Replay Webinar : Sage 100 – La clôture de l’exercice 2025

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En Bref

Dans ce webinar, Sylvain, CEO de BLC, nous guide à travers toutes les étapes pour bien clôturer l’exercice 2025 dans Sage 100. Il insiste d’abord sur l’importance de clôturer les exercices N-2 avant de pouvoir créer l’exercice 2026. Il nous explique comment gérer les écritures de régularisation (charges constatées d’avance, factures non parvenues, etc.) avec des astuces pour automatiser et visualiser plus facilement ces opérations. Il partage aussi des tips pratiques pour éviter les erreurs fréquentes : sauvegarder systématiquement avant toute clôture, structurer les reports à nouveau, ou encore créer des colonnes personnalisées. Le webinar se termine sur la procédure complète de clôture annuelle, incluant les sauvegardes, la gestion du report à nouveau, et l’ouverture du nouvel exercice. Un webinar très concret et pédagogique pour éviter les pièges courants de la clôture annuelle dans Sage 100.

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📘 Clôture de l’exercice 2025 dans Sage 100 : Guide Complet et Astuces de Pro

Dans ce webinar très pédagogique, Sylvain, cofondateur de BLC, nous guide pas à pas à travers toutes les étapes nécessaires pour clôturer correctement l’exercice 2025 dans Sage 100. Il partage des conseils concrets, des bonnes pratiques et des fonctionnalités souvent méconnues mais très utiles pour réussir cette phase cruciale sans erreur.

🔒 Pourquoi la clôture de l’exercice N-2 est indispensable

Sage 100 ne permet de conserver que deux exercices non clôturés en même temps. Autrement dit, pour pouvoir créer l’exercice 2026, vous devez absolument clôturer l’exercice 2023. Si ce n’est pas fait, le logiciel vous affichera un message bloquant : c’est une sécurité, pas une erreur technique.

Cette contrainte permet de structurer proprement la base comptable et d’éviter que des écritures soient accidentellement saisies dans des exercices trop anciens. Elle garantit aussi la cohérence des clôtures fiscales et des exports réglementaires (comme le FEC).

💾 La sauvegarde : une étape essentielle, à ne jamais négliger

Avant de lancer une clôture ou même une opération de régularisation, il est impératif de faire une sauvegarde de la base de données. Sylvain le rappelle à plusieurs reprises : une erreur de clôture peut bloquer toute la comptabilité, voire nécessiter l’intervention d’un partenaire pour réouvrir l’exercice.

Il est recommandé de faire deux sauvegardes :

Une première avant la régularisation des écritures
Une seconde juste avant la clôture fiscale

Pour les utilisateurs locaux, la sauvegarde s’effectue via le menu Fichier > Outils > Sauvegarder la société. En environnement hébergé (SPC), vous devez contacter votre partenaire pour demander une sauvegarde instantanée.

🟡 Une sauvegarde inutile vaut mieux qu’un besoin de sauvegarde qu’on n’a pas.

📑 Bien comprendre et utiliser les écritures de régularisation

Les écritures de régularisation permettent de répartir correctement charges et produits sur les bons exercices. Cela répond à une exigence comptable : le respect du principe d’indépendance des exercices. Typiquement, cela concerne des factures reçues ou envoyées en fin d’année, des abonnements, ou des charges pluriannuelles.

Sage 100 intègre une fonction automatique de régularisation accessible depuis le menu Traitement > Écritures de régularisation. Pour qu’elle fonctionne correctement, certaines informations doivent être renseignées sur les lignes d’écriture, comme la date de début et de fin de la charge ou du produit à régulariser.

🔍 Principaux types d’écritures de régularisation

Acronyme	Nom complet	Objectif principal
CCA	Charges constatées d’avance	Répartir une charge sur plusieurs exercices
FNP	Factures non parvenues	Constater une charge connue mais non reçue
PCA	Produits constatés d’avance	Anticiper un produit déjà encaissé
FAE	Factures à établir	Constater un produit non encore facturé

Sylvain recommande de créer deux informations libres dans Sage : Date début et Date fin, qui s’affichent dans les journaux. Cela permet de visualiser les écritures concernées par les régularisations sans devoir ouvrir chaque ligne. Un script peut ensuite être installé pour que ces colonnes soient automatiquement prises en compte lors du traitement de régularisation.

🧠 Astuces pour travailler efficacement dans les journaux

Certaines fonctions souvent méconnues de Sage 100 peuvent faire gagner un temps précieux, notamment en période de clôture :

Extourner une écriture permet d’en générer automatiquement l’inverse (très utile pour les charges à répartir sur deux exercices).
Transférer une écriture d’un journal à un autre permet de réutiliser une écriture récurrente (TVA, charges sociales…) sans tout ressaisir.
Annuler une écriture génère une ligne d’annulation sans supprimer la ligne d’origine, ce qui garantit une traçabilité comptable parfaite.

👉 Ces fonctions sont accessibles en faisant un clic droit sur l’écriture concernée, puis en sélectionnant « Extourner / Annuler / Transférer les éléments sélectionnés ».

Sylvain conseille également de créer un journal spécifique pour les écritures extournées. Cela permet de mieux les identifier, les filtrer ou les annuler en masse si besoin.

📅 La clôture fiscale : bien la préparer pour éviter les erreurs

Lorsque l’on est prêt à clôturer l’exercice 2023 (N-2), il faut lancer la sauvegarde fiscale des données via le menu Traitement > Sauvegarde fiscale. Cette opération comporte deux étapes : la clôture périodique, puis la clôture annuelle. L’objectif est de figer les écritures, générer les fichiers réglementaires (dont le FEC) et verrouiller l’exercice.

Il est essentiel de bien sélectionner l’exercice à clôturer. Une erreur de sélection pourrait entraîner le verrouillage prématuré de 2025, ce qui bloquerait toute saisie pour l’année en cours.

Cette opération doit être réalisée en mode mono-utilisateur, et peut prendre plusieurs heures sur des bases volumineuses. Il est donc conseillé de la lancer en fin de journée ou de week-end, pour ne pas interrompre l’activité des autres utilisateurs.

🔄 Générer les reports à nouveau : à faire régulièrement

Une fois l’exercice 2026 créé, il est vide par défaut. Il faut donc générer les écritures de report à nouveau, qui feront le lien avec l’exercice précédent.

Cela se fait via le menu Traitement > Fin d’exercice > Report à nouveau. Le logiciel récupère automatiquement les soldes ou les détails des comptes pour les intégrer dans les journaux d’ouverture.

✅ Bonnes pratiques à respecter :

Ne jamais modifier manuellement une écriture dans le journal des reports à nouveau.
Générer les reports en détail (et non en solde) pour certains comptes, comme les clients, fournisseurs ou TVA.
Régénérer les reports tous les matins pendant la période de transition entre deux exercices (ex : janvier à mars), car des écritures peuvent encore être modifiées dans l’exercice précédent.
Structurer le libellé avec @d - @l pour afficher dans chaque ligne la date et le libellé d’origine. Cela rend les contrôles plus faciles.

📁 Bien stocker les fichiers d’archivage

Les fichiers générés lors de la clôture (journaux, grands livres, fichiers FEC) doivent être archivés dans un répertoire facilement accessible, sécurisé, et partagé entre les personnes concernées.

Par défaut, Sage les enregistre dans un dossier caché du disque C:\, ce qui n’est pas idéal, surtout en environnement multi-utilisateur. Il est donc recommandé de configurer Sage pour les enregistrer sur un lecteur réseau partagé (ex : D:\ArchivageFiscal), avec des droits d’accès bien gérés.

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