Pennylane – Circuit de validation des justificatifs d’achats

Dans cette démo, l’objectif est de montrer comment paramétrer puis utiliser un circuit de validation sur Pennylane pour des factures fournisseurs (justificatifs d’achats). L’idée : cadrer qui valide quoi, dans quel ordre, avec des notifications, et un suivi clair des étapes.

🔐 Les prérequis : qui peut paramétrer la gestion d’équipe ?

Le paramétrage se fait dans les Paramètres → Gestion de l’équipe. Point important : seuls certains rôles y ont accès, notamment :

• Dirigeant
• Comptable

Un profil type “gestionnaire de facturation” (comme Rémi dans la vidéo) n’a pas accès à cette configuration : il peut traiter des factures, mais pas créer ou modifier les circuits.

👥 Étape 1 — Créer une équipe (pour structurer les utilisateurs)

Dans l’onglet Équipes, on peut créer une équipe et y rattacher :

• un ou plusieurs managers
• des membres

Exemple de la vidéo :

• Création d’une équipe “Fournisseur”
• Manager : Mathilde
• Membres : Rémi, puis ajout de Sarah pour tester plusieurs utilisateurs

Pourquoi c’est utile ? Parce qu’en partant d’une équipe, Pennylane peut pré-remplir automatiquement les personnes concernées lors de la création du circuit, ce qui accélère énormément le paramétrage 🚀

⚙️ Étape 2 — Créer un circuit d’approbation (validation) lié à un périmètre

Ensuite, on crée un circuit de validation (aussi appelé circuit d’approbation).

1️⃣ Choisir la nature du circuit

La vidéo indique qu’il existe trois types de circuits (les deux autres ayant été vus dans d’autres vidéos), et ici on se concentre sur celui lié aux justificatifs d’achat / factures fournisseurs.

2️⃣ Définir le périmètre d’application

On donne un nom au périmètre (ex. “Fournisseur”) et on choisit les documents concernés :

• Note de frais
• Demande d’achat
• Facture fournisseur
• ou une combinaison des trois

Dans la démo : sélection de Factures fournisseurs uniquement.

Comme la création est faite depuis l’équipe “Fournisseur”, Pennylane coche déjà les personnes de cette équipe comme périmètre (modifiable si besoin).

🔁 Étape 3 — Définir les étapes de validation (ordre + règles ET/OU)

C’est le cœur du workflow : on définit qui valide, dans quel ordre, et si tout le monde doit valider ou si une seule validation suffit.

Dans l’exemple montré :

• Étape 1 : Sarah (comptable)
• Étape 2 : Rémi ET Mathilde (validation obligatoire des deux)

Pennylane propose deux logiques :

• “Tous” = logique ET → chaque personne de l’étape doit approuver
• “L’un d’eux” = logique OU → une approbation parmi les personnes suffit

C’est une fonctionnalité très pratique pour adapter le circuit à l’organisation :

• ET pour des validations strictes (ex. contrôle + direction)
• OU pour éviter les blocages (ex. manager A ou manager B)

🧾 Utilisation côté opérationnel : soumettre une facture au circuit

Une fois le paramétrage terminé, on passe à la pratique.

Côté Rémi (gestionnaire de facturation)

Rémi consulte les factures importées et peut :

• vérifier le PDF et les champs reconnus
• modifier si nécessaire (montants, infos, période d’imputation, etc.)
• soumettre au circuit de validation via l’action dédiée

Il peut aussi avoir plusieurs circuits selon le service, le département, le type d’achat… et choisir celui qui s’applique.

Dans la vidéo : Rémi soumet deux factures au circuit “Fournisseur”.
Résultat : elles passent de la boîte de réception au statut “À approuver” ⏳

🔔 Côté approbateurs : notifications et validation

Étape 1 : Sarah approuve

Sarah reçoit une notification (après actualisation si besoin). Les notifications peuvent arriver :

• dans l’app
• par e-mail
• et selon paramétrage du compte (dans “Mon compte”)

Elle ouvre les factures “À approuver” et peut :

• ajouter des catégories analytiques / commentaires
• refuser ou approuver

Elle approuve les deux factures : on voit une indication visuelle (cloche/validation verte) confirmant son approbation ✅

Étape 2 : Mathilde et Rémi approuvent (logique ET)

Mathilde voit à son tour les factures “À approuver”, constate que Sarah a déjà validé (avec horodatage), puis approuve.

Mais comme l’étape est configurée en ET, la validation n’est pas terminée tant que Rémi n’a pas approuvé aussi.

Rémi se connecte finalement, approuve, et là :

• toutes les coches passent au vert
• le circuit est complété
• la facture est validée selon les règles définies 🎉

📊 Récapitulatif du workflow (simple et actionnable)

Phase	Qui agit ?	Action	Résultat
Paramétrage	Dirigeant / Comptable	Création équipe + circuit	Règles de validation en place
Soumission	Gestionnaire	Soumettre facture au circuit	Facture passe en “À approuver”
Validation 1	Sarah	Approuver	Étape 1 validée
Validation 2 (ET)	Mathilde + Rémi	Approuver tous les deux	Circuit complété

💡 Bonnes pratiques inspirées de la démo

• Créer une équipe par pôle (Achats, Fournisseurs, etc.) pour paramétrer plus vite.
• Utiliser OU quand l’entreprise veut éviter les blocages (validation par un des deux managers).
• Utiliser ET sur des sujets sensibles (ex. contrôle comptable + direction).
• Multiplier les circuits : par service, typologie de dépense, entité, etc.