Replay Webinar : Pennylive #2 – La gestion des achats
En Bref
Dans ce deuxième épisode de Pennylive, Sylvain aborde en profondeur la gestion des achats avec Pennylane, un logiciel de gestion financière SaaS complet, intuitif et collaboratif. Il présente les différentes fonctionnalités offertes par Pennylane pour gérer facilement les factures fournisseurs, les notes de frais, les demandes d’achat, les paiements et les workflows d’approbation. L’un des points forts du logiciel est son accès illimité et gratuit pour tous les utilisateurs « gestion », rendant la collaboration en entreprise plus fluide.
On découvre aussi l’automatisation avancée des tâches grâce à l’IA, comme la reconnaissance de facture, la catégorisation automatique, ou encore l’export XML pour les paiements. Sylvain insiste sur l’ergonomie, la simplicité d’utilisation et les possibilités d’intégration avec d’autres outils comme Qonto, Agicap ou encore Dropbox. L’objectif : rendre la gestion des achats accessible même à ceux qui ne sont pas comptables.
💼 Gérer ses achats simplement avec Pennylane
Dans ce deuxième épisode des Pennylives, Sylvain nous plonge dans l’univers de la gestion des achats avec le logiciel Pennylane. Ce live a permis de découvrir en détail comment ce logiciel SaaS facilite la gestion quotidienne des entreprises, même pour les profils non comptables.
L’objectif était clair : montrer qu’on peut traiter efficacement ses achats sans être un expert-comptable, grâce à une interface moderne, des automatismes puissants et une logique orientée utilisateur.
🧠 Une solution pensée pour tous les profils
L’une des grandes forces de Pennylane réside dans sa simplicité d’utilisation. L’interface est fluide, agréable à parcourir, et reprend les codes des outils web modernes. Cela permet à n’importe quel collaborateur, même peu à l’aise avec les outils de gestion, de s’approprier rapidement la plateforme.
Deux modules cohabitent : un pour la gestion (accès illimité) et un pour la comptabilité (plus avancé et payant). Cette séparation permet à chacun d’intervenir dans son périmètre, sans complexité inutile.
📄 Une gestion des factures fournisseurs simplifiée
Pennylane permet d’importer des factures de manière fluide : envoi par email, glisser-déposer, appli mobile, ou connecteurs avec des services tiers. Une fois la facture reçue, l’intelligence artificielle se charge d’extraire les données clés (montant, TVA, date, etc.). L’utilisateur n’a qu’à valider ou ajuster les informations essentielles.
Le comptable, de son côté, retrouve la même facture dans son module, avec toutes les options d’imputation comptable, d’affectation analytique et de lettrage bancaire.
💸 Des paiements intégrés
Une fois la facture validée, il est possible de la payer directement depuis Pennylane, sans passer par une autre plateforme. On peut choisir de payer immédiatement, ou de planifier le paiement à une date ultérieure, via un fichier XML ou un compte bancaire connecté (Qonto, Memo Bank…).
Le système est conforme aux futures obligations de vérification des IBAN, avec des contrôles de sécurité intégrés pour éviter les erreurs ou fraudes.
📝 Notes de frais et demandes d’achat
Chaque collaborateur peut gérer ses notes de frais (tickets de caisse, repas, frais kilométriques…) via l’appli mobile. Le tout est soumis à un circuit d’approbation et intégré automatiquement en comptabilité.
Il est également possible de créer des demandes d’achat avant même de recevoir une facture. Ces demandes sont validées selon des règles internes, et liées ensuite aux factures correspondantes pour un suivi complet.
🔁 Un logiciel vraiment « tout-en-un »
Pennylane va bien au-delà de la gestion des achats. Il centralise tous les outils financiers : comptabilité, trésorerie, ventes, reporting, analytique… Le tout dans une seule et même interface. Si certaines fonctions sont absentes ou limitées, BLC propose des intégrations avec d’autres outils spécialisés comme Agicap ou Spendesk.
✅ Réponses aux questions posées pendant le live
Les utilisateurs du module « gestion » peuvent accéder à toutes les fonctions liées aux achats, notes de frais, paiements, etc., sans frais supplémentaires. En revanche, les utilisateurs du module « comptabilité », qui accèdent aux journaux, aux écritures et à la fiscalité, nécessitent une licence spécifique, payante.
Oui, il est tout à fait possible de définir une date de paiement future. Cela fonctionne aussi bien avec les exports XML qu’avec les comptes pros connectés comme Qonto ou Memo Bank.
Absolument. Une facture peut être reliée à une demande d’achat existante, ou l’inverse. Cela permet de contrôler les engagements et de fluidifier les validations.
Oui, Pennylane est compatible avec les paiements en devises, comme le dollar. Les taux sont automatiquement pris en compte et les factures correctement converties.
Oui. Chaque utilisateur peut choisir les colonnes qu’il souhaite afficher (date de paiement, fournisseur, analytique, etc.) et sauvegarder sa vue personnalisée.
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