Replay Webinar : Pipedrive – Envoyer ses propals

🚀 Envoyer ses propositions commerciales avec Pipedrive

Ce webinaire, animé par Grégory et Lucas de chez BLC, vous guide pas à pas dans l’usage stratégique de Pipedrive pour créer, envoyer et faire signer vos devis de manière professionnelle et automatisée. L’outil SmartDocs, intégré à Pipedrive, se révèle être un véritable atout pour centraliser toutes les étapes de votre processus commercial : de la création d’une affaire jusqu’à la signature électronique d’un contrat.

Mais plus qu’un simple tutoriel, cette session vous livre aussi de nombreuses astuces pour gagner du temps, éviter les erreurs et professionnaliser vos documents clients.

🧱 Créer et organiser une affaire efficacement

La création d’une affaire dans Pipedrive peut se faire de plusieurs façons, mais l’une des plus efficaces reste la création directe depuis un email reçu. Pipedrive reconnaît automatiquement les informations importantes du message (nom, société, coordonnées) pour préremplir la fiche affaire.

Cette fiche peut être entièrement personnalisée : champs obligatoires, menus déroulants, étiquettes… Vous construisez ainsi une base propre, homogène et exploitable dans vos futurs documents.

Deux modes d’affichage sont proposés :

• Une vue compacte qui permet de naviguer rapidement entre plusieurs affaires
• Une vue plein écran, plus confortable pour une relecture détaillée

💡 Astuce : Inclure le mois et l’année dans le titre de chaque affaire (ex. : « Prestation janvier 2026 ») pour retrouver plus facilement les projets dans le CRM.

💸 Chiffrer vos offres : simplicité et précision

Pipedrive permet un chiffrage rapide depuis la fiche d’affaire, ou directement via le catalogue produit. À chaque étape, tout est pensé pour gagner du temps : sélection de produits, calcul automatique des taxes, devise personnalisable, et gestion des fréquences de facturation (notamment pour les abonnements).

Le module propose aussi une gestion simple des paiements échelonnés. Vous pouvez, par exemple, planifier un acompte, un deuxième versement et un solde final, avec des montants et des dates précises. Ces informations alimentent ensuite les statistiques du CRM pour anticiper votre chiffre d’affaires et votre trésorerie.

Quand plusieurs versions d’un devis sont nécessaires, pas besoin de tout recréer : il suffit de dupliquer l’affaire, d’indiquer qu’il s’agit d’une « offre secondaire », puis d’utiliser un filtre pour n’afficher que les offres principales dans vos rapports de prévision.

📄 Génération de documents professionnels avec SmartDocs

SmartDocs permet de générer automatiquement des documents à partir de modèles Word préalablement créés. Ces modèles peuvent inclure :

• Le nom du client
• L’adresse, le SIRET, le numéro de téléphone
• Le détail des produits ou prestations
• Les conditions générales de vente
• Des images, logos ou blocs personnalisés

Chaque modèle peut être adapté à un type d’offre : devis classique, contrat d’abonnement, lettre d’engagement… Grâce à l’utilisation de variables dynamiques, tout est rempli automatiquement depuis la fiche affaire. Plus besoin de copier-coller !

✉️ Envoi de devis avec suivi intelligent

Une fois le document généré, vous pouvez l’envoyer sous forme de lien sécurisé. Cette méthode offre plusieurs avantages :

• Possibilité de modifier le document même après l’envoi
• Notifications dès que le client ouvre le lien
• Suivi de chaque version envoyée

L’envoi peut se faire directement depuis Pipedrive via un modèle d’e-mail personnalisé. Cela vous fait gagner du temps et garantit une communication cohérente. Vous pouvez aussi proposer des créneaux de rendez-vous dans le mail, grâce à un lien Calendly ou via les options natives de prise de rendez-vous de Pipedrive.

Un petit plus : Pipedrive ajoute une temporisation de quelques secondes à l’envoi, pour permettre d’annuler en cas d’erreur de dernière minute.

🖋️ Signature électronique : rapide, conforme et intégrée

SmartDocs propose une signature électronique intégrée et conforme au décret de 2017 sur la valeur légale. Vous pouvez activer une double authentification (email + SMS) pour plus de sécurité.

En cas de besoin, un manager validateur peut être ajouté en amont avant que le client final ne reçoive le document. Une fois signé, le document est stocké dans la fiche affaire, horodaté, et téléchargeable avec toutes les pièces jointes. Le commercial reçoit immédiatement une notification.

Pipedrive permet aussi :

• L’envoi de rappels si le client tarde à signer
• L’annulation d’une signature en un clic si une erreur est détectée

📃 Ne pas s’arrêter au devis : générer tous vos documents

SmartDocs ne sert pas uniquement à faire des devis. Il peut aussi être utilisé pour créer :

• Des contrats de prestation
• Des feuilles d’intervention
• Des courriers types
• Des documents RH ou internes

Tous ces documents peuvent être créés à partir d’un modèle personnalisé et automatiquement complété avec les données du CRM. C’est un gain de temps considérable, surtout pour les équipes qui gèrent des volumes importants de documents.

🛍️ Structuration et gestion du catalogue produits

Le catalogue de Pipedrive permet de créer des articles avec :

• Un nom, un code produit, une catégorie
• Un prix unitaire, une fréquence de facturation, une TVA
• Une description libre ou des champs personnalisés (ex. : durée, détails techniques)

Ces produits peuvent être ajoutés directement dans les devis, et triés grâce à des filtres personnalisés (par exemple, pour n’afficher que les abonnements ou que les prestations).

Un point soulevé dans le live : il n’est pas encore possible de séparer automatiquement les produits en deux tableaux distincts (abonnement vs prestation) dans un même document. Le contournement proposé consiste à :

• Saisir d’abord les produits récurrents
• Puis les prestations
• Ajouter manuellement une ligne de titre (« Partie 1 – Abonnements », « Partie 2 – Prestations ») dans le Word généré