Replay Webinar : Prêts pour la facture électronique ? On vous dit tout depuis les studios Pennylane !

🧾 Réforme de la facture électronique : comprendre, anticiper, s’équiper

📍 Introduction : une réforme à la fois technique et stratégique

Le webinar organisé par BLC et Pennylane s’inscrit dans un contexte de réforme majeure pour toutes les entreprises françaises. L’arrivée de la facture électronique obligatoire à partir de 2026 bouleversera les habitudes comptables et administratives, en profondeur. Ce n’est pas un simple changement d’outil : c’est une transformation structurelle des processus de gestion.

Dès les premières minutes, les intervenants — Sylvain (BLC Conseil) et Charles (Pennylane) — posent un constat clair : une majorité de PME françaises n’est pas prête. Non par négligence, mais par méconnaissance ou confusion. Beaucoup pensent encore qu’il suffira d’envoyer un PDF par mail pour se conformer. C’est totalement faux. Le changement attendu est bien plus structurant, et il nécessite des outils, une organisation, et une montée en compétence rapide.

📆 Un calendrier précis, mais une fenêtre de tir étroite

La réforme se déploie selon un calendrier désormais stabilisé, même s’il a connu plusieurs reports.

À partir de septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques via une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire). Un an plus tard, en septembre 2027, elles devront également émettre leurs propres factures sous format électronique et transmettre leurs données de transaction à l’administration fiscale via le e-reporting.

Entre janvier et juin 2026, une phase pilote sera ouverte à toutes les entreprises volontaires, en lien avec l’administration. C’est une occasion en or pour tester ses flux dans un environnement réel avant que cela ne devienne obligatoire.

Bien que les dates officielles puissent sembler lointaines, dans la réalité, le temps manque. Comme l’a rappelé Sylvain, entre les mois d’été peu productifs, les projets déjà en cours, et la montée en charge nécessaire, les entreprises ont moins d’un an pour se mettre en ordre de marche.

📊 Enjeux de la réforme : au-delà de la conformité, une vraie opportunité

Il ne faut pas aborder cette réforme uniquement comme une contrainte fiscale ou réglementaire. Elle doit être perçue comme une opportunité de digitalisation des processus, d’automatisation de la gestion et de modernisation de l’organisation financière.

Actuellement, la majorité des PME utilisent des outils disparates, souvent non connectés entre eux. Le traitement d’une facture implique plusieurs actions manuelles : réception par mail, saisie dans la comptabilité, rapprochement bancaire, suivi du paiement. Ces étapes sont souvent sources d’erreurs, de délais et de doublons.

Avec la réforme, une facture ne sera plus un simple document mais un flux structuré, passant automatiquement d’un système à l’autre, avec traçabilité, validation, et comptabilisation automatisées. Cela peut radicalement simplifier la vie des entreprises, à condition de choisir les bons outils.

Autre enjeu souvent sous-estimé : le e-reporting. À partir de 2027, les entreprises devront transmettre à l’administration des données précises sur leurs transactions, notamment en B2C. Cela devra se faire tous les dix jours. Sans un système bien huilé, cette obligation peut devenir un fardeau administratif. Avec une bonne interconnexion des outils, cela devient au contraire une formalité invisible.

🛠️ Pennylane : un outil pensé pour la réforme… et au-delà

C’est dans ce contexte que Pennylane s’impose comme une solution particulièrement bien adaptée. Contrairement à d’autres outils qui se contentent de proposer une passerelle de transmission (une sorte de boîte aux lettres numérique), Pennylane propose une solution intégrée, complète, et pensée pour le quotidien des PME.

D’un point de vue technique, Pennylane est pré-immatriculée comme PDP par l’administration. Cela signifie qu’elle peut dès aujourd’hui réceptionner, transmettre, et gérer des factures électroniques selon les standards de la réforme. Mais Pennylane va beaucoup plus loin.

L’outil offre une plateforme unifiée dans laquelle coexistent tous les flux liés à la gestion financière de l’entreprise : factures clients et fournisseurs, paiements, lettrage comptable, déclaration de TVA, et même relances ou notes de frais. Cette approche tout-en-un permet de centraliser l’ensemble des actions liées à la comptabilité dans un même espace.

Autre point fort : l’automatisation. Chaque facture reçue via la PDP est immédiatement disponible dans l’interface, et peut être validée, payée, et comptabilisée automatiquement. Le rapprochement bancaire se fait en temps réel grâce aux connexions avec les comptes professionnels, et les statuts de paiement sont mis à jour sans action manuelle.

Cette fluidité est possible parce que Pennylane ne se limite pas à l’émission ou à la réception : c’est un outil nativement comptable et financier, et non une simple surcouche.

🔄 Une gestion fluide des cas d’usage, même complexes

Les intervenants ont insisté sur le fait que Pennylane sait s’adapter aux situations réelles des PME, qui sont rarement homogènes. Il existe en effet trois grands cas de figure pour gérer la facturation électronique :

Premièrement, l’entreprise peut utiliser directement Pennylane pour émettre ses factures. C’est le scénario idéal pour les sociétés de service ou de conseil, qui peuvent ainsi bénéficier de toutes les fonctionnalités intégrées : liens de paiement, relances automatiques, suivi des statuts.

Deuxième possibilité : l’entreprise utilise déjà un outil métier (par exemple dans le bâtiment, l’industrie ou le commerce). Dans ce cas, Pennylane propose une connexion API pour récupérer automatiquement les factures et les injecter dans son système. Cela permet de bénéficier de l’automatisation sans changer d’outil métier.

Enfin, pour les entreprises dont les outils ne sont pas connectés ou qui n’ont pas les ressources pour développer une API, Pennylane propose une solution transitoire : l’envoi par mail des factures, avec conversion automatique en format Factur-X grâce à une technologie OCR.

Quel que soit le scénario, Pennylane permet un traitement fluide : réception, validation, comptabilisation et transmission à l’administration sont réalisés sans friction.

💻 Démonstration en direct : simplicité, lisibilité, efficacité

Une démonstration a été proposée pendant le webinar. L’expérience utilisateur est fluide et accessible. La boîte de réception affiche les factures entrantes avec clarté, permet leur validation d’un clic, et les inscrit automatiquement en comptabilité. Le paiement peut être initié directement depuis Pennylane, avec la possibilité de planifier l’échéance.

Le statut de la facture (envoyée, validée, payée, contestée) est mis à jour au fur et à mesure, à la fois pour l’entreprise et pour le fournisseur, qui peut consulter l’avancement. Toute l’activité est historisée, garantissant une piste d’audit fiable, comme l’exige la réforme.

L’intégration bancaire joue aussi un rôle clé. Dès qu’un paiement est détecté, il est rapproché avec la facture concernée et le lettrage est effectué. Cela permet également d’alimenter automatiquement les statuts de paiement à transmettre à l’administration.

🧭 Conseils pratiques pour bien se préparer

Tout au long du webinar, les intervenants ont partagé leurs bonnes pratiques pour réussir la transition.

La première étape consiste à cartographier ses flux : qui émet les factures, qui les valide, qui les règle, dans quels outils ? Cette analyse est essentielle pour identifier les points de friction, les doublons, et les flux manuels à automatiser.

Il faut ensuite choisir un outil ouvert, modulaire, et capable de s’interfacer avec les outils existants. Un simple portail de facturation ne suffira pas. Ce qu’il faut, c’est un système qui automatise les tâches, facilite la déclaration, et s’adapte aux spécificités métier.

Il est également crucial de former les équipes dès maintenant, même si l’obligation n’intervient qu’en 2026. En testant dès 2025, on réduit considérablement le risque d’erreur, et on augmente l’adhésion des utilisateurs.

Enfin, il ne faut pas négliger le choix de l’intégrateur. C’est lui qui saura traduire les besoins métiers en flux opérationnels. C’est pourquoi Pennylane s’appuie sur des partenaires spécialisés comme BLC, qui maîtrisent à la fois les aspects techniques et les enjeux organisationnels.

🏁 Conclusion : une réforme inévitable, mais transformable en avantage

En conclusion, la réforme de la facture électronique est inévitable, mais elle peut être une chance. Elle oblige à revoir ses processus, à clarifier ses circuits, à automatiser ses tâches. Bien menée, cette transition peut déboucher sur une gestion beaucoup plus fluide, fiable et stratégique.

Pennylane propose une réponse robuste, déjà prête, et capable de s’adapter aux multiples réalités des entreprises. Le tout, avec un accompagnement dédié et des intégrateurs expérimentés pour sécuriser chaque étape. La réforme est une obligation ; avec les bons outils, elle devient une opportunité.