Avec les récentes mises à jour apportées par la version 10 de Sage 100, une fonction particulièrement utile mais quelque peu passée inaperçue mérite notre attention : l’automatisation de la mise à jour comptable des factures. Cet outil s’avère particulièrement avantageux pour les entreprises traitant un grand nombre de factures et cherchant à optimiser leur temps.
Pourquoi automatiser la mise à jour comptable dans Sage 100 ?
Lorsqu’on effectue une mise à jour comptable, il est essentiel qu’aucun utilisateur ne soit en train d’utiliser le module de comptabilité pour éviter les conflits de données. Cela peut s’avérer contraignant, notamment dans les grandes structures où les accès sont fréquents. L’automatisation de cette mise à jour permet donc de contourner cette contrainte en programmant la tâche à des moments où l’utilisation du module de comptabilité est minimale, comme la nuit.
Mise en place de l’automatisation
Dès l’installation de la version 10 de Sage 100, un programme externe nommé “mise à jour compta” est automatiquement ajouté à votre planificateur de tâches Windows. Ce programme a pour fonction d’ouvrir la gestion commerciale, d’accéder à la société souhaitée en utilisant ses identifiants, puis d’envoyer une commande spécifique pour la mise à jour des factures en comptabilité.
Le chemin de cette commande est “cmd=MajComptaAuto.execute(Transfert=0)”. Ce code est inclus dans le guide des programmes externes fourni avec la mise à jour et permet de paramétrer diverses commandes pour différentes opérations de transfert.
Exemple de commande de transfert
Dans le guide des programmes externes, plusieurs ordres de transfert sont disponibles. Par exemple, l’ordre transfert = 0 indique au programme de transférer les factures de vente en comptabilité. Si aucun ordre spécifique n’est mentionné, le programme exécutera l’ordre par défaut.
Exécution manuelle et programmée
Bien que la tâche puisse être exécutée manuellement, l’intérêt principal réside dans la possibilité de la programmer, par exemple à 20 heures, afin de ne pas perturber les utilisateurs en journée. Lors de l’exécution manuelle, la gestion commerciale s’ouvre, et la commande de mise à jour comptable est lancée.
Gestion des messages de clôture
Lors de l’exécution, un message de clôture ou de sauvegarde fiscale peut apparaître, conformément à la loi anti-fraude. Pour éviter que ce message ne bloque l’automatisation, il est recommandé d’effectuer des clôtures de période régulièrement. Par défaut, une clôture annuelle est suggérée, mais selon le rythme de votre société, vous pouvez opter pour des clôtures mensuelles ou trimestrielles.
Conclusion
Cette nouvelle fonctionnalité d’automatisation de la mise à jour comptable dans la version 10 de Sage 100 représente un gain de temps considérable pour les entreprises. En permettant de programmer ces mises à jour, elle élimine la contrainte d’attendre la fin des activités comptables pour effectuer les transferts de factures. Assurez-vous simplement de programmer des clôtures de période régulières pour garantir une exécution sans interruption.
Grâce à cette innovation, vos processus comptables deviennent plus fluides et efficaces, vous permettant de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. N’hésitez pas à explorer cette fonctionnalité et à l’intégrer dans vos routines comptables pour bénéficier pleinement de ses avantages.