou import fichiers.

Synchronisation mobile ↔ desktop : le vrai “game changer” 🔄

Un point revient clairement : la synchronisation est immédiate. Sylvain crée une note de frais et une facture fournisseur sur mobile, puis les retrouve instantanément sur la version desktop. Il fait la même démonstration côté ventes : devis créé sur mobile, envoyé en signature, accepté, puis conversion en facture sur desktop. L’objectif est de montrer qu’on n’a pas une app “à part”, mais bien une continuité entre mobile et ordinateur. En clair : ce que tu fais sur mobile nourrit directement ton système de gestion, sans double saisie.

Ce qu’il faut retenir (sans s’endormir 😄)

Pennylane Mobile, tel que présenté dans ce live, n’est pas une app “consultative” : c’est une app d’action. Elle permet de capturer une dépense, de l’enrichir (motif, analytique, commentaire), de faire avancer des validations, d’envoyer des devis et de les signer, de facturer, et de garder un œil sur la trésorerie. L’ensemble prend tout son sens grâce à la synchro temps réel avec le desktop : tu peux commencer une action dans un contexte (téléphone) et la poursuivre dans un autre (ordinateur), sans rupture.