Tout savoir sur les niveaux de rappel en comptabilité et comment les gérer efficacement
En comptabilité, la gestion des rappels de paiement est une tâche essentielle pour assurer le suivi des créances clients. La plupart des logiciels comptables permettent d’automatiser ces rappels et d’en suivre l’évolution grâce à un compteur de niveaux de rappel. Mais que se passe-t-il lorsque ce compteur atteint sa limite ? Peut-on encore relancer un client après 10 rappels ? Et comment modifier un niveau de rappel en cas d’erreur ? Cet article vous donne toutes les clés pour bien gérer vos rappels de paiement depuis Sage 100 Comptabilité.
Comprendre le fonctionnement des niveaux de rappel
Dans un logiciel de comptabilité, les rappels peuvent être paramétrés pour être envoyés à des clients en retard de paiement. Lorsqu’un rappel est généré, le compteur de niveau de rappel s’incrémente automatiquement :
- Premier rappel : niveau 1
- Deuxième rappel : niveau 2
- …
- Dixième rappel : niveau 10
Une fois ce seuil atteint, le client ne sera plus proposé dans les relances suivantes. L’outil considère qu’après 10 rappels, s’il n’a toujours pas réglé sa dette, il y a peu de chances qu’il le fasse.
Cependant, il peut être nécessaire de relancer un client même après ces 10 rappels ou de corriger une erreur si un rappel a été enregistré par inadvertance.
Comment relancer un client après 10 rappels dans Sage 100 Comptabilité ?
Si un client a atteint le niveau maximal (10 rappels) mais que vous souhaitez malgré tout le relancer, il existe une astuce simple : réinitialiser le niveau de rappel.
Étapes pour modifier un niveau de rappel
- Accéder au menu des rappels
Rendez-vous dans votre logiciel comptable et ouvrez le menu de traitement des rappels. - Afficher la colonne « Niveau de rappel »
Si elle n’apparaît pas, ajoutez-la en accédant aux paramètres d’affichage des colonnes. - Sélectionner le client concerné
Repérez la ligne correspondant au client dont vous souhaitez modifier le niveau de rappel. - Mettre à jour le niveau de rappel
- Cliquez sur la ligne du client.
- Allez dans « Action » puis « Mettre à jour le niveau de rappel ».
- Modifiez le niveau de rappel (ex. : passez de 10 à 1).
- Confirmez la mise à jour en cliquant sur « OK ».
Votre client sera désormais éligible pour un nouveau cycle de rappels.
Pourquoi modifier un niveau de rappel ?
Plusieurs raisons peuvent justifier l’ajustement du compteur de rappels :
✅ Corriger une erreur d’édition : Si un rappel a été généré par erreur, cela évite d’augmenter le niveau inutilement.
✅ Poursuivre les relances : Pour des clients à risque ou stratégiques, il peut être nécessaire de poursuivre les rappels au-delà de 10.
✅ Optimiser le suivi des créances : En ajustant manuellement les rappels, vous gardez un contrôle plus fin sur le processus de relance.
Bonnes pratiques pour une gestion efficace des rappels dans Sage 100 Comptabilité
🔹 Automatiser les rappels pour éviter les oublis et assurer un suivi régulier des paiements.
🔹 Personnaliser les relances : Variez le ton et le contenu des courriers selon le niveau de rappel (ex. : plus ferme à partir du 3ᵉ rappel).
🔹 Analyser les historiques de paiement : Certains clients peuvent requérir des approches spécifiques (ex. : contact téléphonique en complément des rappels écrits).
🔹 Mettre à jour les niveaux de rappel avec précaution pour éviter des erreurs dans le suivi des créances.
Conclusion
La gestion des niveaux de rappel en comptabilité est un levier essentiel pour le recouvrement des créances. Grâce aux options de modification des niveaux de rappel, il est possible de relancer un client après 10 rappels ou de corriger une erreur d’édition. Adopter une approche rigoureuse et flexible vous permettra d’optimiser votre suivi et d’améliorer la gestion de votre trésorerie.
📌 Astuce : Pensez à bien documenter les modifications apportées aux niveaux de rappel pour garder une trace claire de vos relances !