Replay Webinar : Pennylane – La gestion des achats

Comprendre la gestion des achats dans Pennylane

🎬 Introduction : un live axé produit et concret

Pour lancer cette série de webinars 2026, Sylvain, CEO de BLC, a choisi de revenir aux fondamentaux en parlant produit et fonctionnalité concrète. Exit les discours commerciaux : place à une plongée directe dans les usages du quotidien autour de la gestion des achats dans Pennylane. Ce live s’adresse aussi bien aux utilisateurs métiers (non-comptables) qu’aux comptables et DAF qui utilisent Pennylane pour centraliser et automatiser leur gestion financière. L’objectif de ce rendez-vous hebdomadaire est de proposer des contenus courts, concrets et pédagogiques.

L’outil Pennylane étant au cœur de nombreuses transformations (notamment avec la facturation électronique qui entre en vigueur en septembre 2026), il est essentiel de comprendre comment l’exploiter efficacement dès maintenant.

🛒 L’univers des achats dans Pennylane : une approche modulaire

La gestion des achats dans Pennylane repose sur quatre grands modules qui couvrent l’ensemble du cycle d’achat : de la demande initiale jusqu’au paiement. Ces modules sont disponibles dans la partie « Gestion », pensée pour les utilisateurs non-comptables (directions, chefs de projets, responsables de services…), mais chaque document traité peut ensuite être repris ou contrôlé dans le module « Comptabilité », dédié aux experts.

📥 Les factures fournisseurs : une boîte de réception intelligente

Dans Pennylane, les factures fournisseurs sont organisées de manière très intuitive, comparable à une boîte mail. Chaque facture reçue apparaît avec un statut clair (à approuver, à payer, payée…), ce qui facilite la gestion des flux même lorsqu’on n’est pas comptable. Une fois ouverte, la facture peut être validée, commentée, ou attribuée à un projet ou un service grâce à l’analytique.

La plateforme permet également une collaboration fluide : on peut mentionner ses collègues avec un @, échanger sur une facture douteuse, demander une validation ou poser une question. C’est un vrai outil collaboratif pensé pour les équipes. Côté technique, le rapprochement bancaire est partiellement automatisé : l’intelligence artificielle (via la fonction « Autopilot ») propose des associations entre factures et transactions, que l’utilisateur peut valider ou refuser.

Les factures peuvent être payées directement depuis Pennylane, soit immédiatement, soit en planifiant leur règlement. Il est également possible d’effectuer des paiements groupés (jusqu’à 250 factures d’un coup), avec détection automatique des erreurs éventuelles (comme un RIB manquant ou une devise non compatible). Des workflows de validation des paiements peuvent être configurés pour s’assurer que seules les bonnes factures sont réglées, avec le bon circuit d’autorisation.

🔄 D’où viennent les factures ? Les multiples sources d’import

Pennylane permet d’importer les factures fournisseurs depuis différentes sources, ce qui évite de devoir les saisir ou les transférer manuellement. Les canaux les plus utilisés sont l’envoi vers une adresse email dédiée, l’application mobile (très pratique pour les factures papier ou les tickets), ou encore l’utilisation de connecteurs natifs comme Google Drive, Dropbox, Compto ou MemoBank. Ces connecteurs récupèrent automatiquement les justificatifs déposés dans des dossiers ou associés à des transactions.

Avec l’arrivée de la réforme sur la facture électronique, ces canaux évolueront : Pennylane est en cours de connexion aux plateformes agréées (PDP), qui permettront une réception automatique et centralisée des factures électroniques.

🧾 Notes de frais : simplicité, illimité et sans surcoût

Le module de notes de frais de Pennylane est l’un des plus puissants et attractifs, notamment parce qu’il est inclus sans coût additionnel, quel que soit le nombre d’utilisateurs. Cela signifie que même une entreprise avec plusieurs centaines de collaborateurs peut gérer l’ensemble de ses notes de frais sans surcoût logiciel.

Chaque collaborateur peut créer ses propres notes de frais, y joindre un ou plusieurs justificatifs, et indiquer la nature de la dépense. Il est également possible de gérer les frais kilométriques, avec intégration automatique des barèmes fiscaux actualisés. Les responsables peuvent ensuite approuver les notes de frais de leur équipe via un système de validation. Une fois validées, elles peuvent être remboursées directement depuis Pennylane, en passant par le circuit d’approbation du paiement, s’il a été configuré.

Autre avantage : l’analytique peut être renseignée dès la création de la note de frais. Par exemple, un chef de chantier peut indiquer à quel projet ou client la dépense est liée, ce qui simplifie grandement le travail du comptable.

📝 Demandes d’achat : planifier et sécuriser les dépenses

La demande d’achat est un outil clé dans une organisation structurée. Elle permet à un collaborateur de signaler qu’il souhaite effectuer une dépense, sans pour autant engager son argent personnel. Une fois validée, la demande peut générer automatiquement un bon de commande, exportable et envoyable au fournisseur. Dans les mois à venir, Pennylane proposera même la génération automatique de cartes virtuelles pour payer les achats validés.

Le fonctionnement est simple : on sélectionne un fournisseur, on décrit l’achat souhaité (quantité, prix, TVA), on ajoute un justificatif si besoin (ex. : un devis), puis on soumet la demande dans un workflow de validation. Si la demande est approuvée, elle pourra être rapprochée automatiquement à une facture d’achat, une fois celle-ci reçue.

Ce module est particulièrement utile pour éviter les avances de frais, centraliser les demandes, et garder une trace de l’intention d’achat. Il est en constante évolution, avec de nouvelles fonctionnalités prévues comme le bon de réception, pour valider la livraison effective des biens ou services.

💸 Demandes de paiement : gérer les cas particuliers

Certaines situations ne permettent pas d’utiliser une facture standard. C’est notamment le cas des factures proforma, ou des acomptes à verser à des fournisseurs étrangers. Pour répondre à ces cas, Pennylane propose un module spécifique de demande de paiement. Il permet à un collaborateur de demander le règlement d’un montant défini, en justifiant sa demande, même si aucun document fiscal n’est encore disponible.

La demande suit un processus de validation interne, comme pour les autres modules. Elle est ensuite traitée par le payeur autorisé.

🧾 Vue gestion vs vue comptable : deux univers adaptés

Pennylane a eu l’intelligence de proposer deux interfaces distinctes selon les profils utilisateurs :

La vue « Gestion » s’adresse aux collaborateurs non-comptables. Elle utilise un vocabulaire clair et évite toute notion technique. On parle ici de fournisseur, de date d’échéance, de document, de montant… L’utilisateur peut néanmoins affecter l’achat à un projet ou une équipe, ce qui rend l’outil accessible et utile, même sur le terrain (par exemple, dans le BTP ou les services).

La vue « Comptabilité », quant à elle, est pensée pour les professionnels du chiffre. Elle donne accès aux comptes comptables, aux journaux, aux écritures, aux taux de TVA, à la révision, à l’export fiscal… Toute facture traitée dans le module de gestion est automatiquement transformée en écriture comptable, visible et modifiable par l’expert-comptable. Il est également possible d’importer des écritures ou de les saisir manuellement.

🧩 Les circuits de validation : un pilier du contrôle interne

Un point fort de Pennylane réside dans sa capacité à structurer les flux grâce à des workflows de validation paramétrables. Ces circuits permettent de définir qui peut valider quoi, selon quels montants, pour quelles équipes.

Chaque circuit s’applique à un type de document spécifique : factures fournisseurs, notes de frais, demandes d’achat, paiements ou même création/modification d’un IBAN. Il est possible de créer des niveaux de validation conditionnels (par exemple, une validation unique jusqu’à 1 000 €, double au-delà). Les circuits sont affectés à des équipes, elles-mêmes composées d’utilisateurs avec des rôles précis.

Cette logique permet de reproduire fidèlement le fonctionnement d’une entreprise, quelle que soit sa taille. Les circuits de validation sont déjà bien avancés mais continueront d’évoluer en 2026, en particulier pour s’adapter à la granularité exigée par la réforme sur la facture électronique.