Replay Webinar : Gérer mes achats avec Regate ? La bonne idée 🧐

Regate est une solution de précomptabilité collaborative, rachetée par Qonto, qui centralise la gestion financière sur une seule plateforme : achats, factures, paiements, notes de frais et rapprochements bancaires. Elle est conçue pour fonctionner de manière fluide avec Sage 100 (SPC), en y déversant automatiquement toutes les écritures comptables, avec les pièces jointes et le lettrage inclus.

L’interface est simple à utiliser et pensée pour impliquer à la fois les équipes comptables et les équipes opérationnelles, grâce à des rôles et des accès différenciés. Le but : automatiser un maximum, gagner du temps, et garder une vision claire sur les finances de l’entreprise.

💼 Gestion des achats et factures

L’un des modules centraux de Regate est la gestion des engagements de dépenses. Les collaborateurs peuvent créer des demandes d’achats (écrans, abonnements, matériel…) avec un budget, un fournisseur, et des pièces justificatives. Ces demandes sont ensuite soumises à approbation selon un workflow personnalisable (par service, montant, analytique…).

Une fois approuvées, les dépenses sont suivies et liées aux factures correspondantes. Celles-ci peuvent être ajoutées via plusieurs canaux : dépôt manuel, adresse email dédiée, application mobile, ou connecteur fournisseur (Budget Insight).

Chaque facture est analysée par un OCR performant, qui extrait automatiquement les données essentielles. L’utilisateur n’a plus qu’à valider l’enregistrement comptable, qui génère ensuite une écriture directement transmise dans Sage.

💳 Paiement centralisé et sécurisé

Regate propose une gestion complète des paiements fournisseurs, directement depuis la plateforme. Trois méthodes sont disponibles :

• Paiement via un compte Qonto intégré
• Transmission automatique à la banque traditionnelle (CIC, BNP…)
• Export d’un fichier SEPA XML à importer manuellement

L’outil vérifie automatiquement les coordonnées bancaires, signale les incohérences et applique une double validation pour les nouveaux bénéficiaires. Ces mécanismes renforcent la sécurité des paiements et réduisent fortement les risques de fraude.

🪪 Cartes virtuelles et gestion des budgets par équipe

Grâce à Qonto, Regate permet de créer des cartes virtuelles ou physiques rattachées à des sous-comptes. Ces cartes sont particulièrement utiles pour les dépenses marketing, les abonnements logiciels ou les frais de déplacement.

Chaque carte est paramétrable : plafond de dépense, jours autorisés, types d’achats, etc. Cela offre une grande maîtrise des budgets, tout en évitant les erreurs ou les abus.

Un système de blocage automatique en cas de justificatifs manquants est en cours de développement. Pour l’instant, les cartes peuvent être bloquées manuellement si besoin.

🧾 Notes de frais simples et mobiles

Regate propose aussi un module de gestion des notes de frais, disponible sur mobile et web. Les collaborateurs prennent en photo leurs justificatifs, qui sont automatiquement associés à leur profil. Le suivi est transparent : soumission, validation, remboursement.

Les managers peuvent consulter les dépenses de leurs équipes et valider les frais en un clic. Les écritures générées sont automatiquement envoyées vers Sage, avec les pièces jointes.

🔁 Rapprochement bancaire automatisé

Le module bancaire se connecte à toutes les banques (via DSP2) ainsi qu’aux outils comme Stripe ou PayPal. Chaque nuit, les relevés sont mis à jour automatiquement.

Grâce à un système combinant intelligence artificielle et règles personnalisées, Regate est capable de rapprocher jusqu’à 70 % des opérations automatiquement. Les écritures de banque sont générées et transmises à Sage, avec un lettrage automatique effectué à l’import.

📊 Budgétisation et suivi analytique

Regate permet de créer des budgets par équipe, projet ou période. Chaque dépense engagée ou facture enregistrée vient alimenter ces budgets. On distingue trois colonnes :

• Budgété
• Engagé (demandes d’achat approuvées)
• Réalisé (factures reçues et enregistrées)

Ce suivi en temps réel permet aux managers et aux DAF d’anticiper les écarts budgétaires et d’ajuster les dépenses.

👥 Gestion des utilisateurs et rôles

L’outil propose une librairie de rôles prédéfinis (DAF, comptable, manager, salarié…) qui limitent l’accès aux modules selon les besoins. Il n’est pas encore possible de personnaliser chaque rôle champ par champ, mais la granularité reste suffisante pour la majorité des usages.

Les utilisateurs peuvent être archivés à tout moment en cas de départ.

🔄 Intégration avec Sage 100 SPC

La connexion entre Regate et Sage 100 (SPC) est native et fluide :

• Les écritures comptables sont automatiquement générées et transmises
• Le lettrage se fait automatiquement dans Sage
• Les pièces jointes sont envoyées sous forme de liens URL
• La fréquence de synchronisation est réglable, avec un minimum de 30 minutes (le temps réel est en développement)

🚀 Déploiement rapide et simple

Regate est une solution SaaS : aucune installation technique lourde n’est nécessaire. L’implémentation est rapide, le paramétrage est accompagné (par BLC Conseil), et l’outil est si intuitif qu’il nécessite très peu de formation.