Pennylane – Circuit de validation des paiements des factures fournisseurs

La gestion des paiements fournisseurs est un moment crucial pour toute entreprise. Trop souvent, cette étape est source de stress, d’erreurs ou de retards.
Avec Pennylane, vous pouvez créer un circuit de validation clair et fluide, sécurisant chaque étape du processus 🔐.
Dans ce guide, nous vous expliquons comment mettre en place ce système et comment l’utiliser efficacement au quotidien.

🔎 Comprendre l’utilité du circuit de validation

Dans une PME ou une TPE, il est fréquent que plusieurs personnes soient impliquées dans la gestion des finances.
La comptable interne, par exemple, est responsable de la préparation des paiements, tandis que le dirigeant ou le directeur financier conserve la responsabilité finale des virements.

Un circuit de validation permet d’organiser cette chaîne de façon structurée : il garantit que chaque paiement passe par une double validation avant d’être exécuté, tout en apportant visibilité et sécurité à l’ensemble du processus.

Ce fonctionnement offre plusieurs avantages majeurs :

• Un contrôle accru sur les sorties de trésorerie 💰
• Une réduction du risque d’erreurs ou de fraudes
• Une meilleure traçabilité des processus de paiement

🗂️ Créer un circuit de validation des paiements dans Pennylane

Dans l’exemple de notre tutoriel, Sarah est la comptable interne de l’entreprise, et Mathilde est la dirigeante.
C’est Sarah qui prépare les paiements, et Mathilde qui les valide.

Pour mettre en place ce circuit dans Pennylane, il suffit de suivre les étapes suivantes :

1. Depuis le menu principal, accédez à la section Achats, puis cliquez sur Circuit d’approbation.
2. Cliquez sur Créer un circuit.
3. Sélectionnez le type de circuit Paiements (parmi Paiements, IBAN ou Justificatifs).
4. Donnez un nom clair à votre circuit (exemple : Validation factures fournisseurs).
5. Définissez le périmètre du circuit : Factures fournisseurs.
6. Indiquez le préparateur (Sarah) et le payeur (Mathilde).
7. Enregistrez le circuit.

En quelques clics, le circuit est opérationnel. À partir de là, chaque paiement préparé devra obligatoirement être validé par Mathilde avant d’être exécuté ✅.

✅ Préparer les paiements en toute simplicité

Une fois le circuit en place, Sarah peut commencer à préparer les paiements.
Elle se rend dans le menu Factures fournisseurs et filtre celles ayant le statut À payer.

Dans notre exemple, certaines factures doivent être payées immédiatement, tandis que d’autres peuvent être planifiées.
Sarah sélectionne alors une ou plusieurs factures et clique sur Préparer le paiement.
Une interface récapitulative lui permet de vérifier que tout est conforme avant validation.

Pennylane lui propose ensuite de choisir la date de paiement :

• Paiement immédiat : exécuté dès validation par le dirigeant
• Paiement planifié : exécuté automatiquement à une date ultérieure

Une fois la sélection effectuée, Sarah clique sur Envoyer au payeur.
Mathilde reçoit alors une notification l’informant qu’une demande de paiement est en attente ⏳.

📩 Valider les paiements en tant que dirigeant

Mathilde est notifiée des paiements à approuver. Depuis son interface Pennylane,
elle accède à la rubrique Demandes de paiement, où figurent toutes les factures en attente de validation.

Elle peut alors :

• Consulter le détail de chaque facture
• Accepter ou rejeter une demande de paiement
• Modifier la date de paiement si nécessaire
• Valider plusieurs paiements en une seule action pour gagner du temps

Lors de la validation, elle choisit le compte bancaire à débiter et peut activer la notification automatique des fournisseurs si leurs adresses e-mail sont renseignées.

Une dernière étape est nécessaire : la confirmation du virement via l’application mobile 📱.
Mathilde reçoit une notification, clique sur Confirmer le paiement, et le virement est exécuté.

📊 Suivre l’avancement des paiements

Une fois les paiements validés, Sarah et Mathilde peuvent suivre leur avancement directement dans Pennylane.
Chaque facture dispose d’un statut clair :

• Préparé : paiement en attente de validation
• Validé : paiement approuvé par le dirigeant
• Émis : paiement exécuté immédiatement
• Planifié : paiement programmé à une date future

Cette visibilité permet d’éviter les doublons, les oublis et les incompréhensions, tout en sécurisant la gestion des paiements fournisseurs.

🚀 Une fonctionnalité puissante pour les PME

Le circuit de validation des paiements n’est pas seulement une mesure de sécurité.
C’est un véritable outil de pilotage de la trésorerie.
Il permet de déléguer la préparation des paiements tout en conservant un contrôle total sur les sorties d’argent.

Pour les dirigeants, c’est la garantie d’un processus simple, mobile et sécurisé.
Pour les comptables, c’est un gain de temps considérable, une réduction des erreurs et un quotidien plus fluide.

Pennylane confirme ainsi sa volonté de simplifier la gestion comptable et financière des entreprises, en proposant des outils concrets, performants et adaptés aux besoins du terrain.