Comment configurer des circuits de validation dans Pennylane : le guide complet

La gestion des achats, des notes de frais et des demandes d’achat peut vite devenir un casse-tête sans une bonne organisation. Heureusement, Pennylane propose une fonctionnalité puissante : les circuits de validation. Dans ce tutoriel, Sylvain de BLC vous explique pas à pas comment mettre en place ces workflows pour fluidifier vos processus internes.

Pourquoi mettre en place des circuits de validation dans Pennylane ?

Les circuits de validation permettent de structurer vos processus d’approbation. Que ce soit pour des dépenses, des achats ou des notes de frais, ils garantissent que chaque demande passe par les bonnes personnes au bon moment. Résultat : plus de contrôle, moins d’erreurs, et une gestion optimisée.

Étape 1 : Accéder aux paramètres d’entreprise

Tout commence dans le module de gestion de Pennylane. Rendez-vous dans le menu « Paramètres Entreprises » pour configurer vos circuits. Avant toute chose, vous devez organiser vos équipes.

Étape 2 : Créer des équipes et inviter des utilisateurs

Les circuits de validation s’appuient sur des équipes, elles-mêmes composées d’utilisateurs. Vous pouvez :

• Ajouter de nouveaux utilisateurs,

• Leur attribuer des droits spécifiques,

• Les répartir dans plusieurs équipes si nécessaire.

Étape 3 : Définir les circuits de validation

Une fois vos équipes créées, allez dans la section « Circuit de validation ». Cliquez sur « Créer un circuit de validation ». Vous devrez :

• Choisir un ou plusieurs périmètres (achats, notes de frais, demandes d’achat),

• Sélectionner l’équipe concernée,

• Définir un ou plusieurs valideurs.

Vous pouvez ajouter des conditions, par exemple :

• Un deuxième valideur uniquement si le montant dépasse 10 000 €,

• Un troisième systématique ou lui aussi soumis à condition.

Étape 4 : Tester et ajuster les workflows dans Pennylane

Il est possible qu’un circuit de validation existe déjà pour une équipe. Dans ce cas, créez-en un pour une autre équipe ou modifiez l’existant. Ces circuits sont ensuite visibles et activables dans les modules correspondants :

• Facture fournisseurs pour les achats,

• Notes de frais,

• Demandes d’achat (prochainement avec des fonctionnalités enrichies).

Et après ?

Une fois les circuits en place, vos équipes gagnent en efficacité. Plus de fluidité, de traçabilité et un vrai gain de temps au quotidien. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous abonner à la chaîne YouTube BLC, logiciel de gestion. Et si vous avez des questions, Sylvain se fera un plaisir d’échanger avec vous.