Replay Webinar : Maîtriser la relance client dans Pennylane, gagnez du temps et améliorez votre trésorerie
En Bref
Dans ce webinar, Sylvain de BLC présente la fonctionnalité de relance d’impayés dans Pennylane, un outil de gestion comptable en ligne. Il explique comment configurer les relances automatiques par e-mail pour suivre les factures non payées et améliorer la trésorerie. Pennylane permet de créer des scénarios (ou séquences) de relance adaptés à différents types de clients, incluant des prévenances (mails envoyés avant l’échéance). L’automatisation est recommandée pour les premières relances, mais Sylvain insiste sur l’importance de garder une relation humaine dans les relances plus avancées, notamment via téléphone. Il partage aussi ses bonnes pratiques et évoque les limites de Pennylane comparé à d’autres outils plus spécialisés. Enfin, il répond aux questions sur le moment opportun pour passer à un outil de relance plus complet. Le tout est présenté de manière pratique, avec démonstration à l’appui.
🧾 Récapitulatif complet : Comment gérer les relances clients dans Pennylane
Ce webinar animé par Sylvain, cofondateur de BLC, est consacré à une fonctionnalité clé du logiciel Pennylane : la relance des impayés clients. L’objectif est simple mais crucial : récupérer plus rapidement les règlements clients pour améliorer la trésorerie des entreprises. Durant ce live, Sylvain partage ses conseils, démontre la fonctionnalité en direct et évoque les bonnes pratiques ainsi que les limites actuelles du système.
🧭 Tour d’horizon de Pennylane
Pennylane est un logiciel de gestion 100 % SaaS, qui regroupe plusieurs fonctions autour de la comptabilité, des ventes, des achats et de la trésorerie. Il s’adresse particulièrement aux entreprises en croissance qui veulent centraliser et automatiser leur gestion financière.
Dans Pennylane, la fonction de relance client fait partie intégrante du module de facturation. Elle permet d’identifier rapidement les factures en retard de paiement et d’envoyer des relances automatiques, selon un scénario défini par l’utilisateur.
📄 Création et types de factures dans Pennylane
Avant de pouvoir relancer un client, encore faut-il avoir émis une facture correctement. Pennylane permet de créer deux types principaux de factures :
- Facture classique : utilisée pour des ventes ponctuelles, des prestations de service ou du négoce.
- Facture d’abonnement : idéale pour les services récurrents (logiciels, abonnements, loyers…).
Ces deux types de factures sont intégrées au système et permettent d’alimenter automatiquement les outils de relance une fois qu’elles sont envoyées.
🔁 Mise en place de la relance automatique
La fonctionnalité de relance repose sur un système de scénarios ou séquences. Ces scénarios définissent à quel moment envoyer un rappel au client, sous quelle forme et à quelle fréquence. Chaque scénario est entièrement paramétrable.
| Étape | Moment d’envoi | Contenu | Mode d’envoi |
|---|---|---|---|
| Prévenance | 8 jours avant échéance | Mail d’information anticipée | Automatique |
| Relance 1 | 1 jour après échéance | Rappel cordial | Automatique |
| Relance 2 | 14 jours après échéance | Rappel plus ferme | Automatique ou manuel |
| Relance 3 | 30 jours après échéance | Contact téléphonique conseillé | Manuel |
✉️ Les modèles d’e-mails
Les relances dans Pennylane se font exclusivement par email. Il est possible de créer plusieurs modèles dans différentes langues, personnalisables grâce à des balises dynamiques. Chaque modèle peut être associé à une étape précise du scénario.
Les factures sont jointes automatiquement aux e-mails de relance, ce qui élimine les excuses classiques telles que “je n’ai jamais reçu la facture”.
🧠 Bonnes pratiques en matière de relance
Une bonne relance ne se limite pas à envoyer des e-mails. Il faut adapter la méthode en fonction du contexte :
- Utiliser une prévenance systématique
- Automatiser les premières relances
- Conserver un contact humain pour les relances avancées
- Remercier les bons payeurs pour entretenir la relation
🔎 Limites de la relance dans Pennylane
Le système de relance est efficace pour des besoins simples, mais il montre ses limites :
- Uniquement par email, sans autre canal intégré
- Pas de gestion des encaissements partiels ou plans de paiement
- Affectation manuelle des clients aux scénarios
🧩 Quand envisager un autre outil de relance ?
Il est pertinent de passer à un outil comme Recover ou Agicap dans les cas suivants :
- Encours client important
- Délais de paiement trop longs
- Trop de temps passé sur les relances manuelles
- Besoin de KPI avancés (DSO, taux de recouvrement, etc.)
✅ Réponses aux questions posées pendant le live
Il est recommandé de passer à un outil plus avancé quand le processus de relance intégré à Pennylane ne suffit plus à récupérer efficacement les paiements. Cela peut se constater par :
- un encours client qui devient trop élevé,
- des délais de paiement qui s’allongent,
- ou un temps trop important passé à relancer manuellement.
Si les relances automatiques par e-mail ne suffisent plus, il faut envisager un outil plus spécialisé, capable d’ajouter des canaux (téléphone, courrier, SMS), de suivre plus finement les encaissements et d’intégrer des KPIs précis.
Les indicateurs les plus pertinents pour évaluer le bon fonctionnement de votre stratégie de relance sont :
- Le DSO (Days Sales Outstanding) : délai moyen de paiement de vos clients.
- Le montant total des impayés et des encours clients.
- Le taux de relances réussies (paiement après relance).
- Le temps passé par l’équipe à faire le suivi.
Ces indicateurs permettent de détecter rapidement les dysfonctionnements ou les opportunités d’amélioration.
La bonne approche consiste à commencer par une prévenance, c’est-à-dire un e-mail envoyé quelques jours avant la date d’échéance, pour prévenir le client. Ensuite, il est conseillé de programmer une ou deux relances automatiques, espacées de quelques jours après échéance. Si le paiement n’est toujours pas reçu, il est préférable de reprendre la main manuellement, par exemple par téléphone ou via un mail plus personnalisé.
L’idée est d’automatiser ce qui peut l’être, tout en gardant de la souplesse et du contact humain là où c’est nécessaire.
Oui, Pennylane permet de créer plusieurs modèles de relance et d’y associer différents types de clients. Cependant, l’affectation se fait actuellement manuellement. Une amélioration est prévue pour permettre une sélection plus intelligente à l’aide de critères (langue, secteur, type de client…).
Non, à ce jour, la relance dans Pennylane se fait uniquement par e-mail. Il n’est pas possible d’envoyer des SMS ou de déclencher automatiquement des appels ou courriers. Pour cela, il faut envisager un outil complémentaire comme Recover, SRC ou Agicap, qui offrent une gestion multicanale plus poussée.
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