Sage Gestion Commerciale : Modifier le corps du mail lors de l’envoi des factures

Lorsqu’on envoie une facture depuis Sage Gestion Commerciale, le logiciel utilise par défaut un message standard. Ce message peut souvent paraître impersonnel ou incomplet. Heureusement, il est possible de personnaliser facilement le corps du mail pour qu’il corresponde mieux à l’image de votre entreprise et aux attentes de vos clients. Ce tutoriel, présenté par Myriam de chez BLC, vous explique comment faire pas à pas.

📍 Étape 1 : Accéder aux paramètres de l’entreprise

Pour modifier le corps du mail, commencez par aller dans le menu :

Fichier > Paramètres société > Modèle

C’est ici que vous allez pouvoir modifier les messages liés aux documents, comme les factures ou les bons de commande.

📄 Étape 2 : Choisir le bon modèle de document

Dans la section Documents des ventes, sélectionnez le type de document que vous souhaitez personnaliser (ex : Facture).

Puis, accédez à :

Modèle de message > Par messagerie > Modèle de message

C’est à cet endroit que vous allez définir quel fichier sera utilisé comme modèle pour le corps du mail.

📁 Étape 3 : Trouver ou créer le fichier de modèle

Sage propose un fichier modèle par défaut que vous pouvez :

• retrouver dans le dossier : Documents publics\Sage\Entreprise\Gescom\Modèle de mail\
• copier-coller et renommer (ex : facture_des_ventes.txt)
• modifier dans Bloc-notes ou un éditeur de texte

Ce fichier contient des balises dynamiques (appelées « variables ») qui seront automatiquement remplacées lors de l’envoi du mail (ex : nom du client, numéro de pièce, date, etc.).

🧩 Étape 4 : Utiliser les variables dynamiques

Voici quelques exemples de balises que vous pouvez insérer :

Donnée	Balise
Raison sociale	@DOSSIER.RAISON_SOCIALE@
Numéro de pièce	@DOC.ENTETE.NUM_PIECE@
Date du document	@DOC.ENTETE.DATE_PIECE@
Nom du tiers	@DOC.TIERS.NOM@

Par exemple, votre mail peut ressembler à :

Objet : @DOSSIER.RAISON_SOCIALE@ - Facture @DOC.ENTETE.NUM_PIECE@

Bonjour @DOC.TIERS.NOM@,

Veuillez trouver ci-joint votre facture datée du @DOC.ENTETE.DATE_PIECE@.

Restant à votre disposition pour tout complément d’information.

Cordialement,
[Signature]

✅ Étape 5 : Finaliser et tester

Une fois votre fichier modèle prêt :

• retournez dans les paramètres société
• dans la section Modèle de message, indiquez votre nouveau fichier comme modèle par défaut pour les factures
• cliquez sur OK pour valider

Il ne vous reste plus qu’à faire un test d’envoi de facture pour vérifier le résultat.

🎯 Conclusion

En quelques clics, vous pouvez rendre vos mails de factures plus professionnels, personnalisés et alignés avec votre communication d’entreprise. Une amélioration simple mais essentielle pour la relation client.